如何提高檔案資源利用率

楊梅

【摘要】檔案管理人員要通過多種渠道、多種手段來深入挖掘檔案的價值，提供服務。與此同時還應積極更新觀念，深化檔案管理，對檔案資源采取全面、綜合性利用，借助統計、分析、整理等方式，為各項工作提供可靠的數據支撐。

【關鍵詞】提高；檔案資源；利用率

檔案管理的目的，是為了提高檔案的利用價值和利用效率。檔案管理人員要通過多種渠道、多種手段來深入挖掘檔案的價值，提供服務。與此同時，還應積極更新觀念，深化對檔案管理，對檔案資源采取全面、綜合性利用，借助統計、分析、整理等方式，為各項工作提供可靠的數據支撐。

一、檔案資源的特征

在經濟建設和社會發展的過程中，檔案能夠為現實工作、歷史知識以及經驗教訓等提供依據，指導著人類進行經濟建設，發展精神文化，同時推動社會的進步與發展。可以說，檔案，其來源于社會，又反饋于社會。

1發展的意義。檔案的真實性不會隨著人類意志而改變，其能夠讓我們吸收到檔案資源中的經驗和教訓，讓利用者杜絕類似錯誤的發生，進而推動經濟和文化的建設。所以說，檔案資源是對人類智慧的總結，其蘊含著非常寶貴的經驗和知識，尤其是檔案中記錄的技術資料，在經濟文化發展中的作用更加重要。都是基于檔案資源的借鑒與開發，而一步步趨于完善。

2歷史的內涵。由于檔案具有資源收集、資源整理以及資源保管的特點，決定了其在反映歷史真實性、直觀性和價值性方面都較其他資源優越。可以說，檔案是人類認識客觀世界，認識歷史的重要教材。而人類發展史是一部不能割裂的長篇歷史，檔案的存在，便是這長篇歷史的真實寫照。當前，檔案提供的歷史資料不但為人類歷史的各個階段提供了依據，也為一些重大舉措的制定提供了非常重要的依據。在經濟建設的過程中，充分開發利用檔案資源，能夠為一些重要制度、政策的制定提供歷史性的參考。在精神文化的建設過程中，充分開發利用檔案資源，能夠發現精神文化建設存在的問題，為文化建設提供意見指導，從而不斷地推動精神文化的發展。

二、提高檔案資源利用效率的有效途徑

檔案資源的價值在于其使用價值，而決定其使用價值的則是其資源量，豐富信息資源是吸引更多檔案利用者的有效途徑。為此，要想促進檔案利用率的提升，就不能僅滿足于內部現有的信息資源，還應積極且充分利用各種手段對各種新穎、有價值的信息資源進行收集，促使檔案信息資源結構的最優化，最大限度豐富企業檔案信息庫，對此，下文將就如何深入挖掘檔案資源，提高檔案利用效率這一目的展開論述。

1拓展多元化的檔案服務方式。很長時間以來，檔案服務的對象主要是國家政府。然而隨著政府職能的轉變，政府信息公開已經成趨勢。而為了適應這一趨勢，檔案管理相關部門及其人員應積極改變“被動服務”方式，轉變為主動服務，同時豐富服務形式，在注重信息的準確性和時效性的基礎上，積極地為利用者提供技術、市場以及政策等方面的信息，進而滿足人們對于檔案資源的需求。

2積極拉動檔案服務工作創新。不論是經濟還是文化的發展，都離不開創新思維的存在。因此，在挖掘檔案管理資源，促進檔案利用率提升的過程中，應當時刻堅持改革創新精神，做到與時俱進，以積極向上的心態不斷探索檔案工作的新方法、新思路。提供優質服務的關鍵便是創新服務的機制，具體來說，在檔案資源利用、監督的過程中，要做到“三個轉變”：如前文所述的將檔案工作方式由被動的“看門守攤”變為主動宣傳或直接服務。其次，是將檔案工作重心由以業務指導為主轉變為以執法檢查為主。再者，是將檔案管理模式由傳統的保管方式轉向重視信息化建設的現代化的模式。除上述外，檔案工作還應當做到和不同時期經濟和文化建設中心的緊密結合，進而達到通過學習新知識，研究新課題來進一步檔案創新工作的思路和方法，不斷拓展服務的領域，實現檔案服務工作的創新發展。

3結合實際需求展開檔案調研。檔案資源開發利用的最終目的是將檔案轉換成促進社會發展的精神和物質財富。所以，要想實現這一最終目標，檔案部門必須盡可能的充分利用檔案資源。例如，安排檔案管理人員積極主動展開檔案資源的調查研究，掌握利用者的需求，并在充分調研的基礎上調整檔案開發策略，從而促使檔案信息資源得到更進一步的開發。然而，需要注意的是，在進行調查研究的時候，檔案管理人員應當具備一定應變能力，加強對檔案資源的動態分析，以全面把握檔案利用動向。

4建立健全檔案信息反饋系統。反饋機制的設立能夠在對檔案資源進行管理控制的時候，不再局限于單向信息傳遞，而是形成雙向信息交流。換言之，能否有效地對檔案資源的管理系統進行控制，最為關鍵的便是能否建立一套準確、靈敏的反饋機制。具體來說，建立信息反饋系統，完善檔案信息反饋機制應當從以下幾個方面著手：第一步，確定專門的人員負責收集和整理反饋信息。對于工作量非常大的單位來說，可以制定專門的檔案資源利用反饋制度，從而及時了解經濟和文化發展的動態。第二步，各檔案部門及其工作人員應當及時了解本單位的長遠規劃和現階段的工作任務，及時反映檔案利用的情況，并以此為基準來結合實際，建立檔案利用效果登記制度。實踐證明，通過這類“效果登記制”，能夠較為真實和全面的反饋當前檔案管理現狀。

檔案管理工作的順利開展除了上述基礎硬件設施的支撐外，還需要對其予以多方面的支持，實行統一管管理的綜合檔案室。同時，要注意管理環節必須明確分工、合理劃分，事先即制定詳細的任務部署方案，以督促管理人員能夠順利完成檔案管理工作，進一步促進檔案管理“品質”切實提升。