信息化工程建筑檔案管理方法研究

郇彩霞

（山東省青州市人民醫院 262500）

摘 要：近些年來，隨著我國建筑行業的深入發展，我國的工程項目建設的規模越來越大，施工工藝越來越復雜，工程建筑檔案作為建筑單位進行施工和管理活動中形成的具有價值的各種題材和形式的文件資料。但是隨著建筑行業的深入發展，產生的工程建筑檔案越來越多，傳統的工程建筑檔案管理方式顯然已經無法滿足現今我國經濟發展社會建設的需求，本文就目前我國工程建筑檔案管理現狀及存在的問題進行了系統的分析和探討，并針對如何在基于信息化的背景下，提高工程建筑檔案管理建設提出了幾點建議。力求能為加快我國工程建筑檔案信息化管理建設的進程提供適時的參考。

關鍵詞：信息化 工程建筑 檔案管理

當今社會是信息化社會，信息傳遞的速度高速發展，人們的生活越來越離不開信息的快速傳遞，計算機和網絡技術的出現和普及解決了這一難題。越來越多的資料可以不經過打印而直接在電腦上顯示，大大簡化了辦公時間。提高了傳遞信息的效率，給工作人員帶來了便利。但是我們了解技術是一把雙刃劍，電腦辦公對于一些人而言是挑戰，工程建筑檔案管理也不例外。近年來，工程建設的檔案管理為了適應信息化的發展有一些新的變化，需要工作人員不斷的創新發展。在文中我們看一下當前我國在工程檔案管理的工作中存在的問題，并對此提出了一些自己的意見。

1目前工程檔案管理工作中出現的一些共性問題

工程建筑檔案在建筑工程項目中有著舉足輕重的地位，因為他直接記錄著相關數據，反映著工程建設以及建筑物的質量好壞。我們可以這樣說，工程建筑檔案是對工程實施的最全面的檔案記錄，工程建筑檔案的存在對于工程建筑質量的安全性和可靠性有著重要的指導作用。

1.1工程建筑檔案管理信息化建設速度緩慢

科學技術在不斷發展進步的同時，我們也在與時俱進，加快了工程建筑檔案信息化建設的進程，對其加以關注的同時也加大了資金的投入，但是這些只是杯水車薪。查閱資料后發現，目前我國的工程建筑檔案信息化建設的發展速度遠遠落后于經濟建設的步伐。在工程建筑檔案信息化建設過程中，工程建設的相關標準沒建立好，加之檔案源于各地，使得信息相對分散難于整理。同時，在平時的工程建筑檔案管理建設過程中，仍有許多單位只注重實體的檔案，忽略了建筑檔案的信息化建設，在相關方面存在缺陷。

1.2對于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠

雖然我們很清楚這個事實，我國的工程建筑檔案管理在信息化建設這一塊仍是開始階段，必然會暴露許多的不足。這些是情有可原的，檔案的歸納整理不到位，紙質的檔案轉化為電子存檔面臨著各種各樣的問題。目前存在著這樣一些問題：大量的案卷質量不高，缺乏完整的檢索工具，相關工作人員也沒能按規定處理事務，同時相關專業人才不僅質量不達標甚至數量也不夠，更有甚者對于信息化建設不屑一顧。這也嚴重的阻礙信息化的工程建筑檔案管理建設。當然，也不能忽視信息安全這一重要話題，黨和國家也要不斷地完善相關的法律制度和專業技能，確保信息的安全。

2信息化工程建筑檔案管理方法

隨著建筑行業的不斷發展，在行業內的競爭力不斷加強，為了提高工程單位的競爭力，應當加強對建筑工程檔案的信息化管理，如規范檔案信息的儲存方式、提高檔案信息的查詢速度等，這些都能夠加強檔案信息的管理。所以工程單位應當注重檔案信息的管理力度，加快檔案信息化進程，不斷提高我國建筑行業對檔案信息的管理。

2.1確保原始數據的采集與歸檔

在加強建筑行業的檔案信息化建設的進程中一定要注重檔案信息資料的采集和歸檔。首先將檔案信息資料收集采集，然后再通過計算機的掃面設備輸入相應的數據信息，將有關建筑信息的資料、圖紙以及各種文件資料進行存檔，以數據信息的形式儲存在計算機中，這種檔案信息化建設能夠在一定程度上避免資料信息的丟失和損壞。將檔案信息資料存檔之后，還應當對這些檔案信息進行分類，這樣有利于工作人員查詢信息資料，提高建筑工程的工作效率，避免由于數據信息的僵乏而不能順利完成工程項目，所以應當加強建筑工程的檔案信息化建設，確保原始數據的采集和歸檔。

2.2加強檔案庫的信息化管理

為了實現工程建筑檔案的規范化、系統化，使得檔案信息能夠共享，應當建立檔案信息資料庫，同時加強檔案信息資料庫的管理。檔案信息資料庫將輸入的數據信息進行分類存檔，同時也可以建立統一格式檔案信息管理系統，這樣能夠實現檔案信息的自動歸檔，有利于檔案信息的管理。這些經過統一處理過的檔案信息可以通過數據庫這樣一個平臺實現共享，這樣能夠提高檔案信息資料的利用效率，在一定程度上也提高了搜尋的效率。

2.3提高工作人員的業務能力

隨著建筑行業的不斷發展，建筑行業的檔案信息管理工作也發生了較大的變化，這就要求工作人員要具有一定程度的業務能力，所以建筑工程單位要提高工作人員的業務能力，提高工作人員的個人素質。所以建筑工程檔案的管理人員不僅要熟練掌握各種現代化、數字化的管理設備，同時還必須掌握有關檔案信息資料的管理知識，嚴禁一些兼職人員從事這項工作，必須保證建筑工程檔案數據資料的準確性、有效性、與時俱進，只有這樣才能滿足實際的需要，所以應當加強工作人員業務能力培訓。

管理單位在進行工程建筑檔案的信息化建設過程中，忽視了對檔案的機密性和安全性和相關設置，導致部分的工程建筑檔案出現丟失后或泄密的問題，給相關的建筑單位和管理單位造成了十分巨大的影響，阻礙了我國建筑行業的健康持續發展。針對這種情況，相關的管理部門在進行工程建筑檔案的信息化建設過程中，需要結合工程建筑檔案中的具體內容的機密性對部分工程建筑檔案進行加密設置，通過運用相關的計算機操作技術提高機密工程建筑檔案的安全性和可靠性，將工程建筑檔案的信息化管理和實際運用進行有機的結合； 同時，在工程建筑檔案管理信息化建設過程中，還需要加大對工程建筑檔案紙質文件的保管力度和維護工作，從而進一步提高我國工程建筑檔案管理的科學性和有效性。

3 總結

總而言之，基于信息化的工程建筑檔案管理建設具有十分明顯的優勢，對提高工程建筑物的安全性和可靠性具有十分積極的作用和影響。

我國的工程檔案管理信息化現階段還處于起步階段，在今后的發展過程中還需要繼續遵循我國對建筑行業信息化發展的有關規定，在不斷的學習過程中吸收知識總結經驗，推進我國工程建筑檔案管理信息化建設的深入發展，提高工程檔案在工施工管理的過程中發揮更大的作用。

綜上所述，在建筑工程中科學、有效的檔案信息化管理對建筑工程項目的實施具有重要的作用，為了保證檔案信息的安全性、可靠性，應當加強檔案信息化建設。雖然我國檔案信息化建設還處于初級階段，但是經過不斷的研究和學習，在實踐中不斷總結經驗，就能夠推動我國檔案信息化的不斷發展。

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