高校成人教育檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展對策

于健

近幾年，隨著中組部對干部人事檔案專項審核工作的推進，組織部門針對干部“三齡兩歷一身份”等信息的審核進一步落實。面對此次檔案查補工作中暴露出來的問題，唯有在實際操作、廣泛調(diào)研和深入思考基礎(chǔ)上，提出相應解決對策，使高校成人教育檔案管理工作在現(xiàn)階段發(fā)揮其應有的作用，利國利民，擔負其應負的歷史使命。

1 高校成教檔案管理現(xiàn)狀

1.1 從重視程度看成教檔案管理現(xiàn)狀

從上到下對于成教檔案沒有給予應有的重視。在實際工作中，很多高校雖然成教檔案有分管領(lǐng)導，但存在著只分而不管或管而不嚴的現(xiàn)象；其次，隨著成人教育近些年教學形式的擴展，辦學模式的增多，高校成人教學管理人員很多身兼數(shù)職，整天忙于教學管理工作，無更多時間和精力對檔案材料進行收集、整理，從領(lǐng)導到具體工作人員均無暇顧及檔案工作，忽視了檔案工作的重要性。同時，成教管理人員多是無編制的外聘人員，沒有編制保障，待遇偏低，多做工作、做好工作的動力和積極性受阻。

1.2 從管理規(guī)范和制度建設看成教檔案管理現(xiàn)狀

時代在前進，情況在不斷變化，而相應的檔案管理規(guī)范和制度卻仍停留在以往，沒有得到及時制定或修訂，滯后于實際工作，沒有與實際工作相適應的檔案管理標準和規(guī)范。國家教委1993年11月16日頒布《高等學校檔案工作規(guī)范》，1994年1月1日開始實施。在此，以青島大學為例，以此規(guī)范為指導，2004年4月對學校原有檔案文件進行修訂后作為檔案管理文件一直沿用至今。

近10年，高校成人教育發(fā)展速度和模式全面快速增長。高校成人教育結(jié)合人們的需求，各種模式、類型名目繁多：函授、夜大、脫產(chǎn)、自考、試點本科、企業(yè)嫁接、與國外合作1+1+2轉(zhuǎn)學分項目等等，多種形式并存。加上最近幾年實行跨區(qū)域全國招生，促使成人教育橫向、縱向多種發(fā)展，使成教檔案材料的內(nèi)容、種類更為復雜多樣，但是，很多高校沒有根據(jù)成教工作的發(fā)展和變化修訂相應的管理規(guī)范和制度，諸如檔案立卷歸檔、保管、保密、利用、鑒定等制度，特別是隨著電子文檔一體化，檔案數(shù)字化等形成的檔案，如何編制、歸檔管理，沒有及時修訂統(tǒng)一的管理規(guī)范和規(guī)章制度，大家都在實踐中摸索著干，這樣就會出現(xiàn)無章可循，沒有約束，管理混亂現(xiàn)象。

1.3 從歸檔率看成教檔案管理現(xiàn)狀

由于成人教育教學形式的靈活性和辦學模式的多樣性，導致部分檔案收繳難度大，歸檔率低，特別是分散在全省乃至全國各地的教學站點，由于路途遙遠，管理相對簿弱，業(yè)務部門無法及時到站點檢查督導檔案收集、整理工作，站點管理人員抱著“天高皇帝遠”的想法，檔案工作不積極主動，能拖就拖，能不交就不交，遺忘在角落里，甚至丟失，或為了教學站點工作上的方便，私存檔案。

1.4 從利用率看成教檔案管理現(xiàn)狀

高校成教檔案利用率在增長。在此，也以青島大學為例，近幾年成人教育檔案的查閱利用率突飛猛進，2016年達2500余人次，比五年前翻了4倍?，F(xiàn)在，隨著人們在升學、就業(yè)、升職、考研、出國、異地落戶等需求，檔案利用呈現(xiàn)多元化趨勢，以前較少利用的成人教育新生錄取表、學生入學登記表、學籍卡片、畢業(yè)生登記表等檔案材料，利用率猛增，但相對成教檔案管理比較簿弱，技術(shù)手段落后，與快速增長的利用者的需求極不相適應。這是因為一方面，長期以來對成教檔案的重視程度和工作要求跟不上；另一方面，在管理手段上，大多數(shù)高校的成人教育檔案還是采用傳統(tǒng)的手工收整、編制紙質(zhì)檔案，檔案利用仍以人工檢索為主，沒有形成電子文檔，使查閱過程繁瑣復雜，信息數(shù)據(jù)無法有效整合，大大降低了檔案的查閱效率和利用率，給成人教育管理和檔案利用者造成較大影響。

2 提高高校成人教育檔案管理水平對策

2.1 加強領(lǐng)導，增強對檔案重視程度

檔案工作的好壞與領(lǐng)導的重視程度有很大關(guān)系，各高校要逐級有分管成人教育檔案的領(lǐng)導，特別要強調(diào)學院層次的院領(lǐng)導分管好相應的成教檔案工作，明確其為成教檔案管理第一責任人，及時檢查和督導檔案任務完成的情況，并將這項工作的完成情況落實到年終考核中去。其次，要利用各種宣傳媒體傳播檔案利用典型事例和成果，突出宣傳檔案在成人教育工作中及為利用者解決實際問題所發(fā)揮的重要作用，如為相關(guān)教學科研管理者決策依據(jù)、教學評估、招生及升職、職稱評審等檔案利用典型事例，激發(fā)起從領(lǐng)導到基層檔案管理工作者對檔案工作的重視。

2.2 與時俱進，完善規(guī)章制度

夯實基礎(chǔ)，規(guī)范化管理。高校成人教育的快速發(fā)展及其特有的辦學形式靈活性和多樣性，豐富了成教檔案的內(nèi)容。但是，據(jù)調(diào)查，許多高校沒有制訂或及時修訂成人教育檔案工作規(guī)范，而是沿用全日制教學檔案工作規(guī)范，成人教育和全日制教育有所不同，這也造成了兩者形成的檔案有所不同。因此須科學調(diào)研，根據(jù)本學校成人教育及形成檔案特點，制定出適合本學校成人教育檔案管理工作規(guī)范、業(yè)務流程和相關(guān)制度，明確成教檔案的歸檔范圍、保管期限及檔案材料的收集、立卷、整理等具體標準和要求。并隨著成教檔案內(nèi)容的豐富發(fā)展，及時修訂檔案工作規(guī)范，形成良好的成人教育檔案收整、歸檔流程，保證檔案能夠及時、準確、完整地立卷、歸檔，保障成教檔案管理工作有法可依，有章可循，推動成人教育檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，促進成教檔案工作科學、規(guī)范、制度化建設，加快成教檔案管理水平的提高。

2.3 大力提升成人教育檔案信息化建設水平

依據(jù)現(xiàn)代化管理手段和技術(shù)，管理高校成人教育檔案。

實行檔案數(shù)字化管理。實現(xiàn)數(shù)字化管理是成教檔案信息化、智慧化管理的必由之路，數(shù)字化管理既解決已存檔案因手工查閱造成的效率差、利用率低的困境，有效避免因教學站點分散、路途遙遠而導致紙質(zhì)檔案材料丟失的可能性，又能加快檔案查閱速度，提高效率，降低檔案日常管理及查詢等方面的工作強度，提高成人教育檔案利用率。

建立信息資源數(shù)據(jù)庫。分散全省乃至全國各地的教學站點，可以借助學校智慧校園網(wǎng)建設，依據(jù)大數(shù)據(jù)相關(guān)理論和技術(shù)，應用網(wǎng)絡教學平臺，建立與學校管理、成人教育發(fā)展相適應的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。如，可根據(jù)教學站點、專業(yè)、學制、教學形式等建設多個種類專題數(shù)據(jù)庫，并對各個數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫相互之間檔案信息進行有效整合，這樣對解決成人教育實施的諸如學分制、彈性學習、函授學習、遠程教學等方式形成的檔案及成教管理過程中的各類綜合信息、數(shù)據(jù)的利用都有著積極有效的重要作用。

2.4 建立合理有序的激勵機制

各高校要根據(jù)成教檔案管理的實際情況，建立合理有序的激勵機制，全面調(diào)動檔案管理人員收整檔案的積極性， 使“要我收整檔案”變成“我要收整檔案”的積極工作模式，并對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出者，在職稱評定等涉及員工切身、長遠利益時給予政策傾斜等體現(xiàn)。其次，領(lǐng)導要積極申請增加編制、經(jīng)費、設備等，為檔案管理人員切實解決工作中遇到的問題和難題，讓他們無后顧之憂，有更多的時間和精力學習檔案業(yè)務知識和專業(yè)技能，扎實做好檔案材料保管、收集、整理和歸檔工作，確保檔案收整、歸檔工作的有序進行。

隨著成人教育事業(yè)的推進，成人教育檔案管理也要實時跟進，不斷發(fā)展創(chuàng)新，創(chuàng)立起適合自己學校成教檔案管理的模式和機制，提高檔案管理能力，實現(xiàn)成人教育檔案管理工作的專業(yè)化、科學化、規(guī)范化、智慧化和依法化。

參考文獻

[1]吳影.對成人教育檔案工作的幾點認識. 黑龍江檔案 2012年第1期

[2]李麗虹.做好成人教育檔案管理工作的幾點認識.黑龍江檔案2011年第3期