如何有效提高中專學校的檔案管理工作

馬焰

摘 要：一個中專學校的學生檔案和重要資料都是該學校學生成長的信息反映和學校發展的重要參考[1]。檔案管理工作如果處理的好就能提高中專學校的校園管理效率，并且對于解決一些學生的成長問題也很有幫助。校園的檔案管理可以說的上是一個學校基礎。要想從根本上提高一所中專學校的教育水平和科技水準，就必須要明白檔案管理工作的重要性和必須性，提高檔案管理人員的綜合素質水平和管理檔案的水平，這樣才能夠使中專學校檔案的管理工作更加有效的進行。本文通過對學校檔案管理工作的理解進行描述，表現出學校檔案管理工作的重要性，從而提出幾點提高檔案工作管理效率的建議，最后在重視學校檔案管理工作的基礎上，要求管理人員努力找出檔案管理工作中存在的問題，并及時進行修正。

關鍵詞：中專學校；檔案管理工作；提高檔案工作管理效率

一個優秀的中專學校必須要有一個完善全面的校園管理制度，一個有條不紊的檔案管理模式、一群品德良好的優秀教師和認真負責，專業知識充分的管理工作人員。學校的檔案管理工作，不僅是需要找出從中的管理問題，而且還需要跟上時代的腳步進行管理工作的提高和創新。

1 檔案管理工作的重要性

對于檔案管理工作來說，我們最需要了解的就是它的含義和性質。一個學校的管理模式和學生的素質、師資的力量依舊教育的能力密切相關，老師需要隨時向學生進行教育和提醒，而教育的內容和提醒的內容就需要依賴學校管理人員進行有效的負責[1]。因為只有根據學生的個人資料，老師給出的分析建議才能夠很好進行學生教育計劃的規劃，因此檔案管理工作是學校管理的基礎。第二我們需要了解學校的檔案是對學校內外工作教學的一個見證，它詳細的記錄了所有學生的個人學籍資料和老師的職教文件。隨著時間的流逝，一個學校的校長、老師和學生都會跟著離開，但是檔案資料卻一直保留在學校的檔案管理系統當中，這些資料都是見證一個學校成長的憑證。所以檔案管理的工作是一個學校的奠定基礎，我們必須充分的明白檔案管理工作的重要性。

2 如何科學的進行檔案管理工作

2.1 嚴格按照規制管理，明確分析好資料

對于明確分析資料，并且嚴格按照規章制度進行檔案的管理工作需要明確三點：第一點——需要時刻保持嚴謹認真額管理態度，務必將文件當中的每一份資料進行有效的分類存檔，記錄明確；第二點——按照管理的交接規定，將學校的內部文件進行有效的登記，不遺漏任何一份資料，不誤記任何一份資料，能夠將學校的檔案管理工作做到井井有序，毫無紕漏；第三點——制定好完善的歸還迷失，當文檔進行歸檔的時候需要明確好時間、范圍、流程，嚴格把歸檔的工作當成是自己的職業范圍之內的本職工作。

2.2 學習好管理工作，提高歸檔的效率

根據每一份資料的不同性質和屬性，管理人員需要進行科學的分類，在歸檔的過程當中一定要盡心盡力，明白什么樣的檔案需要放在什么樣的位置，這樣才可以充分有效的提高檔案管理的工作。通俗具體的來將，就是把學校的一切活動和生活的資料當成是收集的對象，篩選出其中重要的部分，使得所選出來的重要資料能夠有效全面的反映出學校的教學工作，使得存儲資料的質量能夠得到提高，并且擁有其存儲的價值。

2.3 科學系統的存檔，準確仔細的鑒檔

中專學校的管理工作一方面需要把檔案資料進行科學分類，也就是說需要學校各種零散雜亂的資料進行系統的提煉，把精華的部分整理出來，進行編目和充足，然后根據學校教育工作的資料、財務、人事和課堂等標準進行本質的存檔。必須要使這些資料能夠有利用的價值并且能夠方便保存。另一個方面，在進行鑒定檔案的時候，需要管理的人員根據檔案的不用價值為標準，對重要檔案進行恰當的保護，根據學校的要求和時間的規定將一些無效的資料或者是過時的文檔進行科學的處理，前提條件必須是根據資料的作者、價值、內容和時效性來作決定的。

3 提高管理工作人員的素質和能力

根據社會的要求，學校的檔案管理人員需要具備端正的工作態度，有效提高自身的管理工作能力，積極的學習先進的管理方式，有責任心能夠正確對自己工作的重要性進行理解。檔案管理工作對于教育的事業以及整個社會的發展都具有實際的意義，所以檔案管理人員必須要真誠的熱愛自己的工作，用心的為學生和學校進行服務。檔案管理工作其實是一門有技術性的學問，管理人員必須要具有專業的知識技能，作為新時代的學校檔案管理人員，我們也需要時刻的走在社會的最前面，引用先進的檔案管理模式，聆聽科學發展的妙音，勇敢的進行模式的創新，并將創新中有價值的部分融合到管理的工作當中，檔案管理人員需要時刻保持一顆學習謙遜的心，來學習各種管理檔案上的業務技能，了解工作的內涵本質，提高自己的文化修養，現代社會的每一門的工作都是離不開電子科技和文字的指導，為了讓我們更好的為學生服務，我們必須要掌握好電子的存檔技能，提高自身的文化能力、檔案管理能力、科研能力以及科技能力。

4 加強學校檔案管理的工作建設

學校的檔案管理工作在實行上需要積極的響應上級傳達的指令，完善的建立起全面的檔案管理的機制，在學校的各個部分都要分配好管理的人員，做到從局部到全部的工作效率提高。學校的領導應該進行不定時檔案的抽查檢驗，務必保證檔案的完整和系統。管理的人員需要嚴格按照監管檔案的工作指標進行管理工作的運行，避免在工作中國出現任何的紕漏。學校應該多安排管理的人學進行培訓，在學校進行聽課和記錄，這樣可以很好的提高檔案管理工作人員的收集信息能力和整理信息能力。當然還需要建立一個‘監管部門，這個監管的部門可以組織學校進行每月月底的全員投票，評選出管理人員的管理工作是否合格，并對管理人員提出一些相應的改善意見和建議，從而依靠雪亮的群眾眼睛，及時的發現管理當中的問題并將其解決，使得管理檔案的工作能夠得到促進，管理工作的質量得到提高，管理工作人員的能力能夠得到進步。

5 善于發現管理問題，及時改正便于進步

我國中專學校不比一些高等的學校，它的管理工作中海存在著不少的問題，所以檔案管理的工作人員還需要更加注重實踐探索，及時發現工作管理當中存在的不足之處，然后積極的需求問題的解決方法。學校檔案管理工作所產生的問題繁雜紛亂，如學校的領導不重視管理檔案的工作，管理人員應該如何引起學校領導層對管理工作的加強和重視？管理工作的制度不夠全面，那么管理的人員需要如何進行完善？如何有效的轉變工作人員的管理態度，使得其能夠認真負責？檔案管理的設備落后需要如何引進先進的管理設施？學校檔案管理工作存在的問題各種各樣，學校的高層領導需要對管理的工作人員進行重視并且了解問題解決問題，這樣才能使得學校檔案管理工作越做越好[2]。

6 結束語

在21世紀這個科技發展迅速的時代，檔案管理工作已經變得越來越重要。中專的學校必須要建立起一支高技能、高素質和高效率的管理檔案人才團隊，并且建立起現代科學的管理制度體系。這樣才能更加規范好管理工作，使得管理工作能夠得到有效的進步，促使我國的中專教育事業也能夠得到有效的提升。學校檔案管理的工作人員需要看到自身工作的重要性，明白自身所擔負的社會責任，努力進行工作上的創新，在信息科技技術的幫助下使得檔案管理工作的整合能夠有效的加強，是檔案管理的事業能夠蓬勃有朝氣的發展，讓自身創造出對社會有利的貢獻[3]。

參考文獻

[1]宋沛.如何有效提高中專學校的檔案管理工作[J].學周刊，2014，25：35.

[2]王潔穎.如何有效提高當前檔案管理工作[J].科技資訊，2014，26：226.

[3]陳慶.提高中專學校檔案工作管理水平探析[J].揚州教育學院學報，2010，04：81-83.