淺析檔案管理現代化

褚福曉

摘 要：隨著我國社會的發(fā)展，檔案管理現代化成為了檔案管理工作的必然選擇。本文介紹了檔案管理現代化的含義和意義，提出了存在的問題，并提出了相應的建議和措施。

關鍵詞：檔案管理；現代化；問題；措施；建設

1 前言

隨著社會的發(fā)展，人才競爭加劇，這給檔案管理提出了新的要求。同時，信息、網絡技術的出現和應用，又給檔案管理工作提供了新的挑戰(zhàn)和機遇。在這種情況下，推進檔案管理現代化勢在必行，不可耽誤。

2 檔案管理現代化的含義和意義

2.1 檔案管理現代化的含義

檔案管理現代化，是指以系統(tǒng)論論為指導，充分運用現代管理的方法，以計算機和網絡技術為技術支持手段，實現檔案管理的系統(tǒng)集成、數據的定量采集和分析、信息的使用和檔案的智能處理等的活動。比如，利用計算機實現對檔案數據的收集、整理、查詢、檢索、鑒定和打印等功能。對于重要的紙質檔案，可以用微縮復制的辦法制作電子版本，從而減少了對紙質檔案的損耗，并且減少了信息存儲空間。電子版文件將越來越多地出現在檔案管理中，并逐步替代紙質文檔。

檔案管理現代化是計算機技術和網絡技術發(fā)展、成熟的必然產物，適應了當代社會對檔案管理工作的新要求。通過對檔案的計算機化轉換，我們查閱檔案的速度會更快，檔案可以得到更加妥善的保存，并通過檔案網絡或者圖書館系統(tǒng)等實現資源的共享等好處。當然，檔案管理現代化不是一個一勞永逸的狀態(tài)，它是動態(tài)、變化的，并且要隨著現實的變動而有所調整?？傊?，檔案管理現代化是計算機技術等先進技術與管理在檔案層面上的融合。

2.2 檔案管理現代化的意義

檔案管理現代化，有助于提升效率，減少人力資源的使用，更好地、更加便捷地利用檔案資源。檔案管理現代化還可以打破原有的管理形式，實現檔案管理有序、開放和共享的利用，提高使用效率，從而更好地實現其價值。

3 檔案管理現代化進程中存在的問題

3.1 檔案的標準化程度低下

檔案的標準化建設是實現檔案管理現代化的前提條件，也是其應有之義。我國的檔案的標準化起步于1980年代。當時，國家制定了許多、成體系的標準化文件。但是檔案的紛繁復雜以及各自為政的檔案管理，使得標準化的建設舉步維艱。這極大地造成了資源的浪費，并成為檔案管理現代化的桎梏。

3.2 缺乏高級管理專業(yè)人才

根據國家技術職稱的劃分，檔案管理人員有輔助管理人員、專業(yè)管理人員和高級管理人員三個層次。高級管理人員出于金字塔的頂端，需要具備較高的政治素質、文化素質、精通檔案管理并能在學科內具有很強的規(guī)劃能力、協調能力和決策力。形勢的發(fā)展，需要更多的高層次檔案管理人才，但是，目前的檔案管理工作普遍處于事務性的工作運轉中，復合型高素質人才難覓其蹤跡，致使檔案管理現代化的工作難以有效、快速的推進。許多檔案管理員抱著“做一天和尚撞一天鐘”的心態(tài)，不愿意持續(xù)學習。同時，本群體的年齡結構偏大、個人素質參差不齊、崗位配置不合理等現象屢見不鮮，嚴重地影響了本單位的工作開展。

3.3 檔案管理投入不足

在許多領導的眼中，檔案部門對經濟增長和各項業(yè)績沒有什么實際的貢獻，因此不愿意加大資金投入。許多基礎單位的檔案室，偏安于一隅，條件極為簡陋，安全隱患巨大。大量的檔案室不能達到要求的標準條件，建設既不標準，也不規(guī)范，檔案室的主要工作就是技術資料的保存、合同等文件的保存和查閱以及少量技術書籍的內部借閱。這極大地限制了檔案管理應有的功能。由于資金投入不足，檔案室的自動化、數字化建設無從談起，檔案管理現代化成了空中樓閣、水中探月。

4 實現檔案管理現代化的建議與措施

4.1 加強標準化建設

檔案管理標準化工作是檔案管理現代化的一項基礎工作，它是新時代下的必然要求。檔案的數字化，要求建立統(tǒng)一的技術標準規(guī)范各類檔案的數字化。因此，要實現檔案管理的現代化，有賴于首先制定和規(guī)范各種類型檔案的標準，形成標準化的體系。各類數字檔案的生成、數據的交換、傳遞和共享都應建立在統(tǒng)一的檔案管理標準和體系標準之上，以避免檔案管理現代化的過程中出現不必要的混亂和無序，造成重復建設。某些部門過于強調部門利益，不重視檔案管理標準化的行為，實際上是非常有害的短視行為，也不利于檔案管理現代化的開展和要求。因此，本項工作應當統(tǒng)籌協調、合理推進。

4.2 實現管理現代化

現代管理科學是檔案管理現代化的重要保障和靈魂。檔案工作人員應當樹立管理出效益的意識，增加自身的管理知識。在檔案管理實踐中，運用先進的科技和管理手段，加強對檔案資源的合理利用，為檔案使用者提供高質量的主動服務，發(fā)揮檔案應有的效益。檔案管理人員應有管理現代化的意識，加強管理，讓檔案管理逐步從經驗式的管理轉變?yōu)楝F代管理，并最終實現檔案管理的現代化。

4.3 加快復合型人才的培養(yǎng)步伐

人才是實現檔案管理現代化的根本。檔案管理現代化難以推進，無法獲得滿意的結果，歸根到底是人的因素。應當加強對檔案管理人員的崗位培訓，提高人員素質，加強人才隊伍建設，讓管理者掌握更多的經濟、信息技術、檔案學等各方面的知識，以便更好地開展工作。對于有條件的單位，應當選拔優(yōu)秀的檔案管理者到高等院校、專業(yè)培訓機構深造，優(yōu)化知識結構，掌握相應的操作技能，推進檔案管理的現代化。同時，要根據檔案管理現代化的實際需要，引進更多的高層次的檔案管理復合型人才，讓他們把檔案管理的新理念、新知識和新做法帶到檔案管理現代化的工作中來。要培養(yǎng)檔案管理者的奉獻精神，安心工作，熱愛本職工作，鉆研工作，為檔案事業(yè)的新發(fā)展貢獻更多的力量。

4.4 加強管理，增加經費投入

上級領導應當更加重視和關心檔案管理的現代化工作，將其列入年度計劃中，并列支必要的保障經費；經常性地聽取工作匯報，幫助解決檔案管理中的實際疑難問題；鼓勵檔案管理人員與同行的交流、合作；單位應以建設現代化、標準化的檔案室為抓手，購置和配備各類設備設施，提高檔案管理水平和標準化水平，推進檔案管理現代化。

5 結語

總之，社會的發(fā)展，對檔案管理工作提出了要求。這既是巨大的挑戰(zhàn)，也是重大的機遇。我們必須因勢利導，在做好檔案標準化的基礎上，穩(wěn)步推進檔案管理現代化的程度。

參考文獻

[1]關莉莉.淺析檔案管理現代化存在問題以及措施.中國管理信息化[J].2014.24：53-54

[2]賴捷梅.淺析檔案管理現代化建設.中小企業(yè)管理與科技（下旬刊）[J].2011.8：31-32

[3]王萍.淺析檔案管理信息化條件下的檔案管理現代化.人力資源管理[J].2015.7：305-306

[4]張記銘.淺析檔案管理現代化.黑龍江對外經貿[J].2010.5：105-106