基層檔案室文書檔案管理工作初探

趙志闖

摘要：本文就年度檔案執法檢查暨檔案室規范化管理檢查中發現的文書檔案管理存在的問題，提出加強監督和指導，提升基層檔案室文書檔案收集工作的水平；加強培訓和審核，提升基層檔案人員劃分文書檔案保管期限的水平；強化標準，提升基層檔案人員文書檔案實際整理操作的水平等對策。

關鍵詞：基層檔案室文書檔案管理保管期限

目前，基層檔案室的檔案主要有文書檔案、會計檔案、照片檔案、電子檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案以及錄音錄像檔案八個門類，另外還有部分單位會形成的一些專門業務檔案。其中，文書檔案作為基層檔案的重要組成部分，是基層單位各項管理工作和業務工作的重要體現，其管理水平的高低直接影響到文書檔案的齊全完整及質量高低，是單位檔案管理整體水平的重要衡量標準。[1]

一、基層檔案室文書檔案管理工作的現狀

文書檔案是基層檔案室所有檔案門類中最重要，也是占比最多的一類檔案。基層單位的文書檔案，不僅包括由單位自身職能及各科室業務工作所產生的文件材料，也包括與上級機關、同級機關及下級機關業務往來中所產生的有保存價值的請示、批復、來函、復函等文件材料。基層單位的文書檔案涉及各個科室、各項業務，管理起來最為復雜，這種復雜性也決定了文書檔案問題的多樣性和典型性。以朝陽區為例，當前各立檔單位的文書檔案管理工作主要包括依照機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表進行的文書檔案收集工作，以及在此基礎上的文書檔案整理、鑒定、保管、統計和利用工作。除了所依照的國家和北京市相關標準之外，還按照《朝陽區機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定實施細則（試行）》《朝陽區歸檔文件整理辦法（試行）》進行管理。在文書檔案的實際整理操作層面，以朝陽區檔案局編制印發的《檔案整理實操手冊》為標準進行整理。雖然在規章制度、監督指導手段等方面已經很完善，但是從2016年實際的檔案執法檢查及檔案室規范化管理檢查來看，基層單位在文書檔案管理中還存在收集不夠齊全完整、保管期限劃分不夠準確以及實際整理操作不夠規范等問題。上述問題，對檔案工作質量影響較大，需要引起高度重視。

二、基層檔案室文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書檔案收集不夠齊全完整

一方面，臨時工作文件和零散文件歸檔不全的現狀較為突出。許多單位的職能工作并不是固定不變的，在日常工作之外也會進行一些臨時性的工作，例如上級部門臨時檢查或有關領導臨時視察時會產生相應的文件材料。另外，由于一項工作可能由多個科室協作完成，除了主要科室產生的文件材料外，協作科室也可能會產生一些有歸檔價值的零散文件。雖然這些臨時性工作所產生的文件材料以及零散文件材料，并沒有列在本單位所制定的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》內，考慮到它們同樣具有重要價值，也應該歸檔保存。然而從實際檢查情況來看，部分單位臨時性工作所產生的文件材料，以及一些零散文件材料并沒有作為檔案進行保存，而是散存在個人或職能科室手中。另一方面，由于利用較為頻繁，許多屬于各科室重要職能所產生的文件材料并沒有及時歸檔，而是散存在個人手中。例如，部分科室僅僅對科室計劃和總結類文件進行了歸檔，科室其他職能所產生的文件材料卻沒有歸檔。

（二）文書檔案保管期限劃分不夠準確

文書檔案保管期限的劃分是檔案重要程度的體現，它直接關系到檔案的最終保存狀態，是保存滿一定期限之后進行鑒定銷毀，還是進入相應的各級國家綜合檔案館永久保存。在執法檢查及檔案室規范化管理檢查中，筆者發現部分單位文書檔案保管期限劃分不夠準確，一些重要的檔案，例如本單位召開的工作會議、專題會議等產生的重要文件材料劃分為定期保存；而有一些一般性檔案，例如半年計劃或半年總結則劃分為永久保存。這些保管期限上的劃分不準確可能會使一些有重要價值的檔案由于保管期限劃分過短而提前銷毀，進而導致立檔單位及相關群眾利益的受損。

（三）文書檔案實際整理操作不夠規范

歸檔文件目錄中題名編寫不夠規范的問題較為突出。歸檔文件目錄編寫規范與否直接影響到日后查考利用的方便快捷。歸檔文件目錄中題名編寫存在的問題主要表現在：一是文件題名不規范，三要素缺失。規范的文件題名應是“責任者+事由+文種”三要素的組合，目前許多單位在編寫的過程中，往往缺少某一要素或多個要素。在執法檢查及檔案室規范化管理檢查的單位中，大多數單位都存在這樣的問題，有些甚至只寫一個文種，如“通知”。二是文件題名省略，不夠細化。主要表現在一些人員調動、黨組織關系轉移、干部任免檔案上，這些檔案在編寫相應的題名時需要細化到人名級，目前部分單位只寫前兩個人名，后續的則以等的方式結束。

三、促進基層檔案室文書檔案管理水平提升的對策

（一）加強監督和指導，提升基層檔案室文書檔案收集工作的水平

1.加強對臨時工作文件和零散文件收集的指導力度。一是檔案行政管理部門要加強對臨時工作文件和零散文件收集工作的指導，在與基層檔案人員溝通的過程中，強調文書檔案收集齊全完整的重要性，以及臨時性工作文件和零散文件收集需要注意的事項。二是基層檔案員平時要加強宣傳，讓各科室的兼職檔案員注重收集臨時性文件和零散文件，保證文書檔案的齊全完整。另外，基層檔案員也要根據單位的職能及科室變化，定期調整機關文件材料歸檔范圍，保證文書檔案收集的齊全完整。

2.通過激勵監督的方式強化單位領導及全員的歸檔意識。單位文書檔案的收集能否齊全完整，很大程度上取決于單位領導的重視程度，[2]單位領導重視與否很大程度上又影響了各科室領導和工作人員對文書檔案收集工作的態度，因此檔案行政管理部門要通過激勵監督的方式強化各立檔單位領導和全員的歸檔意識，確保文書檔案得到齊全完整的收集。朝陽區檔案局目前對各立檔單位實行檔案室規范化分類管理，將各立檔單位的檔案室管理水平由高到低分為一至五類，根據每年的實際情況進行調整，并且在下一年度全區檔案大會上通報上一年度的調整情況。通過這種動態化的分類管理機制，讓各單位的領導對本單位檔案管理綜合水平有更直觀的認識，促進領導加大對文書檔案收集管理的力度。

（二）加強培訓和審核，提升基層檔案人員劃分文書檔案保管期限的水平

1.通過培訓來提升基層檔案人員劃分文書檔案保管期限的能力。檔案行政管理部門要定期組織檔案員參加文書檔案管理相關培訓，并著重對較復雜、較難理解的文書檔案保管期限劃分工作進行講解，保證基層檔案員能夠嚴格按照標準進行劃分。同時，通過綜合業務培訓，提升基層檔案人員對檔案的整體性認識，使其在文書檔案的重要性與一般性劃分上更精確。

2.檔案行政管理部門要加強對基層單位文書檔案保管期限表的審核。由于變動頻繁，許多基層檔案員對文檔案保管期限的劃分往往不夠準確，這就需要檔案行政管理部門加強對基層單位檔案工作人員的指導，嚴格審核文書檔案保管期限表。另外，基層檔案員也要嚴格按照保管期限表上所劃分的期限界定相應的文件材料，將需要歸檔的文件材料與保管期限表進行對照，確保相應職能所產生的文件材料得到正確劃分。以朝陽區為例，區檔案局建立了完善的文書檔案保管期限表審核流程，對收到的文書檔案保管期限表進行嚴格審核，將劃分不準確的某些事項反饋給基層單位予以修改，并對修改后的期限表進行二次審核，以保證相應文件材料能夠得到正確的保管期限劃分。

（三）強化標準，提升基層檔案人員文書檔案實際整理操作的水平

1.嚴格執行文書檔案實際整理操作標準。針對基層檔案員在檔案整理過程中出現的目錄編制不規范等實際操作問題，檔案行政管理部門有必要制定相應的業務標準予以規范，以便讓各立檔單位的檔案工作人員都能夠嚴格按要求整理文書檔案。朝陽區檔案局所編制的《檔案整理實操手冊》，以圖文并茂的方式，分十個步驟對文書檔案的實際整理進行了詳細的講解，并指出了常見的問題及易錯點。其中，題名擬寫部分還根據實際情況列出了相應的示例，如請示、介紹信、干部任免以及會議記錄和紀要等題名擬寫時需要注意的問題等。

2.加大對檔案工作人員面對面實地指導的力度，提升其實際整理操作水平。許多檔案管理基礎比較薄弱的單位，僅僅依靠培訓課程上所學的知識還不足以處理文書檔案整理操作中遇到的實際問題，這就需要進行實地指導。對此，朝陽區檔案局以協作組的方式進行歸口管理，指派專人負責對相應的單位進行監督指導。除了平常的電話指導外，對于一些有特殊需求的單位還會派人進行現場指導，通過面對面的方式，手把手地對基層檔案員進行講解，以便更快地提升其實際操作水平。

注釋及參考文獻：

[1]吳瑩.淺談當前基層文書檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014（6）：65.

[2]李輝紅.試論文書檔案管理中存在的問題與對策[J].廣東科技，2009（2）：18-19.