核電廠應急文件管理改進

梁青青+付誠

摘 要：應急文件是應急準備和應急響應工作開展的依據，是應急準備和應急響應管理評估的基礎，是應急管理體系不斷優化和提升的載體和基石。目前核電廠應急文件管理在完整性、規范化等方面存在改善和優化的空間，相關責任人的參與程度、員工的應急理念與意識等有待進一步提高。本文作者根據國家相關導則對應急文件管理的要求，結合文件管理的基本要素，分析核電廠應急文件管理體系中存在的問題，提出應急文件管理改進的建議，以期進一步提高核電廠應急文件管理的完整性、有效性和可用性。通過應急文件管理的提升，進一步夯實應急管理持續改進、持續提升的基礎。

關鍵詞：應急文件；管理；改進

應急文件管理是應急管理體系建設的基礎和重點之一。應急文件是在應急工作中形成、收到和保管的記錄，是應急工作開展和應急工作評估、改進的依據。如何在應急工作開展中收集、保管齊全、完整、準確的作為證據價值和信息價值的記錄，以滿足國家主管、監管部門及外部評估單位對核電廠應急工作監管和評估的要求，如何實現應急文件現場紙質配置的完整性、可用性和有效性，保障在突發應急狀態下，能夠快速有效地查找到紙質文件，為應急指揮決策和應急任務的實施節約時間成本，提供準確、有效的文件支持，是應急文件管理的目標和意義所在。

1.應急文件管理的基本要素

應急文件管理的基本要素即實現文件的“管什么”、“如何管”、“由誰管”和管理的持續改進和優化。“管什么”即文件管理范圍需求的確定，是源頭的控制管理，是應急文件管理的根本。“如何管”即是建立文件管理的規范，實現對應急文件收集、鑒定、整理等全過程的控制。“由誰管”即是確認管理的責任主體，是應急文件管理的執行者。

1.1文件管理范圍需求確定

文件指機構或個人在履行其法定義務或業務事物活動過程中形成、收到并保管的作為證據和信息的記錄。文件是有價值的信息資源和重要的企業資產。通過對機構的規章環境、業務需求和責任要求以及文件不被捕獲帶來的風險進行分析，確定文件管理的范圍需求，以方便業務的順利開展，確保機構和個人對其法律事務和行政管理事務的行為負責，確保機構和個人對業務和相關的內、外部利益群體負責，并理解上述群體的需求和期望。因此，文件管理范圍需求的確定是文件管理的基礎，文件管理的完整性主要取決于文件管理范圍需求確定。

1.2文件管理的規范化

應急涉及核電廠生產運營的各個專業，包括運行、維修、技術支持、設備管理、消防保衛、公眾信息等。因此，應急文件的管理也是一項涉及多學科、多專業的綜合性工作，具有一定的特殊性。如何實現對應急文件的收集、鑒定、整理、檢查和監督檢查等全過程進行控制，建立多部門統一的應急文件管理的規范，是應急文件可用性、有效性的重要保障，使得文件的利用更加高效合理。

1.3人員參與程序

如前文所述，應急文件的管理是一項涉及多學科、多專業的綜合性工作。文件管理范圍需求確認在一定程序上取決于參與者對于本專業技術工作以及應急工作的理解程度，同時，文件管理規范的制定與文件管理規范的執行之間存在一定差值。因此，文件管理規范的實際運行績效還取決于參與者的應急意識和對應急文件管理的理解和參與程序。

2.應急文件管理的短板

2.1應急文件管理的完整性、規范化存在不足

根據國家相關法規導則的要求及核電廠應急準備和響應的需求，應急文件管理應包括應急領域程序編制管理、應急準備記錄管理、應急文件現場配置管理、應急響應記錄管理。核電廠應急文件管理在應急準備記錄管理、應急文件現場配置管理、應急響應記錄管理的完整性和規范化方面相對薄弱，主要為：

2.1.1應急準備記錄管理

對于應急準備階段的記錄管理，分別在核電廠人員、物資和文件相關的應急準備程序中有相關的描述。但是程序中及應急準備記錄管理實踐中對于存檔記錄的范圍、存檔記錄的關鍵要素、記錄存檔的規范要求未進行有效梳理，以致應急準備記錄存檔不全，存檔記錄中關鍵要素不全。例如，某核電廠在其機組啟動前的WANO評估中，無參演人員簽到表的事實作為應急演練的一個薄弱環節被指出。

2.1.2應急文件現場配置管理

應急文件現場配置管理中無現場配置文件完整性保障的有效手段，以致對于各應急待命/啟動就位點配置的應急文件是否滿足各應急專業組應急響應需求無評估與改進的方法和措施，無法保障應急文件紙質配置的完整性。

對于現場配置的紙質文件，無配置的規范，無法保障應急情況下紙質應急文件的快速查找，確保應急情況下紙質應急文件的可用性。

2.1.3應急響應記錄管理

對于應急響應記錄的收集無明確的職責劃分，對于記錄存檔的歸類無明確規范。例如，某核電廠因對于應急狀態下各類記錄收集責任不明確，同時，對于記錄存檔無明確的規范要求，造成記錄收集不全，未完整有效地保存綜合應急演習的全過程，無法通過應急演習記錄進行演習過程的追溯，錯失了對應急決策、應急人員應急響應能力的有效評估措施。綜合應急演習是應急響應全過程的壓縮模擬，結合綜合應急演習記錄存檔的實踐經驗可以看出，核電廠對應急響應記錄的管理規范存在不足。

2.2對應急程序文件缺乏宣貫

應急程序文件中涉及的相關主體和員工對應急文件管理涉及的范圍、規范及意義缺乏了解，應急文件管理的相關規范自然難以有效落實，員工的應急意識和理念在一定程度上也得不到提升。例如，某核電廠在機組啟動前的核安全檢查中，檢查人員針對應急設施設備物資管理活動相關記錄的規范性提出了整改要求。

3.應急文件管理改進建議

3.1合理梳理應急文件管理范圍，加強應急文件管理體系的完整性、規范化；

《核動力廠營運單位的應急準備和應急響應》（HAD002/01-2010）中對應急文件記錄的要求如下：

營運單位應把應急準備工作和應急期間的情況詳細地進行記錄并存檔，其主要內容包括：

（1）培訓和演習的內容，參加的人員和取得的效果等；

（2）應急設施的檢查和維修，應急設備及其配件的清點、測試、標定和維修等情況；

（3）事故始發過程和演變過程；

（4）應急期間的評價活動、采取的補救措施、防護措施和恢復措施以及應急行動的程序和所需的時間等。

3.1.1加強應急準備記錄管理的建設和規范

根據國家相關法規導則的規定及核電廠應急準備管理程序的要求，應急準備階段記錄主要包括人員準備、物資準備、文件準備、人員能力維持以及對承包商的管理的相關記錄。核電廠應按照應急準備程序體系，對應急準備記錄進行系統的梳理。根據梳理，建立核應急準備監督管理程序，明確各項應急準備記錄要素、應急準備記錄歸檔時間要求、記錄存檔分類要求等統一的應急準備記錄管理規范，讓應急準備記錄的產生、收集、保管部門能清晰明了地了解應急準備記錄的管理要求，以確保應急準備記錄存檔的完整性和規范化，便于記錄的快速、有效查找。

3.1.2加強應急文件現場配置的完整性和規范化；

進行應急文件現場配置的主要目的是為了滿足電廠發生全場失電或是網絡安全等狀況，造成電子文件不可用的情況下，保障應急響應行動的及時、準確、有效開展。應急文件現場配置地點為各應急待命/啟動就位點。配置的應急文件需支持各應急專業組應急響應行動的準確開展，涉及應急響應各個領域，包括運行、維修、技術支持、設備支持、公眾信息等。因此，應急文件現場配置的完整性需應急響應各專業結合各自工作開展需求及應急準備工作實踐、應急響應、演練經驗提出并不斷完善。據此，可建立應急文件現場配置完整性的定期和不定期審查和反饋制度，通過應急準備歸口管理部門組織的定期審查和應急響應各專業根據工作實踐進行的不定期審查和反饋，不斷完善應急文件現場配置。

同時，為保障現場配置文件的可用性，以便應急狀態下能快速查找到所需應急文件，應建立應急文件現場配置規范，明確現場配置文件有效版本的及時獲取途徑，配置和維護應急文件現場配置清單，根據應急文件分類黏貼應急文件標識，分類、分介質儲存應急文件。同時，通過定期的檢查和監督檢查，確保現場配置文件的可用性和有效性。

3.1.3加強應急響應記錄管理的規范化

應急響應記錄管理的核心就是能反映應急響應的全過程，形成的記錄齊全、完整、準確、系統，為后續的事件/事故評估、調查，以及應急響應改進提升提供強有力的文件支持。

根據核電廠現有應急響應信息單的作用，可將應急響應信息單分為應急通知、報告類、應急決策類、信息聯絡類和各應急專業組響應行動記錄類四類。根據四類應急響應信息單的形成和流轉情況，對于應急通知、報告類、應急決策類應急響應信息單可建立由編制責任單位為收集主體、生效發布單位為輔助收集的應急信息單收集職責制；對于信息聯絡類應急響應信息單，建立發起責任單位為收集主體，回復單位為輔助收集的責任制；對于各應急專業組響應行動記錄類應急響應信息單，由編制責任單位負責收集。各類記錄分類收集后，由記錄收集責任單位在規定期限內反饋應急管理歸口部門，經應急管理歸口部門審查、匯總后統一存檔。

落實應急響應記錄收集責任，建立責任單位共享的應急響應記錄整理、歸檔規范，是應急響應記錄完整性、準確性和可用性的強有力保障。

3.2.提高相關責任人員的參與程序，提高全員應急意識

3.2.1應急自評估活動常態化

加強應急準備責任處室應急準備工作自評估和應急歸口管理處室應急準備監督管理自評估。通過常態化自評估活動的開展和相關評議會議或自評估活動的參與，使相關責任人員深入了解應急文件的規定和要求，理解其所承擔的應急職責，逐步提高專兼職應急人員的應急知識水平、管理技能和應急意識。

3.2.2加強應急宣傳，提高全員應急意識

可采取舉辦知識競賽，制作應急宣傳手冊、應急防護行動手冊等方式加強應急知識的宣傳，將應急基礎知識圖解化、流程化，方便員工查詢和使用，采用趣味化、具象化的方式加強員工的應急意識。

4.結論

應急文件管理的起點是文件管理范圍需求的確定，應急文件管理的改進將不斷促進應急體系的改進和提升。而應急體系的不斷改進、不斷提升，人員應急意識和應急知識技能的提升，亦將不斷促進文件管理范圍需求的不斷完善和優化。因此，應急文件管理和應急體系管理是相互促進，相輔相成的。只有通過不斷的文件管理需求的完善和優化、管理規范的建立和改進，加強相關人員的參與，促進各項規范的落實，才能使應急文件管理落到實處，不斷改進，同時，促進應急體系的持續改進和持續提升。

參考文獻：

[1]安小米、焦紅艷 譯，文件管理國際標準ISO15489

[2]HAD002/01-2010，核動力廠營運單位的應急準備和應急響應

作者簡介：

梁青青（1988.09.03），女，漢族，籍貫：湖南省耒陽市，學歷學位：本科，學士，職稱：助理工程師，單位：福建福清核電有限公司，研究方向：應急管理