機關檔案的規(guī)范管理及檔案信息的有效利用

摘 要：檔案管理是機關工作的重要組成部分，檔案管理的規(guī)范性關系著其信息是否能得到有效利用，影響著機關工作效率。在新形勢下，為提升機關檔案管理的規(guī)范性，需要改變傳統(tǒng)的管理模式，以提高管理效率，從而提升檔案信息的利用效率，促進機關工作的有序開展。

關鍵詞：機關檔案；規(guī)范管理；檔案信息；利用

機關檔案能夠反映國家機關單位的工作情況，但是在傳統(tǒng)的機關檔案管理中，管理理念和管理模式還有待提高，檔案信息的有效利用率并不高，阻礙著機關工作的順利開展。因此，為充分的將檔案信息利用起來，需要促進機關檔案的規(guī)范化管理。

1 明確機關檔案管理的重點，將管理工作落實到位

1.1 及時歸檔

對機關檔案進行管理的目的，是要提升檔案信息的利用率，將各類信息的價值充分的發(fā)揮出來。因此，檔案信息的完整性就特別重要，而及時歸檔是確保檔案信息完整的前提。在機關單位的日常工作中，會形成到大量的檔案資料，檔案管理者所要做的就是要在第一時間內(nèi)將這些檔案歸置好，并確保歸檔時沒有信息遺漏。同時，已經(jīng)歸檔的資源信息應該是處于動態(tài)管理狀態(tài)的，并非歸檔后就處于靜止狀態(tài)，否則檔案的作用就無法被凸顯突出來，檔案管理也不具有實際意義。

1.2 及時整理

由于機關檔案的類型多、數(shù)量多，且各檔案會經(jīng)常調(diào)用，因此，檔案的整理需要花費較多的時間和精力。如果在對檔案進行整理時，整理人員的專業(yè)知識不足，整理過程不夠細致，就可能會導致檔案缺失或者檔案信息不完整，使得檔案管理不夠規(guī)范。因此，機關檔案管理人員應及時整理檔案，如果發(fā)現(xiàn)有檔案的信息不完整，應及時將其補充完整；如果發(fā)現(xiàn)有檔案缺失，則應立即上報相關單位，補齊文件。比如，管理人員在整理檔案時，應將案宗封面的信息，用統(tǒng)一的寫字工具填寫完整，并備注好整理時間。在整理完以后，要在電子檔案系統(tǒng)中進行同步整理，確保電子檔案系統(tǒng)中的信息與實際的檔案信息相符，便于使用者對檔案進行檢索，從而提高檔案信息的利用率。

2 提升機關檔案的服務質(zhì)量，確保檔案管理的安全

2.1 提升服務質(zhì)量

機關檔案存檔以后，由于某些單位可能會查閱或借閱相關檔案，因此需要加強對這一環(huán)節(jié)的管理，提升服務質(zhì)量，促進檔案管理的規(guī)范化。首先，要建立完善的審核機制，查閱或者借閱者需要填寫相關的申請表，并由其所在部門領導和檔案管理負責人審批，審批同意后，才能將相關檔案調(diào)出，供其查閱或者借閱。其次，制定嚴格的登記管理制度，并設計登記表，表中要包括姓名、所在單位或部門、借查日期、檔案名、編號、借查用途等信息。借查者要將用途一欄填寫清楚，避免其對檔案信息造成破壞，導致檔案信息不完整或缺失。通過登記表對借查檔案進行管理，能夠使機關檔案管理工作更加細致化。第三，在借查者使用完檔案后，要對其進行跟蹤反饋，在其歸還檔案時，要完成簽收程序，并在反饋表上對檔案的利用效果進行反饋，并給出自己的使用意見，以便管理者對其進行跟蹤服務。此外，檔案管理人員還可通過電話回訪、網(wǎng)絡回訪等方式，提升其服務質(zhì)量，從而使檔案信息能夠得到充分的利用。

2.2 做好安全管理

在對機關檔案進行管理時，要對管理室中的各種設備進行安全排查。如果在排查中發(fā)現(xiàn)有設施存在問題，可能引發(fā)安全事故，應第一時間采取措施消除安全隱患，避免對檔案造成破壞。比如，管理室中的用電設備是否安全，線路是否穩(wěn)定，如果線路出現(xiàn)故障，可能會使設備燒壞，引發(fā)火災，從而對檔案造成巨大的破壞。因此，在排查時要消除這種隱患，否則就會帶來不可估量的損失。同時，要安排專門的人員對機關檔案進行管理，對于檔案的借閱、查閱、回收等工作，要盡可能的做到細致化，從而確保檔案信息的安全。

2.3 提升管理員素質(zhì)

機關檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，決定著檔案管理的質(zhì)量。有的管理人員由于專業(yè)知識水平有限，且缺乏責任心，導致檔案的整理不規(guī)范，甚至在發(fā)現(xiàn)有檔案不完整或者信息缺失的情況下，也不采取措施彌補。因此，相關部門應加強對管理人員的培訓，提升其專業(yè)知識水平，并強化其對檔案管理工作的責任心，使其能夠以高度負責人的態(tài)度來對待機關檔案管理工作。比如，機關單位各部門可制定考核制度，對檔案管理人員的工作進行考核，對于工作突出的人員給予精神和物質(zhì)獎勵，對于工作不盡責的人員則給予相應的處罰，以提高相關人員的工作積極性。

綜上所述，機關檔案對于機關單位來說是至關重要的，其是對機關工作的真實記錄，能夠客觀反映機關單位的工作水平。并且，檔案信息具有很高的利用價值，其能為機關工作提供參考依據(jù)。因此，為促進機關檔案管理工作的規(guī)范化，需要明確管理重點，并提升其服務質(zhì)量，從而促進檔案信息有效利用。

參考文獻

[1]胡劍鋒.政府機關檔案計算機管理的有效應用分析[J].電腦知識與技術，2016，12（21）：211-212.

作者簡介

張芳婕（1983-），女，漢，遼寧，遼寧省水利信息中心，檔案。