新時期國有企業人事檔案管理的發展與完善分析

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新時期國有企業人事檔案管理的發展與完善分析

申海花 山西高平科興龍頂山煤業有限公司

人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，它真實記錄著員工的工作經歷、社會關系、品德作風等信息，是企業選拔和任用員工的重要依據。作為一項重要的原始客觀憑證，因此，各企業都需在一定的保密性和專業性基礎下做好相關的管理工作。新時期背景下，我國國有企業經濟體制在隨著市場經濟體制不斷進行改革，對國企的人事檔案管理工作也提出了更高的要求。

新時期 國有企業 人事檔案管理

引言

人事檔案管理在我國的發展歷史較為悠久，而隨著信息化時代的深入，人事檔案管理工作已進入了全面發展時期，更加強調管理的規范化與制度化。作為現代企業管理工作中的一項重要環節以及企業獲取人才信息的重要來源，如何做好相關的管理工作是所有人事檔案管理者所面臨的重要課題。目前，在國有企業規模的不斷擴大的形勢下，其人事檔案管理中存在的一些問題也逐漸暴露出來，因此，為穩定國企的健康發展，首先就必須完善其人事檔案的管理工作。

一、國有企業人事檔案管理的發展現狀

1.缺乏完善的管理體制。國企人事檔案管理是影響員工晉升的重要因素，而現今部分國企缺乏完善的管理體制，管理人員在工作時缺乏統一的管理標準和相關的制度支持，常使得管理結果與制度要求不一致。例如對于員工檔案資料丟失的現象缺乏一定的懲治機制，導致管理人員忽視制度的規定，降低了管理水平。

2.管理手段落后。如今，信息化時代的不斷推進，帶來技術發展的新思潮。但部分國有企業并未將先進的現代化管理技術與創新思想融合應用到人事檔案管理工作中去，而是僅僅借助計算機對員工的檔案信息等進行錄入，缺乏完善的人事檔案管理信息化數字化建設，進而開發人事檔案管理的綜合性功能。

3.缺乏有效的匯總內容。目前，我國國企的人事檔案管理匯總內容大多相同，較為重視員工的歷史性和政治性信息資料，并且員工檔案中的調崗和業績等方面的資料對于國企的核心競爭力和創新能力具有重要的作用。但由于其缺乏有效的匯總內容，進而使管理人員在工作上也缺乏一定的有效性，逐漸忽視了人事檔案管理的重要性。

4.歷史遺留問題嚴重。國企的人事檔案管理常存在著因一些歷史問題而丟失許多重要原始信息資料的現象。隨著多元文化思想的沖擊，現今許多員工的維權意識不斷增強，而這些歷史遺留問題直接導致了部分員工與企業矛盾的升級，如由于檔案資料的缺失而影響員工的福利待遇及無法辦理退休等等，為企業帶來許多不必要的糾紛。

5.過度依賴人才市場。目前，許多地區的人才市場已開展了企業人事檔案的有償托管業務，而部分國企為方便統一管理在未對員工的檔案進行審查、核實等情況下，便將員工的人事檔案直接掛靠當地的人才市場進行管理，嚴重忽略了員工檔案的重要性。

二、新時期國有企業人事檔案管理的完善措施

1.完善管理的制度化建設。完善的人事檔案管理制度可以是管理工作更具規范性、嚴謹性。因此，為了促進國企員工的職業發展，就需要不斷完善管理的制度化建設。首先，要建立人事檔案信息匯總制度，把握信息歸檔的完備性和時效性[1]。其次，需完善人事檔案的借閱制度，嚴格按照相關規定進行借閱，保證檔案的保密性和安全性。隨后，需要優化人事檔案的傳送制度，避免新入職、辭職等員工的信息錄入出現脫節現象。最后，還需建立懲罰制度，對出現錯誤的管理人員采取合理有效的懲罰措施，端正管理人員的工作態度，以提高管理人員的責任意識和管理水平。

2.改善管理手段，提高管理水平。傳統的人事檔案管理通常是借鑒文書檔案管理的方法，針對檔案頁數的不同選擇不銹鋼定裝訂或是專用膠等，隨后嚴格按照檔案的順序編號用檔案盒進行裝置。但這種管理手段容易造成檔案的混亂性，占據空間大且不易保管?，F代化信息技術發展下，為提高管理效率和水平，國企應借助計算機等技術的應用，改善管理手段，進而提高信息錄入的準確性，減少不必要的管理環節，提高檔案管理的效率和水平。

3.加強管理的信息化數字化建設。首先就需要完善國企人事檔案管理的硬件和軟件設備，利用計算機、掃描儀等技術代替原有的紙質檔案管理模式，提高信息傳遞的速度的同時，還需對基礎信息設備進行定期的維修與翻新，確保其正常運轉。其次，需要建立并完善國企人事檔案管理信息系統，進而實現人事檔案存儲、檢索和調動的系統化、規范化，降低企業的管理成本。隨后國企需要實現人事檔案的獨立化信息管理，避免與其他部門的職能等出現混淆想象而影響了人事檔案管理的準確性。

4.提升管理人員的專業素養。為保證國企人事檔案管理的質量，提高管理人員的專業素養是重要的工作之一。因此，在招聘和任用檔案管理人員時，首先需要對其專業管理能力進行考核，確保員工工作的時效性。同時對錄用的人員要做好專業素養和職業操守的定期培訓工作，加強他們對國企人事工作方面的政策法規的認識與了解，提高其責任意識，進而增強其集體榮譽感，為企業的發展而考慮。

5.加強領導的重視和支持力度。人事檔案管理需要企業的領導者給予充分的重視和支持，尤其對于發展規模較大的國企來說，領導者的重視與支持可以幫助管理人員提高自己的職責意識，督促相關管理的制度化和信息化建設的落實和實施，進而推動人事檔案管理各個工作環節的有序開展，增強管理人員的執行力度，提高企業的管理效率。同時，領導者需要了解人事檔案管理人員的工作環境和待遇情況，并采取激勵性的有效措施以提高管理人員的工作積極性，進而提高企業的人事檔案管理水平。

三、總結

人事檔案管理有助于企業培育和留住人才，是促進其長遠健康發展的力量源泉。因此，國企需要分析其人事檔案管理中存在的問題，并針對這些問題實施有效的管理措施。在考慮企業發展狀況的基礎上，還需緊隨信息化潮流，進而不斷完善企業的制度化信息化建設，使人事檔案管理發揮最大作用。

[1]顏賽花.關于國有企業人事檔案管理狀態的分析[J].人力資源管理,2017,(06)：345.

申海花（1976.7-），女，山西高平人，本科學歷，助理工程師，助理政工師，研究方向：人事方向。