對高校教學檔案管理工作的思考

于晨

[摘 要] 市場經濟的不斷深化，使市場對專業化人才的需求越來越多，進而推動社會不斷提高對教育教學的關注度。高校教學檔案管理工作是高等院校教學工作順利進行的重要保證，但是在現有的教學檔案管理工作中還存在較多問題。根據高校教學檔案管理工作的實際情況，分析其中存在的問題，并根據問題提出相應的策略，為提高高校教學檔案管理工作質量與效率奠定基礎。

[關 鍵 詞] 高等院校；檔案管理；現狀問題；方法與策略

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）25-0105-01

從檔案管理學角度來看，高校教學檔案管理工作是由高校教學研究、教學改革以及課程建設等部分組成的。提高學校教學檔案管理工作效率，是提高教學質量十分關鍵的因素，因此，許多學校也根據各自實際情況進行了相應教學檔案管理工作的改革。然而，就目前改革的現狀來看，教學檔案管理工作還存在許多問題，為此，加強教學檔案管理工作的規范化、制度化和合理化建設是真正確保檔案工作順利進行的重要途徑。

一、教學檔案管理工作的現狀及存在的問題

（一）教學檔案管理制度有待完善

現行大部分高校的教學檔案管理制度的主要制定依據為《檔案法》和《普通高校檔案管理工作辦法》等法律法規，各學校也會相應補充和修訂檔案管理制度。然而就目前而言，部分高校的教學檔案管理制度依然存在改進的空間，主要表現在兩個方面：（1）從教學檔案制度的建立來說，各教學單位為了使用的便捷性，常會出現按各自工作流程進行檔案管理的狀況，這容易造成檔案管理不統一、不規范。（2）從教學檔案的形成來說，各教學單位的教學檔案記錄標準不一致。各教學單位應在學校統一的標準上進行相應的變動，對教學工作會議報告以及可行性總結與展望進行記錄。但由于檔案記錄存在差異性，各單位記錄檔案的內容不一致、不完善，既造成檔案管理的混亂，又可能導致之后教學秩序的混亂。

（二）在教學檔案管理中，檔案工作人員專業素養有待于提高

檔案管理工作由于其工作的系統性和特殊性，需實行部門歸檔制，兼職檔案人員供職于各自部門和崗位，多數沒有接受過系統的檔案管理知識教育和檔案管理實務訓練，對檔案價值的重要性不能詳細解析并準確判斷，因此，在檔案的整理和收集過程中無法獨立執行規范性和制度性任務。

此外，高校對教學檔案信息不能充分地交流，每個單位或者部門的教學檔案管理由各自獨立進行，部門之間并沒有深入地溝通與交流，導致信息流通性較差，間接影響了教學檔案管理工作的進行。

二、提高高校教學檔案管理工作質量的方法

（一）提高學校對教學檔案管理的意識

教學檔案的管理工作不僅需要管理人員的細致對待，更需要長期規劃。一些出現在學校教學檔案管理工作中的問題，部分原因是學校對教學檔案管理的意識不夠深刻。只有管理層以及各個部門加強完善教學檔案管理工作，才能從制度、人員素質和信息流通等多個方面進行整理和改革。這就要求高校在實際工作過程中全面分析實際的教學環境以及人員專業素養，在此基礎上，提高教職工對教學檔案管理工作重要性的意識。

（二）制定完善的檔案管理制度

完善的檔案管理制度既是制約教學檔案管理工作效率的決定性因素，也是約束教學檔案管理行為的重要條件。所以在實際工作過程中，高校應該逐漸認識到自身在檔案管理工作中存在的問題，并在充分分析、合理論證的基礎上建立和完善教學檔案管理制度，明確每個專兼職檔案管理人員的職責，按照責任到單位、責任到人的基本原則，不斷提高檔案管理人員的責任意識。在制定檔案管理工作制度的時候，學校也需要關注檔案管理人員工作的積極性，可以制定一些激勵的機制，作為檔案管理工作制度的輔助條件。

與此同時，為了使教學檔案管理制度順利實施，可以建立完善的人員機構，由領導組織帶頭，校檔案部門牽頭，制定各部門以及各教學單位統一的檔案管理工作制度。這樣既使檔案管理制度的標準性、專業性和科學性得到良好的保證，也有利于各部門之間信息的流通。

（三）加強檔案管理人員的專業素養

檔案管理工作人員既是檔案管理制度的執行者，又是檔案管理工作的重要實施者，為了提高檔案管理工作的質量以及效率，學校迫切需要提高檔案管理工作人員的專業素養，具體可以從兩個方面進行完善：（1）對已有的檔案管理人員專業素質進行培養，定期組織相關的培訓活動，不斷提升他們的專業素養。（2）以引進專業化的人才，吸收新鮮的血液為主旨，以理論教育與實踐工作相結合的方式彌補檔案管理工作中的人才短板。在此基礎上，還需要對新舊管理人員的思想素質進行培養，檔案管理是一項非常龐雜和繁瑣的工作，要經常對工作人員工作思想進行培養，讓他們具備強烈的責任感和事業心，保證檔案管理工作順利進行。

總而言之，高校教學檔案工作中，往往存在制度及人員素質方面的問題，只有有針對性地對問題進行分析，才能提出相應的對策與方法。但是由于每個高校的教學檔案管理重心和環境不一樣，因此，需要每一個教學檔案管理人員的努力，為提高高校教學質量奠定堅實的基礎。

參考文獻：

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