企業檔案管理現狀分析與對策探討

黃杰

摘 要：隨著社會經濟發展水平的不斷提高，在企業發展的過程中也面臨著更加復雜的環境，對于檔案的管理也有了更大的難度。就目前企業內部檔案管理工作的現狀來說，其中還存在著一定的問題和不足之處，導致現階段檔案管理水平無法滿足企業發展的需求，不能充分發揮出檔案信息在企業發展中的積極作用，因此企業的檔案管理部門應對客觀存在的問題給予高度的重視。本文主要對企業檔案管理的現狀進行了分析，探尋提高檔案管理水平的有效措施。

關鍵詞：企業檔案；管理現狀；對策分析

檔案管理在企業的日常工作管理中處于基礎性的地位，它充分體現出了企業的發展軌跡和各項基本的信息，對于企業的持續健康發展有著積極的指導意義。近年來隨著企業發展速度不斷加快，再加上組織結構等方面的改革，傳統的檔案管理模式已經逐漸無法滿足企業生產經營活動的需求，在發展中逐漸顯露出一定的弊端，檔案管理工作中也出現了一系列的問題，制約了檔案管理水平的提高，因此需要對問題出現的原因進行分析，進而有針對性的提出相應的解決措施，推動企業檔案管理工作的深化。

1 檔案管理工作在企業發展中的作用

檔案記錄的內容具有客觀真實性，它記錄了企業發展的歷史軌跡和生產經營活動，在企業發展的過程中，將重要的文件保存下來形成檔案，能夠為管理者決策提供有效的參考資料。紙質文件材料、視頻音頻等是現階段企業檔案的主要內容，它涉及到了企業發展的方方面面，必須要按照相關的標準和規范進行檔案管理工作，保證企業檔案的條理性。如果在企業檔案管理中存在問題，不僅會導致檔案記錄的混亂，還可能會對企業其他的管理工作造成影響，使正常的生產經營活動無法順利開展。加強企業檔案的管理工作能夠促進企業的健康持續發展，在一定程度上拉動企業經濟效益，同時做好的檔案管理也是企業宣傳的良好材料。

2 企業檔案管理的現狀分析

1、企業對檔案管理的重視程度不足

在現階段的檔案管理工作中，企業決策者還沒有充分意識到檔案管理的重要性，對其認識還停留在信息收集與整理階段，由于重視程度不足，導致檔案管理的理念和手段相對比較滯后，在檔案信息的處理分析方面存在不足之處。其次從管理人員的角度來說，在開展檔案管理工作時的工作積極性也不高，責任意識不強制約了檔案管理水平的提高。另外在檔案管理工作中的資金以及人力資源的投入也相對比較缺乏，使檔案管理工作缺乏必要的基礎和保障。

2、檔案管理工作不規范

管理工作的不規范直接影響了檔案管理的質量，一些檔案管理部門在開展工作時單純的進行分類整理，沒有對信息內容進行深入分析。甚至在一些企業還未設置專門的檔案管理機構，檔案由各個職能部門進行單獨管理，這種管理方式使得企業內部的檔案管理信息不能及時共享。管理人員的專業素養也有待加強，很多管理人員沒有經過專業技能的培訓就直接上崗，對檔案的收集、統計、利用等工作流程不熟悉。另外在檔案交接方面還沒有形成完善的流程，管理人員在收集和移交不同部門的檔案資料時，檔案催收工作不及時使得管理工作缺乏必要的時效性。交接工作的問題還表現在新老人員交替階段，中間缺乏有效的溝通，容易在交接的過程中出現檔案資料的丟失，對公司的發展造成負面影響。

3、檔案保護工作不到位

目前企業的檔案管理大部分還是以紙質檔案為主，在檔案存放的過程中受到外界環境的作用容易出現損壞的問題。一般情況下對于檔案的存放需要在專門的庫房，但是一些其企業由于受到資金條件的限制，不能設置專門的庫房來進行存放工作，或者是存放檔案的庫房中缺乏必要的防范設備，使得在存放的過程中對檔案的使用性能造成影響。

4、檔案管理設備缺乏

在進行檔案管理工作時，相關的配套設施還存在一定的不足之處。近年來電子信息技術發展的不斷完善，在保證檔案管理工作質量的同時，大幅提高了管理工作的效率，但是目前檔案管理中信息技術的應用還不廣泛，相關的配套設備相對來說比較陳舊，影響了檔案管理工作的正常進行。例如對于聲像檔案的管理，由于管理設備的缺乏導致此類檔案保存時在安全性方面存在問題，可能會出現丟失或者材料不完整的現象，若是重要檔案信息的丟失還會對企業的生產經營造成潛在的威脅。

3 提高檔案管理水平的對策探討

1、轉變對于檔案管理工作的認識

檔案管理在企業日常管理中占據著基礎性的地位，決策者應充分認識到檔案管理工作在企業發展中的重要作用，擺脫傳統的管理理念的制約，不斷提高對檔案信息的分析和處理能力。檔案管理部門也應切實樹立責任意識，將管理工作落實下來，促使檔案日常管理工作的順利開展。

2、建立完善的檔案管理制度

（1）規范檔案管理行為。企業應當不斷的規范檔案管理行為，按照檔案法中的規定開展信息的收集、整理與分析，不同部門、不同種類的檔案進行整理時，要保證檔案信息的準確性。在檔案借閱方面也需要建立起完善的制度，管理部門做好記錄工作，對于在借閱過程中出現的逾期不還或者丟失破損現象應采取相應的處理措施。檔案管理工作應與企業發展的動態緊密結合在一起，保證檔案的編研工作正常開展。

（2）有效利用檔案信息。對于檔案的管理不僅是對各項信息的收集和匯總，其最終目的是為了實現對信息材料的利用，如果只是單純的收集信息，那么檔案管理的價值就無法實現。因此需要對檔案中的信息材料深入分析挖掘，并與企業發展的實際情況結合在一起，使其能夠為生產經營活動服務。

（3）加強檔案的保護工作。企業在進行檔案管理工作時，需要按照相關的標準加強保護工作，適當加大在檔案管理方面的資金投入，在條件允許的情況下配備專門存放檔案的庫房，同時保證庫房的配套設備達到材料存放的要求，尤其是對于重要檔案的管理存放時，必須做好相應的防護措施。

3、加強檔案管理基礎設施建設

檔案管理工作的開展離不開必要的基礎設施，特別是隨著信息技術在檔案管理工作中的應用，需要加強計算機及其配套設備的管理，及時淘汰陳舊落后的設備，使檔案管理工作的效率得到有效的提高。在開展檔案管理工作時，將紙質檔案轉化為數字化的管理模式，可以實現檔案信息的及時共享，通過在信息系統中對檔案信息的查詢，有效的提高了檔案的利用效率，使檔案管理的價值得以充分發揮。所以需要不斷的加強基礎設施的建設，提高信息化技術在檔案管理中的應用，保證檔案管理工作的質量和效率。

4、提高檔案管理人員的專業素養

管理人員是開展檔案管理工作的主體，為了有效的提高檔案管理工作的水平，需要不斷的加強對于管理人員專業素質的培養。管理人員需要有主動學習的意識，以理論基礎知識為切入點，掌握信息收集的方法，使檔案的日常管理工作正常開展，不斷的學習新的管理理念，解決在當前管理模式中存在的弊端。企業也可以定期進行培訓，確保管理人員自身的專業素養和技術能力能夠滿足現階段檔案管理工作的需求。

4 結束語

綜上所述，檔案管理工作在企業的發展過程中發揮著重要的作用，既是企業發展軌跡真實客觀的記錄，同時也為企業的發展提供了積極的指導。因此企業需要充分意識到檔案管理在企業發展中的重要性，針對在現階段管理工作中存在的問題進行深入分析，根據企業自身發展的實際情況采取相應的解決對策，促進企業檔案管理水平的提高。

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