關于對電力設計企業紙質檔案和電子檔案并行管理的研究

黃琪

摘 要：隨著信息技術的快速發展，我國電子檔案的進步也極為迅速，紙質檔案與電子檔案并存的管理模式形成就是對電子檔案進步的最直接肯定，為此本文以電子設計企業為例，就紙質檔案和電子檔案并行管理展開了深入研究，希望這一研究能夠為相關企業的檔案管理工作更好展開帶來一定啟發。

關鍵字：電力設計企業；紙質檔案；電子檔案；并行管理

在我國數字化辦公的不斷推進中，電子檔案大量出現，這雖然為很多工作的高效展開提供了有力支持，但檔案管理工作卻因此面臨著較大挑戰，紙質檔案的保存必要性與電子檔案的紙質化必要性由此成為檔案管理工作人員較為頭疼的問題，而這也是本文就電力設計企業紙質檔案和電子檔案并行管理展開具體研究的原因所在。

1 紙質檔案與電子檔案

1.1 紙質檔案

以紙張為載體的檔案被我們稱為紙質檔案，這類檔案具備著不易被篡改、檔案原始記錄性得以實現較好保存的特性。在紙質檔案的具體應用中，其本身擁有著載體穩定、使用壽命較長、能夠為企業提供充分的查考依據等優點，而同時紙質檔案也存在著占用庫房面積大、易于磨損、造成紙張浪費、難以實現信息資源共享等劣勢，這些優勢與劣勢的存在使得我們能夠較為深入的認識紙質檔案[1]。

1.2 電子檔案

與紙質檔案對應的，通過計算機磁盤等設備進行存儲的檔案被稱為電子檔案，其本身與紙質檔案在載體上便存在著本質性的不同。對于電子檔案來說，其本身具備著處理便捷、易于共享的優點，這些優點的存在使得電子檔案在現代化社會中能夠發揮遠勝于紙質檔案的功用。不過值得注意的是，電子檔案本身也存在著技術依賴性較高、面臨多重安全風險等劣勢，這些也必須引起我們的高度重視[2]。

2 電力設計企業紙質檔案和電子檔案管理現狀

在簡單了解電子檔案與紙質檔案后，為了能夠更為深入完成本文研究，我們還需要明晰電力設計企業紙質檔案和電子檔案管理現狀。在筆者的實際調查中發現，紙質檔案與電子檔案在電力設計企業的日常運行中都發揮著較為重要的作用，其中電子檔案主要滿足企業中同類型的工程設計圖紙參考與套用的需求，而這一需求的滿足就使得電力設計企業的工作效率實現了較好提升，以往使用人工調曬底圖4min/1張到電子檔案支持下實現的打印機出圖2.5s/1張就是電子檔案優越性的最好體現；而在電力設計企業紙質檔案的應用中，紙質檔案主要用于工程驗收、決算等工作中，這一應用主要是由于紙質檔案具備著原始記錄性這一真實可信的法律憑證所致。結合電子檔案與紙質檔案在電力設計企業中的應用我們不難發現，兩種檔案都存在著較高的存在必要性，但由于電力企業的紙質檔案管理往往需手工操作，并存在著耗時長、效率低的問題，這就使得電力設計企業的檔案管理本身需要改變當下的管理現狀[3]。

3 電力設計企業紙質檔案和電子檔案并行管理的思考

結合上文論述我們能夠較為深入的了解電力設計企業紙質檔案與電子檔案管理，而想要保證兩種檔案能夠較好滿足電力設計企業運行需求，我們就必須實現紙質檔案與電子檔案的優勢互補，即電力設計企業紙質檔案和電子檔案并行管理，而結合相關文獻資料與自身實際工作經驗，筆者提出了重要電子檔案文件紙質化、電子檔案與紙質檔案并存、正視電子檔案管理難點三方面建議。

3.1 重要電子檔案文件紙質化

為了保證電子檔案與紙質檔案更好服務于電力設計企業，電力設計企業首先就需要實現重要電子檔案文件紙質化，這樣才能夠保證自身檔案管理工作更好服務于企業長期可持續發展實現。上文中筆者曾提到，紙質檔案本身具備著較強的原始記錄性，而這一特性恰恰是電子檔案所不具備的，而由于我國當下的電子檔案的憑證價值較低，這就使得電力設計企業必須將可能用于生產經營、經濟糾紛、事故責任認定的電子檔案文件紙質化，這樣才能保證檔案管理更好服務于電力設計企業[4]。

3.2 電子檔案與紙質檔案并存

除了重要電子檔案文件紙質化外，想要實現高質量的電力設計企業紙質檔案和電子檔案并行管理，電力設計企業還必須實現電子檔案與紙質檔案的并存，這里的并存指的是電力設計企業檔案管理工作需要既保存電子檔案又保存紙質檔案。具體來說，電力設計企業需要將需要永久保存的電子檔案紙質化，將具備企業信息資源共享需求的紙質檔案電子化，這樣才能夠保證電子檔案與紙質檔案的并存實現，二者也才能夠更好服務于電力設計企業，為其長期可持續發展的實現提供有力支持[5]。

3.3 正視電子檔案管理難點

除了上述兩方面外，電力設計企業想要較好實現自身的紙質檔案和電子檔案并行管理，還必須正視電子檔案管理難點。對于電力設計企業的電子檔案管理來說，這一電子檔案管理本身對于電子檔案對存儲條件、使用技術條件、網絡安全等都存在著較高的要求，這些要求的存在本身就對電力設計企業的紙質檔案和電子檔案并行管理提出了較高挑戰，為此電力設計企業必須高度重視自身檔案管理工作，大力看展計算機管理系統的開發、優質檔案管理平臺的構建、做好機密檔案的加密等都屬于電力設計企業可以開展的具體措施。值得注意的是，電力設計企業的電子檔案管理需要實現主頁美觀、界面友好、檢索方便、數據安全的信息資源共享，這樣才能保證電子檔案管理更好服務于電力設計企業。

4 結論

在本文就電力設計企業紙質檔案和電子檔案并行管理展開的研究中，筆者詳細論述了紙質檔案與電子檔案的相關概念、電力設計企業紙質檔案和電子檔案管理現狀、電力設計企業紙質檔案和電子檔案并行管理的思考等內容，而結合這一系列內容我們能夠清楚認識到紙質檔案與電子檔案并存管理的重要性，希望這一認知能夠為相關企業帶來一定啟發，保證其檔案管理工作更好服務于自身發展。

參考文獻

[1]陳宏娟.圖書館紙質檔案和電子檔案的并行管理研究[J].東方企業文化，2010，10：164-165.

[2]王蕾.城建檔案紙質檔案與電子檔案并行管理初探[J].城建檔案，2016，06：48-49.

[3]趙波.電子檔案和紙質檔案的集成化管理措施分析[J].黑龍江科技信息，2015，16：174.

[4]田永麗.論電子檔案與紙質檔案的整合管理[J].才智，2015，19：343.

[5]王玲.紙質檔案和電子檔案共存管理之我見[J].城建檔案，2013，06：66-67.