論不動產登記的檔案管理

摘 要：不動產登記的本質為物權制度，主要作用是核實記錄不動產產權，并對其進行實時更新，形成具有法制性的產權資料。不動產登記具有嚴謹性、法制性、規范性、科學性特點，需要由專門的機構完成，在對所有資料進行整理、歸納后，對其進行保存管理，可以對不動產產權人的合法權益提供法律保護，同時也是解決不動產產權糾紛的重要依據，對構建和諧、穩定社會具有重要意義。文章簡要介紹了不動產登記檔案特點，針對實際工作現狀提出了有效的改善措施。

關鍵詞：不動產登記；檔案管理；特點；現狀；改善措施

1 不動產登記檔案特點

通過對不動產登記檔案特點進行全面、深刻認識，并明確不動產登記檔案管理的重要性，可以確保該項工作的有效落實，在提高檔案管理水平和管理效率方面起到了顯著作用。對不動產登記檔案進行分析，發現特點主要包括以下幾點。首先，不動產登記檔案類型眾多，涉及到各行各業以及廣大人民群眾，檔案信息載體形式也豐富多樣，信息量十分龐大。其次，不動產登記是一項時間跨度大、工作周期長的工作，往往需要幾個月甚至是幾年才能完成。另外，不動產登記涉及到廣大人民群眾的合法權益，需要保證所有檔案信息的真實性、準確性和有效性，要求以嚴謹的工作態度對待，專業的工作方式開展。同時，不動產登記檔案內容會不斷進行更新，需要根據土地業務活動的實際開展情況對原有檔案信息進行修正和補充，保證與實際情況的一致性。并且，不動產登記檔案具有法律效應，可以為不動產糾紛的處理提可靠的法律依據，確保了不動產產權歸屬的合法性和公平性。

2 不動產登記的檔案管理現狀

2.1 檔案交接難度較大

在原有的不動產登記檔案管理模式中，不同類型的檔案是由不同部門進行管理的，包括國土、住建房管、林業、農業等，檔案管理職權比較分散。要想實現不動產登記檔案的統一管理，就需要將這些部門分屬管理的所有檔案集中到一起，這就要求完成檔案的順利交接。而在交接檔案過程中，經常會出現檔案遺失、損壞現象，尤其是存儲時間的較長的老檔案，極易出現損壞現象，難以保證檔案資料的完整性，影響了檔案交接的順利進行，檔案交接難度較大。

2.2 檔案整合難度較大

檔案的科學整合，也是當前不動產登記檔案管理中亟需解決的問題。不同部門在管理不動產登記檔案時，所用管理模式、管理機制、管理系統等都存在較大差異，并且在對檔案類型進行劃分時所用分類標準也是不一樣的，并沒有統一、規范的分類歸檔標準，在對檔案信息進行整合時，經常出現歸檔混亂現象。同時，不同地區的不動產登記檔案管理水平參差不齊，規范管理工作存在嚴重的不平衡現象，落后地區仍然以紙張作為檔案信息載體，檔案信息載體類型不統一，整合難度較大。

2.3 部門合并難度較大

原有檔案管理部門自身運行機制的完整性，使得部門合并過程中困難重重。在不動產登記檔案分散管理時期，各個管理部門在長期實踐工作中都制定了符合自身特點的管理標準和管理模式，基礎設施建設比較完善，管理部門運行機制比較成熟。在不動產登記檔案統一管理模式下，只要求將管理職責進行統一，沒有對其他管理職能的整合進行明確規定，每個管理部門都希望能夠保留原有管理職能，在部門合并過程中經常表現為不主動、不配合，并且還容易出現管理職權沖突現象。

2.4 專業管理人才稀缺

專業管理人才稀缺，是影響不動產登記檔案管理成效的主要原因之一。不動產登記檔案具有動態性、法律性、嚴謹性等特點，其管理工作專業性較強，對工作人員的專業能力和綜合素質有著較高要求。但是，當前很多檔案管理人員缺乏對不動產檔案管理的深刻認識，存在敷衍、懈怠等不良工作現象，對檔案管理專業知識掌握不足，難以承擔起不動產登記檔案管理重擔。再加上不動產登記檔案數量的不斷增多，所需要的檔案管理人員也越來越多，人才需求方面仍存在較大的缺口。

3 不動產登記的檔案管理改善措施

要想提高不動產登記檔案管理水平，實現更加理想的管理效果，就需要從工作現狀出發，針對其中存在的問題提出有效的改善對策，為該項工作的科學、有序開展提供保障。

3.1 制定檔案交接規范流程

檔案的順利交接是轉變不動產登記檔案管理模式過程中，需要克服的第一個問題，通過制定規范的檔案交接流程，可以確保后續管理工作的順利進行。首先，國土資源部門應制定統一的不動產登記檔案交接方式，包括檔案信息整理、移交及保存方式，對檔案交接條件進行明確規定，只有符合標準后才可以進行交接。其次，還需要明確固定檔案交接具體時間，保證檔案交接的有序性。同時，檔案交接需要由專業人員完成，并提供辦公所需場所，為檔案交接的順利完成提供基礎保障。

3.2 加大檔案信息整合力度

檔案信息整合是不動產登記檔案管理中的一項重要工作。首先，應該制定統一的檔案分類標準，根據不動產登記檔案具體內容，對其進行科學劃分，確保歸檔的科學性、規范性，避免出現檔案分類混亂現象。其次，不動產登記檔案信息應逐步向三位地籍及房產方向發展，實現圖文一體化，將文字形式檔案與圖像形式檔案進行整合，以權籍調查結果為依據，明確不動產產權具體歸屬情況。除此之外，還需要加快各地區不動產登記管理平衡發展，提高檔案管理整體水平，為實現檔案信息的順利整合創造有利條件。

3.3 構建部門協同配合機制

不動產登記檔案從分散管理到統一管理的轉變，需要將多個部門進行合并，這就需要構建部門協同配合機制，確保檔案管理模式轉變的順利完成。國家應該針對不動產登記檔案管理工作的科學開展頒布完善的法律法規，明確不同管理部門管理職能的重要性，從法律層面對部門整合進行強制約束，并派遣專業人員進行監督審核，落實檔案管理部門合并情況，提出指導性的工作意見。同時，還需要以實際情況為出發點，制訂科學有效的統一計劃，清楚劃分檔案管理責任，促進不動產登記檔案統一管理的快速實現。

3.4 加大專業人才培養力度

要想提高不動產登記檔案管理水平，就需要打造一支專業專業素質較高、工作能力較強的檔案管理隊伍，所以就需要加大專業人才培養力度。不動產登記檔案管理部門應該認識到專業優秀人才的重要性，做好宣傳教育工作，強化檔案管理工作人員的責任意識，端正其工作態度，使檔案管理人員能夠更加認真、負責的最好自己的本職工作。同時，還需要對檔案管理人員進行定期培訓，使其掌握更加先進的檔案管理理念及管理方式，提高其專業能力。

4 結束語

隨著不動產登記管理模式的轉變，為不動產登記檔案資料價值的充分發揮提供了重要保障，同時也對不動產登記檔案管理工作提出了更高的要求。要想做好不動產登記檔案統一管理工作，就需要從工作落實情況出發，針對其中存在的問題，采取科學的應對措施，通過制定檔案交接規范流程、加大檔案信息整合力度、構建部門協同配合機制、加大專業人才培養力度等方法，對不動產登記檔案管理工作加以有效改善，為檔案資料應用價值的充分發揮提供有力保障。

參考文獻

[1]莫曉蘭.對不動產登記檔案管理的思考[J].蘭臺世界，2014，（S3）：55-56.

[2]張銳.不動產登記檔案管理三題[J].檔案學研究，2006，（04）：25-28.

作者簡介

李霞（1980-），女，湖南省衡陽市，2013年已調入衡東縣房產管理局，2016年又調入了衡東縣不動產登記中心檔案室。