高校成人教育檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策

于健

近幾年，隨著中組部對(duì)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的推進(jìn)，組織部門針對(duì)干部“三齡兩歷一身份”等信息的審核進(jìn)一步落實(shí)。面對(duì)此次檔案查補(bǔ)工作中暴露出來(lái)的問(wèn)題，唯有在實(shí)際操作、廣泛調(diào)研和深入思考基礎(chǔ)上，提出相應(yīng)解決對(duì)策，使高校成人教育檔案管理工作在現(xiàn)階段發(fā)揮其應(yīng)有的作用，利國(guó)利民，擔(dān)負(fù)其應(yīng)負(fù)的歷史使命。

1 高校成教檔案管理現(xiàn)狀

1.1 從重視程度看成教檔案管理現(xiàn)狀

從上到下對(duì)于成教檔案沒(méi)有給予應(yīng)有的重視。在實(shí)際工作中，很多高校雖然成教檔案有分管領(lǐng)導(dǎo)，但存在著只分而不管或管而不嚴(yán)的現(xiàn)象；其次，隨著成人教育近些年教學(xué)形式的擴(kuò)展，辦學(xué)模式的增多，高校成人教學(xué)管理人員很多身兼數(shù)職，整天忙于教學(xué)管理工作，無(wú)更多時(shí)間和精力對(duì)檔案材料進(jìn)行收集、整理，從領(lǐng)導(dǎo)到具體工作人員均無(wú)暇顧及檔案工作，忽視了檔案工作的重要性。同時(shí)，成教管理人員多是無(wú)編制的外聘人員，沒(méi)有編制保障，待遇偏低，多做工作、做好工作的動(dòng)力和積極性受阻。

1.2 從管理規(guī)范和制度建設(shè)看成教檔案管理現(xiàn)狀

時(shí)代在前進(jìn)，情況在不斷變化，而相應(yīng)的檔案管理規(guī)范和制度卻仍停留在以往，沒(méi)有得到及時(shí)制定或修訂，滯后于實(shí)際工作，沒(méi)有與實(shí)際工作相適應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。國(guó)家教委1993年11月16日頒布《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，1994年1月1日開(kāi)始實(shí)施。在此，以青島大學(xué)為例，以此規(guī)范為指導(dǎo)，2004年4月對(duì)學(xué)校原有檔案文件進(jìn)行修訂后作為檔案管理文件一直沿用至今。

近10年，高校成人教育發(fā)展速度和模式全面快速增長(zhǎng)。高校成人教育結(jié)合人們的需求，各種模式、類型名目繁多：函授、夜大、脫產(chǎn)、自考、試點(diǎn)本科、企業(yè)嫁接、與國(guó)外合作1+1+2轉(zhuǎn)學(xué)分項(xiàng)目等等，多種形式并存。加上最近幾年實(shí)行跨區(qū)域全國(guó)招生，促使成人教育橫向、縱向多種發(fā)展，使成教檔案材料的內(nèi)容、種類更為復(fù)雜多樣，但是，很多高校沒(méi)有根據(jù)成教工作的發(fā)展和變化修訂相應(yīng)的管理規(guī)范和制度，諸如檔案立卷歸檔、保管、保密、利用、鑒定等制度，特別是隨著電子文檔一體化，檔案數(shù)字化等形成的檔案，如何編制、歸檔管理，沒(méi)有及時(shí)修訂統(tǒng)一的管理規(guī)范和規(guī)章制度，大家都在實(shí)踐中摸索著干，這樣就會(huì)出現(xiàn)無(wú)章可循，沒(méi)有約束，管理混亂現(xiàn)象。

1.3 從歸檔率看成教檔案管理現(xiàn)狀

由于成人教育教學(xué)形式的靈活性和辦學(xué)模式的多樣性，導(dǎo)致部分檔案收繳難度大，歸檔率低，特別是分散在全省乃至全國(guó)各地的教學(xué)站點(diǎn)，由于路途遙遠(yuǎn)，管理相對(duì)簿弱，業(yè)務(wù)部門無(wú)法及時(shí)到站點(diǎn)檢查督導(dǎo)檔案收集、整理工作，站點(diǎn)管理人員抱著“天高皇帝遠(yuǎn)”的想法，檔案工作不積極主動(dòng)，能拖就拖，能不交就不交，遺忘在角落里，甚至丟失，或?yàn)榱私虒W(xué)站點(diǎn)工作上的方便，私存檔案。

1.4 從利用率看成教檔案管理現(xiàn)狀

高校成教檔案利用率在增長(zhǎng)。在此，也以青島大學(xué)為例，近幾年成人教育檔案的查閱利用率突飛猛進(jìn)，2016年達(dá)2500余人次，比五年前翻了4倍。現(xiàn)在，隨著人們?cè)谏龑W(xué)、就業(yè)、升職、考研、出國(guó)、異地落戶等需求，檔案利用呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)，以前較少利用的成人教育新生錄取表、學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、畢業(yè)生登記表等檔案材料，利用率猛增，但相對(duì)成教檔案管理比較簿弱，技術(shù)手段落后，與快速增長(zhǎng)的利用者的需求極不相適應(yīng)。這是因?yàn)橐环矫妫L(zhǎng)期以來(lái)對(duì)成教檔案的重視程度和工作要求跟不上；另一方面，在管理手段上，大多數(shù)高校的成人教育檔案還是采用傳統(tǒng)的手工收整、編制紙質(zhì)檔案，檔案利用仍以人工檢索為主，沒(méi)有形成電子文檔，使查閱過(guò)程繁瑣復(fù)雜，信息數(shù)據(jù)無(wú)法有效整合，大大降低了檔案的查閱效率和利用率，給成人教育管理和檔案利用者造成較大影響。

2 提高高校成人教育檔案管理水平對(duì)策

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)對(duì)檔案重視程度

檔案工作的好壞與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有很大關(guān)系，各高校要逐級(jí)有分管成人教育檔案的領(lǐng)導(dǎo)，特別要強(qiáng)調(diào)學(xué)院層次的院領(lǐng)導(dǎo)分管好相應(yīng)的成教檔案工作，明確其為成教檔案管理第一責(zé)任人，及時(shí)檢查和督導(dǎo)檔案任務(wù)完成的情況，并將這項(xiàng)工作的完成情況落實(shí)到年終考核中去。其次，要利用各種宣傳媒體傳播檔案利用典型事例和成果，突出宣傳檔案在成人教育工作中及為利用者解決實(shí)際問(wèn)題所發(fā)揮的重要作用，如為相關(guān)教學(xué)科研管理者決策依據(jù)、教學(xué)評(píng)估、招生及升職、職稱評(píng)審等檔案利用典型事例，激發(fā)起從領(lǐng)導(dǎo)到基層檔案管理工作者對(duì)檔案工作的重視。

2.2 與時(shí)俱進(jìn)，完善規(guī)章制度

夯實(shí)基礎(chǔ)，規(guī)范化管理。高校成人教育的快速發(fā)展及其特有的辦學(xué)形式靈活性和多樣性，豐富了成教檔案的內(nèi)容。但是，據(jù)調(diào)查，許多高校沒(méi)有制訂或及時(shí)修訂成人教育檔案工作規(guī)范，而是沿用全日制教學(xué)檔案工作規(guī)范，成人教育和全日制教育有所不同，這也造成了兩者形成的檔案有所不同。因此須科學(xué)調(diào)研，根據(jù)本學(xué)校成人教育及形成檔案特點(diǎn)，制定出適合本學(xué)校成人教育檔案管理工作規(guī)范、業(yè)務(wù)流程和相關(guān)制度，明確成教檔案的歸檔范圍、保管期限及檔案材料的收集、立卷、整理等具體標(biāo)準(zhǔn)和要求。并隨著成教檔案內(nèi)容的豐富發(fā)展，及時(shí)修訂檔案工作規(guī)范，形成良好的成人教育檔案收整、歸檔流程，保證檔案能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地立卷、歸檔，保障成教檔案管理工作有法可依，有章可循，推動(dòng)成人教育檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，促進(jìn)成教檔案工作科學(xué)、規(guī)范、制度化建設(shè)，加快成教檔案管理水平的提高。

2.3 大力提升成人教育檔案信息化建設(shè)水平

依據(jù)現(xiàn)代化管理手段和技術(shù)，管理高校成人教育檔案。

實(shí)行檔案數(shù)字化管理。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是成教檔案信息化、智慧化管理的必由之路，數(shù)字化管理既解決已存檔案因手工查閱造成的效率差、利用率低的困境，有效避免因教學(xué)站點(diǎn)分散、路途遙遠(yuǎn)而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案材料丟失的可能性，又能加快檔案查閱速度，提高效率，降低檔案日常管理及查詢等方面的工作強(qiáng)度，提高成人教育檔案利用率。

建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。分散全省乃至全國(guó)各地的教學(xué)站點(diǎn)，可以借助學(xué)校智慧校園網(wǎng)建設(shè)，依據(jù)大數(shù)據(jù)相關(guān)理論和技術(shù)，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái)，建立與學(xué)校管理、成人教育發(fā)展相適應(yīng)的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。如，可根據(jù)教學(xué)站點(diǎn)、專業(yè)、學(xué)制、教學(xué)形式等建設(shè)多個(gè)種類專題數(shù)據(jù)庫(kù)，并對(duì)各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)庫(kù)相互之間檔案信息進(jìn)行有效整合，這樣對(duì)解決成人教育實(shí)施的諸如學(xué)分制、彈性學(xué)習(xí)、函授學(xué)習(xí)、遠(yuǎn)程教學(xué)等方式形成的檔案及成教管理過(guò)程中的各類綜合信息、數(shù)據(jù)的利用都有著積極有效的重要作用。

2.4 建立合理有序的激勵(lì)機(jī)制

各高校要根據(jù)成教檔案管理的實(shí)際情況，建立合理有序的激勵(lì)機(jī)制，全面調(diào)動(dòng)檔案管理人員收整檔案的積極性， 使“要我收整檔案”變成“我要收整檔案”的積極工作模式，并對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出者，在職稱評(píng)定等涉及員工切身、長(zhǎng)遠(yuǎn)利益時(shí)給予政策傾斜等體現(xiàn)。其次，領(lǐng)導(dǎo)要積極申請(qǐng)?jiān)黾泳幹?、?jīng)費(fèi)、設(shè)備等，為檔案管理人員切實(shí)解決工作中遇到的問(wèn)題和難題，讓他們無(wú)后顧之憂，有更多的時(shí)間和精力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技能，扎實(shí)做好檔案材料保管、收集、整理和歸檔工作，確保檔案收整、歸檔工作的有序進(jìn)行。

隨著成人教育事業(yè)的推進(jìn)，成人教育檔案管理也要實(shí)時(shí)跟進(jìn)，不斷發(fā)展創(chuàng)新，創(chuàng)立起適合自己學(xué)校成教檔案管理的模式和機(jī)制，提高檔案管理能力，實(shí)現(xiàn)成人教育檔案管理工作的專業(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化、智慧化和依法化。

參考文獻(xiàn)

[1]吳影.對(duì)成人教育檔案工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí). 黑龍江檔案 2012年第1期

[2]李麗虹.做好成人教育檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí).黑龍江檔案2011年第3期