新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路研究

王琛琛 天津市紅橋區(qū)房地產(chǎn)登記發(fā)證交易中心

新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路研究

王琛琛 天津市紅橋區(qū)房地產(chǎn)登記發(fā)證交易中心

當(dāng)前，面臨社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)，事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)出很多問(wèn)題有待于進(jìn)一步完善和規(guī)范，在管理意識(shí)方面、管理手段方面、管理制度方面都與新時(shí)期事業(yè)單位工作實(shí)際不匹配。

新時(shí)期 事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新思路

在科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新的條件下，事業(yè)單位在管理工作質(zhì)量方面有了新的要求。但是，事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)前狀況與現(xiàn)代化需求嚴(yán)重不符，并不能匹配事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作的基本需要。所以，新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作需要不斷加強(qiáng)規(guī)范，并且逐步拓展創(chuàng)新，如此一來(lái)才能夠推進(jìn)新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理工作根本宗旨以及創(chuàng)新重要性

1.保持規(guī)范性和靈活性原則，結(jié)合相關(guān)規(guī)定在對(duì)單位自身工作實(shí)際進(jìn)行深層次掌握的情況下開(kāi)展檔案靈活管理工作，促使檔案管理方式能夠有助于實(shí)際使用；

2.兼顧職責(zé)、權(quán)益原則，事業(yè)單位檔案管理制度在具體落實(shí)過(guò)程中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及崗位工作人員的職責(zé)權(quán)限、具體權(quán)益都有具體規(guī)定，檔案管理一旦發(fā)生紕漏，可以直接向相關(guān)人追責(zé)；

3.制定制度以及執(zhí)行制度兼顧的原則，事業(yè)單位檔案管理制度在制定過(guò)程中要注重科學(xué)性、系統(tǒng)性，符合實(shí)際工作需要，在具體執(zhí)行時(shí)可以在實(shí)踐中不斷摸索加以改進(jìn)；

4.靜態(tài)和動(dòng)態(tài)兼顧原則，事業(yè)單位檔案管理工作不應(yīng)是持續(xù)性一成不變的管理制度和管理方式，伴隨社會(huì)的發(fā)展應(yīng)逐步改進(jìn)各個(gè)方面，使其和國(guó)際同步，不斷創(chuàng)新檔案管理工作的方式，力求將檔案管理的科學(xué)化水平提升到較高程度。

面臨社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作不斷突破能夠推進(jìn)新時(shí)期事業(yè)單位改革的順利進(jìn)行。第一，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使檔案管理人員具備專業(yè)理論知識(shí)以及實(shí)踐技能，將有效提升檔案管理效率；第二，使用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案管理工具，有助于查找檔案資料更加方便、快捷、準(zhǔn)確，使事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)出系統(tǒng)化模式，這也是事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的重要標(biāo)志；第三，全面完善事業(yè)單位檔案管理工具的配備，并對(duì)檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，可以針對(duì)性地處置檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的矛盾問(wèn)題，使得事業(yè)單位檔案管理體制呈現(xiàn)出不斷改進(jìn)的狀態(tài)，為事業(yè)單位檔案管理提升現(xiàn)代化水平。

二、事業(yè)單位檔案管理目前呈現(xiàn)的劣勢(shì)方面

1.檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平較低。當(dāng)前，大多數(shù)事業(yè)單位不重視檔案管理工作，未能認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家有關(guān)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，在實(shí)際工作中就不能很好的貫徹落實(shí)，這就造成了單位檔案管理工作忠實(shí)度不夠，檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)呈現(xiàn)出管理松散、業(yè)務(wù)水平低的狀況。當(dāng)前，針對(duì)于一些事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的具體狀況，能夠起檔案管理工作未建立明確的機(jī)制，工作流程未進(jìn)行設(shè)置，對(duì)于工作標(biāo)準(zhǔn)也沒(méi)有明確強(qiáng)調(diào)，盡管一些單位已經(jīng)設(shè)置了檔案管理制度，然而僅僅體現(xiàn)為表面工作，具體落實(shí)過(guò)程中欠缺執(zhí)行力度，沒(méi)有設(shè)置專門的負(fù)責(zé)人員，單位領(lǐng)導(dǎo)并未做到監(jiān)督責(zé)任，檔案整理與規(guī)定不符、組卷未達(dá)到要求、分散的民生檔案在移交時(shí)困難重重，還有歸檔文件被自行處置銷毀等現(xiàn)象，這些行為嚴(yán)重與事業(yè)單位檔案管理原則不符，并且浪費(fèi)了大量的有效資源。

2.檔案管理依然采用陳舊方法，不能與時(shí)俱進(jìn)。一般來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位檔案管理工作要提升效率，重點(diǎn)在于檔案管理方式的靈活性、有效性。伴隨社會(huì)的不斷進(jìn)步、各行各業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展，事業(yè)單位日常檔案信息處理工作呈現(xiàn)出工作量大、且難度不斷提升的狀態(tài)，然而檔案管理依然采取以往的固定方式。檔案管理部門未采取統(tǒng)一的管理手段針對(duì)于各方面檔案信息的管理，以往的檔案處理方式不能將重要檔案信息與普通檔案信息進(jìn)行明確區(qū)分，在整理環(huán)節(jié)、裝訂環(huán)節(jié)、歸檔環(huán)節(jié)也都未突出重要檔案信息的區(qū)別，在未采用現(xiàn)代檔案管理設(shè)備的狀況下，檔案管理方式過(guò)于陳舊、單一，這種方式帶來(lái)的檔案管理工作效率不高，重要檔案信息甚至遭遇被破壞的處境。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理方式的科學(xué)性創(chuàng)新措施

1.檔案管理制度的設(shè)立應(yīng)包含創(chuàng)新元素，加強(qiáng)檔案管理力度。工作效率的提升往往依靠完善的管理制度作為監(jiān)督和約束，面對(duì)目前事業(yè)單位檔案管理工作呈現(xiàn)出的劣勢(shì)方面，檔案管理制度亟待創(chuàng)新，應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際情況，對(duì)照已有檔案管理制度進(jìn)行深層次的剖析，重新設(shè)立具備創(chuàng)新元素的檔案管理制度。首先，事業(yè)單位應(yīng)按照科學(xué)管理的理念來(lái)建立檔案管理制度，為制度創(chuàng)新方向和制度內(nèi)容做好方向掌控和范圍約束，建立制度應(yīng)涵蓋單位檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置內(nèi)容以及崗位設(shè)置內(nèi)容，貼近發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行創(chuàng)新。其次，制度面對(duì)單位中每個(gè)人呈現(xiàn)明顯的平等性，檔案管理制度對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部以及檔案管理人員都具備約束作用，如此一來(lái)能夠有效規(guī)范檔案管理工作。最后，檔案管理制度應(yīng)包含獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰內(nèi)容，獎(jiǎng)勵(lì)在檔案管理工作中業(yè)績(jī)突出、踏實(shí)肯干的工作人員，懲罰在檔案管理工作中篡改檔案信息以為自身謀求私利的非法人員，保障事業(yè)單位檔案管理工作的持續(xù)性健康發(fā)展。

2.為檔案管理工作增加現(xiàn)代化因素。當(dāng)前處于信息化時(shí)代，未來(lái)的檔案管理發(fā)展也將滲透信息化特點(diǎn)，這是現(xiàn)代化檔案管理的根本特點(diǎn)。所以，檔案管理工作人員應(yīng)認(rèn)清當(dāng)前形勢(shì)，注重與時(shí)俱進(jìn)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，體現(xiàn)出事業(yè)單位數(shù)據(jù)資源信息的現(xiàn)代化特點(diǎn)。舉例來(lái)說(shuō)，可以借鑒西方發(fā)達(dá)國(guó)家應(yīng)用的光盤技術(shù)、縮微技術(shù)等，為檔案管理注入數(shù)字化特點(diǎn)，使檔案管理呈現(xiàn)出先進(jìn)性，提升檔案管理的價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

面對(duì)當(dāng)前社會(huì)趨勢(shì)，事業(yè)單位檔案管理不能忽視創(chuàng)新，在檔案管理制度設(shè)立方面、檔案管理方法探索方面不斷體現(xiàn)護(hù)首創(chuàng)精神的發(fā)揮，重視檔案管理工作的作用，通過(guò)提升事業(yè)單位檔案管理效率、改進(jìn)檔案管理質(zhì)量來(lái)完善當(dāng)前凸顯的劣勢(shì)方面，使檔案信息為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步提供全方位的服務(wù)。與此同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)和方法，滿足新時(shí)期事業(yè)單位對(duì)檔案管理新的需求。

[1]薛利瓊.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2017（14）：274-274.

[2]遲曉霞.關(guān)于新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：71，73.