淺談不動產統一登記檔案管理的創新服務

郝廣持 煙臺市不動產登記中心

不動產是人類最重要財產，不動產檔案是最為重要的民生檔案之一，創新不動產檔案管理服務現代化、信息化、網絡化，是貫徹黨的十九大“以人民為中心”重要思想的根本方向，因此，如何發揮計算機網絡系統的作用，更好地為社會提供優質、高效、便捷的服務，是新形勢下不動產檔案管理服務的重要舉措。

一、創新不動產登記檔案服務模式

首先，檔案管理機構要通過建立局域網，開展網上利用服務。隨著檔案管理機構內部局域網的建立，科學有效地管理檔案應充分利用相關服務單位，如：城建部門、稅務機構、紀檢監察等網站制作檔案信息共享網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統與相關服務單位網站鏈接，實現檔案信息的網上檢索、服務共享，為用戶提供更快速、便捷的服務。國內許多單位都在積極利用互聯網開展網上服務，這已成為社會和單位提供檔案利用服務的重要形式之一。不動產登記作為一種專門檔案管理，檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快不動產登記檔案信息資源數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索;同時，建立“電子文件(檔案)數據管理中心”。與相關的共享服務單位的信息管理部門加強配合，建立“電子文件(檔案)數據管理中心”。電子文件(檔案)數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密性的電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。

其次，通過電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。不動產登記檔案與其他檔案的形成有很大區別，與其他傳統紙質檔案形成的最大差異是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，而不動產登記檔案是依據國務院《不動產登記條例》、國土資源部《不動產登記細則》相關規范，由產權人提供法定材料提出申請后，經過初審、審核、核定、登記簿等環節后形成，其具有嚴格的程序和規范的環節，因此，不動產登記的檔案部門要嚴格遵守國家法定模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，及時準確地將不動產登記材料收集歸檔，并在本部門的檔案服務器上歸檔完善。例如：利用不動產登記系統方便地將受理窗口所收集的資料通過錄入、拍照等有效形式在局域網上傳送至檔案館。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全部自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需人工在檔案庫房、登記窗口來回跑，極大地節省了人力和時間。

第三，開展網上在線服務。傳統的檔案利用方式，如：到檔案館藏機構利用檔案、閱讀復制檔案、出具查詢記錄等，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。不動產登記檔案管理機構可以在網頁上通過匯編相應的查詢要求、提供相應的信息庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館藏機構利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

二、擴展不動產登記服務領域

不動產是人們日常生活最為重要的財產，智能化、信息化服務是不動產登記查詢服務的方向。其服務涵蓋多領域、多行業，如：城市建設、公檢法、紀檢監察、組織人事、產權人等等，應該說，不動產登記檔案是利用最為廣泛的專門檔案，這已成為檔案管理者的共識。不動產檔案管理既要面對黨政機關、企事業單位，又要服務于一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，還要有針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著信息技術的快速發展，人們從事的科學和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。首先，處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者;檔案機構也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、編研中心和信息技術的用戶。不動產登記檔案管理服務的改革創新方向就是要走信息化道路。其在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要的工作實體。對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在為舊城改造提供信息方面：房屋檔案最早可追溯到民國，蓬勃發展期則是近幾年新近開發的房地產項目，其檔案的信息利用都具有無法替代的價值，幫助引進開發先進技術，能為社會發展、城市建設、維護產權人的合法權益提供快速優質的智能化信息化服務等。其次，加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，任何一個檔案管理部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須建立一個完整的社會信息系統，實行檔案服務一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。第三，實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。

三、健全不動產檔案管理機制

不動產登記管理機構是實現科學、有效管理的重要基礎。煙臺市不動產登記檔案管理已經實行了統一信息、統一系統，分散布局、機構一體的模式，即：通過招標采用國土資源部推薦的安圖不動產登記信息系統。該系統具有以下特點：一是實現“四統一”。即登記機構、登記依據、登記簿冊和信息平臺的“四統一”，形成權界清晰、分工合理、權責一致、運轉高效、法治保障的不動產登記體系，最終實現各類不動產從分散登記到統一登記的轉變；二是實現時空協同，以GIS地圖為核心，對其上所附著的建筑物、林地、草原等進行統一管理，建立五局之間橫向聯合以及各局之間內部縱向協同，實現了跨部門、跨單位的高效協同辦公；三是信息高效共享。實現了國土、住建、農業、林業、海洋等部門不動產登記信息的審批、交易等實時互通共享和數據高效利用，極大地提升了政府的辦事效率；三是提升了公眾服務水平。即：基于統一的平臺，完成登記依據和簿冊的統一，橫向聯通國家的三部門兩局，縱向聯通部、省、市、縣四級登記機構，實現各業務實時互通互查、提供面向公眾的不動產登記查詢服務系統。

首先，要建立健全各種競爭向上的創新機制。在用人制度、考核制度、獎懲機制方面，將工作創新納入其中，充分調動員工作積極性和創造性，以激勵競爭手段，把職工的專業知識、業務技能和管理素質充分調動起來，確保不動產登記人員具備高素質、強技能，適用任何工作崗位，才能保證不動產登記檔案信息化、數字化的順利進行。

其次，要提高檔案管理的服務意識。一要把服務方式由被動式向主動型轉變。隨著信息時代的突飛猛進，社會對不動產登記檔案信息的需求日益增強，檔案工作人員一定要提高服務意識，在服務方式、服務能力、服務手段等方面不斷完善自己、提高自己，積極主動地開展檔案信息利用的各種服務，只有這樣才能適應快速發展的社會需要。二要加強檔案利用的宣傳。增加社會公眾對不動產檔案管理利用的認識，使更多的公眾熟悉檔案的內容和價值。如：提供功能全效率高、檢索方便快捷的查詢檢索系統；加強不動產檔案信息研究，向檔案利用者提供有效地利用途經。三要盡快將服務手段由傳統型向現代化轉變。利用網絡技術提供遠程服務，實現與其他檔案聯網，共享信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。

第三，創新檔案管理技術。一是要對歷史檔案進行數字化加工整合和綜合系統開發工作。如：在不動產圖文信息數據庫中增設檔案查詢登記、詳細規定并公示檔案查詢要提供的資料、查詢流程等。內部調閱檔案，工作人員通過電子密碼打開查詢系統自動查詢；外部查詢通過建立自動查詢系統，轉入產權人身份證號碼和查詢內容實現查詢，并打印查詢結果。這樣既方便查詢人查詢，又減輕工作人員的壓力。二是建立檔案網絡管理制度。要完善檔案網絡化管理制度，修訂檔案崗位責任制及檔案管理規范等，如：閱覽制度、外借制度、復制制度等。要根據不同情況，對不同層次的利用人確定不同的查詢范圍，嚴格遵守國家對不動產登記檔案查詢的相關法律、法規，做到有法可依，依規服務，確保權利人合法權益，為社會提供優質高效便捷的服務。

[1]傅榮校著.檔案管理現代化[M].浙江大學出版社.

[2]楊公之主編.檔案信息化建設務實[M].中國檔案出版社.