科學解決手工帳不平

潘興華 貴州省內貿學校

科學解決手工帳不平

潘興華 貴州省內貿學校

中西部大多數微小企業采用的是手工記帳，但在職業學校的會計課堂上對于手工記帳不平時，很少坐下來研究其方法。總是認為有“電算化”處理，當輸入憑證時如果借貸不平則不能存盤，如果借貸平了，那最后自動生成的試算平衡表及會計報表也就一定會平，所以覺得不重要，于是就給學生說對于不平的要認真，要一筆筆核對，可是，凡是做帳的本來就是很認真的，沒聽說哪一個是瞌睡連天時做帳。

計算機 甩帳 電算化 手工帳 T字帳 求和檢驗公式 試算平衡表

一、手工帳存在的必要性

計算機的出現，改變了傳統的很多手工活，對于財務上的帳務處理也不例外。由于計算機做帳取代手工記帳，我國的會計電算化工作，經過10多年的發展，已經取得了很好的成績。許多單位在具備條件后，逐步甩掉了手工帳，實現了計算機替代手工記帳，但在實際工作中還存在一些問題。目前，甩帳的審查和審批分為兩大塊，除國家中央業務主管部門外，均按屬地原則由財政部門管理（軍隊等特殊部門除外）。要審查一家單位的“甩帳”工作，需要興師動眾，費用高昂，而且時間往往延長，加重了基層單位會計電算化雙軌制帶來的負擔，有的單位雙軌并行了1年以上還未能得到審查，“甩帳”的收費也是五花八門，多有幾千、幾萬，少有幾百，各地收費較為混亂。有的企業甚至因為不堪重負而重新恢復為手工，有的企業（特別是我國中、西部）本來就是微小企業，用不著裝會計軟件，則直接就否定了計算機而選擇手工記帳。（計算機替代手工記賬俗稱甩賬，即系統的正式運行，是指從手工會計數據處理方式正式轉為計算機會計數據處理方式。替代手工記賬之后，計算機會計系統將正式取代手工完成對輸入的會計數據進行處理，并根據需要輸出各種會計憑證、賬簿、報表，即正式采用電子計算機替代手工記賬、算賬和報賬。單位“甩賬”審批規定，計算機與手工記賬并行3個月以上，且計算機與手工核算數據一致。）由于受計算機的影響，在會計的學習過程中忽略了一些基本技術的深入研究，比如當手工做帳不平時怎么辦。中西部大多數微小企業采用的是手工記帳，但在職業學校的會計課堂上對于手工記帳中出現編制的會計報表不平時，很少坐下來研究其方法。因為總是認為有“電算化”處理，當輸入憑證時如果借貸不平則不能存盤，如果借貸平了，那最后自動生成的試算平衡表及會計報表也就一定會平，所以覺得不重要，于是就給學生說對于不平時要認真，要一筆筆核對，不行再來一遍，一直到查出原因，找平為止。可是，凡是做帳的本來就是很認真的，沒聽說哪一個是瞌睡連天的時候做帳。如果還不平了那就更加小心了，如果再查一遍不平那心里簡直要發毛，兩遍再找不出原因，那心里會萬分痛苦。

二、找平手工帳的傳統做法

手工帳找平的傳統做法是設置“T”字帳，然后一筆筆從憑證登記入帳，然后把每個帳戶的借、貸方分別加總。

例：某超市2011年十月份“T”字帳借貸方合計如下。

庫存現金（5977.7/58840.3）；銀行存款（81972.7/33900）；主營業務收入（115682.7/7168.1）；庫存商品（9456.1/92345.75）；應收帳款（1190.4/115.6）；應付帳款（33154/9456.1）；主營業務成本（92309.35/92309.35）；財務費用（0/6.7）；應付職工薪酬（11206/9781）；管理費用（10017.4/236.4）；營業外收入（27.9/27.9）；本年利潤（92552.45/115710.6）。

然后將每個帳戶的借、貸方分別加總得到借方合計：453，546.7元，貸方合計：419，897.8元，相差33，648.9元。當出現這樣的情況時，任何一下會計員都會心時難受，因為帳沒平，怎么辦？然后又一筆筆的從憑證到“T”字帳再過一遍，再加總，里面只要任何一個地方疏忽，整個工作又等于白費，當然可能會有人提問，那為什么會疏忽呢，應當認真呀！其實，這第二遍，我相信任何一個財會人員都會小心又小心，但人的精力畢竟是有限的，這里的疏忽不是說不認真，而是精力有限造成的，業務量小的單位還好一點，如果單位業務量每個月有4至5本憑證那就相當的困難了（當然，上10本憑證以上的業務量更大，更困難，但那樣的企業應當說是肯定會用電算化處理的，如果不用電算化處理，那這個方法同樣適用），因此面對這種情況，如果要教育學生認真點，僅從認真的角度是無法解決問題的。

三、找平手工帳較為科學的方法

當手工做帳不平時怎么辦，有沒有切實可行的查找方法呢？下面介紹其方法供大家參考。

方法要求必需有計算機一臺，而且要裝入電子表格軟件，步驟如下。

（一）先檢查期初余額是否平帳，如果不平，先查期初不平的原因，通常情況下這個應當是平的，因為如果這個不平，那上期的報表就不平，就有問題了。

（二）檢查本期發生額，為本期發生額設置“T”字帳

用電子表格畫好業務涉及的所有帳戶（本例有12個帳戶），根據業務量的大小調整帳戶需要的表格多少，將各個帳戶的借貸方合計分別用求和公式設計成借貸方金額的匯總公式。

（三）設置求和檢驗公式

在容易看見的地方設置借貸方合計及公式：借方合計等于12個帳戶借方合計的累計加總，貸方合計等于12個帳戶貸方合計的累計加總；再設置一個平帳公式：借貸方差額=借方合計-貸方合計，這個差額應當等于0。其實有前面借貸方合計就夠了，但為了方便檢驗，用這個公式有一定幫助作用。

（四）把當月所有憑證從一號一直到最后一號發生額按帳戶逐項錄入“T”字帳戶，然后每輸完一張憑證就看一下平帳公式表格，如果不為“0”，則這張憑證就有問題，這里一定要注意，如果什么時給忘了看，然后到最后才發現不為“0”，則前功盡棄，又得從一號憑證開始重新錄入，只要到最后一號憑證錄入系統后，平帳公式表格仍然是“0”，那么借、貸方合計就一定平了，進而每個帳戶的借方及貸方合計就是當月該帳戶的發生額，然后以這些帳戶及當月發生額編制試算平衡表。（這道環節如果方便可以通過電子表格進行演練）

只要程序走對，不可能出現錯誤，一次就能過關，以上就是對試算平衡表不平時應當采用的方法，當然也可以一開始就用這個方法來編制試算平衡表。