試述計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

馬春玉

摘 要：檔案信息是企業(yè)單位中的重要信息，對(duì)于企業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)的開展發(fā)揮著重要的作用。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案信息管理工作中能夠有效提高管理工作的效率，但是也具有一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。本文主要探討計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)檔案信息管理中的具體應(yīng)用，并研究計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)檔案信息管理過(guò)程中的計(jì)算機(jī)安全防護(hù)技術(shù)。

關(guān)鍵詞：檔案信息；計(jì)算機(jī)技術(shù)；管理

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2017.14.120

近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)得到飛快的發(fā)展，企業(yè)單位的規(guī)模也逐漸壯大。筆者主要對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理工作中的具體應(yīng)用，并探討相關(guān)的安全防護(hù)問(wèn)題。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的具體應(yīng)用

傳統(tǒng)檔案信息管理方式中，采用手工抄寫、紙質(zhì)保存的方式對(duì)于相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，不僅勞動(dòng)量大，需要花費(fèi)大量的人力、物力，并且手工抄寫容易出現(xiàn)抄寫錯(cuò)誤。同時(shí)，傳統(tǒng)檔案信息管理方式信息傳送較慢，查閱過(guò)程繁瑣，不利于檔案信息的利用。因此，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用具有非常重要的意義[1]。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的具體應(yīng)用及優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)為以下三點(diǎn)：

1.1 規(guī)范人事檔案

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷壯大，企業(yè)中的人事管理工作越來(lái)越繁重，包括工作人員的入職、在崗管理、離職等。采用傳統(tǒng)信息管理方式工程量大，出錯(cuò)率高。同時(shí)，很多企業(yè)中的人事檔案管理尚未規(guī)范化，導(dǎo)致管理者在對(duì)于人員進(jìn)行管理、考評(píng)、選拔的工作中無(wú)章可循[2]。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理工作中，能夠幫助企業(yè)建立規(guī)范的人事檔案，管理者可通過(guò)瀏覽電子檔案快速了解員工的基本情況，還能將相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度公布在企業(yè)相關(guān)系統(tǒng)中，加快人事信息上傳下達(dá)的速度，提高人事管理工作的效率，避免相應(yīng)的資源浪費(fèi)，促進(jìn)企業(yè)單位的健康發(fā)展。

1.2 財(cái)務(wù)檔案信息化

將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于財(cái)務(wù)檔案管理工作中，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)中財(cái)務(wù)檔案信息化。首先，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，并利用電算化系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)中的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行批量處理，提高財(cái)務(wù)信息處理工作的效率。同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在財(cái)務(wù)的保存與備份方面，相比于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理方式具有非常明顯的優(yōu)勢(shì)，不僅操作快捷、方便，并且安全性較高，有效避免重要檔案的丟失。另外，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息管理中，還有助于對(duì)企業(yè)中的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，并根據(jù)分析結(jié)果對(duì)于相應(yīng)的工作進(jìn)行調(diào)整，使企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況處于較平穩(wěn)的狀態(tài)。

1.3 建設(shè)檔案系統(tǒng)工程

計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)檔案信息管理中的應(yīng)用有利于檔案系統(tǒng)工程的建設(shè)。一個(gè)企業(yè)在運(yùn)行的過(guò)程中會(huì)有一系列的檔案信息利用和保存工作，因此會(huì)產(chǎn)生信息量較大的文字文檔，而如果采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、掃描，就能有效提高這些工作的效率。因此，建設(shè)企業(yè)內(nèi)部的系統(tǒng)工程非常重要，采用系統(tǒng)管理的方式，不但能夠提高檔案信息管理的效率以及安全性，還能將這些檔案進(jìn)行很好地分類，使檔案數(shù)據(jù)管理更加規(guī)范。這樣一來(lái)，管理者就能快速搜索和查閱相關(guān)檔案，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高檔案信息的利用率。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于信息檔案管理中的安全防護(hù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用在很大程度上提高了信息檔案管理工作的效率，為企業(yè)節(jié)省了大量的人力和物力，也有效避免了由于人工抄寫導(dǎo)致的錯(cuò)誤率。但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中無(wú)法避免的問(wèn)題，一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全事故，不但會(huì)造成企業(yè)相關(guān)數(shù)據(jù)的丟失，還會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部重要信息被盜取，極不利于企業(yè)的發(fā)展。因此，檔案信息管理者應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全維護(hù)，主要措施有以下幾點(diǎn)。

2.1 設(shè)置內(nèi)部網(wǎng)站的訪問(wèn)權(quán)限

企業(yè)檔案信息管理在實(shí)現(xiàn)信息化的過(guò)程中，應(yīng)該注重對(duì)于網(wǎng)站訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置。明確規(guī)定不同用戶不同的訪問(wèn)權(quán)限。如用戶想要獲取網(wǎng)站中某一權(quán)限范圍內(nèi)的信息時(shí)，需要輸入制定的登錄口令才能進(jìn)入相應(yīng)的頁(yè)面之內(nèi)。通過(guò)對(duì)于訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置，能夠避免閑雜人等“無(wú)門檻”進(jìn)入相應(yīng)的頁(yè)面中，有效減少信息泄露問(wèn)題的出現(xiàn)，提高企業(yè)檔案信息的安全性。

2.2 網(wǎng)絡(luò)信息加密技術(shù)

除了設(shè)置網(wǎng)站的訪問(wèn)權(quán)限之外，還應(yīng)該對(duì)于重要的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，避免網(wǎng)絡(luò)信息盜竊現(xiàn)象的發(fā)生。網(wǎng)絡(luò)信息加密技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效避免不法分子采用非法手段來(lái)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的信息進(jìn)行竊取、破壞，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的安全性。

2.3 提高反毒反黑技術(shù)

網(wǎng)絡(luò)病毒是網(wǎng)絡(luò)黑客入侵用戶計(jì)算機(jī)，盜取重要數(shù)據(jù)的常用手段，通過(guò)自我復(fù)制的方式占據(jù)用戶的存儲(chǔ)空間，并且還會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行破壞、竊取等，對(duì)于企業(yè)信息的安全性造成極大的威脅。反毒反黑技術(shù)是指采用相關(guān)軟件對(duì)于信息系統(tǒng)進(jìn)行定期掃描，若發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)病毒，應(yīng)該立即進(jìn)行病毒查殺，對(duì)于一些可能帶有病毒的軟件，也應(yīng)及時(shí)卸載和刪除，從而避免信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息遭到病毒的攻擊，導(dǎo)致信息泄露的情況出現(xiàn)。

2.4 防火墻系統(tǒng)的設(shè)置

防火墻技術(shù)是將外部互聯(lián)網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分割的網(wǎng)關(guān)，能夠?qū)τ谠噲D越過(guò)防火墻的非法分子進(jìn)行監(jiān)控，防治黑客的惡意攻擊，從而對(duì)于企業(yè)的內(nèi)部信息進(jìn)行保護(hù)。防火墻系統(tǒng)的設(shè)置是確保企業(yè)信息安全的重要保障，但是在信息管理的過(guò)程中，檔案信息的管理人員應(yīng)該定期檢查防火墻的運(yùn)行狀態(tài)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)異常時(shí)，應(yīng)該立即做出相關(guān)解決措施。

2.5 系統(tǒng)漏洞防護(hù)技術(shù)

除了一些外部因素之外，系統(tǒng)漏洞問(wèn)題也是檔案信息安全的一大隱患。因此，檔案信息安全管理人員應(yīng)該定期對(duì)于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行掃描，如果出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，從而確保信息系統(tǒng)的完整性，避免重要信息丟失或者遭到而已破壞。

3 結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為檔案信息管理信息化提供了強(qiáng)有力的支持，不僅提高信息管理工作的效率，降低信息管理成本，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代企業(yè)信息管理的“無(wú)紙化”。檔案信息管理人員應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，并在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)，從而加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫宏君.計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（18）：184.

[2]朱峰.計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)在信息管理中的應(yīng)用[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2017（09）：16-17+19.