優撫醫院檔案管理存在的問題及對策

王建評

摘要：本文對新形勢下優撫醫院檔案管理工作存在的問題進行了分析，闡述了提升檔案管理工作效果和效率的方法與對策，為優撫醫院在新時期順應醫療事業發展潮流、更好地幫助榮復軍人奠定良好的基礎。

關鍵詞：優撫醫院 檔案管理

一、優撫醫院檔案管理現狀

我國優撫醫院大多成立于解放戰爭和抗美援朝時代背景下，截止到目前為止在全國范圍內有幾百所，遍布各個省市，其運營宗旨是為在鄉榮復軍人、帶病回鄉和傷殘軍人進治療和療養。可以說優撫醫院是黨和國家重視在鄉榮復軍人、帶病回鄉和傷殘軍人、對其給予體貼和關懷的重要窗口和平臺，所以國家和負責全額撥款支持其運行。長期以來，受到其服務對象和管理體制特征等原因的限制，我國的優撫醫院呈現出明顯的半封閉特征，這種管理特征導致其檔案管理工作中缺乏創新意識、沒有先進的管理模式，在軟硬件設施上也和醫療事業迅速發展的時代形勢相去甚遠。具體來講，優撫醫院檔案管理存在如下問題：

第一，檔案管理意識薄弱，檔案挖掘程度不深。對優撫醫院來說，檔案管理是各項工作開展的基礎和前提，具有重要的應用價值。但是醫院在全面建設的過程中，顯然忽視了檔案管理的重要性，缺乏基本的檔案管理意識，普遍存在重視醫療但是輕視檔案的管理思想，將檔案管理視為醫院運營的輔助性工作，將檔案管理簡化為檔案的整理、收藏和保管，最終導致了檔案開發程度不足、檔案利用率較低的局面。

第二，檔案管理機構缺失，管理流程不規范。首先，很多優撫醫院都沒有針對檔案管理工作成立獨立的管理部門，檔案管理工作大多掛靠在其他行政科室之中，相關工作人員將檔案保管在擁擠的庫房和簡陋的設備之中，檔案管理工作條件也僅僅限于收受管層面。其次，檔案管理工作存在收集不規范、不系統的問題，優撫醫院檔案管理綜合部門一般只負責人事檔案文書檔案、音像檔案、科技資料檔案的保存，并不負責會計檔案、醫療影像檔案和病歷檔案的保存，這些檔案大多存于所屬科室之中，導致管理局面多頭而又無序，醫院又沒有針對檔案管理提出完善和統一的管理要求，這導致了各個優撫醫院之間的檔案管理水平良莠不齊、高低不一，管理制度存在著嚴重的不規范之處。

第三，檔案管理規劃性，難以和醫院發展實現同步。現代優撫醫院管理需要在運用信息技術和現代管理理論的基礎上，對人財物、信息和時間等資源的組織和協調，所以醫院會根據時代發展需求調整自身的發展需求、年度計劃和工作目標、技術創新方向和人才培養要點，并通過保障措施和有計劃的實施步驟來實現戰略目標和醫療計劃，但是對檔案管理工作，醫院的計劃性和規劃性顯然大打折扣，檔案管理人員大多不思進取、安于現狀，檔案管理工作發展和創新的步伐極其緩慢，醫院檔案管理工作難以和醫院發展相協調。

二、加強優撫醫院檔案管理工作的方法和對策

第一，建立科學的檔案管理理念。優撫醫院的創辦宗旨和服務理念在于全心全意為榮復軍人提供全方位的醫療服務，在救人治病的基礎上還承擔著深厚的政治使命，所以檔案信息一方面能夠記載優撫醫院這一特殊服務性質的單位組織的真實情況和發展歷史；另一方面能夠研究其特殊服務對象（榮復軍人）群體的生理變化和心理變化，使得后續的安撫和幫扶工作能夠落到實處。所以優撫醫院的檔案管理工作不僅是改善自身醫療質量和優撫工作效率的重要手段，也是推動有優撫工作不斷向前的主要方法和途徑，是新時期加強軍政團結、軍民團結、維持社會穩定等政治任務得以完成的主要力量，對國家安全和社會穩定都具有積極的意義。優撫醫院的檔案管理者應該意識到自身工作的社會意義和現實意義，充分地意識到檔案管理工作的重要性，從轉變思想觀念著手，在優撫醫院內部進行大力宣傳，爭取領導對檔案管理工作的支持，提升檔案管理在新時期的服務效能，使得醫院上下樹立檔案促發展的重要理念，將檔案管理工作從封閉、被動的模式轉變為開放、主動的模式，使得檔案工作能夠在醫院服務中發揮重要作用。

第二，健全檔案管理制度。科學的檔案管理工作離不開科學的檔案管理制度和檔案管理體系的支持，管理制度成為檔案管理工作科學展開的前提，在科學技術不斷發展的過程中，檔案管理技術和檔案管理手段也在逐漸升級和提高，醫院應該在與時俱進、因地制宜地調整和完善檔案管理制度，逐步實現科學化、制度化和規范化的檔案管理體系。首先，醫院應當針對檔案的歸檔、保管、鑒定、使用、保密等工作環節進行明確的制度規范，讓檔案工作的每一個流程都有據可依；其次，醫院要建立妥善的檔案收集制度，將檔案歸檔的范圍充分地擴大起來，將具有保存價值、應當歸為醫院檔案的資料都收集起來，尤其是那些對醫院可持續發展具有重要潛在價值的文件，醫院不僅要收集和整理使之成為檔案，還要強化對其的開發和利用；再次，醫院需要設置專門的檔案管理部門，配備相應的軟硬件設備和專職檔案管理人員，使得醫院內部各個部門、各個科室和不同載體的檔案資料都能進行統一的收集和管理，將多頭無序的管理局面徹底地扭轉過來。

第三，建立檔案管理長效機制。醫院檔案管理是醫院管理的重要組成部分，優撫醫院需要探索和醫院發展相適應的檔案管理長效發展機制。首先，應當建立健全領導分工責任制，定期地對檔案管理工作開展研究和探討，對檔案管理中遇到的實際問題進行分析和摸索，使得檔案管理水平和醫院業務發展實際情況相契合；其次，要將檔案管理工作納入到醫院建設總體規劃和制度建設之中去，讓檔案管理工作能夠處在有效的監管和監督之下；再次，醫院要為檔案管理工作建立信息平臺，創建收管用并重的檔案管理工作鏈條，使得信息加工、數據分析、檔案使用和技術咨詢能夠處在同等重要的位置上，讓檔案管理在醫院的業務建設和醫療活動中發揮跟蹤服務和超前服務的積極作用；最后，醫院要建立完善的檔案管理工作人員激勵制度，為檔案管理人員提供培訓和再教育的機會，持續不斷地提升檔案管理人員的綜合素質，創新人才激勵機制，重視其工作成果并適時地給予鼓勵和獎勵，使其維持檔案管理工作積極性和信心。

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