流動人員人事檔案管理之初探

史曉靖

摘要：人才流動是市場經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，是隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立而建立的，隨著改革的發(fā)展而發(fā)展。如何管理好流動人員的人事檔案，促進(jìn)人才的合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊(duì)伍的素質(zhì)，是人事部門為社會主義市場經(jīng)服務(wù)的重要課題。

關(guān)鍵詞：流動人員 人事檔案 管理

一、流動人員人事檔案管理的意義

1、有效地促進(jìn)人才合理流動機(jī)制的完善

做好流動人員人事檔案管理是建立與完善社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，故而只有建立以市場主導(dǎo)的人力資源配置體制，做好流動人員人事檔案管理，方能有效地促進(jìn)人才合理流動機(jī)制的完善。這是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

2、幫助企事業(yè)單位選用人才、評價人才、管理人才

就企事業(yè)用人單位而言，利用人事檔案能夠幫助他們準(zhǔn)確選用人才、評價人才，促使他們科學(xué)管理人才。同時，人事檔案里面對流動人員的經(jīng)歷、表現(xiàn)以及工作狀況等進(jìn)行了記載，包括受教育程度、工作經(jīng)歷等等，同時其中的信息具有非常高的權(quán)威性。其一，流動人員和用人單位雙方的合法權(quán)益往往能夠利用人事檔案來進(jìn)行描述，其二，人事檔案能夠推動雙方形成良好的人事關(guān)系。

3、有利于促進(jìn)流動人員合理配置

我國正處于知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展時期，國家實(shí)施“人才強(qiáng)國”戰(zhàn)略，彰顯了人力資源工作是國家建設(shè)和社會發(fā)展過程中的重中之重。人事檔案管理是人力資源管理工作中的重要組成部分，是人力資源管理信息生成和保存的載體。做好流動人員人事檔案管理工作，有利于促進(jìn)流動人員合理配置，使人才資源真正實(shí)現(xiàn)人盡其才、才盡其用的最佳配置。

4、有效地滿足促進(jìn)落實(shí)社會公平、政治民主與構(gòu)建和諧社會的需求

有效地做好流動人員人事檔案的管理工作，這是與構(gòu)建和諧社會的要求相適應(yīng)的，依法治檔也是做好流動人員人事檔案管理制度的重要途徑。要構(gòu)建一個和諧的社會，應(yīng)將法治融入國家與社會生活中去，故而做好人員人事檔案的管理也一定要向法治的道路上前進(jìn)。由此，做好流動人員人事檔案管理能夠有效地滿足促進(jìn)落實(shí)社會公平、政治民主與構(gòu)建和諧社會的需求。

5、有助于人才從“單位人”向“社會人”的華麗轉(zhuǎn)身

通過有效管理流動人員人事檔案，能夠營造一種良好的環(huán)境，利用該環(huán)境，人才能夠順利完成“單位人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣恕边@一個過程。

二、流動人員人事檔案管理工作存在的問題

1、對流動人員人事檔案制訂的政策與法規(guī)不配套

流動人員人事檔案管理最主要的政策依據(jù)是1996年中組部和人事部制定下發(fā)的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，各個地方還根據(jù)實(shí)際情況自行制定的一些政策，各地政策不一致導(dǎo)致人事檔案流動困難，比如個別地區(qū)取消轉(zhuǎn)正定級、調(diào)資等，當(dāng)該地檔案轉(zhuǎn)入其他地方時，對方不接收，從而限制了人員流動，給流動人員造成不便。

2、對流動人員人事檔案材料的收集與整理不規(guī)范

人事檔案是每個人形象的“縮影”，檔案材料是流動人員身份、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、人事關(guān)系等最真實(shí)、最直接的證明。檔案整理工作直接關(guān)系到人事檔案的安全和流動人員的切身利益，但目前部分檔案材料存在一些不規(guī)范的地方，一是檔案材料的字跡不耐久，手續(xù)不完備、內(nèi)容不完整。如，有的呈報表有呈報意見，無批準(zhǔn)機(jī)關(guān)意見；有的履歷表沒有審核簽署意見或沒有蓋章；有的政歷審查結(jié)論和處分決定沒有審批意見，還有的復(fù)印件也裝入了檔案袋，等等。這樣的材料實(shí)質(zhì)上不具有人事檔案的可靠性，這就增加了流動人員性質(zhì)確定的難度。二是流動人員人事檔案材料內(nèi)容陳舊，補(bǔ)充更新不及時。還有部分材料的內(nèi)容單薄、缺乏連續(xù)性。一些流動人員人事檔案中只有一些簡單的履歷材料，僅反映了姓名、性別、民族、工作時間、入黨時問、文化程度及簡歷等基本概況，而反映本人工作實(shí)績和技術(shù)特長等方面的記載比較少，不能“觀其卷，知其人”。

3、流動人員檔案管理部門的現(xiàn)代化程度偏低

對流動人員檔案的管理始終要抓住其流動性的特點(diǎn)，這就需要更為快捷、高效的現(xiàn)代化管理手段做支撐。許多流動人員的檔案管理部門現(xiàn)代化程度不高，相當(dāng)數(shù)量的流動人事檔案管理部門管理手段落后，沒有相應(yīng)的硬件設(shè)備。

三、流動人員人事檔案管理改革的措施與建議

1、健全流動人口的管理法規(guī)

法律是維護(hù)社會秩序的有力武器，也是保障公民權(quán)利實(shí)現(xiàn)的最后一道防線。面對目前流動人口管理法律文件中存在的諸多問題，面對傳統(tǒng)體制造成的流動人口與常住人口的法律地位的差異，只有抓住機(jī)遇，重新構(gòu)造相關(guān)法律，才能以縮小與憲法“人人平等”原則的差距，真正做到依法管理，從根本上解決流動人口管理的難題。用法律的手段來約束規(guī)范流動人員檔案管理的行政工作，針對目前我國在流動人員檔案法治建設(shè)中存在的法律體系不完善、流動人員檔案政策滯后和不足和特有檔案政策缺乏的問題，應(yīng)該不斷的改善這方面的問題。

2、認(rèn)真做好檔案收集工作，使其內(nèi)容不斷完善

流動人員人事檔案管理中，檔案材料能夠?yàn)槿耸聶n案的利用提供前提條件。為充分發(fā)揮人事檔案的作用，其中的材料一定要全面，同時要真實(shí)。一般來說，可以通過下面的措施來收集檔案資料：構(gòu)建收集網(wǎng)絡(luò)并不斷對其完善，在此基礎(chǔ)上，來收集流動人員的檔案材料，這個過程中，一般應(yīng)當(dāng)充分考慮檔案材料形成的具體特點(diǎn)，通過各種收集方式（跟蹤、定向、定時等）來收集；利用和用人單位或流動人員簽訂人事檔案管理合同的方式，明確兩者的權(quán)責(zé)，還應(yīng)采取相應(yīng)的有力措施，保證材料能夠及時歸檔；對那些接收或流出的檔案材料，無論誰都不能將其扣留，一定要保證其齊全性。

3、推動流動人員人事檔案的信息化管理

（1）檔案資料電子化。利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將檔案資料整理輸入微機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料。使檔案數(shù)字化、信息化，在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實(shí)行微機(jī)操作。同時也保證了檔案的真實(shí)性與可靠性，減少人員流動導(dǎo)致人事檔案轉(zhuǎn)移過程中的修改、涂改、偽造等違法違紀(jì)行為的發(fā)生。從而充分發(fā)揮人事檔案的作用。

（2）檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺，建立人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。在人事檔案專用數(shù)據(jù)庫建立后。還要有一定的專門網(wǎng)絡(luò)和專門網(wǎng)站才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的交換、流通，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。

結(jié)束語：要積極加強(qiáng)對流動人員人事檔案的管理，并且通過流動人員人事檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理，推進(jìn)人事制度改革的進(jìn)程，促進(jìn)人才資源的優(yōu)化配置和經(jīng)濟(jì)的跨越式發(fā)展。