淺談民營中小企業的存貨管理

麥鳳瓊

摘 要：改革開放30年來，民營經濟克服了基礎薄弱和先天不足等劣勢，已逐漸發展為國民經濟的重要組成部分，在我國進入新常態時期，民營經濟的成長也將成為國民經濟中最活躍的經濟增長點。然而占據民營經濟體量最大的民營中小企業，由于資金薄弱、管理水平落后而嚴重制約著其自身發展。本文在分析民營中小企業存貨管理重要性的基礎上，深入探討了目前民營中小企業存貨管理的現狀和存在的問題，并針對性地提出了加強民營中小企業存貨管理的對策措施，以期為民營中小企業的管理水平提供理論借鑒。

關鍵詞：存貨管理 民營中小企業 民營企業

中圖分類號：F276.3 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）02（a）-091-02

1 引言

存貨是營運資金的重要組成部分，也是民營中小企業競爭力的源泉。存貨是指企業在日常活動中持有以備出售的產成品或商品、處在生產過程中的在產品、在生產過程或提供勞務過程中耗用的材料或物料等。存貨是企業流動資產的重要組成部分，然而存貨的流動性差，盈利能力較高，使得存貨的管理直接影響著營運資金的利用效率。民營中小企業資金緊缺，如何盤活存貨，等同于如何盤活緊缺的營運資金。同時，存貨的存儲水平是否得以優化，存貨的成本是否得以控制在合理的水平，將直接影響著民營中小企業的營業利潤，進而決定民營中小企業應對外部市場的競爭力。

存貨管理直接影響著民營中小企業內部控制的整體水平。民營中小企業由于處于企業發展周期的初級階段，其資金規模較小，決定了民營中小企業必須采用更簡化、更扁平的組織架構，以使得其自身能更靈敏、更迅速地接收市場的需求，快速反應以搶占先機，從而獲取比大型企業更快的反應速度，搶占市場份額。然而，這種簡化的組織架構也導致了民營中小企業自身內部控制薄弱，管理水平滯后。隨著民營中小企業的規模進一步擴大，要想順利進入企業發展的下一階段，必須重視內部控制的建設，建立完善而規范的管理機制，以提升整體的競爭力。其中，存貨管理由于與供應鏈中各個環節息息相關，從企業的采購、計劃，生產調度、銷售到物流配送，存貨管理都貫穿其中。因此，存貨管理水平的高低將直接影響著民營中小企業整體內部控制的管理水平。

2 當前民營中小企業存貨管理的現狀和存在的問題

民營中小企業在發展初期，往往更著眼于某個細分市場的客戶，為了增強其自身的靈活性，民營中小企業的存貨管理一般采用以銷定產或按銷購貨的單一模式，從而獲取比大型企業更快的反應速度以搶占細分的市場份額。然而，隨著民營中小企業的進一步發展，隨著銷量的進一步擴大，這種粗放型的存貨管理模式就會引發一系列的問題，具體如下。

2.1 存貨缺乏可靠計量，存貨記錄失真

民營中小企業為了降低營運成本，對存貨的記錄往往采用手工的方式，即便采用ERP系統，由于一人兼任數職，往往無法及時對存貨的收發進行及時準確的記錄，導致存貨的賬上數據有滯后性，直接影響了管理層對存貨存儲數量、存儲狀態的判斷。同時，民營中小企業對存貨的計價往往有隨意性，生產成本及費用的歸集、結轉往往受人為的因素影響而隨意變更，將直接影響存貨及成本在財務報表中的真實列報，進而導致報表使用人無法真正了解企業所擁有或控制的資產總額及構成情況，無法真正了解企業所發生的成本費用及虧損情況，影響管理決策的準確性。

2.2 存貨分析流于表面

民營中小企業由于資金緊缺，一人身兼數職，管理人員同樣需要大量分擔操作層面的事務性工作，使得民營中小企業的管理層沒有更多的精力與時間從事更高層次的分析性工作。另外，由于缺乏有效的分析工具，民營中小企業對存貨的存儲數量、存儲狀態、存貨的成本控制流于表面，未能真正有效地進行深入的分析與全局的把控。同時，民營中小企業對存貨管理的認識往往停留在倉儲層面，對存貨的管理責任也僅僅落實到倉儲人員的頭上，供應鏈上下游對存貨的管理意識薄弱，會使得民營中小企業對存貨的分析僅僅停留在最原始的收發存核算上，從而失去對存貨分析與把控的全局高度，進而影響無法對存貨管理制定具有戰略性及前瞻性的決策，使得存貨管理流于形式。

2.3 存貨的內部控制薄弱

民營中小企業為了降低營運成本，所招聘的人員素質參差不齊，同時缺乏資金對在崗人員進行持續的管理培訓，加大了完善存貨內部控制的難度。在職能分工上，民營中小企業的部門設置一般不完整，具有利益沖突的不同崗位由一人兼任，如供應商的選擇與采購下單、存貨的出入庫均由一人完成。在崗位的設置上分工不明晰，責任不明確，獎罰不明，使得一線直接操作存貨的相關人員對存貨的管理意識薄弱，容易造成大量的浪費或損耗，影響存貨的準確計量和有效利用，甚至提高了舞弊的風險，影響存貨資產及資金的安全性。另外，民營中小企業對存貨的質量監管不嚴，由于人員素質不高，責任不到位，對存貨入庫的質量檢查僅僅局限于數量上的抽查，對存貨質量缺乏嚴格的把控，一旦產品出問題將嚴重阻礙企業的正常生產與運營，甚至導致成品的質量問題，影響企業信譽。

3 加強民營中小企業存貨管理的對策

3.1 優化ERP系統流程，準確記錄存貨

民營中小企業不應僅僅著眼于短期的成本節約而繼續采用手工記錄的方式，相反，從長遠利益出發，為了能準確而及時地記錄每一項存貨交易，民營中小企業應對自身的運作模式進行深入而系統的分析，選擇合適的ERP系統，根據實物流程制定與之相匹配的系統操作流程，充分利用ERP系統的支持以減少供應鏈上每道環節上人工的操作，從而減少由于手工記錄、人為操作所發生的失誤。這不僅僅能提高存貨記錄的準確性與時效性，而且能有力推動存貨在供應鏈上的流轉速度，提高企業的運作效益。

需要注意的是，在實際操作中，民營中小企業在對ERP系統進行開發時，應能站在全局的高度，根據自身經營模式的特點選擇合適的ERP工作流。以涂料企業為例，對于以零售渠道為主的經營模式，與以工程渠道為主的經營模式，在設計ERP工作流的考慮重點上有著巨大的差別：前者對產品實行批量標準化生產，后者則是根據不同客戶不同的工程項目需求對產品實行按訂單、度身訂造型的生產，這就要求在對ERP工作流程上的選擇與開發各有不同的側重點。只有依據自身的經營模式配以合適的信息流，才能使ERP系統真正發揮其優勢，從而幫助存貨在供應鏈上每一環節得以準確而及時的記錄。

另外，盡管民營中小企業受制于資源的局限而無法在供應鏈的每個環節上配備足夠的人手，然而，通過對實物流、系統流上每個節點的操作步驟、單據傳遞、審批手續、系統錄入予以規范，對存貨的計價、生產成本及費用的歸集與結轉予以標準化運作，對于內控設計上的薄弱點予以認真分析，結合績效考核或增加交叉審批等方式對內控上由于人員職責重疊而出現的漏洞予以彌補，將能大大減少人為記錄的隨意性，從而規范存貨的記錄，提高存貨分析所依賴的基礎數據的準確性，為管理層的決策提供及時而可靠的基礎。

3.2 深入分析，將存貨管理融入供應鏈的每一個環節

民營中小企業盡管受制于資金短缺而無法像大型企業那樣對存貨的管理面面俱到，然而，民營中小企業可以通過對自身存貨的種類、性質、供應鏈每一環節的特點進行全局而系統的分析，提煉出供應鏈各個環節上對存貨管理的關鍵節點，進而通過對這些關鍵節點進行有的放矢的布局，將存貨管理的理念真正落實到整條供應鏈上，真正融入到每位員工的實際操作當中。

同樣，以中小涂料企業為例，在采購的環節上，應對原材料供應商的區域布局作全盤分析，根據原材料的重要性、使用頻率、稀缺程度，對相應供應商的配備數量、供應商的生產規模、生產周期及運輸時間進行系統化的整理，從而幫助民營中小企業把控供應鏈的前端，加快原材料的周轉，增加對原材料市場價格的敏銳性，適時進行批量采購以降低存貨成本，同時，通過對供應商的系統化分析，可以提高民營中小企業對原材料質量的把控，進而減少存貨的質量問題。

在生產的環節上，對于不同的生產批次，比如，同時下達苯丙與純丙的涂料訂單，或者同時下達白色與調色的涂料訂單，如何運用不同產品的屬性進行有效排產，可以提高材料的利用效率，減少不同批次之間機器設備清洗的時間，從而減少生產損耗，提高生產效率。在生產的各個環節，嚴格制定生產工序，明晰每道工序的統計數據，定責到人，獎罰分明，從而大大提高生產成本計量的準確性，同時減少存貨的浪費。

在倉儲環節上，由于民營中小企業倉儲的硬件水平落后，比如存儲的空間小，無法使用條形碼設備進行存貨出入庫的把控等，這就要求民營中小企業對自身倉儲的存貨需要有更系統的分析，并在此基礎上，運用先進的存貨管理理念，比如ABC管理法，從而在保證生產供給的前提下加快存貨的周轉。以中小涂料企業為例，區別管理通用基料與調色尾料的存儲，可大大減少呆滯尾料的發生；通過規范的出入庫操作以及上架操作可以踐行系統的先進先出原則，從而降低存貨的整體庫齡。

礙于篇幅無法在此對各個環節展開細節的討論，然而，核心的思想在于將存貨管理的思想融入企業各個環節的崗位設置、職責運作當中，才能真正提升民營中小企業整體的存貨管理水平，從而提升自身的競爭力。

3.3 系統審視內控的每一環節，識別缺陷，對癥下藥

在實施的層面上，需要民營中小企業持之以恒地對供應鏈各個環節進行監控與反饋。民營中小企業由于受制于有限的資源，在存貨內部控制的設計上無法做到面面俱到，這就需要民營中小企業建立和健全對存貨管理的監督機制，定期回顧，審視存貨內部控制鏈條上各個環節在設計與執行上所發現的問題與缺陷，并及時對癥下藥。比如，民營中小企業習慣于一人身兼數職，盡管無法像大企業那樣做到分工明晰，每個崗位都配備相應的人員，但可以通過完善每個崗位的職責分工，同時加入交叉監督的機制，每道環節定責到人，監督人負連帶責任等機制，促使內部控制上的缺陷得以用另一種內部控制的方式予以彌補。比如，原材料倉庫的管理員同時又是生產工人，可能會導致該生產工人領料時貪圖方便而未經登記直接領料出庫。從內控的設計上增加另一名工人的監督功能，以及將原材料倉庫的庫存差異與該名倉管員的績效直接掛鉤，將能減少內控環節出錯的機率，從而提高存貨計量的準確性。

沒有任何的內部控制機制是完美的，然而，通過建立有效的定期考核、反饋和監督機制，則能幫助民營中小企業在有限的資源條件下，對存貨管理及時查漏補缺，逐步優化存貨的管理體制，進而完善整體內控制度，促進民營中小企業成功轉型，為下一步發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

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