石油化工項目中的采購文檔管理

摘 要：本文主要以石油化工工程項目為例，分析了石化工程項目中采購文檔的重要性，并介紹了為了針對項目過程中采購文檔存在的問題，LPEC采用的各種策略。

關(guān)鍵詞：石油化工工程項目；采購；文檔管理

為促進工程技術(shù)的發(fā)展及在國際上承擔(dān)業(yè)務(wù)，國內(nèi)各工程公司不斷的借鑒歐美發(fā)達國家先進的工程管理辦法，項目管理的分工及專業(yè)化也在不斷的深化，同時對工程項目重要的一環(huán)文檔管理也提出了專業(yè)化要求，各工程公司也在培養(yǎng)專業(yè)的文檔管理人員。文檔管理不僅伴隨著項目的始終階段，并且是項目建設(shè)過程中的重要管理手段之一，目前國內(nèi)各工程公司的項目管理手冊中及實施規(guī)劃中，都有專門的篇章描述文檔管理的內(nèi)容，并在實施過程中有專人執(zhí)行及監(jiān)督。

而在EPC項目中的費用權(quán)重會占到65%-75%采購，文檔管理更是重中之重，尤其是招標(biāo)過程中采購文檔的管理及保存更是提高到了法律法規(guī)的高度，招標(biāo)過程中的采購文檔更是項目結(jié)束后審查的重要一環(huán)。

石油化工工程的采購文檔管理的特殊性，促使各石化工程公司在不斷的借鑒國外的先進管理方式的同時，也根據(jù)國內(nèi)由圖書管理發(fā)展而來信息管理技術(shù)采取了更細致的電子化文檔管理要求，如LPEC正在采用的采購集成管理系統(tǒng)軟件及DOCUMENTUM軟件。

1 工程項目中采購文檔的管理方法

石油化工工程項目的采購文檔主要有采購文檔結(jié)構(gòu)和文件編號、項目采購策劃階段、項目采購實施過程、采購收尾過程所形成的書面資料（包括相應(yīng)的.pdf、.doc、.xls等電子文檔）。

1.1 采購文檔的編號管理

在石油化工項目中采購管理文件的編碼結(jié)構(gòu)與項目管理文件的編碼結(jié)構(gòu)相同，文件編制人使用的文件編號格式按照規(guī)定執(zhí)行，項目采購文件編號及縮寫代碼也是由專門的文件規(guī)定。不僅文件的編號有統(tǒng)一規(guī)定，同一個文件的不同版本也有專門的要求。

以青海鹽湖化工項目為例，其采購文件編號如下：

427091-0000-PRVA-CCT-0001

1）項目名稱代碼，如427091代表青海鹽湖

2）裝置代碼，如0000

3）采買物資類別代碼，如PRVA

4）采買階段代碼，如CCT代表合同；

5）流水號，如0001代表第一份合同

1.2 采購文檔的電子化

隨著由圖書管理發(fā)展而來信息管理技術(shù)的發(fā)展，以前的紙質(zhì)文件為載體的文檔管理方式也發(fā)生了重要變化，信息化后電子文檔管理及查詢更加方便、快捷。

1.3 采購文檔的保密管理方案

為保護項目實施過程中帶密級的文件，LPEC專門編制了14A306《內(nèi)部保密事項管理規(guī) 定》執(zhí)行，同時對不帶密級的采購文件應(yīng)按其在項目中的受控情況分為受控文件和非受控文件。根據(jù)需要對不同級別的員工采取不同的權(quán)限。

2 采購文檔管理存在的不足及解決辦法

在LPEC的每個涉及到采購的項目都設(shè)置有專門的采購文檔管理人員，但是由于有時采購文檔管理人員缺乏采購的專業(yè)知識，同時采購管理也屬于高風(fēng)險管理，各項目必須獨立存放文檔便于查詢及審計，這也需要各項目有獨特的項目管理模式，LPEC為此專門編制了《項目采購文檔管理規(guī)定》，以此文件為基準，各項目又編制了符合項目需求的《XX項目采購文檔管理規(guī)定》。同時又采取了采購合同負責(zé)制，將采購合同分配到每個采購工程師，每種需要采買的物資管理任務(wù)從一而終，采取采購文檔與采買工程師交叉管理的方式。

為了使電子文檔的信息規(guī)范化，LPEC專門編制了《采購文檔管理及控制規(guī)定》、《采購文檔驗收及收存規(guī)定》、《采購文檔矩陣化管理規(guī)定》等一系列文件，對存檔文件的格式、方式都做了詳細規(guī)定。同時LPEC又采用了雙重化電子信息化的采購文檔管理要求，從接收到請購單開始，到最后的結(jié)算文件信息全部不僅保存在采購集成管理系統(tǒng)里面，同時也保存在DOCUMENTUM軟件里面，雙份存檔，避免服務(wù)器出現(xiàn)問題造成的信息丟失，這樣使文檔管理的更科學(xué)化，也使文檔管理的周期性得到了加強。

3 結(jié)論

采購文檔管理在項目管理中雖然是細致繁瑣的，但又及其重要， LPEC經(jīng)過二十多年的石油化工工程項目運轉(zhuǎn)，針對項目實施過程中發(fā)現(xiàn)的采購文檔管理存在的問題，逐一不僅通過制度化、規(guī)范化來解決，而且還結(jié)合不斷發(fā)展的信息管理技術(shù)，通過集思廣益，運用創(chuàng)造性思維，把復(fù)雜繁瑣的采購文檔管理工作變得簡單化、規(guī)范化和模板化。使得采購文檔管理不僅保持在項目運行平臺上，也方便了文檔的查閱及檢索，使得采購文檔管理能夠有效的服務(wù)于石油化工工程項目，實現(xiàn)了采購文檔管理的意義。

作者簡介

黃曉萍（1968-），女，河南洛陽人，專科。