檔案管理科學(xué)化提升的路徑選擇

梁東陽

摘要：檔案管理是檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，能否對(duì)啊檔案實(shí)行有效的管理，在很大程度上影響著檔案是否安全，并決定著檔案使用是否具有有效性。檔案的有效管理能充分發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值以及經(jīng)濟(jì)價(jià)值。檔案的館里是否科學(xué)合理，放法是否得當(dāng)也直接影響著管理工作的質(zhì)量和效率。因此，檔案的管理工作是一項(xiàng)極其艱巨而又重要的任務(wù)。文章將從檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，找到檔案管理的科學(xué)化的有效路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；路徑選擇

檔案管理是單位進(jìn)行有效管理的重要內(nèi)容，但是由于對(duì)檔案重要性缺乏良好的認(rèn)識(shí)，檔案管理工作一直被忽視。而落后的檔案管理方式更為有效的檔案管理帶來了重重阻礙，因此，目前看來，我國的檔案管理工作亟待加強(qiáng)，管理水平急需提升。

1 檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 缺乏重視

當(dāng)前看來，許多單位對(duì)檔案都缺乏足夠的重視，僅僅將其作為異性可有可無的工作，在對(duì)管理人員的安排上也是隨意指派，并沒有對(duì)相關(guān)人員作出較高的要求，甚至在一些單位，管理檔案的人員只是一項(xiàng)兼職工作，有的單位甚至崗位是空缺的。這就從根本上上導(dǎo)致了管理水平低下，管理人員的素質(zhì)低，管理能力也是較低的水平，難以滿足對(duì)管理的高要求。不僅如此，當(dāng)前專業(yè)的檔案管理人員稀缺，加強(qiáng)專業(yè)管理人員的培養(yǎng)成為當(dāng)務(wù)之急。

1.2 手段落后

目前，雖然部分單位采用了信息化的管理手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，很多單位還是沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，尤其是一些基層單位，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用率較低。檔案的管理不僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)，更重要的是對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)和利用，但是，相對(duì)滯后的管理方式使得檔案借閱受到很大限制，不利于對(duì)檔案資源的開發(fā)和利用。檔案管理的技術(shù)手段理應(yīng)得到提升。

1.3 缺乏完善的管理體制

雖然在檔案管理中，先進(jìn)的信息管理方式有所應(yīng)用，但是，單位并未建立起現(xiàn)代化的管理體制。缺乏一個(gè)先進(jìn)的管理制度，工作人員還是沿用傳統(tǒng)的思維模式，對(duì)檔案管理進(jìn)一步發(fā)展造成了阻力，檔案朝著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展缺乏了相應(yīng)的制度保障，也會(huì)受到重重阻礙。

1.4 缺乏統(tǒng)一性

在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理檔案時(shí)，沒有采用統(tǒng)一的管理軟件，致使各部門的檔案管理方式不一樣，不能形成信息共享，降低了使用的效率，即使對(duì)檔案信息進(jìn)行了編輯，也難以獲取及時(shí)的更新，有的地區(qū)的檔案管理系統(tǒng)未能進(jìn)行及時(shí)的升級(jí)更新，導(dǎo)致管理的效率大大降低，這些都對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化提出了挑戰(zhàn)。

2 檔案管理科學(xué)化的措施

目前看來，檔案管理水平不容樂觀，許多的相知心因素都成為檔案管理水平進(jìn)一步提升的阻礙，在當(dāng)前信息化時(shí)代，檔案對(duì)社會(huì)的影響越來越大，因此，檔案的管理工作必須引起高度的重視，并采取相關(guān)的改善措施。

2.1 提高認(rèn)識(shí)，注重檔案管理

單位的的管理層應(yīng)該將檔案的管理提上日程，轉(zhuǎn)變工作人員對(duì)檔案管理的消極認(rèn)識(shí)，注重對(duì)相關(guān)管理人才的培養(yǎng)和選拔。將培養(yǎng)出現(xiàn)代化的檔案管理員作為檔案建設(shè)的重要內(nèi)容，為培養(yǎng)檔案管理人才創(chuàng)造有利的條件，提供充足的資源，加大人才培養(yǎng)投入力度，吸收更為專業(yè)的檔案管理人員加入到單位，而不是隨意的指派人員將管理工作兼任。在對(duì)外選拔管理人員時(shí)，要嚴(yán)格進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的考核，保證其具備專業(yè)的管理技能。

2.2 采用先進(jìn)技術(shù)

借用當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展的契機(jī)，充分采用先進(jìn)的科技，實(shí)現(xiàn)檔案的全面信息化管理，建立起電子檔案系統(tǒng)，從而促使檔案管理的自動(dòng)化，檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)更快捷地傳輸。同時(shí)統(tǒng)一檔案管理使用的軟件程序，使得檔案管理工作進(jìn)行的更順暢。各級(jí)別的單位對(duì)管理軟件相對(duì)落后的單位進(jìn)行督促，確保軟件版本的一致性，更方便地協(xié)調(diào)檔案，加以利用。尤其是在管理人員進(jìn)行調(diào)動(dòng)時(shí)，可以更迅速地掌握軟件的應(yīng)用情況，為檔案管理工作的順利進(jìn)行創(chuàng)造便利的條件。

2.3 完善管理體制

制度是管理的保障，只有建立健全完善的制度，才能保證檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。建立起完善的檔案制度，首先要確保制度與管理技術(shù)的發(fā)展具有一致性，保證制度是為檔案管理服務(wù)的。因此，檔案管理的制度必須具有可行性，切實(shí)地段落到實(shí)處，保證現(xiàn)代化管理手段得有有效實(shí)施。此外，為檔案管理制定的制度，必須針對(duì)當(dāng)前現(xiàn)代化管理手段將會(huì)出現(xiàn)的問題創(chuàng)造制度上的便利條件。

2.4 促進(jìn)協(xié)調(diào)發(fā)展

檔案管理不僅包括各地市的檔案管理工作，各級(jí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作更要加強(qiáng)，在傳統(tǒng)的管理方式中，因?yàn)槎喾N因素的影響，基層的檔案管理更是困難重重。相關(guān)部門也必須高度重視起檔案的管理，并根據(jù)本地區(qū)的特點(diǎn)，采用具體的措施，加強(qiáng)檔案的建設(shè)。上級(jí)部門應(yīng)該為基層選派專門的技術(shù)人才，做好檔案的管理工作，不但提升基層部門的重視度，還能促進(jìn)檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展。

3 結(jié)束語

總而言之，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，能有效提升檔案建設(shè)的工作效率，促進(jìn)檔案管理的高質(zhì)量完成，既能滿足社會(huì)發(fā)展的要求，也能為工作人員提供便利。通過這種有效的管理，相關(guān)人員可以更方便對(duì)檔案進(jìn)行研究，提取有用的信息。只有真正實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)的現(xiàn)代化水平，才能將檔案的價(jià)值最大程度的發(fā)揮出來。endprint