創新高校辦公室管理工作機制的幾點思考

祝薇

摘要：創新是時代發展的要求，也是高校辦公室工作的靈魂。這就需要轉變高校辦公室傳統管理理念，逐步實現從由領導管人向由制度管人轉變、由側重管理向深化治理轉變、由被動執行向高級參謀轉變、由被動承辦向主動辦理轉變等，通過建立高效的辦公室運行機制，挖掘對學校決策有幫助的資訊，打造高校辦公室服務窗口形象，增加辦會的目標性、規范性和會議質量，提高成效。

關鍵詞：辦公室 創新 管理工作機制

中圖分類號： G647文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2017）13-0130-02

高等院校辦公室工作，是高校綜合的辦事機構，是承上啟下、溝通內外的重要管理職能部門，也是學校領導與群眾之間必不可缺的橋梁和紐帶。辦公室工作的質量與效率更是體現了高校的管理與服務的水平。

黨的十八大明確提出要“進入人才強國和人力資源強國行列，教育現代化基本實現”，以新發展理念引領教育現代化發展，逐步實現國人的千年教育夢想。在這種新形勢下我國的高等教育發展也面臨著新的機遇與挑戰：培養高素質勞動者和技能型人才、創新高校人才培養機制，促進高校辦出特色、培養人民滿意的高素質人才。從此可見，新目標的提出也對高校辦公室管理工作機制提出了全新標準。高校辦公室如何適應新形勢的要求，在服務于學校中心工作和重點工作上更加有所創新，有所作為，就必須研究新情況、新特點，與時俱進，樹立正確的工作理念，不斷提高工作能力和水平。傳統的辦公室管理模式已不能滿足新形勢下高?？焖侔l展的需要，其管理模式亟待創新。創新是辦公室管理不斷發展的關鍵。[1]本文根據本校辦公室工作的體會，通過與兄弟高校辦公室工作者交流，對創新高校辦公室管理工作機制提出以下個人拙見。

一、 轉變高校辦公室傳統管理工作理念

高校辦公室管理工作的創新源于理念創新。[1，2]高校辦公室管理人員不僅要以創造性思維去思考和實踐創新服務理念，還要在總結經驗的基礎上，不斷完善和提高，還要根據當前新情況，辦公室管理工作中出現的新問題，以提高辦公室工作效能為宗旨，不斷強化效率意識，增強新型服務理念。首先要實現以下工作理念和管理理念的轉變：

（一）從由領導管人向由制度管人轉變

高校辦公室工作繁雜而瑣碎，臨時性、應急性事務比較多，政策性強，行政因素影響多。在實際工作中，經常出現領導管人、指揮人，臨時攤派任務等，造成辦公室工作的無序性和無計劃性。[3]非常有必要制定針對性強、操作性強、行之有效的管理制度，明確責任追究，做到靠制度管人，靠制度理順事。要不斷優化辦公室工作流程，明確人員分工，確定工作目標和要求，還需營造和諧氛圍，強化管理機制，真正做到分工明晰，責權明確，從而提高工作的目的性和計劃性，避免盲目性和主觀性，對各項工作定期考核，獎懲分明，鼓勵先進，鞭策后進，形成嚴謹、高效的辦公室工作生態。

（二）由管理型向服務型轉變

高等院校辦公室工作的優劣對學校的各項工作都至關重要，也與學校的發展密不可分。國家教育部及一些省級教育行政主管部門近期相繼部署現代大學章程制定工作，諸多高校也緊隨國家步伐加快大學章程制定工作，這對促進學校治理更加有序、規范，不斷提升依法治校能力和學校的辦學水平有著極其深遠的意義。當前一些高等院校的辦公室管理上仍然沿襲著傳統的工作流程及模式，一些辦公室管理人員僅僅滿足于完成日常性事物工作，工作上沒有創新性思路，做一天和尚撞一天鐘，這樣的狀態將跟不上學校未來發展的腳步。隨著新的契機的到來，高校辦公室應緊緊抓住發展的大好時機，積極學習，找出制約自身發展與制約學校發展的瓶頸，努力解決，全力推進高校高效運轉的綜合治理體系，提升系統運轉效能。

（三）由被動執行向主動參謀轉變

高校辦公室不僅是學校的管理樞紐或中心，還擔負著為學校領導做好參謀或助手的關鍵職能。高校傳統的辦公室運作模式是被動地接受上級指示，這在很大程度上對校領導決策的質量產生一定的影響，進而促進或影響學校相關工作的開展。大數據時代的到來，為高校辦公室管理人員提供了更加豐富的信息資源，這就要求辦公室管理人員創造性地開展工作，善思考、研究問題，運用新的信息和新的理論，歸納出新的工作思路，提出新的工作方法，以解決工作中出現的新問題。高校辦公室要由被動執行向高級參謀轉變，主動掌握高等教育發展現狀，注重一線的調查研究，注重深入教學、科研等基層工作，爭取全面、深入掌握所分管工作的關鍵環節，判斷發展方向和主流趨勢，為校領導提供政策依據和執行參考，以便做出科學的決策。

（四）由著眼當前向超前意識轉變

要創新高校辦公室服務理念，就要求辦公室人員具有超前意識，化被動工作為主動服務。由于高校辦公室工作事物繁雜，工作人員工作繁重，基本屬于疲于應付的被動服務。高校辦公室人員應具有大局意識，有政治遠見，學會抓重點、抓關鍵、辦大事，不斷提高日常工作效率和解決問題的能力。凡事預則立，不預則廢，高校辦公室應立足于更好地服務師生 ，讓“好”字在高等教育事業中不斷發展，在發展中不斷創新，在創新中不斷提高。

（五）由被動學習向主動學習轉變

高校辦公室在高校發展進程中一定程度上發揮著學校各項工作的統領作用，這就需要及時掌握高等教育發展規律和發展前景，需要分析當前高等教育發展現狀，高校辦公室人員如果還停留在被動學習狀態，就無法跟上高等教育發展步伐。高校辦公室必須跟上時代步伐，只有積極主動學習新知識、新形勢、新政策，深入領會黨和國家的教育方針、法律法規等，才能更好地服務于高校發展，奠定良好的政治素質和專業理論基礎。辦公室人員要注重知識技能創新，掌握最新的專業知識。另外，高校辦公室管理的現代化需要辦公室工作人員不僅要掌握辦公自動化設備的使用方法，還要不斷主動學習現代化信息技術，不斷提升辦公室工作人員的理論技術水平和實際工作能力。

（六）由傳統辦公向現代辦公轉變

當前，我國高等教育呈現出辦學規模不斷擴大、辦學層次和內涵建設不斷深化的良好態勢，高校辦公室傳統的辦公方式及其效率已無法滿足現階段工作的需要，由傳統辦公向現代辦公轉變勢在必行。首先是高校辦公室管理手段的轉變，提倡辦公技術手段的創新，運用現代信息技術及辦公自動化技術，開發辦公自動化軟件系統，提高日常辦公的效率。通過優化管理項目，推動辦公室工作自動化、信息化、數字化和無紙化，縮短工作流程，不斷提升辦公室管理效能，切實提高管理效能，為教學、科研等一線部門提供優質的管理服務。

二、創新高校辦公室管理工作機制[4，5]

（一）建立高效的高校辦公室運行機制

為適應當前高?？旃澴唷⒏咝实墓ぷ髂Ｊ?，高校必須認真分析和明確影響辦公室系統運轉的關鍵環節，解決不利于辦公室系統運轉的困難或障礙，通過不斷總結和改進，逐漸建立起適合于本校實際情況的辦公室運行機制和運轉體系。首先，要樹立正確的高校辦公室工作理念。其次，要清醒地認識到辦公室的運轉效率，需要科學規范的運轉機制作為保證，在實際運轉中，需要辦公室內部及時、有效地溝通交流，避免因溝通不暢造成的運轉不靈的工作局面。

（二）全方位打造高校辦公室窗口形象

高校辦公室是綜合性行政機構，不僅是保持高校正常運轉的“樞紐”，更是行政管理部門的服務“窗口”。作為高校服務“窗口”，首先是服務學校發展，然后是服務領導、服務師生、服務中層單位。因此需要樹立全方位的服務觀念，不僅精心為領導服務，還要耐心地為機關服務、為基層服務，樹立“窗口”形象，提高辦文、辦會和辦事效率。作為服務窗口，高校辦公室還要真正發揮“榜樣”作用、“示范”作用。對工作要有高度的責任感，對任務要有使命感，對人要有誠懇的態度，對事要有求真務實的精神。始終堅持“心中有人”，堅守“為人民服務”宗旨，始終堅持“求真務實 ”，不斷“開拓創新”。

（三）嚴格辦公室工作職責和獎懲制度

高校辦公室要在各個科室、工作小組的職責基礎上，明確各個崗位的權責，做到每個人各司其職，各盡其能，高質量、高效率地完成自己的職責和分配的任務，有效避免或減少服相互推諉、辦事拖拉等現象。在制定崗位職責時，必須以事定崗、以崗定人和精干效能為基本原則，從辦公室實際工作需要出發，對工作重復的科室，進行合并或重組；凡一個人能夠承擔的工作，就不分給兩個人或多頭管理。還要堅持職權責統一原則，凡崗位均有相應權利和職責，每個崗位的職責必須明確、具體，盡可能量化，以便考核。同時，要制定嚴格的檢查制度和獎懲辦法。對工作成績突出者要獎勵；對不合格者，要警告；對嚴重失職、瀆職者，則應適當懲處。

（四）把控會議數量和提高會議質量

會議是傳達指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結經驗的一種管理手段，但不是所有問題都需要通過會議來解決。高校辦公室要經常研究會議管理規律，提高會議效率，提高管理科學化水平。為杜絕浪費行政和教學資源，高校應該嚴格會議制度。首先要嚴格控制會議數量，避免大小事情都開會，防止會議泛濫，以免浪費領導精力和時間。 其次是要提高會議質量和效率，通過會前的充分準備，提倡開短會，開高質量的會，開有效的會。

（五）提高公文起草、流轉和歸檔質量

高校辦公室公文處理政策性強，需要細致復雜的工作，這就要求一定的章法和工作流程，預防出差錯或造成公文積壓。首先，要建立科學的公文制度或流程，嚴格公文的格式和固定行文，以提高辦文的質量和流轉效率。嚴格把握公文的標題、主送機關、正文、附件、機關印章、發文日期、抄送單位、公文編號、機密等級、緩急程度等關鍵環節。辦公室人員要按照各自職責范圍、隸屬關系，不得越級行文請示。除此之外，辦公室人員務必要準確、及時、安全、保密地完成各道公文處理流程，確保公文運轉質量和效率。

綜上，高校辦公室管理是高校管理工作的核心和樞紐，是實施各項管理工作的橋梁和紐帶，在高等院校發展進程中扮演著重要角色。隨著我國高等教育快速發展，傳統的辦公室工作理念和運行模式已不再適應當下發展的新形勢，高校辦公室管理人員必須注意創新意識培養，逐漸轉變高校辦公室傳統管理理念，不斷創新高校辦公室管理工作機制，最大限度提升辦公室的工作效能，努力開創高校辦公室管理工作的新局面，推動學校辦學水平再上新的臺階。

參考文獻：

[1]何滿艷，張斌.提高高校辦公室管理工作的關鍵是創新[J].管理觀察，2010（1）.

[2]王偉峰，吳波.論創新是高校辦公室管理的靈魂[J].文教資料，2011（7）.

[3]楊明.新形勢下高校辦公室管理存在的問題及其對策探討[J].中國管理信息化，2014，17（4）.

[4]呂宏玉，張菁，齊輝.提高高校辦公室管理工作效能探討[J].河北農業大學學報，2014，16（4）.

[5]金麗榮.新時期高校辦公室管理工作的思考與對策[J].齊齊哈爾大學學報，201，（2）.

責任編輯：楊國棟