事業(yè)單位文書檔案管理工作策略優(yōu)化探討

摘 要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位取得了較大的發(fā)展。文書檔案管理工作作為事業(yè)單位登記管理工作的重要組成部分，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用。本文主要分析當(dāng)下事業(yè)單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀，并給出了具體的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案管理；優(yōu)化策略

事業(yè)單位文書檔案真實(shí)的記載了事業(yè)單位工作各方面信息以及單位員工個(gè)人信息，是事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)性工作，也是事業(yè)單位重要的信息資源，對(duì)管理層決策有著直接的影響。而且，事業(yè)單位文書檔案作為重要的信息資源，不但能夠彌補(bǔ)國家檔案的不足，還能服務(wù)于我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)。因此，做好事業(yè)單位文書檔案管理工作，對(duì)新形勢下我國事業(yè)單位的長足、穩(wěn)定、健康發(fā)展都有著長遠(yuǎn)的影響。

1 當(dāng)下事業(yè)單位文書檔案管理工作存在的問題

（一）對(duì)文書檔案管理工作的重視不足

就目前來看，我國事業(yè)單位多數(shù)沒有意識(shí)到文書檔案管理工作的重要作用，對(duì)文書檔案管理工作的重視不足，認(rèn)為文書檔案管理工作僅僅是保存一些檔案，與事業(yè)單位的發(fā)展并沒有直接的關(guān)系。正因?yàn)槿绱耍聵I(yè)單位對(duì)于文書檔案管理工作不夠重視，對(duì)其投入力度較小，也就不能保證文書檔案的規(guī)范化管理以及文書檔案的完整性。此外，重視程度不夠，就不能將文書檔案管理工作的作用完全發(fā)揮出來，也就無法起到促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)步的作用。最后，當(dāng)下我國事業(yè)單位文書檔案管理工作基本還沒有實(shí)現(xiàn)信息化、科學(xué)化管理，信息化建設(shè)不夠。

（二）相關(guān)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

事業(yè)單位文書檔案管理相關(guān)工作人員素質(zhì)不高，主要表現(xiàn)在：文書檔案管理者缺少豐富的管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)的管理技能，僅僅是對(duì)工作的一些基礎(chǔ)環(huán)節(jié)比較清楚，并不能妥善應(yīng)對(duì)復(fù)雜的工作；事業(yè)單位文書檔案管理保密性要求很高，但是部分工作者職業(yè)道德素質(zhì)不高，有些時(shí)候會(huì)不慎泄密；還有的文書檔案管理者雖然在崗位上工作，但是缺乏責(zé)任心，時(shí)常感到枯燥乏味，工作積極性不高，工作起來往往是敷衍了事，對(duì)檔案保管和分類也不認(rèn)真，甚至?xí)霈F(xiàn)較大錯(cuò)誤；還有不少事業(yè)單位文書檔案管理人員是關(guān)系人員或者兼職人員等?？偠灾?，事業(yè)單位文書檔案管理者整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位文書檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步。

（三）文書檔案管理方式較為陳舊落后

雖然現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)得到迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)普及程度也較高， 但是事業(yè)單位文書檔案管理并沒有實(shí)現(xiàn)完全的科學(xué)化和自動(dòng)化，有的事業(yè)單位仍然還在使用已經(jīng)淘汰的文書檔案管理軟件，而且也不符合事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況。甚至于現(xiàn)在還有的事業(yè)單位依然使用人工管理的文書檔案管理模式，這就會(huì)產(chǎn)生一定的封閉性，不能實(shí)現(xiàn)文書檔案的同步，也不能保證信息保存的持久性及準(zhǔn)確性，影響了事業(yè)單位文書檔案管理工作的發(fā)展，此外，由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作不重視，也會(huì)導(dǎo)致管理模式落后，也就不能提供更加科學(xué)、合理的方式。

（四）文書檔案管理制度不健全、不完善

雖然目前不少事業(yè)單位有文書檔案管理制度，但仍存在文書檔案管理不規(guī)范，管理制度也不能嚴(yán)格落實(shí)等現(xiàn)象，例如：在對(duì)文書檔案進(jìn)行分類、管理的時(shí)候沒有嚴(yán)格遵守管理制度，文書檔案分類不明確，沒有將不同時(shí)間和不同工作性質(zhì)的文書檔案分開保存、歸檔，而是將其放在一起統(tǒng)一管理，這樣后來者在查找文書檔案時(shí)就不能很快找到所需要的文書檔案。此外，還有的文書檔案管理者在存放文書檔案時(shí)，圖一時(shí)省事而沒有為其生成相應(yīng)的目錄，這就會(huì)給后期查閱文書檔案帶來更大的困難。

2 提升事業(yè)單位文書檔案管理工作水平的舉措

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作觀念，重視檔案管理工作

做好事業(yè)單位文書檔案管理工作，首先需要加強(qiáng)對(duì)管理工作的重視，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作觀念。（1）提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的重視。只有領(lǐng)導(dǎo)真正重視起來，才能切實(shí)落實(shí)檔案管理工作，才能進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的人力、財(cái)力的扶持力度，才能為文書檔案管理管理提供有力的保障，才能完善文書檔案管理設(shè)施。（2）加強(qiáng)事業(yè)單位全體員工的認(rèn)識(shí)，使每個(gè)員工都認(rèn)識(shí)到文書檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展帶來的影響及重要意義，增強(qiáng)每個(gè)人的責(zé)任意識(shí)，保證文書檔案管理工作的順利開展。（3）做好文書檔案的宣傳工作，加大宣傳力度，通過各種途徑使單位全體人員認(rèn)識(shí)到文書檔案規(guī)范化管理的重要性，使得單位全體人員都有一個(gè)端正的態(tài)度進(jìn)行工作，進(jìn)而促進(jìn)工作效率的提高，使檔案管理取得較大的進(jìn)步。

（二）提高相關(guān)人員綜合素質(zhì)，促進(jìn)單位穩(wěn)步發(fā)展

提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)是做好事業(yè)單位文書檔案管理工作最重要的一個(gè)前提。（1）就是要加強(qiáng)檔案管理者專業(yè)知識(shí)、技能培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)新型管理理念，新知識(shí)，新方法，新手段，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中去，不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)新形勢下發(fā)展需要。（2）注重培養(yǎng)檔案管理者的職業(yè)道德素養(yǎng)、責(zé)任意識(shí)和奉獻(xiàn)精神，因?yàn)槲臅鴻n案管理工作一般較為復(fù)雜煩瑣而且龐大，所以文書檔案管理工作者一定要具備不怕苦、不怕累的精神，有著對(duì)工作執(zhí)著的熱情、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度以及一定奉獻(xiàn)精神。

（三）創(chuàng)新文書檔案管理方式，提高管理工作效率

為了適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，需要我們對(duì)文書檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，提高管理工作效率。（1）創(chuàng)新文書檔案管理模式。充分利用現(xiàn)代新興科技，將網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)引入文書檔案管理，通過學(xué)習(xí)，使用管理軟件對(duì)文書檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、查詢等工作，提高文書檔案管理水平和工作效率，推進(jìn)文書檔案管理自動(dòng)化、數(shù)字化、一體化的實(shí)現(xiàn)。（2）加大對(duì)事業(yè)單位新文書檔案的開發(fā)力度。事業(yè)單位相關(guān)工作人員應(yīng)該積極主動(dòng)深入基層，而不只是被動(dòng)接受文書檔案，通過走訪搜集新的文書檔案，并將它們進(jìn)行歸檔、分類，以達(dá)到更新和擴(kuò)充檔案庫的目的。（3）加強(qiáng)檔案管理人員的招聘、審核、監(jiān)督力度。事業(yè)單位可以通過采取多項(xiàng)措施，實(shí)行公開招聘，將具有檔案管理專業(yè)背景的優(yōu)秀人才吸納到事業(yè)單位檔案管理人才隊(duì)伍中來，并保障文書檔案管理者提供學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，打造一批優(yōu)秀的文書檔案管理人才。

（四）健全文書檔案管理制度，規(guī)范化管理文書檔案

（1）建立并完善事業(yè)單位文書檔案管理工作制度。各事業(yè)單位根據(jù)自身具體情況完善當(dāng)前文書檔案管理制度，并在實(shí)際工作中嚴(yán)格落實(shí)，體現(xiàn)分類存放人性化，調(diào)取查閱便捷化，滿足人們的使用需求。（2）完善文書檔案管理監(jiān)督機(jī)制。在日常生活中要對(duì)檔案管理者有一定的監(jiān)督，對(duì)存放檔案定期進(jìn)行數(shù)據(jù)整理調(diào)查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題，出現(xiàn)記錄出錯(cuò)或檔案損壞、缺失等情況，要對(duì)其進(jìn)行一定的批評(píng)教育，使其工作謹(jǐn)慎、管理規(guī)范，加強(qiáng)其保密意識(shí)。（3）制定完善的文書檔案管理績效獎(jiǎng)懲機(jī)制，將檔案管理者的工資福利與工作情況、平時(shí)表現(xiàn)掛鉤，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀者給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作中出現(xiàn)問題人員給予相應(yīng)的懲罰，以達(dá)到提高其工作積極性和工作效率，督促其更好地完成文書檔案管理工作的目的。

3 結(jié)語

事業(yè)單位文書檔案管理工作影響著事業(yè)單位的發(fā)展與進(jìn)步。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)及全體員工都應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視，提高檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德，創(chuàng)新文書檔案管理方式，不斷健全完善文書檔案管理制度，使得文書檔案管理更加規(guī)范，跟上時(shí)代發(fā)展的潮流，最終實(shí)現(xiàn)文書檔案管理數(shù)字化、信息化、一體化。

參考文獻(xiàn)

[1]張慧.新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作研究[J].圖書檔案，2016（08）：202-204.

[2]焦英.事業(yè)單位文書檔案管理創(chuàng)新[J].創(chuàng)新論壇，2016（33）：166-167.

作者簡介

楊中元（1968-），男，四川敘永人，敘永縣民政局組織人事干部、社會(huì)工作師、瀘州市社會(huì)工作者協(xié)會(huì)個(gè)人會(huì)員、國家二級(jí)心理咨詢師，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理和社會(huì)工作