論如何做好檔案保密管理與利用

丁寶華

摘 要：隨著檔案資源在社會發(fā)展中的地位越來越重要，其所具有的社會價(jià)值和作用也被公眾所認(rèn)知和關(guān)注。所以檔案保密和管理與利用的十分重要，為了更好的整合資源市場，讓檔案資源得到更好的保護(hù)，同時用以合理的開發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，本文針對檔案監(jiān)督利用，檔案保密與監(jiān)督等方面，提出了一些具體措施和方法。

關(guān)鍵詞：檔案保密；管理；合理利用

在社會步入新的階段，經(jīng)濟(jì)得以大發(fā)展的今天，大部分商業(yè)或企業(yè)拓寬了市場，發(fā)展越發(fā)正規(guī)，檔案的巨大價(jià)值以及重要性日趨被人們意識到，對檔案的保密系統(tǒng)性嚴(yán)加管理是當(dāng)前檔案管理部分中的重要部分。做好相應(yīng)的檔案保密管理工作，不僅可以有效的合理資源利用，還可以推動社會良好的發(fā)展。宏觀上保證了國家安全和利益的完整，所以做好檔案資源的保密工作是當(dāng)仁不讓的責(zé)任。

1 做好檔案密級的調(diào)整工作

（1）要確保貫徹落實(shí)《保密法》，不僅要執(zhí)行還需大力宣傳，提高認(rèn)識，在此基礎(chǔ)上重點(diǎn)解決好檔案的時效性問題，根據(jù)《國家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定在檔案的保管過程中，其保密等級并不是一成不變，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況進(jìn)行變化，一般基本變化是分為升密、降密、解密。其中檔案保密還具有一定的時效性，當(dāng)秘密保管期限屆滿，證明該檔案已經(jīng)不再保密的范圍之內(nèi)，及時可按照一定的規(guī)章制度轉(zhuǎn)換成公開文件進(jìn)行處理或管理。同時在處理密集調(diào)整工作時，要積極主動請請求監(jiān)督，配合監(jiān)管部門做到執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究。只有嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦理，各個等級和調(diào)整下檔案的保密工作才能順利展開。

（2）對保密內(nèi)容的檔案有針對性的，進(jìn)行系統(tǒng)的管理。在對檔案進(jìn)行密級調(diào)整的過程中可以了解到，在過去，針對檔案進(jìn)行保密管理時，保密檔案和非保密檔案實(shí)施混合管理，這樣就會很容易出現(xiàn)機(jī)密檔案資源泄露問題。針對這種問題在解決的時候，需要嚴(yán)格的采用分段治理法，針對已經(jīng)成卷的檔案可以保持不變，但是在查過的過程中，只提供內(nèi)容而不提供含有保密內(nèi)容的原檔案；在對外進(jìn)行檔案利用的時候，需要對不涉及對外利用的保密檔案進(jìn)行嚴(yán)格的密封管理。在未來的檔案管理工作中，需要將一般機(jī)密檔案以及絕密檔案進(jìn)行有效的區(qū)分，并且將其進(jìn)行單獨(dú)保存，這樣可以有效的解決檔案混搭管理的問題，從而可以有效的保障檔案中機(jī)密文件的安全，同時這樣的方法也可以使得檔案密級的調(diào)整工作可以順利的開展。

另外，在檔案保密系統(tǒng)中，建立保密等級目錄，針對不同保密性文件添加撰寫專門標(biāo)識，另外，分門別類不同等級分開保管，每種固定存放于一處實(shí)施科學(xué)化管理，保證保密檔案的管理清晰化，更科學(xué)安全有效。

2 做好檔案利用的監(jiān)督

檔案工作中監(jiān)督是作為一項(xiàng)重要措施來進(jìn)行的。及時發(fā)現(xiàn)糾正檔案在利用時產(chǎn)生的錯誤和問題，預(yù)防治理當(dāng)前工作中的錯誤行為，只有監(jiān)督到位才使檔案的保密性得到更好的保障，具體來說檔案保密的監(jiān)督方面可以從以下幾個方面著手：

（1）制度建設(shè)

針對檔案進(jìn)行利用的時候，其需要遵照一定的規(guī)章制度，而就檔案利用制度來說，其主要包括的內(nèi)容就是閱覽制度、外界制度以及相關(guān)的復(fù)制制度等多項(xiàng)制度。這些制度都是依據(jù)檔案利用的具體情況所建立的，利用人員的不同，會使得利用范圍也出現(xiàn)不同，而利用范圍的不同，就需要采用不同的檔案利用審批手續(xù)，依據(jù)相關(guān)檔案利用制度的要求，對檔案實(shí)施利用，可以有效保障保密性檔案的完整性和安全性。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

（2）監(jiān)督措施

在檔案使用中，要根據(jù)使用對象不同和使用不同目的，掌握其心理和弄清思想動機(jī)，有重點(diǎn)的監(jiān)管。做到監(jiān)督不做好利用監(jiān)督，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時查處，及時阻止惡劣情況發(fā)生挽回?fù)p失。

3 做好進(jìn)一步做好檔案開放中的保密工作

管理的職責(zé)在于維護(hù)檔案的完整與安全，要持之以恒的防治檔案的損壞，但一味執(zhí)著與檔案的秘密性，無視其的時效性和特殊性，是不對的。過于忽略涉密檔案的保密性，對其使用過度，無限度擴(kuò)散，也是錯誤的。所以，加強(qiáng)對保密工作重點(diǎn)的理解，在合理確保保密性的同時合理適度的資源利用。

（1）做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。

（2）做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。

4 檔案管理人員的職責(zé)

（1）檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

（2）提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員因?yàn)樘厥獾墓ぷ饔刑厥獾牡匚缓蜕矸荩兄茉纭⒅芏唷⒅苌畹奶攸c(diǎn)。他們肩負(fù)著國家的秘密，對保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的綜合素質(zhì)至關(guān)重要。做到要做到凡事想好了再說。自己不知道的事，不說。別人已經(jīng)知道了的事，不說。必須擁有較強(qiáng)的責(zé)任心、自覺自律，積極嚴(yán)肅和高度的保密意識，不僅要有認(rèn)真的嚴(yán)格處事的作風(fēng)，做過的工作每件都保證著手續(xù)清楚，完整性強(qiáng)不虎頭蛇尾也不避重就輕，關(guān)鍵要防止秘密的泄露。

5 結(jié)語

總而言之，在現(xiàn)如今發(fā)展迅速的社會中與檔案與發(fā)展進(jìn)步有著緊密相連的關(guān)系，做好檔案文件保密管理極其重要，不僅僅在推動社會發(fā)展的方面，還在最大能力中使得國家利益，得到最大程度的保障。所以，檔案管理部門需要嚴(yán)謹(jǐn)對待檔案的保密工作，做到萬無一失，同時做到檔案資源的最優(yōu)化利用，合理開放，發(fā)揮出檔案應(yīng)有的效能。

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