淺議新時(shí)期公路工程檔案管理

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展以及人民生活水平的不斷提高，公路工程建設(shè)顯得越來(lái)越重要，也備受到人們的關(guān)注，對(duì)我們的經(jīng)濟(jì)發(fā)展更有巨大意義。新時(shí)期的公路工程檔案也應(yīng)該更加系統(tǒng)全面起來(lái)。因?yàn)楫?dāng)前工程檔案管理中仍然有些不足，所以我們應(yīng)該加強(qiáng)公路工程檔案的軟硬建設(shè)，確保公路工程檔案的連續(xù)性和完整性，發(fā)揮他在公路建設(shè)中以及后期維護(hù)中的重要作用，指導(dǎo)我們未來(lái)的公路建設(shè)，讓其能夠更好的為我們的公路事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮作用。

關(guān)鍵詞：公路工程；管理；系統(tǒng)；規(guī)范

1 概述

檔案是人們對(duì)社會(huì)生活過(guò)程中的歷史記錄。因此檔案具有一定的歷史價(jià)值。檔案作為一種歷史文獻(xiàn)，它的形成是通過(guò)大家多方面的配合完成的，因此也是大家共同作用的結(jié)果。公路工程檔案是指新建和改建公路工程自建設(shè)計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)開始直到完成工作以及驗(yàn)收過(guò)程中形成的、具有保存和查考利用價(jià)值的文字、圖紙、圖表等記錄，包括各種勘測(cè)以及建造過(guò)程中的文件。公路工程內(nèi)部資料管理屬于一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及到的范圍廣，深度也不一樣，還有好多工程單位都是過(guò)度重視外部公路技術(shù)的發(fā)展而忽略了內(nèi)部對(duì)本次施工的詳細(xì)檔案記錄。種種原因造成了中國(guó)新時(shí)期的公路工程檔案管理不善。但是公路工程檔案是公路建設(shè)事業(yè)的重要組成部分，對(duì)于工程決策里、規(guī)劃建設(shè)有著重要意義，也是對(duì)于工程后期檢測(cè)和出問(wèn)題后進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定也有不可替代的重要作用。

2 新時(shí)期公路工程檔案管理的重要意義

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，我國(guó)交通公路建設(shè)進(jìn)入了新時(shí)期，公路事業(yè)也不斷取得了令人矚目的成績(jī)，公路建設(shè)水平以及自行研發(fā)的技術(shù)也不斷提高。同時(shí)大范圍的公路新建、改建、擴(kuò)建工程，也產(chǎn)生了大量的工程檔案資料。這些工程檔案資料，對(duì)于工程質(zhì)量的監(jiān)督以及今后的道路規(guī)劃、擴(kuò)建的具有重要作用。它們是公路建設(shè)中的第一手資料，它既可以使我們查閱過(guò)去資料有章可循，同時(shí)又為我們未來(lái)公路建設(shè)起到了指導(dǎo)作用，可以讓我們未來(lái)的公路發(fā)展更扎實(shí)和。它也是交通工程、交通發(fā)展的歷史記錄，反映了各個(gè)層次的管理狀況。公路建設(shè)對(duì)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義，公路建設(shè)可以帶動(dòng)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)的發(fā)展，可以更加迅速的促進(jìn)當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)。擁有完整的管理檔案可以使地方在修建公路時(shí)更加方便和更快進(jìn)入項(xiàng)目建設(shè)。建立一套完整的公路工程檔案，對(duì)公路工程的科學(xué)管理也同樣具有意義，可以使我國(guó)建立系統(tǒng)完整的體系，便于更好的管理我國(guó)交通事業(yè)。同時(shí)國(guó)家也充分意識(shí)到這些問(wèn)題，也在頒發(fā)相關(guān)的法律法規(guī)來(lái)規(guī)范。檔案法和國(guó)家檔案局聯(lián)合交通部對(duì)交通工程檔案的工作進(jìn)行了規(guī)定以及要求，還有建立了相關(guān)的規(guī)章制度。

3 目前公路工程檔案管理存在的缺點(diǎn)

3.1 檔案管理模式落后

公路工程檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，重外輕內(nèi)，只注重外在，采用新技術(shù)、投入大成本希望能夠高效率的完成工程并且進(jìn)行投入運(yùn)行。但他們一般都不太重視內(nèi)在的工程信息記錄。在文件形成或者積累的重要階段，并沒(méi)有固定的人員進(jìn)行記錄以及看管，同時(shí)也沒(méi)有固定人員能夠詳細(xì)系統(tǒng)的歸檔和整理各個(gè)階段中的檔案，以至于工程檔案存在各種問(wèn)題。因?yàn)闆](méi)有固定人員造成或者經(jīng)常更換人員使一些原始資料收集的不準(zhǔn)確或者是文件的缺失，更達(dá)不到資源共享，同時(shí)也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子化文檔。單位與此相關(guān)的規(guī)章制度不健全，沒(méi)有設(shè)計(jì)相關(guān)崗位，并不是嚴(yán)格的按著操作流程進(jìn)行檔案的歸置與管理。檔案管理模式的落后影響了使檔案管理工作不能落到實(shí)處。

3.2 檔案管理工作人員素質(zhì)不高

檔案收集與整理過(guò)程中，會(huì)遇到好多的專業(yè)性問(wèn)題，需要知道并且能夠理解一些公路建造中的專有名詞，然后還要有能力對(duì)這些專有名詞進(jìn)行解釋，除此之外，一些測(cè)量數(shù)據(jù)和系數(shù)也要能夠分析。這就要求了我們的工作人員一定要有過(guò)硬的專業(yè)知識(shí)能力和素質(zhì)。而在實(shí)際情況中，并不是這樣的，專業(yè)人員一般不會(huì)選擇從事這種整理工作，因此導(dǎo)致工程單位沒(méi)有固定的高素質(zhì)的整理人員。這就對(duì)我們記入檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性有一定影響。

4 新時(shí)期下公路工程檔案管理的改進(jìn)措施

4.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理形式

管理意識(shí)淡薄是造成公路工程檔案管理的首要因素，一定要從源頭上改變這種想法。首先我們可以提高領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于這方面的意識(shí)，使他們了解到公路工程檔案管理的重要意義。由此可以使他們帶動(dòng)員工對(duì)工程檔案管理重視起來(lái)，也可以促使他們制定出更加完善和規(guī)范的管理規(guī)章制度，增大對(duì)員工的約束力，使公司關(guān)于檔案管理軟硬件設(shè)備更加齊全。公司也可以用獎(jiǎng)懲機(jī)制激勵(lì)員工，對(duì)檔案的檢查納入到每季度的工程項(xiàng)目建設(shè)考核范圍，與立功競(jìng)賽考核獎(jiǎng)懲掛鉤。員工也要積極的參加相關(guān)培訓(xùn)，提高自身技能，還要有足夠的責(zé)任心去管理這些檔案。同時(shí)使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)的檔案管理走諸多缺點(diǎn)，例如不易保存，容易受損。在此基礎(chǔ)上應(yīng)該實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，可以使用電子檔案，更加方便儲(chǔ)存和查閱，有利于信息的共享與傳播。使保證檔案的完整性，有效性，及時(shí)性，真實(shí)性。

4.2 建立相關(guān)制度，規(guī)范化管理

國(guó)家以及交通局要制定規(guī)范的規(guī)章制度，例如這些檔案的保管時(shí)間，管理范圍等，令每一個(gè)公司的公路工程檔案管理都能做到有章可循，在記錄相關(guān)數(shù)據(jù)以及計(jì)算方法時(shí)都可以找到依據(jù)，各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。規(guī)范和統(tǒng)一管理方法和標(biāo)準(zhǔn)，提高每份工程檔案的歸檔率。有了詳細(xì)的說(shuō)明，檔案管理工作就可按照標(biāo)準(zhǔn)操作，更加方便快捷。公司根據(jù)國(guó)家規(guī)定制定自己的規(guī)章，起到監(jiān)督督促的作用，增強(qiáng)公司對(duì)檔案歸檔方面的約束力。使檔案從質(zhì)量和數(shù)量上都能達(dá)到要求。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任分工，落實(shí)責(zé)任，配備專門的檔案管理人員，做到各個(gè)階段，各個(gè)程序的檔案都能及時(shí)保管。這樣可以有效避免收集不完整，檔案管理混亂這些問(wèn)題，在體質(zhì)建設(shè)上保證了規(guī)范化管理。現(xiàn)在很多表格中出現(xiàn)監(jiān)理簽字，哪些東西應(yīng)該讓總監(jiān)簽字，應(yīng)該明確規(guī)定，同時(shí)其他的方面由誰(shuí)負(fù)責(zé)也應(yīng)該明確注明。

4.3 從嚴(yán)驗(yàn)收資料，讓檔案發(fā)揮作用

在驗(yàn)收階段，一定要嚴(yán)厲檢查并驗(yàn)收，認(rèn)真檢查施工記錄，審閱相關(guān)的圖紙，看檔案是否具有真實(shí)準(zhǔn)確性。嚴(yán)格把控第一手資料記錄的真實(shí)性可靠性，又要檢查后期的整理歸納是否科學(xué)，當(dāng)最終確認(rèn)無(wú)誤后才可驗(yàn)收。同時(shí)也要讓檔案在后期能起到一個(gè)憑證作用。如果后期公路出現(xiàn)問(wèn)題，可以查閱這些資料進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定，具有重要憑證和法律作用。同時(shí)也可以成為以后公路建設(shè)中的科學(xué)依據(jù)。若有質(zhì)量不合格的檔案一定要及時(shí)退回并要求更改，指出不足和不符合規(guī)范的地方，使公路工程檔案更加規(guī)范化和統(tǒng)一化。為了方便將來(lái)的檔案檢索利用，避免在檔案移交過(guò)程中造成不必要的重復(fù)翻工，按照整理要求，統(tǒng)一檢索目錄編制格式，統(tǒng)一分類組卷方法，同統(tǒng)一裝訂要求，確保整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工檔案全套整體一致，提高整理檔案的工作效率和質(zhì)量。方便以后的資料查閱，實(shí)現(xiàn)信息共享，使我國(guó)公路工程檔案資料構(gòu)建點(diǎn)線面結(jié)合起來(lái)。這些檔案都可以為以后的公路建設(shè)提供依據(jù)，指導(dǎo)著公路事業(yè)更好更快發(fā)展。

5 結(jié)束語(yǔ)

公路工程建設(shè)是國(guó)家基本建設(shè)的一項(xiàng)重要組成部分， 隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我們逐漸認(rèn)識(shí)到了公路建設(shè)對(duì)我們經(jīng)濟(jì)發(fā)展的巨大作用，公路工程檔案可以真實(shí)記錄下公路的相關(guān)發(fā)展歷程，是我們未來(lái)關(guān)于公路建設(shè)后運(yùn)行，管理，養(yǎng)護(hù)不可缺少的重要依據(jù)，也是不可缺少的資料。一定要保持公路工程檔案的延續(xù)性和完整性，讓他發(fā)揮出巨大的作用，盡管新時(shí)期我們的公路工程檔案管理中還有很多不讓人滿意的地方，但是我們相信經(jīng)過(guò)不斷規(guī)范化管理，積極創(chuàng)新我們的機(jī)制，提高人們的檔案管理意識(shí)，新時(shí)期公路工程檔案管理一定會(huì)更加順利和成功。推動(dòng)我國(guó)公路建設(shè)的發(fā)展。

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[2]王發(fā)明，如何做好市政工作[M]蘭臺(tái)內(nèi)外，2014（03）

作者簡(jiǎn)介

陳曉翔（1967-），女 ，漢族，重慶市石柱縣人，本科，檔案館員；從事會(huì)計(jì)工作及文書檔案工作。