如何做好疾控機構(gòu)人事檔案工作分析

王靜

摘 要：疾控機構(gòu)人事檔案具有全面性、真實性和保密性特點，針對現(xiàn)存的不健全人事檔案管理制度、缺乏配備足夠的人事檔案管理者人員和信息科學(xué)化管理手段落后的狀況，本文提出了制定切實可行的人事檔案管理制度、不斷引進人才和提高疾控機構(gòu)人事檔案管理信息化手段。

關(guān)鍵詞：疾控機構(gòu)；人事檔案；工作分析

1 疾控機構(gòu)人事檔案的特點

隨著人事干部制度改革深入和社會發(fā)展，人事檔案在現(xiàn)今社會的人事工作中重要性越發(fā)重要，不僅是人員晉升職稱和增資的重要依據(jù)，還能夠反應(yīng)職工的技術(shù)能力和專業(yè)素質(zhì)，具有很好的利用和保存價值，其人事檔案具有全面性、保密性和真實性的特點。

1.1 全面性

疾控機構(gòu)人事檔案全面記錄了職工科研、學(xué)歷、職務(wù)、年度考核、繼續(xù)教育、技術(shù)職稱和職稱的政審、任免、調(diào)資、晉升等資料，內(nèi)容全面、范圍廣泛，全面反應(yīng)了個人在疾控機構(gòu)的品德、能力和工作經(jīng)歷等信息。這些信息都是做好干部工作不可或缺的信息，通過查閱人事檔案，了解該職工的黨齡、工齡、學(xué)歷、職位待遇等信息。這是都是全面選拔和了解用人干部的信息基礎(chǔ)，在選人用人中提供了參謀作用。

1.2 真實性

疾控機構(gòu)人事檔案作為人事檔案的憑證，原始記錄了職稱晉升、年度考核的資料，具有法律效力，因此疾控機構(gòu)的人事檔案不可偽造、修改，必須完全真實可靠。

1.3 保密性

疾控機構(gòu)人事檔案涉及個人功和過的許多信息，人事檔案管理者需要及時處理檔案的利用和保密的微妙關(guān)系，個人隱私信息只可提供給擁有知情權(quán)的合法使用者，不可透露給個人和不相關(guān)的其他機構(gòu)，如果需要公開也必須采用審核程序按照人事檔案的規(guī)定予以公開，信息公開后遵循相關(guān)責(zé)任的追究制度。

2 疾控機構(gòu)人事檔案中的現(xiàn)存問題

2.1 不健全的疾控機構(gòu)人事檔案管理制度

由于疾控機構(gòu)把疾病監(jiān)督檢測、技術(shù)指導(dǎo)、增進人民身心健康作為工作重點，缺乏建立規(guī)范、完備和系統(tǒng)化人事檔案管理職責(zé)，有些疾控機構(gòu)雖然建立了人事檔案制度，但是缺乏具體的規(guī)范性和可操作性，無法落地實施，影響了人事檔案實際工作開展。

2.2 疾控機構(gòu)人事檔案管理人員配備不足

隨著疾控機構(gòu)人員隊伍壯大，職工和干部的人事檔案逐漸成倍增加，各種個人材料借閱、整理檔案和進出頻繁，導(dǎo)致疾控機構(gòu)的人事檔案管理人員呈現(xiàn)明顯不足，還有一些疾控機構(gòu)甚至沒有專職的人事檔案管理人員，如果再加上缺乏系統(tǒng)的人事檔案管理培訓(xùn)和專業(yè)知識，可見人事檔案管理工作嚴(yán)重滯后于疾控機構(gòu)的整體發(fā)展水平。

2.3 信息化程度落后，缺乏科學(xué)化管理

一些疾控機構(gòu)的人事檔案管理工作中，甚至依然停留在紙質(zhì)檔案的保管層面。由于人事檔案管理采用實體管理方式，致使沒有采用人事檔案管理的科學(xué)技術(shù)方式，也沒有采用電子化保管手段。疾控機構(gòu)的人事檔案管理缺乏應(yīng)用計算機技術(shù)，導(dǎo)致調(diào)閱人事檔案、檔案資料檢索依然采用手工操作方式，極大降低了工作效率，不利于人事檔案的有效利用和信息化保管。

3 做好疾控機構(gòu)人事檔案管理建議

3.1 加強領(lǐng)導(dǎo)和管理

首先必須明確疾控機構(gòu)人事檔案管理工作的責(zé)任。疾控機構(gòu)的一把手作為人事檔案工作的負責(zé)人，負有疾控機構(gòu)的總體責(zé)任，要對人事檔案工作高度重視，把人事檔案管理工作作為單位必要日程中；而人事檔案的第一責(zé)任人是主抓人事的科長或者部門主管，需要經(jīng)常聽取人事檔案的匯報工作，及時發(fā)現(xiàn)新問題、掌握新情況、解決和研究新舉措；而人事檔案管理的直接負責(zé)人是疾控機構(gòu)的人事檔案管理者，必須狠抓工作紀(jì)律、認真履行工作職責(zé)，堅持按章辦事、按照制度辦事的原則。

其次，對疾病機構(gòu)的人事檔案管理不斷引進人才，因其專業(yè)性強，需要不斷引進業(yè)務(wù)素質(zhì)強、思想覺悟高和工作作風(fēng)好的人事檔案管理人才。落實現(xiàn)有人員和所引進的人事檔案管理人員的工資待遇和福利水平，確保人事檔案管理專職人員擁有足夠的精力從事建檔、歸檔工作。

最后疾控機構(gòu)單位領(lǐng)導(dǎo)還要保證對人事檔案管理的人力、物力和經(jīng)費的投入。一是保證優(yōu)先安排人事檔案的人事人員，力求人員的穩(wěn)定；二是在物力上，滿足人事檔案管理的計算機信息技術(shù)、硬件條件和軟件設(shè)施等所需的物質(zhì)條件；三是把人事檔案管理的經(jīng)費必須優(yōu)先撥付，專款專用，保證經(jīng)費的統(tǒng)籌安排。

3.2 健全人事檔案管理制度

根據(jù)信息化時代對人事檔案管理提出的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)要求，結(jié)合本疾控機構(gòu)的工作實際，逐步完善人事檔案的借出、查閱、使用、保管的管理制度。無論疾控機構(gòu)的人事檔案的收集、移交還是歸檔，全部由人事檔案管理室統(tǒng)一管理，嚴(yán)格規(guī)定人事檔案的借閱、整理和保管，培訓(xùn)檔案管理人員嚴(yán)格執(zhí)行人事規(guī)章制度，逐步實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、制度化。

例如在保密制度上，不準(zhǔn)私自向任何人泄露檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)攜帶檔案出入公共場所和進行走親訪友、參觀游覽，不準(zhǔn)私下議論職工人事檔案內(nèi)容；在人事檔案的借閱制度中，明確按照規(guī)定流程辦理審批手續(xù)，不可借閱親屬或者本人的檔案，借閱人事檔案獲得合理審批手續(xù)后，要愛護原始人事檔案資料，保持檔案整潔干凈；嚴(yán)禁查閱檔案時進行吸煙、喝水、撥打電話等無關(guān)事情，檔案的出入庫做好先清點后歸位的原則；當(dāng)人員發(fā)生職務(wù)變動、單位調(diào)動時，及時要檔案完整轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)遞檔案資料保證安全、準(zhǔn)確、完整、保密和及時；檔案必須嚴(yán)密包裝后轉(zhuǎn)出，收到人事檔案的歸屬單位確定人事檔案確定密封完整后在回執(zhí)單上簽字蓋章，如果發(fā)生超過一個月轉(zhuǎn)出的檔案未回執(zhí)的，疾控機構(gòu)人事檔案管理者及時催交回執(zhí)單據(jù)，嚴(yán)禁丟失人事檔案。

3.3 依靠現(xiàn)代技術(shù)加快人事檔案的信息化建設(shè)

在現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展和疾控機構(gòu)的制度改革下，傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)遠遠落后于社會經(jīng)濟技術(shù)發(fā)展，一方面對人事檔案的內(nèi)容不僅局限于紙質(zhì)文檔，還要采用視頻、光盤、照片、WORD、PPT、PDF等多種電子形式的檔案文件，逐步豐富人事檔案管理內(nèi)容。另一方面需要不斷引入適合疾控機構(gòu)的人事檔案管理軟硬件系統(tǒng)，建立人事檔案查詢、訪問、添加等信息系統(tǒng)功能，增加利用網(wǎng)絡(luò)平臺查閱檔案原件的使用頻率，提高人事檔案利用效率、準(zhǔn)確性和查閱速度。通過信息技術(shù)的使用，使得人事檔案管理人員不再從事繁雜的檢索、整理、收集和保管工作，實現(xiàn)快捷、準(zhǔn)確、有效的人事檔案服務(wù)工作。

4 人事檔案管理工作實施方法

一是對現(xiàn)有疾控機構(gòu)的人事檔案進行分類管理，即可按照專業(yè)技術(shù)、行政管理人員進行分類，也可按照職稱、學(xué)歷分類，還可對疾控人員的專業(yè)技術(shù)特長進行分類；二是在信息技術(shù)的使用上，先建立疾控機構(gòu)的人事檔案信息庫，把疾控機構(gòu)各部門職員信息存入計算機信息中，建立視頻、光盤、WORD等各種電子檔案資料，加強人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)；三是在各地疾控機構(gòu)之間實現(xiàn)人事檔案的信息和資源共享，使得人事檔案管理信息成為疾控機構(gòu)的人才管理庫；四是加強計算機信息技術(shù)手段下的人事檔案傳遞、借用、保管和查閱方式。擁有查閱權(quán)限的相關(guān)使用機構(gòu)，可以通過授權(quán)獲得擁有網(wǎng)絡(luò)平臺的動態(tài)密碼，而對于疾控機構(gòu)的管理人員而言通過信息技術(shù)把控人事檔案管理的保密性和使用性，更加方便、快捷和人性化；五是對于人事檔案的信息收集要改變被動工作狀態(tài)，主動收集疾控機構(gòu)人員的相關(guān)檔案資料，如本單位人員的獲獎、論文專著、疾控科研成果、競爭上崗成果、突出工作成績、年度考評等，及時更新員工和干部信息，提高人事檔案信息的利用價值。

參考文獻

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