交通運輸檔案管理中的問題及優化策略之研究

鄧 毅

（玉林市交通運輸局，廣西 玉林 537000）

在交通運輸管理中，檔案管理是其最重要的環節[1]。交通運輸檔案不僅可為交通運輸行業提供相關的數據依據，還可將交通運輸行業發展情況直接反映出來。近年來，隨著交通運輸檔案的增多，檔案破損及數據丟失現象已屢見不鮮，此種問題的發生增加了后期交通運輸檔案管理工作的難度。因此，為了提高交通運輸檔案管理的水平，降低管理難度，交通運輸部門應根據實際情況制定合理的方案，使交通運輸檔案管理工作可順利開展。

1 交通運輸檔案管理中的問題

1.1 管理人員專業水平較低

交通運輸檔案作為運輸管理中重要的內容，其管理工作的要求較高。目前，國內交通運輸檔案管理人員的專業水平均未達到標準，且部分管理人員未了解檔案管理工作的重要性，在管理時也未存在相關的責任意識，導致交通運輸檔案管理起來呈現分散化、雜亂化、無序化。多數檔案工作人員在管理時未持之以恒的進行系統性的學習，甚至部分檔案工作人員對此工作的理解只是收集歸檔，檔案管理工作浮于表面流于形式，并未深入了解檔案管理工作的意義。檔案工作人員專業水平較低，導致交通運輸行業檔案管理雜亂無章，跟不上工作的實際需要，降低了交通運輸檔案管理工作的效率和作用，一定程度上影響了交通運輸行業的發展[2]。

1.2 檔案管理制度不完善

完善檔案管理制度可使檔案管理人員的工作規劃化、統一化。但目前國內多數交通運輸部門檔案管理制度依舊存在較多的問題，例如檔案管理制度陳舊、檔案管理人員交接程序不標準，從而造成檔案管理人員工作散漫，且毫無紀律。而檔案管理人員的責任意識不足，在檔案管理工作時對檔案的保存和處理較為隨意，為后期查閱檔案增加了難度，且檔案存放較為混亂，易出現檔案破損、數據丟失等情 況[3]。此外，交通運輸部門雖制定了檔案管理制度，但檔案管理制度規章制度并不詳細，難以界定檔案管理的工作范圍，且無法保障檔案管理制度符合相關法規的要求。此類問題的存在不僅會影響檔案管理的工作的開展，還會阻礙其工作正常的運行。

1.3 檔案管理工作方式落后

目前的時代是互聯網＋時代，傳統的檔案管理工作模式已難以滿足社會的需求。多數檔案管理工作人員因對計算機不熟悉，依舊采用紙質檔案記錄的模式，導致其工作效率較低。且交通運輸部門未根據自身工作實際構建屬于自身特色的檔案管理系統，導致檔案管理工作效率低，檔案數據的安全性不能得到保障，浪費了人力物力，難以發揮檔案管理的優勢[4]。

2 交通運輸檔案管理的重要性

2.1 滿足社會對交通運輸管理的需求

隨著社會經濟的發展及人們生活水平的提高，社會大眾對交通運輸管理的要求愈加嚴格規范。而不斷擴大的交通基礎建設規模，為人們提供方便的交通條件的同時，交通基礎設施建設中一系列的數據、報告、審批等已經成為交通運輸管理的重要工作內容，可以為日后工程項目建設的復核復查提供有力的支持。因此，提高交通運輸檔案管理工作有利于促進交通運輸業的快速發展，也為人們的出現創造便利的條件。

2.2 保障交通運輸業行政管理工作的順利開展

交通運輸檔案不僅可記錄交通管理制度，還可記錄并儲存交通行業的發展狀況。為了促進交通運輸業的發展及為交通運輸制度的建立提供重要的數據信息，交通運輸部門需加強檔案管理力度，以保障交通運輸業行政管理工作的順利開展。

2.3 為交通運輸業的發展提供平臺支持

交通檔案管理工作可記錄交通運輸業的發展過程。而交通運輸業的發展離不開檔案數據的支持。因此，交通運輸檔案可保障運輸行業工作的順利開展，其在為交通運輸業提供平臺支持的同時，還可促進交通運輸業的快速發展。

3 交通運輸檔案管理中的優化策略

3.1 加強檔案信息建設，提高檔案管理水平

隨著國內互聯網的高速發展，國內各行各業都開始實施信息化管理模式[5]。而在交通運輸檔案中采用此種模式，可提高交通檔案的安全性，且方便整理歸類，同時可有效提高查找檔案的效率，避免了檔案破碎現象的發生。此外，由于檔案資料及數據全部保存在計算機中，若計算機出現異常故障，則會造出現檔案丟失的情況，因此，為了減少此類情況的發生，交通運輸部門在信息化的方案管理模式中，應構建屬于自身特色的管理系統，以便保證檔案數據的安全性，同時，在記錄檔案數據及資料時，應及時采用U盤或云盤備份相關資料，提高檔案的管理水平。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素養

為了加強檔案管理人員綜合素養，需設定合理考核標準，對相關人員進行培訓，使檔案管理人員在提高自身專業水平的同時，能夠深刻認識到自身工作的意義。此外，需加強檔案管理人員的責任意識，由上級帶動下級，提高組織紀律，從根源上消除散漫、無紀律的行為，使檔案管理人員認真仔細對待自身的工作，以便提升自身的檔案管理水平。最后，檔案人員在進行培訓時，需加強專業技能的培訓，使檔案管理人員對交通運輸行業的法律法規有深刻的認識，從根本上提高檔案管理人員的綜合素養。

3.3 完善檔案管理制度

為了提高管理人員的工作積極性及責任意識，需對檔案管理制度進行不斷的優化及完善。在完善檔案管理制度的過程中，需交通運輸部門結合自身的實際情況，制定具有針對性的檔案管理制度，以保證檔案管理人員的工作效率可以進一步提升。

4 結語

綜上所述，做好交通運輸檔案管理工作可有效促進交通運輸業的發展，但在管理過程中，需交通部門結合自身的特色制定合理的管理制度，并能跟隨時代的潮流，使用現代化技術將其結合起來，進一步提高管理效率，避免檔案破損及數據丟失現象的發生，從而為國內交通運輸業的發展奠定良好的基礎。