機關事業單位文書檔案管理強化途徑

◎陳亮平

機關事業單位文書檔案管理強化途徑

◎陳亮平

文書檔案管理工作是機關事業單位檔案管理的核心工作內容，對機關事業單位的整體運行效率產生著重要影響。加強機關事業單位對文書檔案管理工作的重視、提升檔案管理與其他工作環節的銜接性、優化文書檔案管理工作的信息化程度以及強化檔案管理工作人員的職業素養是文書檔案管理工作的有效強化途徑。從這四個層面對機關事業單位的文書檔案管理工作進行優化與創新能夠對新時期下的機關事業單位工作效率進行顯著提升。

機關事業單位是為人民服務的重要社會功能機構，在業務功能不斷升級、業務實踐范圍不斷擴展的背景下，文書檔案管理工作面臨著新的實踐工作挑戰。特別是在信息化技術在社會當中以及機關事業單位的業務與事務當中的廣泛應用，為文書管理工作帶來了更加艱巨的工作任務。所以檔案管理工作人員應進行自我工作能力以及自我職業素養的提升，進而更加高效地完成文書檔案管理工作。

文書檔案管理工作的重要性

文書是機關事業單位工作實踐內容的重要載體，機關事業單位的業務運行與事務銜接以及相關內容的記錄都需要以文書的形式進行體現或承載。對文書進行科學而系統化的檔案管理，不僅能夠對文書進行保存與記錄，同時也能直接提升機關事業單位的業務與事務運行效率，進而間接地推動了機關事業單位對外服務質量。所以對于文書的管理工作是機關事業單位檔案管理的重要內容，特別是在一些數字影響資料以及物品資料相對較少的機關事業單位當中，文書檔案管理工作是檔案管理工作的核心。

文書檔案管理工作的強化途徑

加強機關事業單位對文書檔案管理工作的重視。文書檔案管理工作是檔案管理工作人員的崗位職責，同時也是涉及到機關事業單位所有相關人員的廣范圍工作，需要所有文書相關人員與檔案管理人員間的有效協調配合。從檔案管理工作在機關事業整體運行體系當中的作用來看，只有將檔案管理工作與整體系統的運行進行有機銜接才能使文書檔案管理工作實現工作效率的最大化，所以需要整體工作體系當中所有相關人員加強對于文書管理工作的重視，并切實地在實踐工作當中給予積極的協調配合，進而實現文書檔案管理工作效率得到實質性的提升。同時強化每一個機關事業單位工作人員的全局意識，對文書檔案工作給予自主自覺的支持，兌現在文書資料的提供、收集以及保管當中的義務。

提升檔案管理與其他工作環節的銜接性。檔案管理工作與其他各崗位工作之間應就檔案存檔環節進行有效協調與銜接，使相互之間掌握基本工作流程，進而使文書以及其他一些相關資料能夠在形成初期符合檔案入檔要求，提升檔案管理工作效率。尤其是檔案管理工作人員與文書工作人員之間的銜接性的提升，需要文書管理人員進行一定程度的相關培訓，同時檔案管理人員也需要對文書管理工作流程和工作要求進行一定程度的掌握。進而使文書檔案管理工作能夠形成流暢的工作程序，避免不必要的摩擦與矛盾。使文書檔案歸檔水平得以有效提升。

優化文書檔案管理工作的信息化程度。隨著機關事業單位在現代社會當中的服務功能增強以及業務實踐方式的拓寬，信息化技術在機關事業單位當中發揮著越來越重要的作用。機關事業單位很多重要業務和事務互動都需要在網絡平臺當中進行實施，進而也會產生大量的電子版本文書資料和檔案資料。這些資料的收集與存檔具有一定的便捷性，同時也具有一定的難度。這對于檔案管理者來說既是信息化時代帶來的挑戰，也是信息化時代帶來的機遇。強化檔案人員的信息技術應用水平以及信息數據素養，同時增設具有先進性的信息化檔案管理設備。進而使檔案獲取、收集與入檔等工作環節的實踐效率實現質的突破，進而極大地提升文書檔案管理工作的實踐水平。大數據時代背景下，檔案管理人員應積極提升自身信息素養。信息素養是指對于機關事業單位內部資料數據的保密與保存，同時也對業務數據的收集與統計。在重要數據資料上應首先應做好收集與統計工作，并利用相關軟件對數據進行科學化的研究與整合，進而為相關崗位人員提供重要的參考數據幫助其提升工作能力與工作實效。在信息化技術進行有效應用的前提下，能夠及時而全面對文書資料進行獲取與存檔，進而使機關事業單位在信息化技術的應用下實現了為社會提供優質服務的責任與使命。同時也使文書檔案管理工作更加科學化和系統化。

強化檔案管理工作人員的職業素養。檔案管理工作雖然并非是機關事業單位當中的高難度工作，但是其具有著重要的工作實踐價值，對機關事業單位的整體運行效率產生著重要的影響。而檔案管理工作的最為關鍵環節就是檔案管理工作人員的職業素養，尤其是對于文書檔案管理部分的工作，不僅需要基本的業務能力，更需要具有較高的責任心和團隊協作能力。檔案工作人員只有將文書資料獲取、收集、整理以及入檔工作當中所有細節工作以負責任的進行實施，并加強與其他部門工作人員的協調能力，才能使文書檔案管理工作實現其工作意義，為機關事業單位貢獻出崗位實踐價值。特別是先信息化時代背景下，對于網絡電子文書資料的數據信息收集與整理，不僅要求檔案管理人員具有一定專業水平和責任心，更需要檔案管理人員具有較高的信息素養，對信息數據能夠進行系統而全面的科學化處理。文書檔案管理工作具有一定的復雜性，但是對文書檔案管理工作更需要檔案管理人員的責任心和優秀的職業素養才能實現工作效率與質量。

（作者單位：廣東省河源市重點項目建設服務中心）