淺談如何做好檔案管理工作

張峰

摘 要：檔案管理這項工作是非常重要的，但是由于其比較繁瑣并且管理方式比較落后，其作用并沒有真正的發揮出來。為了切實做好檔案管理方面的工作，提高檔案管理的質量和效率，筆者認真分析了檔案質量管理的特點以及存在的問題，希望能夠找到做好檔案管理的正確策略，提高檔案管理的實際質量。

關鍵詞：檔案管理要求；檔案管理方法；檔案質量管理

進行檔案管理指的便是對檔案進行收集、分類、立卷、保管、保護以及利用開發。檔案收集指的是收集歸檔相關的文件以及檔案，這個過程是集中文件的過程。分類、立卷則是將收集到的檔案按一定的分類辦法分門別類組成一個個保管單位，從而給檔案的保密、保管利用提供幫助，保證其齊全和完整，努力的延長檔案的壽命。進行檔案開發是檔案工作開展的目的和歸宿，主要包含了檔案的檢索、編研、提供利用等環節。

1 檔案質量管理的特點

（一）全體人員參加

檔案質量管理要求檔案在形成過程中的全體人員之間的密切配合，嚴格按照國家的標準，共同完成公文處理和文件歸檔以及檔案管理的工作。樹立做好檔案管理工作，人人都有責的思想，這樣才能保證檔案的完整性以及統一性。

（二）過程全控制

公文的形成過程包括起草、審核、印制、傳遞、執行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發利用的過程，都離不開質量管理。

（三）科學的手段

應用數學計算方法、現代科學的技術和現代管理科學來不斷提高檔案管理工作的質量和水平。

2 檔案管理的不足

在我國很多時候，檔案館在管理檔案的時候，采取的還是以往的手工方法。以手工檢索為中心的著錄卡片、目錄等，不僅在編制階段占用大量工作時間，檢索過程也非常繁瑣。另外，為了保護檔案，大中型檔案館都編制了“兩套檔案”，造成保管費用高漲，大量復制文件的出現又給檔案管理帶來新的安全問題，更與檔案管理的嚴肅性相抵觸。而手工的檔案查詢方式，更顯得信息獲取和傳遞速度的緩慢。

（一）檔案管理手段太原始

隨著信息化的發展，在進行文書整理、檔案歸檔的時候若是還運用手工，那么這種方法就過于傳統，即根據文件的主要特征或文件的類型，把本單位形成的全部工作文件進行區分和初步組合，然后檢查、調整卷內文件，擬寫案卷題名，排列卷內文件并編號，填寫卷內文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進行裝封。這種程序繁瑣，工作量大，而且因立卷人的素質、觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現不同的形式。檔案管理采用原分庫存方法已不能適應社會的發展，就基建檔案來說，一方面舊圖紙檔案堆積成山，檢索極其困難，且保存質量低劣，圖紙壽命短而保管費用高；另一方面新圖紙檔案仍未采用新管理模式歸檔。

（二）檔案管理的網絡化意識不強

隨著信息化的發展，進行檔案管理的時候，也必須考慮到時代的因素，跟上社會和時代的發展，檔案管理網絡化的核心是資源建設，其基礎便是信息網絡建設。由于受到以往觀念的影響，現在很多檔案管理人員在進行檔案管理的時候，由于受到以往思想的影響，對于檔案管理網絡化方面的認知存在一定的不足，觀念比較的落后，對檔案管理優化也不夠重視，認為檔案管理的目的是進行檔案的保管。

（三）檔案管理的意識比較薄弱

檔案意識不足而導致的問題，都直接影響了檔案工作的發展。由于受傳統檔案管理思想及檔案自身保密性、利用滯后性等特點的影響，領導、員工對檔案工作缺乏足夠的了解和認識，檔案管理意識不強。

3 做好檔案管理工作的幾點思考

（一）做好檔案的信息化工作

計算機技術、網絡技術、信息技術已逐步被應用于社會各個領域，并顯示出極大的優勢，使得各行業的現代化管理水平得到不斷提高。以傳統模式為主的檔案工作，同樣也面臨這一問題。一方面，由于現代社會信息的幾何遞增，各種載體形式的檔案資料迅猛增長，傳統手工方式對檔案信息的查找效率低下，檔案管理計算機化需求越來越迫切。

（二）思想轉變是做好檔案管理工作的關鍵思想觀念

機關及企事業單位領導要高度重視、支持和加強科技檔案信息化建設，將其納入機關及企事業單位檔案信息化建設總體規劃，納入機關及企事業單位有關職能部門的崗位職責和員工績效考核范圍。檔案部門要解放思想，轉變觀念，對科技檔案信息化建設要做到有組織、有計劃、有安排。機關及企事業單位要將科技檔案信息化建設經費列入年度財務預算，充分考慮科技檔案保管數量的增加和檔案載體形態、技術手段的變化等因素，增加經費投入，配置高性能電子計算機、激光打印機、掃描儀、刻錄機、多角高倍數碼像機、數據庫服務器、大型數據庫、檔案管理軟件、網絡安全設備等設施設備，解決好科技檔案信息化基礎設施建設等關鍵性問題。

（三）創新檔案管理機制檔案管理機制要創新建立科學的管理

機制是檔案管理工作創新的基礎。由于檔案工作具有服務的社會性、管理的復雜性等特點，創新檔案工作，就必須有健全完善的工作機制作保證。要建立責任風險體制、目標管理體制、競爭機制、激勵機制，促使檔案工作人員從事務型向專業型轉變，強化檔案行政管理部門業務指導、監督、檢查的宏觀管理職能，加強后續監管，促進檔案工作的制度化、科學化、規范化；要形成對檔案工作進行科學分析和創新研究的工作機制，以指導和規范檔案工作實踐；要完善崗位責任規范，嚴明崗位職責和紀律，實行競爭上崗、末位淘汰、績效掛鉤的競爭機制，從而形成職責明確、程序嚴謹、工作有力、運轉靈活的管理機制，為檔案工作的發展提供堅實的保障。

（四）豐富檔案的應用領域

俗話說的好：“檔案貴在活，而重在于用”。完整的檔案資料在黨政管理、教學科研、基本建設及文化建設等方面發揮著重要的無可替代的作用。可以利用檔案資料作為資源，編輯出版一些人物傳記、歷史知識讀物和文學書籍等；還可以根據老百姓休閑日增多、精神需求增大的特點，讓檔案服務走進百姓、貼近生活，使老百姓一邊從檔案加工產品中吸取知識、了解歷史，一邊感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與百姓的距離。

（五）提高檔案管理人員的素質

檔案工作是黨的事業乃至整個社會主義建設事業中不可缺少的重要組成部分，它記錄著社會的昨天，服務于社會的今天，指導著社會的明天。不斷提高檔案工作的效率，充分發揮檔案的作用，其意義深遠，責任重大。然而，檔案工作者所肩負的責任，往往具體體現在大量的，繁瑣的和枯燥的檔案業務工作中，不能通過服務獲得直觀的物質財富和經濟效益，這就需要檔案工作者充分認識到自身工作的責任、價值和意義，要有高度的責任感和事業心，還要有默默奉獻的精神，甘當無名英雄。在服務的上，做到主動，熱情、耐心、周到、及時；在服務語氣上，做到文雅和氣，謙遜禮貌；在服務方式上，變坐等上門的被動服務為送上門的主動服務，變單一服務方式為多形式服務方式，使利用者滿意，這是檔案人員職業道德素養的基本要求。

4 結語

檔案管理工作對于社會經濟發展和機關及事業單位發展都是非常重要的，所以我們必須認識到檔案管理的重要性，并從檔案管理的問題出發做好檔案管理工作。

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