科學(xué)解決手工帳不平

潘興華 貴州省內(nèi)貿(mào)學(xué)校

科學(xué)解決手工帳不平

潘興華 貴州省內(nèi)貿(mào)學(xué)校

中西部大多數(shù)微小企業(yè)采用的是手工記帳，但在職業(yè)學(xué)校的會(huì)計(jì)課堂上對(duì)于手工記帳不平時(shí)，很少坐下來(lái)研究其方法。總是認(rèn)為有“電算化”處理，當(dāng)輸入憑證時(shí)如果借貸不平則不能存盤，如果借貸平了，那最后自動(dòng)生成的試算平衡表及會(huì)計(jì)報(bào)表也就一定會(huì)平，所以覺(jué)得不重要，于是就給學(xué)生說(shuō)對(duì)于不平的要認(rèn)真，要一筆筆核對(duì)，可是，凡是做帳的本來(lái)就是很認(rèn)真的，沒(méi)聽說(shuō)哪一個(gè)是瞌睡連天時(shí)做帳。

計(jì)算機(jī) 甩帳 電算化 手工帳 T字帳 求和檢驗(yàn)公式 試算平衡表

一、手工帳存在的必要性

計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)的很多手工活，對(duì)于財(cái)務(wù)上的帳務(wù)處理也不例外。由于計(jì)算機(jī)做帳取代手工記帳，我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化工作，經(jīng)過(guò)10多年的發(fā)展，已經(jīng)取得了很好的成績(jī)。許多單位在具備條件后，逐步甩掉了手工帳，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)替代手工記帳，但在實(shí)際工作中還存在一些問(wèn)題。目前，甩帳的審查和審批分為兩大塊，除國(guó)家中央業(yè)務(wù)主管部門外，均按屬地原則由財(cái)政部門管理（軍隊(duì)等特殊部門除外）。要審查一家單位的“甩帳”工作，需要興師動(dòng)眾，費(fèi)用高昂，而且時(shí)間往往延長(zhǎng)，加重了基層單位會(huì)計(jì)電算化雙軌制帶來(lái)的負(fù)擔(dān)，有的單位雙軌并行了1年以上還未能得到審查，“甩帳”的收費(fèi)也是五花八門，多有幾千、幾萬(wàn)，少有幾百，各地收費(fèi)較為混亂。有的企業(yè)甚至因?yàn)椴豢爸刎?fù)而重新恢復(fù)為手工，有的企業(yè)（特別是我國(guó)中、西部）本來(lái)就是微小企業(yè)，用不著裝會(huì)計(jì)軟件，則直接就否定了計(jì)算機(jī)而選擇手工記帳。（計(jì)算機(jī)替代手工記賬俗稱甩賬，即系統(tǒng)的正式運(yùn)行，是指從手工會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理方式正式轉(zhuǎn)為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理方式。替代手工記賬之后，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)將正式取代手工完成對(duì)輸入的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并根據(jù)需要輸出各種會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，即正式采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬、算賬和報(bào)賬。單位“甩賬”審批規(guī)定，計(jì)算機(jī)與手工記賬并行3個(gè)月以上，且計(jì)算機(jī)與手工核算數(shù)據(jù)一致。）由于受計(jì)算機(jī)的影響，在會(huì)計(jì)的學(xué)習(xí)過(guò)程中忽略了一些基本技術(shù)的深入研究，比如當(dāng)手工做帳不平時(shí)怎么辦。中西部大多數(shù)微小企業(yè)采用的是手工記帳，但在職業(yè)學(xué)校的會(huì)計(jì)課堂上對(duì)于手工記帳中出現(xiàn)編制的會(huì)計(jì)報(bào)表不平時(shí)，很少坐下來(lái)研究其方法。因?yàn)榭偸钦J(rèn)為有“電算化”處理，當(dāng)輸入憑證時(shí)如果借貸不平則不能存盤，如果借貸平了，那最后自動(dòng)生成的試算平衡表及會(huì)計(jì)報(bào)表也就一定會(huì)平，所以覺(jué)得不重要，于是就給學(xué)生說(shuō)對(duì)于不平時(shí)要認(rèn)真，要一筆筆核對(duì)，不行再來(lái)一遍，一直到查出原因，找平為止。可是，凡是做帳的本來(lái)就是很認(rèn)真的，沒(méi)聽說(shuō)哪一個(gè)是瞌睡連天的時(shí)候做帳。如果還不平了那就更加小心了，如果再查一遍不平那心里簡(jiǎn)直要發(fā)毛，兩遍再找不出原因，那心里會(huì)萬(wàn)分痛苦。

二、找平手工帳的傳統(tǒng)做法

手工帳找平的傳統(tǒng)做法是設(shè)置“T”字帳，然后一筆筆從憑證登記入帳，然后把每個(gè)帳戶的借、貸方分別加總。

例：某超市2011年十月份“T”字帳借貸方合計(jì)如下。

庫(kù)存現(xiàn)金（5977.7/58840.3）；銀行存款（81972.7/33900）；主營(yíng)業(yè)務(wù)收入（115682.7/7168.1）；庫(kù)存商品（9456.1/92345.75）；應(yīng)收帳款（1190.4/115.6）；應(yīng)付帳款（33154/9456.1）；主營(yíng)業(yè)務(wù)成本（92309.35/92309.35）；財(cái)務(wù)費(fèi)用（0/6.7）；應(yīng)付職工薪酬（11206/9781）；管理費(fèi)用（10017.4/236.4）；營(yíng)業(yè)外收入（27.9/27.9）；本年利潤(rùn)（92552.45/115710.6）。

然后將每個(gè)帳戶的借、貸方分別加總得到借方合計(jì)：453，546.7元，貸方合計(jì)：419，897.8元，相差33，648.9元。當(dāng)出現(xiàn)這樣的情況時(shí)，任何一下會(huì)計(jì)員都會(huì)心時(shí)難受，因?yàn)閹](méi)平，怎么辦？然后又一筆筆的從憑證到“T”字帳再過(guò)一遍，再加總，里面只要任何一個(gè)地方疏忽，整個(gè)工作又等于白費(fèi)，當(dāng)然可能會(huì)有人提問(wèn)，那為什么會(huì)疏忽呢，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真呀！其實(shí)，這第二遍，我相信任何一個(gè)財(cái)會(huì)人員都會(huì)小心又小心，但人的精力畢竟是有限的，這里的疏忽不是說(shuō)不認(rèn)真，而是精力有限造成的，業(yè)務(wù)量小的單位還好一點(diǎn)，如果單位業(yè)務(wù)量每個(gè)月有4至5本憑證那就相當(dāng)?shù)睦щy了（當(dāng)然，上10本憑證以上的業(yè)務(wù)量更大，更困難，但那樣的企業(yè)應(yīng)當(dāng)說(shuō)是肯定會(huì)用電算化處理的，如果不用電算化處理，那這個(gè)方法同樣適用），因此面對(duì)這種情況，如果要教育學(xué)生認(rèn)真點(diǎn)，僅從認(rèn)真的角度是無(wú)法解決問(wèn)題的。

三、找平手工帳較為科學(xué)的方法

當(dāng)手工做帳不平時(shí)怎么辦，有沒(méi)有切實(shí)可行的查找方法呢？下面介紹其方法供大家參考。

方法要求必需有計(jì)算機(jī)一臺(tái)，而且要裝入電子表格軟件，步驟如下。

（一）先檢查期初余額是否平帳，如果不平，先查期初不平的原因，通常情況下這個(gè)應(yīng)當(dāng)是平的，因?yàn)槿绻@個(gè)不平，那上期的報(bào)表就不平，就有問(wèn)題了。

（二）檢查本期發(fā)生額，為本期發(fā)生額設(shè)置“T”字帳

用電子表格畫好業(yè)務(wù)涉及的所有帳戶（本例有12個(gè)帳戶），根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小調(diào)整帳戶需要的表格多少，將各個(gè)帳戶的借貸方合計(jì)分別用求和公式設(shè)計(jì)成借貸方金額的匯總公式。

（三）設(shè)置求和檢驗(yàn)公式

在容易看見的地方設(shè)置借貸方合計(jì)及公式：借方合計(jì)等于12個(gè)帳戶借方合計(jì)的累計(jì)加總，貸方合計(jì)等于12個(gè)帳戶貸方合計(jì)的累計(jì)加總；再設(shè)置一個(gè)平帳公式：借貸方差額=借方合計(jì)-貸方合計(jì)，這個(gè)差額應(yīng)當(dāng)?shù)扔?。其實(shí)有前面借貸方合計(jì)就夠了，但為了方便檢驗(yàn)，用這個(gè)公式有一定幫助作用。

（四）把當(dāng)月所有憑證從一號(hào)一直到最后一號(hào)發(fā)生額按帳戶逐項(xiàng)錄入“T”字帳戶，然后每輸完一張憑證就看一下平帳公式表格，如果不為“0”，則這張憑證就有問(wèn)題，這里一定要注意，如果什么時(shí)給忘了看，然后到最后才發(fā)現(xiàn)不為“0”，則前功盡棄，又得從一號(hào)憑證開始重新錄入，只要到最后一號(hào)憑證錄入系統(tǒng)后，平帳公式表格仍然是“0”，那么借、貸方合計(jì)就一定平了，進(jìn)而每個(gè)帳戶的借方及貸方合計(jì)就是當(dāng)月該帳戶的發(fā)生額，然后以這些帳戶及當(dāng)月發(fā)生額編制試算平衡表。（這道環(huán)節(jié)如果方便可以通過(guò)電子表格進(jìn)行演練）

只要程序走對(duì)，不可能出現(xiàn)錯(cuò)誤，一次就能過(guò)關(guān)，以上就是對(duì)試算平衡表不平時(shí)應(yīng)當(dāng)采用的方法，當(dāng)然也可以一開始就用這個(gè)方法來(lái)編制試算平衡表。