市政工程檔案采集與管理中存在的問(wèn)題

楊春梅

【摘要】市政工程是指為造福一方百姓而由政府出資建設(shè)的工程，對(duì)于提升人們的生活水平、促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著非常重要的意義。而市政工程檔案采集與管理在市政工程建設(shè)的前、中、后期都有著非常突出的作用，因此如何更好地管理市政工程檔案非常值得探討。

【關(guān)鍵詞】市政工程；檔案采集；管理；問(wèn)題

近些年來(lái)，現(xiàn)代化建設(shè)正在迅速擴(kuò)展。面對(duì)新的形勢(shì)，市政工程也擴(kuò)大了整體規(guī)模。對(duì)于市政工程而言，采集和管理市政檔案的相關(guān)工作應(yīng)當(dāng)占有很重要的位置。這是因?yàn)椋姓n案的合理保存和運(yùn)用，直接關(guān)系到市政工程決策的精確性，同時(shí)也關(guān)系著市政項(xiàng)目的建設(shè)、運(yùn)行和管理等。針對(duì)市政工程而言，有必要探析采集檔案信息和管理市政檔案過(guò)程中的現(xiàn)存問(wèn)題；結(jié)合市政工程檔案管理的真實(shí)狀況，探求完善檔案采集以及檔案管理的具體對(duì)策。

1、市政工程檔案采集與管理中存在的問(wèn)題

1.1收集和整理市政工程檔案信息的意識(shí)薄弱

市政工程是矚目的大事件，然而其背后的信息整理工作在很多情況下并沒(méi)有得到充分的重視。信息收集過(guò)程大多需要數(shù)次到達(dá)實(shí)地親自勘測(cè)統(tǒng)計(jì)，信息整理過(guò)程多而復(fù)雜，需要將多方統(tǒng)計(jì)來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)匯總，也需要花費(fèi)相關(guān)部門(mén)和人員大量的經(jīng)費(fèi)與精力，而相關(guān)部門(mén)并沒(méi)有為其投入充足的人力與財(cái)力儲(chǔ)備，導(dǎo)致了檔案信息收集與整理效果并不顯著。

1.2市政工程管理信息化的深度與廣度受限

隨著電子技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的發(fā)展，我國(guó)多數(shù)檔案的管理方式或多或少都在逐漸向信息化靠攏，但是其信息化程度普遍不強(qiáng)。首先是因?yàn)槲覈?guó)信息化起步晚、覆蓋面小、覆蓋程度淺，從業(yè)人員的信息化意識(shí)也較為薄弱；除此之外，市政工程實(shí)施前后過(guò)程中，相關(guān)工作人員更適應(yīng)采用手繪圖紙、手寫(xiě)簽字等傳統(tǒng)方式，不方便上傳到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，因此影響了市政工程信息化的深層次開(kāi)展。

1.3檔案采集拖沓低效

為保證城建檔案質(zhì)量，工程竣工前，建筑單位應(yīng)當(dāng)通知城建檔案館對(duì)檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，城建檔案館預(yù)驗(yàn)收后，對(duì)檔案提出改進(jìn)意見(jiàn)，建筑單位再參照意見(jiàn)對(duì)工程檔案加以補(bǔ)充或修改。但是，實(shí)際上，許多城市竣工驗(yàn)收備案管理制度并不健全，導(dǎo)致預(yù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)無(wú)法落實(shí)，檔案采集拖沓低效。

1.4檔案接收內(nèi)容不完整

由于市政工程大多為政府工程，一些項(xiàng)目存在先開(kāi)工后辦手續(xù)的問(wèn)題，直接導(dǎo)致檔案缺失或前后信息不對(duì)應(yīng)。另外，由于市政檔案收集方面的法規(guī)不健全，一些市政工程沒(méi)有正規(guī)的規(guī)劃文件作指導(dǎo)，形成的檔案資料參考價(jià)值低。

1.5市政工程檔案相關(guān)法規(guī)制度欠缺

現(xiàn)階段，我國(guó)關(guān)于檔案管理的規(guī)則章程，如《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》，只要切實(shí)按照文件要求來(lái)管理檔案，就可以保證檔案管理效率。但是，在實(shí)際操作過(guò)程中，普遍存在執(zhí)法不嚴(yán)、違章違規(guī)的現(xiàn)象，規(guī)則和章程形同虛設(shè)。這主要是由于規(guī)范對(duì)違規(guī)懲處力度低，責(zé)任認(rèn)定不明確等。加之當(dāng)前檔案管理工作尚缺乏明確和健全的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)形中增加檔案管理的難度。

2、解決對(duì)策研究

2.1強(qiáng)化檔案信息收集人員的采集意識(shí)，提高敏感度

完備的原始信息是進(jìn)行檔案信息管理的基礎(chǔ)，只有在最真實(shí)、最齊全的原始信息的條件下進(jìn)行市政工程檔案的信息化管理才有實(shí)際意義，這就依賴(lài)于信息收集人員在獲取信息過(guò)程中兢兢業(yè)業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)，擁有充分的信息敏感度和采集意識(shí)。依據(jù)我國(guó)目前從業(yè)人員的狀態(tài)，可以采取一系列措施來(lái)強(qiáng)化他們的采集意識(shí)：一方面，加大相關(guān)的宣傳教育，請(qǐng)專(zhuān)家講解信息采集的重要性與必要性；另一方面，建立信息采集獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的信息采集人員采取一定的獎(jiǎng)勵(lì)措施。對(duì)于無(wú)所作為或犯有錯(cuò)誤的人員依據(jù)制度進(jìn)行處罰，以此調(diào)動(dòng)大家的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，也利于獲得更有價(jià)值的第一手資料。

2.2擴(kuò)大市政工程管理信息化的影響力

為了緊跟數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展以更好地進(jìn)行檔案管理，在橫向上，要不斷擴(kuò)大信息化管理的范圍，逐步突破在信息化沒(méi)有普及到的管理區(qū)；在縱向上，提高市政工程檔案資料信息化管理的質(zhì)量，并不斷嘗試開(kāi)發(fā)新的功能以滿足更多的需要。

2.3健全工程竣工驗(yàn)收備案管理制度，提高檔案采集效率

首先，要建立健全市政工程竣工驗(yàn)收備案管理制度，城市行政管理部門(mén)積極配合和辦理建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案，對(duì)檔案收集的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，提高檔案采集效率。其次，要切實(shí)根據(jù)市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)律，逐步完善收集程序。對(duì)大型城市建設(shè)工程的檔案收集，要嚴(yán)密跟進(jìn)工程進(jìn)度，實(shí)行分階段、全方位覆蓋的資料采集。最后，要關(guān)注工程驗(yàn)收后產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和資料，對(duì)有利用價(jià)值的文件，要悉心整理歸檔。

2.4完善管理制度，形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的平穩(wěn)有序，就要建立統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理技術(shù)規(guī)范，主要包括檔案管理軟件和硬件的施工標(biāo)準(zhǔn)。其次，加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程的操作規(guī)范，兼并過(guò)多管理層次以減少繁瑣的業(yè)務(wù)流程，增加檔案管理的強(qiáng)度和幅度，提升管理效能。最后，完善檔案管理運(yùn)行機(jī)制，形成以國(guó)家檔案局為首，各地區(qū)、檔案部門(mén)為分支的檔案管理體系，由上到下地健全檔案管理制度和管理績(jī)效評(píng)價(jià)體系，嚴(yán)格根據(jù)法律法規(guī)執(zhí)行檔案管理工作。

2.5加強(qiáng)人才培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

現(xiàn)代化市政工程檔案管理工作，無(wú)論是自動(dòng)化，還是人工操作，都離不開(kāi)人的參與，可以說(shuō)檔案管理人員的知識(shí)素養(yǎng)和操作能力直接決定檔案管理工作的成效。提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，首先，要對(duì)他們進(jìn)行理論培訓(xùn)，使管理人員從理念上意識(shí)到現(xiàn)代化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別，及從事這項(xiàng)工作應(yīng)具備的技能；其次，要對(duì)他們進(jìn)行操作能力培訓(xùn)，由專(zhuān)業(yè)檔案管理人員帶頭操作示范，展示新型檔案管理的具體操作方法；最后，動(dòng)員檔案管理人員進(jìn)行持續(xù)學(xué)習(xí)，了解檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，加深對(duì)現(xiàn)代化檔案管理理論的理解。

結(jié)論：

市政工程檔案是維持市政基礎(chǔ)設(shè)施正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要參考依據(jù)。隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程加快，市政工程檔案產(chǎn)生的速度和數(shù)量也呈直線上升趨勢(shì)，然而，尚不完善的檔案收集體系、管理體系對(duì)市政工程檔案利用造成了困難和阻礙。如果這些問(wèn)題得不到有效解決，將直接影響未來(lái)市政基礎(chǔ)設(shè)施的順利運(yùn)轉(zhuǎn)、維護(hù)和管理。因此，有必要分析市政檔案在收集、管理和利用中存在問(wèn)題，并對(duì)此類(lèi)問(wèn)題提出相應(yīng)改進(jìn)對(duì)策。