信息化背景下動物譜系檔案管理的實踐探索

王羽佳

摘要：本文以解決動物譜系檔案管理和開發利用中的困境為目標，并從建立動物譜系檔案收集歸檔機制、完善動物譜系檔案著錄模式、加強動物譜系檔案信息化等方面提出建議。

關鍵詞：動物譜系檔案檔案管理開發利用

動物檔案是科技檔案的一類，包括動物統計檔案、動物觀察記錄、動物譜系檔案等，其中動物譜系檔案是動物檔案不可或缺的組成部分。動物譜系檔案是指反映動物家庭世代成員之間的親緣關系以及動物個體有關情況的檔案。筆者所在單位于1906年建園，1908年正式向公眾開放，是國內對公眾開放最早的動物園和華北地區對公眾開放最早的公園，目前飼養展出動物500余種。動物譜系檔案是理清動物親緣關系，科學調配動物繁殖，最大限度地保存種群的遺傳多樣性，規避動物疾病，提高動物存活率，降低動物發病率、死亡率的重要原始記錄。基于此，筆者以動物譜系檔案管理為例，就其檔案管理的現狀，特別是存在的問題，提出相應的解決對策。

一、動物譜系檔案管理的現狀

動物譜系檔案建立是以動物譜系檔案歸檔范圍為基礎，按照科學的分類整理方法組織形成，同時動物譜系檔案數字化方法也具有其自身特點。具體如下：

（一）動物譜系檔案的收集機制

動物譜系檔案以單個物種的數據資料為記錄對象，形成單獨的物種數據記錄體系。主要記錄動物個體的飼養、繁殖、馴化及日常生活的詳細情況。在動物檔案登記表中詳細記錄的內容主要有：動物譜系號、中文名、英文名、呼名、學名、動物芯片信息、出生日期、出生地、死亡日期、父母情況、來源方式、轉移、租借、繁殖、飼養管理情況、重大疾病治療記錄、飼養管理基礎數據、重大疾病治療記錄以及其他需要特別說明的事項等。同時，筆者所在單位進行的科學研究項目以及與其他機構合作進行的項目也要有記錄，與其有關的獲獎情況，如榮獲國家級、市級、區級、局級頒發的科學技術進步成果獎的相關資料必須存檔。與有關國家、地區交流，互贈禮品動物的相關資料也列入歸檔范圍。上述歸檔工作主要涉及動物業務科、飼養隊、獸醫院三個部門。其中，飼養部門向動物業務科提交動物飼養檔案，獸醫院提交相應的病歷，動物業務科需要將動物飼養檔案、病歷檔案以及其他有保存價值的文件材料合并、組卷，每年四月將上年應歸檔的動物譜系檔案提交檔案室。

（二）實行“一物一檔”的分類整理方法

以動物綱目科屬種分類為整理依據，如哺乳綱、鳥綱、爬行綱等。單個物種排序，一般按照時間先后順序排列，如動物入園前后、動物出生前后、年長至年幼等。單個物種歸入一個檔案袋，實行“一物一檔”（如大熊貓“丫丫”建一檔、亞洲象“明明”建一檔等）的分類整理方法。

（三）動物譜系檔案的著錄標準

根據動物譜系檔案按卷整理的特點，動物譜系檔案設置為檔案案卷庫的著錄模式，需要著錄案卷目錄和卷內目錄。案卷目錄的著錄項設置為全宗號、目錄號、分類號、所屬科目、案卷號、檔號、案卷題名、起始日期、終止日期、卷內文件數、總頁數、保管期限、備注。卷內目錄的著錄項目設置為全宗號、目錄號、分類號、所屬科目、案卷號、檔號、卷內順序號、責任者、文件標題、成文日期、頁號、保管期限、機構、密級、備注。其中檔號表示為：全宗號—目錄號—分類號—所屬科類—案卷號。如09-15-DD-BR-A-10001-001。其中，09為全宗號，15為目錄號，DD-BR-A為分類號（代表動物檔案-哺乳綱-偶蹄目），10001為所屬科類（代表非洲河馬類），001為非洲河馬的個體（代表非洲河馬“75-1號”的檔案材料）。分類號設置為下拉式菜單，可選擇哺乳綱下12個類目、鳥綱下2個類目。

二、動物譜系檔案管理中的利用困境

（一）動物譜系檔案收集面臨的困境

一是歸檔不及時。根據《北京動物園動物飼養展示管理規定》要求，“每年2月前，飼養部門應編制個體可識別的，已經死亡和輸出的動物清單，報動物業務科；每年3月前，飼養部門應按照清單向動物業務科提交相應個體的飼養管理檔案，獸醫院提交相應的病歷；每年4月前，動物業務科應將飼養隊和獸醫院提交的飼養管理和病歷檔案合并、組卷，提交檔案室。”在動物譜系檔案收集的過程中，經常存在飼養隊、獸醫院向動物業務科歸檔不及時，動物業務科不能按時完成向檔案室歸檔的現象。二是收集不完整。目前保存的動物譜系檔案案卷以動物基本登記表、重大疾病治療記錄組卷為主，部分歸檔了與有關國家、地區交流，互贈禮品動物的相關資料。但與歸檔動物有關的科學研究項目以及與其他機構合作進行的項目，與其獲獎情況相關資料保存在單獨的科研檔案里，沒有在動物譜系檔案中做好信息對接。

（二）動物譜系檔案著錄信息不準確

在2016年動物譜系檔案數字化前，筆者所在單位借助紙質動物檔案目錄檢索查詢檔案。紙質檔案案卷目錄沒有對動物具體的綱目科屬種單獨標注，只用檔號表示綱目科屬種的分類，若不是檔案管理人員則無法解讀。案卷目錄查到的每卷檔案案卷題名，也只是簡單登記為“大熊貓‘丫丫的個體資料”。

（三）動物譜系檔案信息開發不足

由于信息化前動物譜系檔案著錄信息不完善，手工檢索效率低，需要具體的檔案信息必須翻閱檔案實體，很多重要的信息包含在動物譜系檔案中無法查找利用，對于動物飼養人員查找有關動物的檔案情況，科研人員做項目研究，以及動物統計等工作都帶來困難。

三、信息化背景下動物譜系檔案管理的建議

（一）規范動物譜系檔案收集歸檔機制

借助信息化建設規范動物譜系檔案收集歸檔機制，制定動物譜系檔案利用數字檔案系統收集歸檔的有關規定，著重強調動物譜系檔案的日常歸檔。具體而言，飼養隊、獸醫院、動物園業務科兼職檔案員設置兼職檔案員賬號，利用數字檔案管理系統中兼職檔案員隨時歸檔電子檔案的權限功能，改變以往一年移交一次動物檔案的歸檔機制。在動物輸出、死亡一個月內，由飼養隊首先在數字檔案管理系統中建立該動物譜系檔案的案卷目錄，將動物的基本情況登記表作為卷內文件錄入卷內目錄、掃描紙質檔案上傳到檔案系統中。獸醫院則利用本來已經形成電子病歷的優勢，在飼養隊已經建立該動物譜系檔案的案卷中，著錄相應病歷檔案的卷內目錄，再將電子病歷檔案掛接到條目上。最后，動物業務科在規定時間檢查飼養隊、獸醫院的歸檔情況，并補充有關的動物科研記錄、榮譽記錄、禮品動物交換的電子檔案等。這樣，利用在線歸檔，縮短歸檔時間的同時，也避免歸檔時間過長無法查證的問題。

針對動物譜系檔案歸檔范圍不夠全面的現狀，檔案室聯合動物業務部門重新制定動物譜系檔案的歸檔范圍。增加聲像照片、與歸檔動物檔案有關的科學研究項目檔案、獲獎情況，以及與有關國家、地區交流，互贈禮品動物檔案等相關條目。此外，檔案室還應組織對動物譜系檔案員進行信息化系統知識的相關培訓，告知應將科研檔案、文書檔案中涉及可以判斷具體動物名稱的相關科研項目、引進、輸入、借展、治療記錄、死亡報告、參與重大事件形成的資料補充進動物譜系檔案中，以便形成動物個體翔實完整的檔案。

（二）完善動物譜系檔案著錄模式

動物譜系檔案紙質目錄可以檢索到的信息較少，一般案卷目錄、卷內目錄都著錄為如“關于大熊貓‘丫丫的材料”“大熊貓‘丫丫的動物基本情況表”“大熊貓‘丫丫的病歷”等。根據動物譜系檔案專業性和特殊性，筆者認為可以嘗試在數字檔案管理系統的卷內文件目錄中增加動物詳細數據的著錄項目。例如，動物譜系號、中文名、英文名、三代血親編號、出生日期、出生地、死亡日期、父母情況等，這些信息作為題名的補充信息，有助于查找辨識動物，并形成簡單的動物譜系數據庫統計系統。

（三）加強動物譜系檔案信息化開發

首先，依靠信息化建設，建立動物譜系檔案數字管理系統，為全園飼養人員、科研人員、技術人員設立查詢賬戶。通過公園檔案網絡全面掌握檔案室保存的動物檔案信息資源，通過數字檔案管理系統實時查詢，將各項動物信息應用到動物飼養、繁殖的實踐工作中，并促進科研成果的形成和轉化。其次，通過數字檔案系統實現更多主題的綜合統計。借助數字檔案管理系統多層次的目錄檢索以及全文搜索功能，按動物個體的得病名稱、參與的科研項目、來源國家等檔案內容中包括的關鍵詞檢索出利用者需要的檔案，對動物基本檔案信息、關鍵數據進行圖表分析。最后，以本園動物譜系檔案信息化為基礎，與中國動物園協會動物譜系信息化管理工作做好銜接，為全國乃至全世界動物譜系檔案管理工作肩負起應盡的責任。

參考文獻：

[1]楊金澤.動物檔案管理研究[J].科技與企業. 2012（3）： 29.

[2]王洪波.杭州動物園動物檔案管理現狀及探討[J].才智.2014（5）： 348-349.