關于如何創新檔案服務工作的探討

鄭藝

（黑龍江省有色金屬地質勘查七0三隊）

【摘要】創新是社會各項事業興旺發達的源泉，創新也是做好檔案工作的根本動力，信息化建設是檔案工作的重要途徑，是檔案工作的創新需要。當前檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，創新檔案服務是與時俱進的必然要求。

【關鍵詞】檔案服務 創新 服務機制

服務是檔案工作的主題，是檔案工作的生命力，也是檔案工作者的主要職責。我們在信息化時代的今天，要對檔案服務工作進行創新，檔案部門要進一步增強服務意識，不斷創新服務機制，切實改進、改革服務方式，把檔案服務工作提高到一個新的水平，著力于綜合檔案服務功能的開發，檔案工作才能保持旺盛的生命力。

一、創新服務觀念，轉變服務思想

由收、藏、借用這種一般性服務，向挖掘、編輯、研究高層次服務轉變；由疲于應付日常業務，向開動腦筋、搞好超前服務轉變。實現檔案工作服務由被動向主動服務轉變，由單一服務向全方位服務轉變，由一般服務向深層次服務轉變。首先使利用從被動查閱服務轉向咨詢服務，從閉門等待服務轉向超前服務，從被動查找利用到主動提供利用，從預約聯系服務轉向跟蹤服務，從提供紙質檔案資料轉向電子載體和紙質資料并用服務，從檢索工具式服務轉向編研成果式服務，真正體現服務的主動性、前瞻性、廣泛性、開放性和針對性。其次，統計分析利用者的類別、層次和次數多寡，以此來掌握規律，發現需求的重點，難點和盲點，不但創新了利用服務，而且以此也掌握了現階段和今后工作的側重點、緩急點，也使我們清楚看到利用者的現實需求和潛在需求。我們也就可以緊緊圍繞重點、難點和盲點，以此來增加檔案工作的主動性和活力。再次，我們檔案工作人員應創建利用者反饋意見登記，通過利用者對我們的服務態度，利用效果，利用深度以及希望改進的地方，用利用者的角度，希望，意見來加強檔案服務的創新，從而改變現實檔案服務利用從被動到主動的過程。

二、創新服務機制，提高服務水平

就檔案服務來說，首先是要真正樹立知識經濟的意識。要采取積極有效的措施，擴大宣傳，擴大檔案工作的知名度，讓更多的人了解檔案，進而讓更多人利用檔案。其次是要全面認識檔案的利用價值。不斷豐富室藏，特別是加強科技檔案、專業檔案和特色檔案的收藏，提供給利用者為現實服務。再次是重視和加強對利用者的研究。不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務的創新。在服務的內容和范圍上要創新。隨著檔案工作的發展，檔案服務范圍和內容不斷擴大，從編史修志到歷史研究，從證明年齡身份到處理經濟合同，作用越來越大，應用的范圍越來越廣。在檔案服務的范圍和內容上，特別是要增強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性。

增強服務意識。檔案工作人員站在全方位服務的高度，對檔案的來源、使用、保管進行調查研究，加強信息反饋工作，提高檔案資源合理利用率，對利用者要起到參謀和咨詢作用；強化綜合協調職能。綜合協調就是在實際工作中，協調好各種關系，積極主動地為用戶服務，做到不推、不擋，合理快捷地安排好用戶對檔案的利用，提高檔案的利用率；強化檔案工作者的業務水平。檔案工作者業務水平的高低，直接影響著檔案的利用效果，檔案工作者必須努力學習專業知識，提高服務本領。每個檔案工作者都要成為多面手，而且業務技術要精，這樣才能擴展服務面，提高服務質量；強化聯絡職能。

三、創新服務手段，開辟檔案服務新領域

1.建立檔案室網頁，開展網上利用服務。實施信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。在網站實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源。

2.開展在線服務。積極改變被動的、手工式的檔案提供利用方式，采用主動的、現代化的檔案服務方式。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢等服務方式，讓利用者與檔案室進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和閱覽服務。

3.檔案宣傳。檔案“與時俱進”地記錄著單位的發展，舉辦檔案展覽是公布檔案、展示歷史、資政育人的重要方式，也是開展檔案服務工作，向單位員工宣傳檔案、普及檔案知識和培養潛在的檔案利用者的重要手段。

4.咨詢利用功能。查檔接待是檔案室服務的重要“窗口”，檔案從“藏”到“用”，需要檔案工作人員的創造性服務。應培養和配備對檔案熟悉并有一定研究的咨詢服務人的利用率。要激發他們的利用需求。

5.拓寬閱覽窗口功能，建立檔案信息數據庫，編制室藏指南，檔案專題目錄和各類編研成果，為閱覽者提供快捷、優質的服務。

6.注重“反饋”，深層次開發檔案信息。反饋在檔案信息資源開發利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發利用所產生的結果，進行研究，可以提高信息資源開發利用的科學性、合理性、系統性。

四、以人為本，開展個性化服務

1.開展個性化服務。滿足不同的利用群體的不同需求，采取不同的服務方式，擴展檔案利用服務的范疇。利用者主要分為技術人員和管理人員。具體來說，技術人員有著較豐富的經驗，而且在利用檔案之前，對利用題目進行了必要的準備，對他們的服務主要是檢索服務；管理人員他們希望得到系統的、全面的、完整的檔案信息，對他們的服務主要是文獻服務，除了在檢索方面提供服務外，還需要提供咨詢服務，解答他們在利用中遇到的問題。

2.做好主動服務。 必須加強宣傳和指導，針對檔案意識薄弱的問題，檔案部門可以通過宣傳檔案的作用，介紹檔案的內容來使人們認識檔案在實踐中的作用，可以通過各種途徑積極開展宣傳活動、服務項目、介紹有關的規章制度、檔案利用成果等。

3.加強自身建設。一是提高業務素質。檔案工作者要想更好地為利用者服務，必須有較高的基礎知識、專業知識和相關的知識素養。以檔案新知識、新理論、新技術為主要內容，采取自學、參加培訓等多種形式，提高檔案工作者的業務能力。二是提高能力素質。要提高創新能力，敢于創新，要提高服務能力，以利用服務者滿意為衡量檔案工作的標準。

參考文獻：

[1]肖文建.現代檔案管理學理論與應用[M].檔案出版社，2002.

[2]楊公之.檔案信息化建設導論[M].檔案出版社，2001.