淺談如何做好檔案管理工作

張峰

摘 要：檔案管理這項(xiàng)工作是非常重要的，但是由于其比較繁瑣并且管理方式比較落后，其作用并沒有真正的發(fā)揮出來。為了切實(shí)做好檔案管理方面的工作，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，筆者認(rèn)真分析了檔案質(zhì)量管理的特點(diǎn)以及存在的問題，希望能夠找到做好檔案管理的正確策略，提高檔案管理的實(shí)際質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理要求；檔案管理方法；檔案質(zhì)量管理

進(jìn)行檔案管理指的便是對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類、立卷、保管、保護(hù)以及利用開發(fā)。檔案收集指的是收集歸檔相關(guān)的文件以及檔案，這個(gè)過程是集中文件的過程。分類、立卷則是將收集到的檔案按一定的分類辦法分門別類組成一個(gè)個(gè)保管單位，從而給檔案的保密、保管利用提供幫助，保證其齊全和完整，努力的延長檔案的壽命。進(jìn)行檔案開發(fā)是檔案工作開展的目的和歸宿，主要包含了檔案的檢索、編研、提供利用等環(huán)節(jié)。

1 檔案質(zhì)量管理的特點(diǎn)

（一）全體人員參加

檔案質(zhì)量管理要求檔案在形成過程中的全體人員之間的密切配合，嚴(yán)格按照國家的標(biāo)準(zhǔn)，共同完成公文處理和文件歸檔以及檔案管理的工作。樹立做好檔案管理工作，人人都有責(zé)的思想，這樣才能保證檔案的完整性以及統(tǒng)一性。

（二）過程全控制

公文的形成過程包括起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的過程，都離不開質(zhì)量管理。

（三）科學(xué)的手段

應(yīng)用數(shù)學(xué)計(jì)算方法、現(xiàn)代科學(xué)的技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

2 檔案管理的不足

在我國很多時(shí)候，檔案館在管理檔案的時(shí)候，采取的還是以往的手工方法。以手工檢索為中心的著錄卡片、目錄等，不僅在編制階段占用大量工作時(shí)間，檢索過程也非常繁瑣。另外，為了保護(hù)檔案，大中型檔案館都編制了“兩套檔案”，造成保管費(fèi)用高漲，大量復(fù)制文件的出現(xiàn)又給檔案管理帶來新的安全問題，更與檔案管理的嚴(yán)肅性相抵觸。而手工的檔案查詢方式，更顯得信息獲取和傳遞速度的緩慢。

（一）檔案管理手段太原始

隨著信息化的發(fā)展，在進(jìn)行文書整理、檔案歸檔的時(shí)候若是還運(yùn)用手工，那么這種方法就過于傳統(tǒng)，即根據(jù)文件的主要特征或文件的類型，把本單位形成的全部工作文件進(jìn)行區(qū)分和初步組合，然后檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件，擬寫案卷題名，排列卷內(nèi)文件并編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對(duì)案卷進(jìn)行裝封。這種程序繁瑣，工作量大，而且因立卷人的素質(zhì)、觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現(xiàn)不同的形式。檔案管理采用原分庫存方法已不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，就基建檔案來說，一方面舊圖紙檔案堆積成山，檢索極其困難，且保存質(zhì)量低劣，圖紙壽命短而保管費(fèi)用高；另一方面新圖紙檔案仍未采用新管理模式歸檔。

（二）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化意識(shí)不強(qiáng)

隨著信息化的發(fā)展，進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，也必須考慮到時(shí)代的因素，跟上社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的核心是資源建設(shè)，其基礎(chǔ)便是信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。由于受到以往觀念的影響，現(xiàn)在很多檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，由于受到以往思想的影響，對(duì)于檔案管理網(wǎng)絡(luò)化方面的認(rèn)知存在一定的不足，觀念比較的落后，對(duì)檔案管理優(yōu)化也不夠重視，認(rèn)為檔案管理的目的是進(jìn)行檔案的保管。

（三）檔案管理的意識(shí)比較薄弱

檔案意識(shí)不足而導(dǎo)致的問題，都直接影響了檔案工作的發(fā)展。由于受傳統(tǒng)檔案管理思想及檔案自身保密性、利用滯后性等特點(diǎn)的影響，領(lǐng)導(dǎo)、員工對(duì)檔案工作缺乏足夠的了解和認(rèn)識(shí)，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。

3 做好檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

（一）做好檔案的信息化工作

計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)已逐步被應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，并顯示出極大的優(yōu)勢(shì)，使得各行業(yè)的現(xiàn)代化管理水平得到不斷提高。以傳統(tǒng)模式為主的檔案工作，同樣也面臨這一問題。一方面，由于現(xiàn)代社會(huì)信息的幾何遞增，各種載體形式的檔案資料迅猛增長，傳統(tǒng)手工方式對(duì)檔案信息的查找效率低下，檔案管理計(jì)算機(jī)化需求越來越迫切。

（二）思想轉(zhuǎn)變是做好檔案管理工作的關(guān)鍵思想觀念

機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視、支持和加強(qiáng)科技檔案信息化建設(shè)，將其納入機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃，納入機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位有關(guān)職能部門的崗位職責(zé)和員工績效考核范圍。檔案部門要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，對(duì)科技檔案信息化建設(shè)要做到有組織、有計(jì)劃、有安排。機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位要將科技檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)列入年度財(cái)務(wù)預(yù)算，充分考慮科技檔案保管數(shù)量的增加和檔案載體形態(tài)、技術(shù)手段的變化等因素，增加經(jīng)費(fèi)投入，配置高性能電子計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、多角高倍數(shù)碼像機(jī)、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、大型數(shù)據(jù)庫、檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等設(shè)施設(shè)備，解決好科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等關(guān)鍵性問題。

（三）創(chuàng)新檔案管理機(jī)制檔案管理機(jī)制要?jiǎng)?chuàng)新建立科學(xué)的管理

機(jī)制是檔案管理工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)。由于檔案工作具有服務(wù)的社會(huì)性、管理的復(fù)雜性等特點(diǎn)，創(chuàng)新檔案工作，就必須有健全完善的工作機(jī)制作保證。要建立責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)體制、目標(biāo)管理體制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制，促使檔案工作人員從事務(wù)型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的宏觀管理職能，加強(qiáng)后續(xù)監(jiān)管，促進(jìn)檔案工作的制度化、科學(xué)化、規(guī)范化；要形成對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)分析和創(chuàng)新研究的工作機(jī)制，以指導(dǎo)和規(guī)范檔案工作實(shí)踐；要完善崗位責(zé)任規(guī)范，嚴(yán)明崗位職責(zé)和紀(jì)律，實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)上崗、末位淘汰、績效掛鉤的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，從而形成職責(zé)明確、程序嚴(yán)謹(jǐn)、工作有力、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的管理機(jī)制，為檔案工作的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

（四）豐富檔案的應(yīng)用領(lǐng)域

俗話說的好：“檔案貴在活，而重在于用”。完整的檔案資料在黨政管理、教學(xué)科研、基本建設(shè)及文化建設(shè)等方面發(fā)揮著重要的無可替代的作用。可以利用檔案資料作為資源，編輯出版一些人物傳記、歷史知識(shí)讀物和文學(xué)書籍等；還可以根據(jù)老百姓休閑日增多、精神需求增大的特點(diǎn)，讓檔案服務(wù)走進(jìn)百姓、貼近生活，使老百姓一邊從檔案加工產(chǎn)品中吸取知識(shí)、了解歷史，一邊感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與百姓的距離。

（五）提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案工作是黨的事業(yè)乃至整個(gè)社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)中不可缺少的重要組成部分，它記錄著社會(huì)的昨天，服務(wù)于社會(huì)的今天，指導(dǎo)著社會(huì)的明天。不斷提高檔案工作的效率，充分發(fā)揮檔案的作用，其意義深遠(yuǎn)，責(zé)任重大。然而，檔案工作者所肩負(fù)的責(zé)任，往往具體體現(xiàn)在大量的，繁瑣的和枯燥的檔案業(yè)務(wù)工作中，不能通過服務(wù)獲得直觀的物質(zhì)財(cái)富和經(jīng)濟(jì)效益，這就需要檔案工作者充分認(rèn)識(shí)到自身工作的責(zé)任、價(jià)值和意義，要有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，還要有默默奉獻(xiàn)的精神，甘當(dāng)無名英雄。在服務(wù)的上，做到主動(dòng)，熱情、耐心、周到、及時(shí)；在服務(wù)語氣上，做到文雅和氣，謙遜禮貌；在服務(wù)方式上，變坐等上門的被動(dòng)服務(wù)為送上門的主動(dòng)服務(wù)，變單一服務(wù)方式為多形式服務(wù)方式，使利用者滿意，這是檔案人員職業(yè)道德素養(yǎng)的基本要求。

4 結(jié)語

檔案管理工作對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和機(jī)關(guān)及事業(yè)單位發(fā)展都是非常重要的，所以我們必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并從檔案管理的問題出發(fā)做好檔案管理工作。

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