石油化工項目中的采購文檔管理

摘 要：本文主要以石油化工工程項目為例，分析了石化工程項目中采購文檔的重要性，并介紹了為了針對項目過程中采購文檔存在的問題，LPEC采用的各種策略。

關鍵詞：石油化工工程項目；采購；文檔管理

為促進工程技術的發展及在國際上承擔業務，國內各工程公司不斷的借鑒歐美發達國家先進的工程管理辦法，項目管理的分工及專業化也在不斷的深化，同時對工程項目重要的一環文檔管理也提出了專業化要求，各工程公司也在培養專業的文檔管理人員。文檔管理不僅伴隨著項目的始終階段，并且是項目建設過程中的重要管理手段之一，目前國內各工程公司的項目管理手冊中及實施規劃中，都有專門的篇章描述文檔管理的內容，并在實施過程中有專人執行及監督。

而在EPC項目中的費用權重會占到65%-75%采購，文檔管理更是重中之重，尤其是招標過程中采購文檔的管理及保存更是提高到了法律法規的高度，招標過程中的采購文檔更是項目結束后審查的重要一環。

石油化工工程的采購文檔管理的特殊性，促使各石化工程公司在不斷的借鑒國外的先進管理方式的同時，也根據國內由圖書管理發展而來信息管理技術采取了更細致的電子化文檔管理要求，如LPEC正在采用的采購集成管理系統軟件及DOCUMENTUM軟件。

1 工程項目中采購文檔的管理方法

石油化工工程項目的采購文檔主要有采購文檔結構和文件編號、項目采購策劃階段、項目采購實施過程、采購收尾過程所形成的書面資料（包括相應的.pdf、.doc、.xls等電子文檔）。

1.1 采購文檔的編號管理

在石油化工項目中采購管理文件的編碼結構與項目管理文件的編碼結構相同，文件編制人使用的文件編號格式按照規定執行，項目采購文件編號及縮寫代碼也是由專門的文件規定。不僅文件的編號有統一規定，同一個文件的不同版本也有專門的要求。

以青海鹽湖化工項目為例，其采購文件編號如下：

427091-0000-PRVA-CCT-0001

1）項目名稱代碼，如427091代表青海鹽湖

2）裝置代碼，如0000

3）采買物資類別代碼，如PRVA

4）采買階段代碼，如CCT代表合同；

5）流水號，如0001代表第一份合同

1.2 采購文檔的電子化

隨著由圖書管理發展而來信息管理技術的發展，以前的紙質文件為載體的文檔管理方式也發生了重要變化，信息化后電子文檔管理及查詢更加方便、快捷。

1.3 采購文檔的保密管理方案

為保護項目實施過程中帶密級的文件，LPEC專門編制了14A306《內部保密事項管理規 定》執行，同時對不帶密級的采購文件應按其在項目中的受控情況分為受控文件和非受控文件。根據需要對不同級別的員工采取不同的權限。

2 采購文檔管理存在的不足及解決辦法

在LPEC的每個涉及到采購的項目都設置有專門的采購文檔管理人員，但是由于有時采購文檔管理人員缺乏采購的專業知識，同時采購管理也屬于高風險管理，各項目必須獨立存放文檔便于查詢及審計，這也需要各項目有獨特的項目管理模式，LPEC為此專門編制了《項目采購文檔管理規定》，以此文件為基準，各項目又編制了符合項目需求的《XX項目采購文檔管理規定》。同時又采取了采購合同負責制，將采購合同分配到每個采購工程師，每種需要采買的物資管理任務從一而終，采取采購文檔與采買工程師交叉管理的方式。

為了使電子文檔的信息規范化，LPEC專門編制了《采購文檔管理及控制規定》、《采購文檔驗收及收存規定》、《采購文檔矩陣化管理規定》等一系列文件，對存檔文件的格式、方式都做了詳細規定。同時LPEC又采用了雙重化電子信息化的采購文檔管理要求，從接收到請購單開始，到最后的結算文件信息全部不僅保存在采購集成管理系統里面，同時也保存在DOCUMENTUM軟件里面，雙份存檔，避免服務器出現問題造成的信息丟失，這樣使文檔管理的更科學化，也使文檔管理的周期性得到了加強。

3 結論

采購文檔管理在項目管理中雖然是細致繁瑣的，但又及其重要， LPEC經過二十多年的石油化工工程項目運轉，針對項目實施過程中發現的采購文檔管理存在的問題，逐一不僅通過制度化、規范化來解決，而且還結合不斷發展的信息管理技術，通過集思廣益，運用創造性思維，把復雜繁瑣的采購文檔管理工作變得簡單化、規范化和模板化。使得采購文檔管理不僅保持在項目運行平臺上，也方便了文檔的查閱及檢索，使得采購文檔管理能夠有效的服務于石油化工工程項目，實現了采購文檔管理的意義。

作者簡介

黃曉萍（1968-），女，河南洛陽人，專科。