人事檔案管理信息化建設(shè)研究

凌敏

[摘要]信息時代，做好人事檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)時代特征、符合社會需要的重要舉措。本文基于人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性，探討了實踐工作中存在的問題，并制定了科學(xué)策略。對推動企業(yè)人事檔案管理向著信息化、科學(xué)化、數(shù)字化方向發(fā)展，充分發(fā)揮人事檔案核心功能價值，有重要的實踐意義。

[關(guān)鍵詞]人事檔案管理；信息化建設(shè)；重要性；問題；對策

0引言

人事檔案管理工作是企業(yè)單位人力資源管理中的一項重要環(huán)節(jié)，在全球信息化的背景之下，以往傳統(tǒng)人事檔案管理工作模式早已不能符合現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，人事檔案管理內(nèi)涵以及工作業(yè)務(wù)的發(fā)展重心實現(xiàn)了更大的延伸，也就是企業(yè)應(yīng)明確怎樣做好人事檔案管理的信息化建設(shè)，進而真正推動該項工作的現(xiàn)代化發(fā)展。然而目前，縱觀企事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)工作不難看出，其仍舊包含較多問題，對企業(yè)單位人事檔案工作的持續(xù)全面發(fā)展形成了一定的阻礙影響。為此，我們應(yīng)制定科學(xué)有效的對策，積極開展人事檔案信息化建設(shè)，方能達到事半功倍的工作效果。

1人事檔案管理信息化建設(shè)的重要性

人事檔案管理信息化建設(shè)主要是采用現(xiàn)代化計算機信息技術(shù)完成人事檔案資源的整理、處置，并提供相應(yīng)的應(yīng)用服務(wù)，該過程體現(xiàn)出了檔案信息資源管理的網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化特征，可進一步加快人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程，由此可見該項工作將對企業(yè)單位人事工作、生產(chǎn)管理形成極為重要的影響。首先，人事檔案管理信息化，由電子檔案的形成、收集、檢驗、歸檔、入庫直至應(yīng)用等流程均需要借助自動化系統(tǒng)實現(xiàn)，可令管理員工避免從早到晚一直忙于瑣碎事務(wù)，這樣一來人事檔案管理效率將明顯增長。其次，人事檔案管理信息化完成了人事檔案管理的無紙化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，使復(fù)雜的模塊實現(xiàn)了全面集成，例如薪酬管理、工作業(yè)績評估、檔案信息管理等，利用人事檔案信息集成數(shù)據(jù)庫可更快地查詢到所需要的各項人員信息。省略了檔案工作人員處理原始資料的較多時間，對保護人事檔案原版紙質(zhì)資料的完整性極為有利，同時可更好地實現(xiàn)信息資源的全面共享。另外，加強人事檔案管理信息化建設(shè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策人員可更快地了解到不同級別干部人員道德、才干、業(yè)績、廉政等層面的相關(guān)信息，進而為培養(yǎng)人才、崗位晉升、人員聘用提供科學(xué)的參考資料。

2人事檔案管理信息化建設(shè)包含的問題

縱觀當前企業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)工作不難看出，其呈現(xiàn)出一定的代表性問題。首要問題在于沒有形成科學(xué)的認識，因此對人事檔案管理信息化建設(shè)工作不夠重視。一些人錯誤地認為，該項工作僅僅是輔助性環(huán)節(jié)，無需列入重點計劃進行管理，沒有擺正人事檔案管理的應(yīng)有地位。在這種錯誤認識的前提下，企業(yè)單位無法投入充足的人力與財力資源，對人事檔案管理信息化建設(shè)的有效開展形成了一定的阻礙影響。

當前，一些企業(yè)單位進行檔案管理通常應(yīng)用傳統(tǒng)模式，由于較多重復(fù)性工作耗費了員工精力，導(dǎo)致工作效率低下。同時，當前企業(yè)單位人事檔案資源的提供、應(yīng)用仍舊多為實體檔案，大量的多次翻閱會導(dǎo)致檔案損壞以及不完整的問題，檔案管理保存工作無法全面落實。在建設(shè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)過程中，一些企業(yè)單位并沒有形成一致的標準與規(guī)劃，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)欠缺應(yīng)有的完整性以及系統(tǒng)性，信息采集不完整，一些信息不確定，無法第一時間更新，使得人事信息呈現(xiàn)出混亂的現(xiàn)象。同時，部分企業(yè)僅能在員工基礎(chǔ)信息、編輯檔案目錄、傳遞檔案資源等環(huán)節(jié)應(yīng)用計算機管理，信息化水平有限，較難完成資源共享。

以往，人事檔案資源管理通常通過手工方式進行裝訂，無需員工有較高的技能與素質(zhì)，然而伴隨人事檔案管理的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，企業(yè)更加需要素質(zhì)水平較高的復(fù)合型人才方能有效開展人事檔案管理。

3人事檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1更新觀念、完善制度、擴充投入

人事檔案管理信息化建設(shè)的有效執(zhí)行應(yīng)由觀念認識這一源頭人手，完善管理制度，擴充投入，創(chuàng)建穩(wěn)定的工作隊伍。觀念意識層面，企業(yè)單位各階層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視信息化建設(shè)，做好領(lǐng)導(dǎo)組織工作，提升扶持力度，通過多元途徑籌措經(jīng)費，確保信息化建設(shè)以及系統(tǒng)應(yīng)用需要的各項費用。同時，應(yīng)做好軟硬件設(shè)施建設(shè)管理，積極開展人事檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用開發(fā)研究。制度建設(shè)層面，應(yīng)創(chuàng)建完善的應(yīng)用系統(tǒng)，提升安全保密水平，制定自檢監(jiān)督管理制度，為人事檔案信息化管理建設(shè)夯實基礎(chǔ)。再者，應(yīng)加強員工隊伍建設(shè)，創(chuàng)建完善的人才培訓(xùn)管理制度，打造出一大批掌握豐富人事檔案管理知識與高水平技能、同時能夠熟練應(yīng)用計算機技術(shù)、精通信息化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)操作的綜合人才。

3.2強化人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

企業(yè)單位在建設(shè)人事檔案管理信息化系統(tǒng)前期，應(yīng)針對單位現(xiàn)實狀況，面向企業(yè)全員人事檔案信息做細致、嚴格的甄別篩選，確保數(shù)據(jù)信息錄入精準完善。基于數(shù)字檔案信息的錄入以及電子信息的形成，創(chuàng)建完善全面的個人信息資料庫、干部履歷庫、工資水平庫、專業(yè)員工科研項目庫、個人表現(xiàn)庫、人才照片庫、任免信息庫等。另外，應(yīng)定期豐富、充實、更新檔案資料，提升人事檔案時效性、精準性與可靠性，同時需要做好信息庫資源的合理分類，在設(shè)定權(quán)限的基礎(chǔ)上進行檢索，確保檔案資源的有序、順暢運行。

3.3做好人事檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

信息時代，企業(yè)單位應(yīng)基于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器為信息平臺，重視網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)優(yōu)化，加強人事檔案信息化管理工具軟件的配置，進而為用戶提供可靠、優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)服務(wù)，擴充人事檔案管理信息化建設(shè)的覆蓋范疇。另外，應(yīng)以各個職能單位工作權(quán)限為基準劃定系統(tǒng)模塊，添加企業(yè)有關(guān)組成機構(gòu)的信息資源，真正完成員工、薪酬、勞動合同、保險資料、工作報表等資源的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，創(chuàng)建形成整體、多元化、層次結(jié)構(gòu)分明、現(xiàn)代智能化、保密安全的人事檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)體系，為企業(yè)單位制定人事管理決策提供重要的參考信息。

3.4完善人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全防護

為完善人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全防護，首先應(yīng)加強網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控測試，配備入侵檢測模塊至共享化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之中，快速分析統(tǒng)計出入網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息。倘若察覺系統(tǒng)存在安全隱患，應(yīng)快速做出應(yīng)對處理。另外，應(yīng)采用科學(xué)合理的安全防護管理對策，針對各類信息資源的保密等級應(yīng)做出清晰的界定，明確用戶查詢應(yīng)用權(quán)限。可利用設(shè)置密碼、確認身份等手段預(yù)防人事檔案資源遭受破壞或出現(xiàn)重要信息泄露的問題，定期做好數(shù)據(jù)庫信息資源的備份管理。再者，應(yīng)合理地配設(shè)訪問控制應(yīng)用體系，應(yīng)用防火墻技術(shù)系統(tǒng)做好訪問管理。利用上述對策，可有效做好企業(yè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的維護與管理，提升其應(yīng)用價值。

4結(jié)語

總之，為全面提升人事檔案管理信息化建設(shè)水平，我們應(yīng)真正明確該項工作的現(xiàn)實重要性，總結(jié)實踐過程中的問題與不足，制定科學(xué)對策，更新觀念、完善制度、擴充投入，強化人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、做好人事檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)、完善人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全防護，方能達到事半功倍的效果，推動企業(yè)人事檔案管理實現(xiàn)健康、全面的發(fā)展。