如何加強高校基建檔案管理

田甜

摘 要：基建檔案管理是高校一項重要的管理工作，隨著高校基建規模的不斷擴大，應加強基建檔案的管理，本文主要分析了高校紀檢檔案管理的特點、內容及加強措施。

關鍵詞：高校；基建檔案；管理

1 高校基建檔案的特點

（1）系統性。基礎設施檔案文件準確地記錄和反映了基礎設施建設項目的準備、施工、竣工驗收階段工程項目施工過程。（2）復雜性。基建工程涉及多學科的知識，包括：地質、基礎、建筑、結構、給排水、強電、弱電、暖通、空調、舞臺音響、電梯、智能化、綠化、市政、消防、人防等知識，基建檔案的內容呈現復雜的特點。（3）專業性。高校基礎建設檔案文件形成的建設活動中，進行基礎建設活動按照專業分工的不同，有不同的專業技術內容和方法，檔案的專業活動具有明顯的專業特性。（4）實用性。基建檔案歸檔后，在較長時期內發揮現行效用。（5）周期性。基建工程項目建設周期長，要經過立項、可行性報告研究、施工圖設計、招投標階段、施工階段、竣工驗收、竣工決算等階段，在這些階段中形成的資料較多。（6）廣泛性。在建設、勘察、設計、監理、施工等參與建設的單位各自形成的資料中同樣存在多來源的資料，決定來記錄和反映基礎設施工程建設的全景基礎建設的檔案來源廣泛的特點。

2 高校基建檔案的內容

高校基建檔案的內容因不同的基建項目而異，通常可分為工程準備階段、監理、施工、竣工驗收文件等四大類。

（1）工程準備階段文件： 包括立項；建設用地、征地、拆遷；測繪勘察、設計；合同；開工；建設、設計、勘測、監理、施工機構及負責人等。

（2）監理文件： 包括監理規劃、監理月報、監理會議紀要、進度控制、質量控制、造價控制、合同與其他事項管理等文件。

（3）施工文件： ①開工報告；竣工報告；施工現場質量管理檢查記錄等；施工組織設計；技術交底；技術措施；安全措施；②建筑工程： 工程測量定位記錄、建筑物沉降觀察測量記錄；圖紙會審；設計變更；技術變更聯系單；新材料施工記錄；節能保溫測試記錄；鋼材、水泥、磚等出廠合格證及試驗報告；地基和基礎部門；主體結構部門；建筑裝飾部門；屋頂部門等；③安裝工程： 建筑給排水及采暖分部；建筑電氣分部；通風與空調分部；電梯分部； 建筑智能化分部；④室外工程： 室外市政施工文件、室外綠化施工文件；⑤施工驗收文件： 竣工驗收記錄、觀感質量檢查記錄、質量驗收記錄、竣工圖。

（4）竣工驗收文件： 竣工驗收報告及意見書、竣工驗收記錄、財務文件、聲像、縮微、電子檔案。

3 加強高校基建檔案管理的有效措施

3.1 構建完善的檔案管理平臺

高校建設檔案是歷史的真實記錄和發展高校開展檔案管理工作的首要任務是建立一個責任明確檔案網絡平臺。高校建設檔案工作可分為兩個方面： 一方面，負責在學校檔案工作的主管領導，由學校檔案部、工程建設、學校各職能部門、設計單位、監理單位和施工單位負責人等檔案網絡管理系統，負責完成高校建設項目文件管理系統的協調，組織，計劃，檢查等；另一方面是管理部門在每個函數，個別工程建設項目，以及各種專業工作鏈接多少組根據相應的兼職檔案員的工作內容文件檔案網絡系統，收集各種材料積累每個工作鏈接形式。同時，還應該部分有針對性的組織工程管理、建設單位，責任，監督人員檔案法律法規、業務知識培訓，加強檔案的意識，提高檔案管理網絡的工作效率，確保文檔是按時完成完整的文件。

3.2 高校基建檔案管理工作應提前介入

之前，許多學院在某些建設項目準備階段通常不會考慮到檔案工作，甚至一個大型基礎設施項目建設，仍然沒有人管理檔案，檔案工作直到工程驗收階段管理、檔案工作有很多困難。因此，高校建設文件管理應早期干預。高校建設是不同于其他項目，整個項目管理為主線，全面分別開始同時，承包商的特點，建設規模，檔案產生更多數量、交付過程是復雜的，涉及建設、監理、設計、勘察、施工和其他單位。當投標基礎設施文件收集物品應告知施工單位的投標，通知另一方交給的施工質量要求和內容文件，當建設單位的最終驗收，確保提供一個完整的檔案文件，確保檔案文件。此時，在建設項目建設之初，高校檔案管理部門組織和管理、檔案負責建設單位建設知識人員的培訓、學習檔案管理的規定、要求，知識，為了更好的基礎設施項目文件收集工作。

3.3 建立健全基建工程項目檔案管理機構

高校建設基礎設施項目文件，包括項目的勘察、設計、招標、施工、竣工驗收等各階段，有各種各樣的載體形式的檔案，由于不同的業務特點，其管理模式是相對復雜的，這需要一個明確的責任，加強檔案意識，建立特殊文件管理部門，配備專職、兼職檔案管理人員理解業務，負責工程施工期間的工程數據收集和歸檔工作。建設、監理和施工單位從一開始，必須根據項目的特點，總體規劃，以適應檔案工作全職，兼職檔案員，明確職責和要求，確保項目每個階段形成的數據收集、整理和歸檔的時間。建設單位，第一個建立的頭，掌握高校建設項目檔案工作，做好協調和計劃作為一個整體，但也明顯的檔案部負責文件檔案、驗收工作，檔案部門參與監督、施工等等，及時歸檔工作實踐指導、監督檢查，使檔案工作真正滲透到每個鏈接建設的項目。

3.4 加強對檔案人員的培訓

建設項目檔案，應該培養，宣傳人員，學習貫徹國家建設項目檔案管理的法律法規和方法。通過教育培訓他們能熟悉明白《普通高等學校檔案管理辦法》和《檔案法》基本建設檔案文件管理等相關的法律法規知識，他們明確工程檔案文件的程序、范圍及歸檔整理積累相關的知識，統一的標準、要求、格式。

3.5 做到項目檔案工作與項目建設同步進行

同時同步的進行工程建設和基礎檔案文件；工程建設和檔案材料的積累，同時審批，項目竣工驗收和竣工檔案材料驗收同步；為了確保建設項目檔案的準確性、完整性、安全性、系統性、有效性的使用，高校檔案館的檔案和建設指揮部工作人員應定期或不定期加強學校當局和承包商的檢查指導，檢查材料收集完成，材料是否符合標準要求，竣工圖紙修改的基礎上是否可靠，圖是一致的，是否文件整理標準規范，內容真實合法有效簽署，以及是否使用檔案工作正常有序，保持安全、檔案等檔案收集和歸檔，根據施工過程的優先級的不同階段，縱向明確責任主體和責任階段，按照規章制度嚴格控制每個階段文件質量的關鍵是搞好高校建設檔案管理的措施。最后一個單位工程，要求有關單位及時形成文檔的積累，在檢查符合標準的工程建設總部存檔。加強監督單位負責人收集、積累項目施工文件的準確，因此責任管理、監督所有承包商，可以檢查發現問題，及時公布完成任務并確保加以實施。

4 結束語

綜上所述，隨著社會經濟的不斷發展，校園建設規模越來越大，因此，有大量的基礎檔案。基礎設施檔案記錄的原始數據建設的整個過程，既是施工及竣工驗收、交付和使用的必要條件，和檢查工程、管理、使用、變更、擴張，修復的基礎依據。因此，高校建設工作的檔案管理對學校的可持續發展的有非常重要的意義。

參考文獻

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