醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理存在的問題及改進(jìn)對策

李玉龍 吉林省四平市中心人民醫(yī)院

醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理存在的問題及改進(jìn)對策

李玉龍 吉林省四平市中心人民醫(yī)院

醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理的工作量巨大，為檔案管理增加了很大的壓力。因此，應(yīng)在查找問題的基礎(chǔ)上，從高度重視醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理工作，完善醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理制度，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理隊伍等方面進(jìn)行改進(jìn)。

醫(yī)院醫(yī)療器械 檔案管理 改進(jìn)對策

隨著科技的高速發(fā)展，醫(yī)療器械更新?lián)Q代的頻率也日益加快，全球越來越多的智能化、高精密的醫(yī)療器械被普及，廣泛應(yīng)用于我國各級醫(yī)療機構(gòu)及各醫(yī)科院校科研活動與教學(xué)，同時成為人民群眾預(yù)防保健工作的有力保障?，F(xiàn)代醫(yī)院高精密醫(yī)療器械數(shù)量與日增多，增加了醫(yī)療器械管理的難度。而醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理作為醫(yī)療設(shè)備管理中非常重要的一個環(huán)節(jié)，能保證具有高新技術(shù)的醫(yī)療器械良好的、高質(zhì)量的運行，使其在醫(yī)療過程中充分發(fā)揮功能，保障患者的生命健康安全，還有助于醫(yī)院降低醫(yī)療器械購置中的資源浪費，是關(guān)乎一個醫(yī)院發(fā)展和運作的根本大事。

一、醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理的狀況

所謂的醫(yī)療器械，是指在診斷、治療和輔助人體疾病愈合過程中個人使用或起輔助作用的各類設(shè)備、儀器、用品、其他物品等，它同時包含在其使用過程中所必須用到的各類軟件。從大型的核磁共振系統(tǒng)，到醫(yī)用棉簽、醫(yī)用紗布等等都屬于醫(yī)療器械的范疇。醫(yī)療器械大體分為醫(yī)療用品與醫(yī)用材料、假肢矯形器械、醫(yī)療儀器設(shè)備、診斷用品、手術(shù)器械五類。

我們以某醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理的狀況作大致分析。該醫(yī)院始建于1938年，是一所集醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健為一體的現(xiàn)代化三級甲等醫(yī)院。該醫(yī)院現(xiàn)有編制床位500余張，配有MRI、螺旋CT、大型DR、乳腺鉬靶機、彩色超聲診斷儀、大型全自動生化分析儀；各類腔鏡、血液透析機、高壓氧設(shè)備、中醫(yī)經(jīng)絡(luò)檢測儀等，為臨床診斷及科研提供全方位保障。截止2017年6月，該醫(yī)院所有醫(yī)療固定設(shè)備資產(chǎn)總值合計約為10.3億，該院保存了3928份立卷歸檔的合同資料。醫(yī)用耗材正常需要使用的品種為3312種之多，醫(yī)療器械產(chǎn)品資料多達(dá)上萬種需要收集歸檔，涉及到的供應(yīng)商資料收集也達(dá)到了400余家。隨著醫(yī)療行業(yè)的改革不斷深入和醫(yī)院的發(fā)展每年的耗材還在不斷增加，2017年上半年耗材的采購量資金為2.8億元。要使得這些醫(yī)療設(shè)備器械都建立身份檔案并做到每一份資料做到有跡可尋，醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理的工作量巨大，為檔案管理增加了很大的壓力。

二、醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足

醫(yī)院主要業(yè)務(wù)是對患者進(jìn)行治療，所以對臨床科室各種醫(yī)療器械使用和管理業(yè)務(wù)抓得比較緊，而對于對檔案工作的認(rèn)識遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，加之檔案部門的宣傳力度也不夠，形成重業(yè)務(wù)輕檔案的思想。在醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理實踐中，比如，醫(yī)療設(shè)備的示意圖、服務(wù)手冊或維修指南、使用指南、操作手冊、圖紙和目錄索引等，常常由開箱人員任意將資料文件鎖入部門辦公柜中，因為醫(yī)院檔案部門或檔案人員不能參加開箱驗收，經(jīng)常有文件或數(shù)據(jù)信息丟失的現(xiàn)象發(fā)生。一旦設(shè)備出現(xiàn)了故障需要維修的時候，第一手資料和原始的記錄依據(jù)缺乏，為醫(yī)院的正常醫(yī)療工作留下了嚴(yán)重的安全隱患。

（二）檔案管理制度亟待完善

醫(yī)院醫(yī)療器械現(xiàn)行的檔案管理缺乏一個較為完善的制度體制模式，已無法較好地適應(yīng)深化醫(yī)療改革背景下的現(xiàn)實客觀需要。例如，醫(yī)療器械檔案管理應(yīng)該由哪一個部門負(fù)責(zé)收集整理，哪一個部門負(fù)責(zé)保管利用，醫(yī)療器械登記檔案管理辦法、工作規(guī)劃、工作制度由誰來制定或監(jiān)督執(zhí)行等等都不很明確。對納入醫(yī)療器械檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。再加之有些醫(yī)院醫(yī)療器械的檔案管理工作僅僅是為應(yīng)付管理而進(jìn)行管理，從業(yè)人員并不固定，專用經(jīng)費經(jīng)常得不到保障，檔案工作發(fā)展完全看醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策層的重視程度，工作的自主權(quán)和獨立性幾乎沒有。由于檔案管理制度不健全而導(dǎo)致檔案收集效率不高。

（三）檔案人員業(yè)務(wù)水平不高

檔案工作的中心任務(wù)是服務(wù)，這一理論已經(jīng)被普遍接受，但是在實際工作中體現(xiàn)的并不明顯。主要表現(xiàn)在從事拍案工作的檔案員在工作中得不到應(yīng)有的重視，無論是在人員數(shù)量還是整體素質(zhì)上都不達(dá)標(biāo)，從而造成了醫(yī)院檔案工作落后的局面?，F(xiàn)有的檔案管理隊伍人員，普遍年齡在中年以上，知識結(jié)構(gòu)與工作需求不匹配，這對新時代醫(yī)院檔案從信息資源的收集到利用各個方面都造成不小的影響。檔案管理工作經(jīng)驗需要長期積累，始終保持更新的狀態(tài)，這就對檔案管理隊伍提出要求，即需要一個穩(wěn)定的、專業(yè)性強的、高素質(zhì)職業(yè)檔案管理團隊。目前，有些醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)欠佳、從業(yè)經(jīng)驗不足、觀念滯后，尤其是對新興的檔案工作信息化手段與技術(shù)的運用基本出在認(rèn)識和起步階段，分析信息的能力還不夠強。

三、醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理的改進(jìn)策略

（一）高度重視醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理工作

要轉(zhuǎn)變觀念重新定位，要充分認(rèn)識到檔案也是開展業(yè)務(wù)工作，明細(xì)醫(yī)療設(shè)備的憑證，是提升內(nèi)部管控水平和人才隊伍建設(shè)層次的主要內(nèi)容之一。醫(yī)療設(shè)備檔案規(guī)范化管理能夠為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策、固定資產(chǎn)管理、器械的采購監(jiān)督、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)以及臨床應(yīng)用風(fēng)險評估和追溯管理提供詳細(xì)可靠的數(shù)據(jù)。首先，要重視基礎(chǔ)性的服務(wù)工作，在檔案咨詢、借閱查閱、副本發(fā)布、目錄印制、證據(jù)提供等服務(wù)項目中，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，廣泛建立使用者與檔案員的和諧關(guān)系，為日后的積累、收集、歸檔等各環(huán)節(jié)工作奠定好群眾根基。其次，從領(lǐng)導(dǎo)到管理人員再到廣大醫(yī)護(hù)人員，都要有分析研究的緊迫感、責(zé)任心和精準(zhǔn)洞察的能力。要增強開發(fā)利用意識，使檔案的開發(fā)和利用更廣泛和深入進(jìn)展，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療器械的檔案資源發(fā)揮更大的價值。

（二）完善醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理制度

醫(yī)院醫(yī)療器械要以醫(yī)療體制改革為契機，適時調(diào)整檔案部門的管理職責(zé)和任務(wù)，根據(jù)醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)職能、工作特點設(shè)計總體目標(biāo)、規(guī)劃階段工作，從整體上繼續(xù)加強檔案規(guī)范化、制度化建設(shè)，并將其延伸拓展到醫(yī)院醫(yī)療器械管理的各個環(huán)節(jié)。比如，購置資料檔案、商務(wù)資料檔案、醫(yī)療設(shè)備隨機資料檔案以及使用維護(hù)資料檔案等，與各項業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，制定出一整套系統(tǒng)科學(xué)、易于操作和考核的檔案管理工作規(guī)范。

結(jié)合醫(yī)院醫(yī)療器械檔案管理工作的實際情況，需著重加快以下幾項制度建設(shè)的步伐。一是歸檔和存檔制度。醫(yī)院醫(yī)療器械應(yīng)明確定義文檔案文件的歸檔時間、范圍和程序。醫(yī)院各部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，在規(guī)定時間內(nèi)將相關(guān)資料轉(zhuǎn)移到檔案。二是保管和保密制度。三是利用制度。檔案利用制度應(yīng)當(dāng)規(guī)定檔案借閱的權(quán)限、手續(xù)、時限和檔案實體的安全保護(hù)。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理隊伍

醫(yī)院應(yīng)加強醫(yī)療器械檔案管理人員的再教育，建立常態(tài)化的人才培養(yǎng)機制。要針對目前的人才梯隊情況，給予足夠的經(jīng)費支持，擬定科學(xué)的人才培養(yǎng)方案。加強宣傳，營造良好的學(xué)習(xí)氛圍，每季度或者半年開展一次檔案培訓(xùn)，可以通過內(nèi)部課程講授或外部交流學(xué)習(xí)等方式，不斷拓展檔案工作的視野和知識結(jié)構(gòu)，促進(jìn)檔案工作者能主動適應(yīng)角色轉(zhuǎn)換，以職業(yè)化的水準(zhǔn)促進(jìn)醫(yī)院檔案工作的水平再上新的臺階。

要以醫(yī)院檔案實際工作為基礎(chǔ)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如：職業(yè)培訓(xùn)，新職位主要是學(xué)習(xí)基本的培訓(xùn)文件；對有潛力的員工進(jìn)行創(chuàng)新性教育培訓(xùn)，或可與檔案專業(yè)的高等院校聯(lián)系，爭取到檔案管理員在職進(jìn)修的機會，提高管理水平和技能，同時還要對檔案人員自學(xué)的好現(xiàn)象予以大力鼓勵，促進(jìn)檔案人員在職學(xué)習(xí)，鼓勵他們以新想法去擁抱新技術(shù)，并使用它為檔案收集利用服務(wù)工作。

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