辦公檔案的現代化管理及其應用研究

曲海柱

摘 要：本文首先介紹了辦公檔案現代化管理的優勢，然后對辦公檔案現代化管理的重要性和辦公檔案現代化管理應用進行了詳細的論述，希望能夠對相關從業人員的研究起到一定的參考作用。

關鍵詞：辦公檔案；現代化管理；應用研究

1 辦公檔案現代化管理的優勢

1.1 提高辦公檔案的健全性

在現代化辦公檔案管理制度中，為了保證辦公檔案不會丟失或者損壞，需要進行雙份保存，即紙質保存與電子保存。在傳統的辦公檔案管理中，通常僅僅只會采用紙質保存方法。當企業的經營時間過久時，就有可能導致辦公檔案丟失，或者檔案記錄模糊等多種不良現象。而采用現代化辦公檔案管理制度則具有更強的管理優勢，采用電子保存方法不僅能夠做到多備份，還不會導致檔案字跡模糊，是一種先進的辦公檔案管理模式，能夠顯著提升辦公檔案管理水平。

1.2 提高查找效率

采用現代化辦公檔案管理制度，可以極大的提升搜索檔案的效率，減少查找檔案的時間。企業所需要保存的檔案數量較為龐大，在傳統的辦公檔案管理制度中，若想要搜尋所需的辦公檔案，需要花費大量的時間與經歷進行尋找。而現代化辦公檔案管理制度，可以通過建立檔案數據庫，利用計算機技術，在辦公檔案數據庫中進行搜索，極大的降低了尋找檔案的時間。不僅如此，還能對企業的辦公檔案進行詳細的分類，按照不同類型的辦公檔案進行存放。現代化辦公檔案管理模式是一種優質管理模式，值得推廣。

1.3 現代化辦公檔案管理更具規范化

現代化辦公檔案管理管理基礎就是規范化與標準化，基于這兩項原則再對辦公檔案進行進一步的分類與歸納。而傳統的辦公檔案管理中，由于檔案管理主要是以紙質檔案為主，整理難度較大。而采用現代化辦公管理制度，可以降低管理難度，設立規范化管理模式，按照不同標準將辦公檔案進行整理。而在現代化辦公檔案管理工作中，當檔案需要轉移時，需要選擇適當的轉移方法，如U盤、硬盤等方法。為了辦公檔案不混亂，在進行辦公檔案管理時，必須設立相應的管理規范，避免出現交叉狀況。

2 辦公檔案現代化管理的重要性

現代社會不論是生活還是生產節奏都明顯加快，而企業辦公檔案管理效率的提升是社會發展的必然結果。為了滿足企業需求，符合企業發展的節奏，現代化辦公檔案管理制度起到了至關重要的作用。就目前而言，現代化管理技術已經滲透到各個領域當中，現代化管理技術可以利用先進的科學技術與管理觀念加快行業的發展。而現代化辦公檔案管理的進步，是企業辦公檔案管理的一次里程碑性的變革。完全改變了傳統的辦公檔案管理面貌，呈現出一副新的管理容貌。采用現代化辦公檔案管理制度，不僅提升了辦公檔案管理的工作效率，還將辦公檔案管理引入了一個新的領域。在傳統的辦公檔案管理工作中，辦公檔案管理的工作內容僅僅是將企業的相關辦公文件進行保存，而在現代化的辦公檔案管理工作中，不僅解決的企業文件的保存問題，還能夠從所存檔的檔案中尋找出企業所需要的檔案，對企業過去的發展做出相應總結，幫助企業更上一層樓。

3 辦公檔案管理現代化的內容

在當前進行辦公檔案管理現代化的建設時，我們首先要知道現代化所蘊含的內容是什么，只有明白我們所要達到的目標，我們才能更好的去實現辦公檔案管理現代化。總的來說，它包括以下幾個內容：1.檔案技術與設備的現代化。當前檔案工作中的知識含量和技術含量比以前大為增加，現代科學技術在文件檔案工作的全過程中得到應用，如文件制作技術、信息存取與傳輸技術、文件檢測與保護技術等。這些現代化的技術都需要現代化的設備來完成。2.檔案工作組織和管理的科學化。科學的組織管理與現代科學管理技術的采用具有密切的關系，現代技術要以科學的組織管理為基礎，同時也為提高科學管理水平提供了手段。科學的組織管理包括建立合理的文件檔案管理組織和工作流程兩個方面。3.檔案管理業務與技術的標準化。標準化的基本目的是使檔案管理和信息資源共享中必要的通用性、互換性得以實現，提高各項業務工作中的質量和效率。檔案工作中需制訂和執行的標準主要包括有關技術和有關管理業務等方面的標準。4.檔案工作人員的專業化。目前，“專業化”的含義不僅是指檔案人員要掌握檔案專業方面的基本知識，也應具備多元化的知識結構，現代仆、科學仆的管理理點和管理特點等。

4 辦公檔案現代化管理應用

4.1 充分實現辦公檔案現代化

選擇現代化辦公檔案管理制度，可以充分體現出辦公檔案的現代化。首先，應當以現代科學理論為核心，辦公檔案工作人員在組織工作時，需要根據企業自身的特色，對企業辦公檔案進行規律性、規范性的整理。想要實現現代科學化的管理方法，不僅僅需要結合現代科技設備，還需要將現代化辦公檔案管理理念進行充分的宣傳，讓現代化辦公檔案管理理念充分溶于員工的心中。將現代化管理理念應用于辦公檔案管理系統中，對于企業辦公檔案的發展具有歷史性意義，能夠顯著提升辦公檔案的管理效果，提高工作效率。

4.2 加強對辦公檔案現代化管理人才的培養

現代化辦公檔案管理的實施，離不開專業人才的建設。在選擇辦公檔案管理人員時，需要綜合多方面進行思考與選擇。首先，進行辦公檔案管理的工作人員必須具有專業的檔案管理知識，能夠熟練的操作現代化管理系統，并且具有科學、合理的管理觀念。其次，應當盡量選擇經驗豐富的管理人員。由于現代化辦公檔案管理工作與傳統的辦公檔案管理工作內容相差較遠，除了需要將檔案進行保存外，還需要具有分析與統計的能力。而經驗豐富的檔案管理人員，能夠更加合理的將辦公檔案資料進行分析與整理，能夠發現企業在過程發展中的不足之處，盡早解決，促進企業的快速發展。最后，應當定期對管理人員進行培訓。在這個信息化快速發展的時代，現代化管理具有較快的發展速度。為了能夠獲得最新的現代化管理技術，企業應當定期設立現代化管理技術培訓，避免工作人員出現滯后的狀況。只有保證了現代化辦公檔案管理人員具有專業的管理技術水平，才能保障辦公檔案工作獲得更好的發展，進而促進企業的進步。

4.3 加大對現代化辦公檔案管理的投入力度

企業應當加大對辦公檔案現代化管理的重視度，加大對其的投入力度。不論是財力還是物力，為了能夠更好的完成現代化辦公檔案管理工作，應當全方位的加大投入力度。通過完善現代化辦公檔案管理制度，加強對企業辦公檔案管理的建設，才能確保辦公檔案管理工作發揮其應有的價值，為企業的長遠發展奠定基礎，同時還能夠為企業指引正確的前進方向，讓企業能夠朝著健康的方向發展。

5 結束語

辦公檔案管理現代化是一項由多種因素組成的系統工程，它的實現需要多方面的努力與配合。隨著新時期市場經濟的迅速發展，必將給辦公檔案工作帶來新的機遇，只要我們抓住機遇，找準工作切入點，辦公檔案工作現代化、科學化的管理水平會有一個新的飛躍。

參考文獻

[1]陳小玲.辦公檔案現代化管理探析[J].辦公室業務，2012，（03）.

[2]褚海燕，賈樹行.辦公自動化在文書檔案管理中的應用淺析[J].商業經濟，2013，（15）.