對人事檔案管理工作改進策略的思考

杜文婷 河北省地礦局第三地質大隊

對人事檔案管理工作改進策略的思考

杜文婷 河北省地礦局第三地質大隊

人事檔案是對工作人員的身份、學歷、工作經歷等重要信息的記錄和保存，決定了一個人的退休金和養老金能否順利領取，也跟隨著工作人員的整個工作歷史。在當今強調人才的時代中，對人事檔案管理工作進行就顯得很有必要，研究人事檔案管理工作的改進策略也具有十分深刻的現實意義。

人事檔案管理 問題 改進 策略

一、人事檔案管理工作存在的問題

現階段，人事檔案管理工作雖然被不斷普及，但從整體上看，企業人事檔案管理工作還存在著一些突出的問題需要引起我們的正視，具體如下。

1.企業對人事檔案管理工作的重視力度不夠。現階段，雖然社會在不斷強調人事檔案管理工作的重要性，但由于人事檔案管理工作是一種幕后工作，無法直接為企業帶來經濟效益。長期以來，企業的領導者都不能正確認識到人事檔案管理工作的重要性，認為人事檔案管理工作只是簡單的復制和保存資料，是企業經營的輔助工作，一味將發展中心和中心放在一些能直接給企業帶來經濟利益的工作上，而忽略了對人事檔案管理工作的開展。正是由于領導階層的這種對人事檔案管理工作的忽略，才導致了從事人事檔案管理工作的員工責任意識不強，在日常工作中，將人事檔案管理工作的標準設為對資料的報關妥當、不泄露個人信息、不丟失、方便查找等簡單層面。

2.人事檔案管理工作的交接不夠規范。在很多企業中，很多人事檔案管理工作的員工都不是專員，很多都是臨時過來協助的其他部門的人，加上人事檔案管理工作的人員流動性強，使得人事檔案管理工作的交接頻繁。頻繁的交接難度更大，但是工作人員僅僅把人事檔案管理工作當作簡單的鑰匙傳遞過程，對工作上的任務交接不夠重視，往往抱著讓新員工自行摸索的態度一走了之，領導也不予重視。這就導致企業的人事檔案管理工作前后連接困難，降低企業的工作效率。

3.人事檔案管理的工作人員綜合素質不夠高。現階段，人事檔案管理的工作人員綜合素質不夠高也是一個重要的問題。很多時候，人事檔案管理者都是兼管，很多人都只在短時間內學習過一定的人事檔案管理知識但并沒有實戰操練過，甚至有一些完全是外行人就參與人事檔案的管理工作，他們對自己所負責的業務不熟悉，工作中甚至經常出差錯，這常常導致人事檔案管理工作的效率和質量不夠高，無法為企業的發展推波助瀾。另外，有很多人事檔案管理工作人員雖然是專業出身，也有相關的工作經驗，但他們在工作中卻常常表現出漫不經心、消極工作的行為。這些都表明了人事檔案管理的工作人員整體的綜合素質不夠高的現象。

4.人事檔案管理的基礎設備設施較落后。硬件設備是人事檔案管理工作得以高效開展的基礎，但從目前來看，很多企業的人事檔案管理的基礎設備設施還相對較為落后。比如，良好的工作環境對人事檔案管理而言是十分重要的，但很多企業人事檔案管理的工作場所卻十分狹窄，這在明明之中對人事檔案管理工作的效率與質量產生了不利影響。另外，存放人事檔案的一些櫥柜也十分老化破舊，常常引起引發蚊蟲、蟑螂破壞檔案的問題，甚至還因防盜工作做得不到位而導致檔案丟失的現象出現。還有一些企業所采用的人事檔案管理的計算機系統較為落后，影響人事檔案管理工作的高效進行。

二、改進人事檔案管理工作的具體策略

1.轉變觀念，提高對人事檔案管理工作的重視。要真正改進人事檔案管理工作，需從轉變對人事檔案管理工作的認識觀念入手。企業領導需以身作則，從自己做起，學習人事檔案管理的基礎知識與重要性，在企業日常工作中，對人事檔案管理工作多進行宣傳工作，讓更多的員工認識到人事檔案管理的重要性并參與其中。另外，還可以通過健全信息反饋制度，鼓勵員工為人事檔案管理工作提出寶貴的意見，最終促進人事檔案管理工作的順利開展，并推動企業的長遠發展。

2.明確規范人事檔案管理的交接工作。為了更好地連接企業前后的工作，我們需明確規范人事檔案管理的交接工作。首先，要對舊的人事檔案進行全面的清查，準確核對每本賬簿上的信息，對一些有疑問的數據進行嚴格的檢查；其次，要整理好被借出的人事檔案，前往催促并做足記錄；再次，當人事檔案管理工作需要換崗時，需完整記錄下所交接的雙方名字、時間、地點，并要求雙方簽名，在獲得上級允許之后方可開始正視工作；最后，新老員工在進行工作交接時，可以讓新員工提前上班，和老員工共事一段時間，學習老員工的工作方法，完成工作交接的內容之后，老員工才可離崗。

3.引進優秀人才，加大培訓力度。人是人事檔案管理工作的執行者，人事檔案管理工作的有效進行需要掌握專業知識、有一定的工作經驗、并且具備良好的耐心、細心和責任心的工作人員來完成。這就要求我們，要引進優秀的專業人才，在招聘過程中，明確對人事檔案管理工作的學歷、工作經驗和自我特點提出要求，拒絕一切半路出家的員工。另外，除了引進優秀人才之外，由于時代形勢的變化之快，企業也不可忽視對這些人才的后期培訓。企業需定期為員工提供學習課堂，讓學生參與到系統的學習過程中來，促進自身進步。企業還需鼓勵員工養成終身學習的習慣，不斷關注外界的發展，掌握順應時代的知識，最終促進人事檔案管理的發展。

4.加大資金投入力度，加強人事檔案管理工作基礎設施的建設。資金是解決人事檔案管理的基礎設備設施落后的有效手段，所以，我們必須加大對人事檔案管理的資金投入力度，讓人事檔案管理工作擁有強大的資金背景支撐以得到順利開展。第一，可以利用資金建設人事檔案存放的專室，且保障空間要足夠大，布局需合理科學，結合人事檔案的特點來設計，并在專室內配置一些堅固的櫥柜，如不銹鋼柜子，還應當配備足夠數量的滅火器和保險柜，保證人事檔案的安全，同時，還需做好防潮、防腐蝕以及防盜工作，不能因為節約資金而省略這些步驟。

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