論不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理

摘 要：不動(dòng)產(chǎn)登記的本質(zhì)為物權(quán)制度，主要作用是核實(shí)記錄不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)，并對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，形成具有法制性的產(chǎn)權(quán)資料。不動(dòng)產(chǎn)登記具有嚴(yán)謹(jǐn)性、法制性、規(guī)范性、科學(xué)性特點(diǎn)，需要由專門的機(jī)構(gòu)完成，在對(duì)所有資料進(jìn)行整理、歸納后，對(duì)其進(jìn)行保存管理，可以對(duì)不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益提供法律保護(hù)，同時(shí)也是解決不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)糾紛的重要依據(jù)，對(duì)構(gòu)建和諧、穩(wěn)定社會(huì)具有重要意義。文章簡要介紹了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案特點(diǎn)，針對(duì)實(shí)際工作現(xiàn)狀提出了有效的改善措施。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記；檔案管理；特點(diǎn)；現(xiàn)狀；改善措施

1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案特點(diǎn)

通過對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案特點(diǎn)進(jìn)行全面、深刻認(rèn)識(shí)，并明確不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的重要性，可以確保該項(xiàng)工作的有效落實(shí)，在提高檔案管理水平和管理效率方面起到了顯著作用。對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)特點(diǎn)主要包括以下幾點(diǎn)。首先，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案類型眾多，涉及到各行各業(yè)以及廣大人民群眾，檔案信息載體形式也豐富多樣，信息量十分龐大。其次，不動(dòng)產(chǎn)登記是一項(xiàng)時(shí)間跨度大、工作周期長的工作，往往需要幾個(gè)月甚至是幾年才能完成。另外，不動(dòng)產(chǎn)登記涉及到廣大人民群眾的合法權(quán)益，需要保證所有檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和有效性，要求以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度對(duì)待，專業(yè)的工作方式開展。同時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案內(nèi)容會(huì)不斷進(jìn)行更新，需要根據(jù)土地業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際開展情況對(duì)原有檔案信息進(jìn)行修正和補(bǔ)充，保證與實(shí)際情況的一致性。并且，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有法律效應(yīng)，可以為不動(dòng)產(chǎn)糾紛的處理提可靠的法律依據(jù)，確保了不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬的合法性和公平性。

2 不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案交接難度較大

在原有的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理模式中，不同類型的檔案是由不同部門進(jìn)行管理的，包括國土、住建房管、林業(yè)、農(nóng)業(yè)等，檔案管理職權(quán)比較分散。要想實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的統(tǒng)一管理，就需要將這些部門分屬管理的所有檔案集中到一起，這就要求完成檔案的順利交接。而在交接檔案過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案遺失、損壞現(xiàn)象，尤其是存儲(chǔ)時(shí)間的較長的老檔案，極易出現(xiàn)損壞現(xiàn)象，難以保證檔案資料的完整性，影響了檔案交接的順利進(jìn)行，檔案交接難度較大。

2.2 檔案整合難度較大

檔案的科學(xué)整合，也是當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中亟需解決的問題。不同部門在管理不動(dòng)產(chǎn)登記檔案時(shí)，所用管理模式、管理機(jī)制、管理系統(tǒng)等都存在較大差異，并且在對(duì)檔案類型進(jìn)行劃分時(shí)所用分類標(biāo)準(zhǔn)也是不一樣的，并沒有統(tǒng)一、規(guī)范的分類歸檔標(biāo)準(zhǔn)，在對(duì)檔案信息進(jìn)行整合時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔混亂現(xiàn)象。同時(shí)，不同地區(qū)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理水平參差不齊，規(guī)范管理工作存在嚴(yán)重的不平衡現(xiàn)象，落后地區(qū)仍然以紙張作為檔案信息載體，檔案信息載體類型不統(tǒng)一，整合難度較大。

2.3 部門合并難度較大

原有檔案管理部門自身運(yùn)行機(jī)制的完整性，使得部門合并過程中困難重重。在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分散管理時(shí)期，各個(gè)管理部門在長期實(shí)踐工作中都制定了符合自身特點(diǎn)的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理模式，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較完善，管理部門運(yùn)行機(jī)制比較成熟。在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案統(tǒng)一管理模式下，只要求將管理職責(zé)進(jìn)行統(tǒng)一，沒有對(duì)其他管理職能的整合進(jìn)行明確規(guī)定，每個(gè)管理部門都希望能夠保留原有管理職能，在部門合并過程中經(jīng)常表現(xiàn)為不主動(dòng)、不配合，并且還容易出現(xiàn)管理職權(quán)沖突現(xiàn)象。

2.4 專業(yè)管理人才稀缺

專業(yè)管理人才稀缺，是影響不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理成效的主要原因之一。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有動(dòng)態(tài)性、法律性、嚴(yán)謹(jǐn)性等特點(diǎn)，其管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)有著較高要求。但是，當(dāng)前很多檔案管理人員缺乏對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的深刻認(rèn)識(shí)，存在敷衍、懈怠等不良工作現(xiàn)象，對(duì)檔案管理專業(yè)知識(shí)掌握不足，難以承擔(dān)起不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理重?fù)?dān)。再加上不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)量的不斷增多，所需要的檔案管理人員也越來越多，人才需求方面仍存在較大的缺口。

3 不動(dòng)產(chǎn)登記的檔案管理改善措施

要想提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)更加理想的管理效果，就需要從工作現(xiàn)狀出發(fā)，針對(duì)其中存在的問題提出有效的改善對(duì)策，為該項(xiàng)工作的科學(xué)、有序開展提供保障。

3.1 制定檔案交接規(guī)范流程

檔案的順利交接是轉(zhuǎn)變不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理模式過程中，需要克服的第一個(gè)問題，通過制定規(guī)范的檔案交接流程，可以確保后續(xù)管理工作的順利進(jìn)行。首先，國土資源部門應(yīng)制定統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案交接方式，包括檔案信息整理、移交及保存方式，對(duì)檔案交接條件進(jìn)行明確規(guī)定，只有符合標(biāo)準(zhǔn)后才可以進(jìn)行交接。其次，還需要明確固定檔案交接具體時(shí)間，保證檔案交接的有序性。同時(shí)，檔案交接需要由專業(yè)人員完成，并提供辦公所需場所，為檔案交接的順利完成提供基礎(chǔ)保障。

3.2 加大檔案信息整合力度

檔案信息整合是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中的一項(xiàng)重要工作。首先，應(yīng)該制定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具體內(nèi)容，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)劃分，確保歸檔的科學(xué)性、規(guī)范性，避免出現(xiàn)檔案分類混亂現(xiàn)象。其次，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息應(yīng)逐步向三位地籍及房產(chǎn)方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)圖文一體化，將文字形式檔案與圖像形式檔案進(jìn)行整合，以權(quán)籍調(diào)查結(jié)果為依據(jù)，明確不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)具體歸屬情況。除此之外，還需要加快各地區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記管理平衡發(fā)展，提高檔案管理整體水平，為實(shí)現(xiàn)檔案信息的順利整合創(chuàng)造有利條件。

3.3 構(gòu)建部門協(xié)同配合機(jī)制

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案從分散管理到統(tǒng)一管理的轉(zhuǎn)變，需要將多個(gè)部門進(jìn)行合并，這就需要構(gòu)建部門協(xié)同配合機(jī)制，確保檔案管理模式轉(zhuǎn)變的順利完成。國家應(yīng)該針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的科學(xué)開展頒布完善的法律法規(guī)，明確不同管理部門管理職能的重要性，從法律層面對(duì)部門整合進(jìn)行強(qiáng)制約束，并派遣專業(yè)人員進(jìn)行監(jiān)督審核，落實(shí)檔案管理部門合并情況，提出指導(dǎo)性的工作意見。同時(shí)，還需要以實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，制訂科學(xué)有效的統(tǒng)一計(jì)劃，清楚劃分檔案管理責(zé)任，促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案統(tǒng)一管理的快速實(shí)現(xiàn)。

3.4 加大專業(yè)人才培養(yǎng)力度

要想提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理水平，就需要打造一支專業(yè)專業(yè)素質(zhì)較高、工作能力較強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，所以就需要加大專業(yè)人才培養(yǎng)力度。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理部門應(yīng)該認(rèn)識(shí)到專業(yè)優(yōu)秀人才的重要性，做好宣傳教育工作，強(qiáng)化檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，端正其工作態(tài)度，使檔案管理人員能夠更加認(rèn)真、負(fù)責(zé)的最好自己的本職工作。同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其掌握更加先進(jìn)的檔案管理理念及管理方式，提高其專業(yè)能力。

4 結(jié)束語

隨著不動(dòng)產(chǎn)登記管理模式的轉(zhuǎn)變，為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料價(jià)值的充分發(fā)揮提供了重要保障，同時(shí)也對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作提出了更高的要求。要想做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案統(tǒng)一管理工作，就需要從工作落實(shí)情況出發(fā)，針對(duì)其中存在的問題，采取科學(xué)的應(yīng)對(duì)措施，通過制定檔案交接規(guī)范流程、加大檔案信息整合力度、構(gòu)建部門協(xié)同配合機(jī)制、加大專業(yè)人才培養(yǎng)力度等方法，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作加以有效改善，為檔案資料應(yīng)用價(jià)值的充分發(fā)揮提供有力保障。

參考文獻(xiàn)

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[2]張銳.不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理三題[J].檔案學(xué)研究，2006，（04）：25-28.

作者簡介

李霞（1980-），女，湖南省衡陽市，2013年已調(diào)入衡東縣房產(chǎn)管理局，2016年又調(diào)入了衡東縣不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案室。