企業(yè)基建工程檔案的收集與整理

陳麗敏

摘 要：基建檔案，是作為基本建設(shè)工程項(xiàng)目立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)與現(xiàn)場施工、竣工與驗(yàn)收等一系列工作的重要?dú)v史記錄。基建檔案中關(guān)于工程項(xiàng)目立項(xiàng)申請、批復(fù)與用地規(guī)劃許可等檔案資料，是該建設(shè)項(xiàng)目是否具有合法性的一個(gè)重要原始憑證，而項(xiàng)目竣工圖與對應(yīng)的文字材料等檔案資源，則是項(xiàng)目后期設(shè)施使用、后期維護(hù)改造等一系列工作開展的重要依據(jù)。為此，要想發(fā)揮出基建項(xiàng)目工程檔案的真正作用，就必須確保其工程檔案的完整性與真實(shí)性。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；基建工程；檔案；收集；整理

1 基建檔案管理現(xiàn)狀和問題

1.1 基建檔案齊全性和完整性不夠

近年來，基建項(xiàng)目數(shù)量多，規(guī)模大，項(xiàng)目涉及單位部門較多，同時(shí)，一個(gè)完整的基建工程項(xiàng)目需經(jīng)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等多個(gè)階段，同時(shí)在不同時(shí)期需設(shè)計(jì)單位、施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位等眾多部門，加大了基建檔案收集管理的難度。另外，隨著項(xiàng)目規(guī)模和數(shù)量加大，項(xiàng)目實(shí)施通常時(shí)間緊、任務(wù)重，但與此同時(shí)，對資料的搜集和整理的重視卻并未同時(shí)加強(qiáng)。隨著工程建設(shè)招投標(biāo)制的實(shí)行，建設(shè)項(xiàng)目參與單位，如施工單位、監(jiān)理單位等更加多元化。但不乏某些領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案管理工作重視不夠，只注重工程本身的建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量，忽略工程資料的搜集、整理與管理，使得部分單位對基建檔案的重視和實(shí)施程度得不到保證。這在一定程度上也影響了基建檔案的齊整性。

1.2 基建檔案案卷質(zhì)量還不夠

由于基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的工程特點(diǎn)，項(xiàng)目實(shí)施受多方原因影響，工期經(jīng)常定期或不定期拖延，使得相關(guān)單位，尤其建設(shè)單位不得不進(jìn)行相關(guān)人員的臨時(shí)變動，因而在項(xiàng)目驗(yàn)收過程中，由于工期中斷、人員更迭等原因，使得基建檔案與實(shí)際工程脫節(jié)，檔案不連貫或錯(cuò)誤，丟失、不完整的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。另外，由于基建工程檔案工作技術(shù)人員專業(yè)素養(yǎng)、工作態(tài)度等原因基建檔案材料書寫和提名等不夠規(guī)范，或案卷裝訂不夠合格牢固導(dǎo)致保存無效等，這些都大大降低了基建檔案的質(zhì)量，也大大降低了基建檔案的利用價(jià)值。

1.3 基建檔案管理制度還不夠完善

基建檔案管理是基建管理較為薄弱的部分，檔案管理制度還不夠完善，存在職責(zé)不明的現(xiàn)象。工程驗(yàn)收作為一項(xiàng)階段性工作，通常業(yè)務(wù)部門技術(shù)人員與檔案人員為臨時(shí)到崗，身兼數(shù)職，人員有流動性，臨時(shí)性，其工作素質(zhì)具有不確定性，規(guī)章制度尚不夠固定，責(zé)任劃分也不夠清晰。這也間接導(dǎo)致檔案技術(shù)人員檔案保護(hù)意識較為薄弱，為基建檔案工作的開展設(shè)立了障礙。

2 規(guī)范基建工程檔案管理業(yè)務(wù)流程

首先，有必要將相關(guān)工程檔案資料的收集、整理和歸檔要求納入合同管理，以發(fā)揮合同本身的法律效力。這是從建設(shè)項(xiàng)目開始建設(shè)，相關(guān)資料的收集管理工作分配給合同管理工作相應(yīng)的單元，如在招標(biāo)文件和合同，必須明確具體要求的文件資料收集歸檔規(guī)定的申報(bào)要求，并作為本合同的附件，在合同條款在具體材料清單文件的范圍、時(shí)間和分?jǐn)?shù)；設(shè)計(jì)、施工單位與項(xiàng)目管理單位簽訂相應(yīng)的網(wǎng)站建設(shè)公司，現(xiàn)場監(jiān)理、材料供應(yīng)、咨詢服務(wù)相應(yīng)的合同，明確檔案工作的內(nèi)容應(yīng)遵循“四氯“耳朵要求”的文章，以規(guī)范文件的收集和歸檔工作。其次，在項(xiàng)目的建設(shè)單位、施工單位要做好檔案工作，網(wǎng)站的具體項(xiàng)目相關(guān)的文檔作為項(xiàng)目建設(shè)條件的要求，專門準(zhǔn)備的文件柜、文件袋、文件保管場所的害蟲控制、防潮、防火和安全工作等項(xiàng)目，電子文件備份工作，確保項(xiàng)目文件的安全性和完整性。二是檔案管理與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作。在工作中，要逐步完善工作機(jī)制，明確職責(zé)分工，尤其是檔案機(jī)構(gòu)和人員，必須協(xié)調(diào)和督促項(xiàng)目建設(shè)監(jiān)理和施工單位配備相應(yīng)的、明確的工作職責(zé)，在工程質(zhì)量管理與發(fā)展、績效考核數(shù)據(jù)的收集和管理，以確保項(xiàng)目檔案管理工作有序。最后，做好竣工驗(yàn)收階段的文件采集工作。在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，這是數(shù)據(jù)符合項(xiàng)目的要求完成的一個(gè)必要條件，對相關(guān)管理部門的項(xiàng)目，監(jiān)理工程師和信息管理員，需要重點(diǎn)檢查驗(yàn)收標(biāo)志，嚴(yán)格審查竣工圖、文字資料和報(bào)告建設(shè)單位準(zhǔn)備實(shí)施。真實(shí)的情況和相關(guān)的工程變更和隱蔽工程驗(yàn)收記錄單位的審查重點(diǎn)，檢查資料是否齊全，如果是真的，都是按照規(guī)定，根據(jù)工程檔案信息管理，建設(shè)工程質(zhì)量保證。

3 優(yōu)化基建檔案整理分類立卷方法

3.1 按照工程建設(shè)階段進(jìn)行檔案的整理分類歸檔

一般來說，大型工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中有一個(gè)相對重要的階段，結(jié)合這一特點(diǎn)，可以結(jié)合項(xiàng)目的各個(gè)階段形成的子項(xiàng)目文件的收集。因此，檔案管理人員必須確保自己的工作同時(shí)在工程建設(shè)階段，隨時(shí)收集相關(guān)文件，并在項(xiàng)目完成后的期限內(nèi)，進(jìn)行分類和歸檔編號。其中，分類原則可以分為四大類，即按單項(xiàng)目分類備案的特殊性。

3.2 根據(jù)生產(chǎn)車間或單個(gè)項(xiàng)目文件進(jìn)行文件整理歸檔

在企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營中，為了改革產(chǎn)品或擴(kuò)大規(guī)模，大部分需要進(jìn)行小規(guī)模的改造或擴(kuò)張。此時(shí)，檔案管理人員需要根據(jù)每個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目或生產(chǎn)車間，并結(jié)合專業(yè)和項(xiàng)目建設(shè)階段收集相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件，文件編號可以用三個(gè)類別來表達(dá)。也就是說，基本建設(shè)-生產(chǎn)建設(shè)-生產(chǎn)車間或單項(xiàng)目-文件序列號，排序文件中的工礦企業(yè)在項(xiàng)目文件管理中被廣泛使用。

3.3 建立監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部責(zé)任制和工作制度

監(jiān)理資料是在工程監(jiān)理過程中逐步形成的。而整個(gè)工程監(jiān)理過程環(huán)節(jié)繁雜，專業(yè)各異，不論總監(jiān)理工程師，還是專職資料員，僅僅依靠個(gè)人的力量是無法做好這項(xiàng)工作的。根據(jù)監(jiān)理資料產(chǎn)生與監(jiān)理過程的特點(diǎn)，制定“誰監(jiān)理、驗(yàn)收，誰負(fù)責(zé)”的監(jiān)理資料管理原則是適宜的。因此監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部必須明確分工，劃分監(jiān)理工作范圍，建立內(nèi)部責(zé)任制。專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)本專業(yè)的原材料、分項(xiàng)工程的驗(yàn)收及有關(guān)監(jiān)理資料的收集匯總及整理，分部工程驗(yàn)收完畢，即應(yīng)將完整、真實(shí)的監(jiān)理資料交資料員驗(yàn)收歸檔。資料員負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的驗(yàn)收、分類整理。

3.4 要重視對施工資料的監(jiān)理

在施工監(jiān)理的全過程中，還必須重視對施工資料的管理。施工資料是施工過程的記錄，是每一工序、分項(xiàng)、分部工程的實(shí)體質(zhì)量合格文件，監(jiān)理工程師對工程的驗(yàn)收就是在審核施工資料的基礎(chǔ)上，對工程實(shí)體進(jìn)行檢查，以驗(yàn)證施工資料的真實(shí)性。施工資料不符合要求，則工程實(shí)體質(zhì)量就無從談起。我們對工程實(shí)體的質(zhì)量控制是從工序、分項(xiàng)、分部工程依次做起，同樣對施工資料的質(zhì)量控制也應(yīng)從工序、分項(xiàng)、分部工程做起。細(xì)分目標(biāo)，步步把關(guān)。對施工資料的監(jiān)理是監(jiān)理工程師的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。

3.5 加強(qiáng)與建設(shè)單位的溝通

監(jiān)理資料管理工作與其他監(jiān)理工作一樣需要加強(qiáng)與建設(shè)單位的溝通，爭取建設(shè)單位的理解和支持。監(jiān)理資料中的施工合同文件、勘察設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、設(shè)計(jì)變更、工程定位及標(biāo)高資料、地下障礙物資料等，都由建設(shè)單位提供。平時(shí)工作的來往信函、會議紀(jì)要、監(jiān)理工作聯(lián)系單等也和建設(shè)單位有關(guān)。工程計(jì)量和工程款支付、工期的延期、費(fèi)用索賠等工作也要與建設(shè)單位溝通。對施工資料的嚴(yán)格要求也需要爭取建設(shè)方的理解和支持。

4 結(jié)論

隨著電子信息技術(shù)的推進(jìn)和大型基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的增多，基建檔案的收集和管理表現(xiàn)出了一定的滯后問題，還不能與基建工程本身及檔案傳播的電子信息技術(shù)的發(fā)展相適應(yīng)。但隨著項(xiàng)目管理人員意識的提高，基建檔案管理制度的健全完善以及檔案從業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)的提高，基建檔案管理工作將能更快適應(yīng)項(xiàng)目的發(fā)展和社會的需求。

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