試論新形勢下機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)

任勇

摘 要：在新的歷史時期機(jī)關(guān)單位的工作與檔案管理仍有著密切聯(lián)系，但是也對檔案管理工作提出了新的要求。文章首先闡述了檔案管理對于機(jī)關(guān)單位的意義以及機(jī)關(guān)單位檔案管理現(xiàn)狀，然后指出了目前機(jī)關(guān)單位在檔案管理方面存在的問題，最后指出了解決問題，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化的可行性建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；設(shè)備；規(guī)范化

1 機(jī)關(guān)檔案管理工作的意義與現(xiàn)狀

1.1 檔案管理工作的意義

檔案是指各機(jī)關(guān)團(tuán)體或是企事業(yè)單位在履行職能、完成工作任務(wù)的過程中所產(chǎn)生的文件。除此以外還包括著名家族、家庭以及人物在其生活中與他人來往的信函以及日記等有歷史價值的記錄被保存下來，就形成了檔案。

檔案的在社會生活、經(jīng)濟(jì)生活的各個方面都發(fā)揮著重要的作用，可以為宣傳教育工作提供生動的素材，為科研工作提供重要依據(jù)，也可以成為政治斗爭的武器，還是機(jī)關(guān)工作有序進(jìn)行的工具，也是進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)必不可少的組成部分。除此以外檔案還起到參考與憑證的作用。因?yàn)闄n案使人們從事社會實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，因此它不僅記錄了人們在社會生活中的成功經(jīng)驗(yàn)，也真實(shí)的記錄下了挫折與失敗，對人們今后的活動具有極為重要的參考價值。檔案也是過去活動的記錄，他以文字的形式客觀存在，且具有法律方面的效用，因而可以作為憑證使用，發(fā)揮憑證的效用。做好檔案管理工作可以為決策者提供關(guān)于單位現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r的資料，為制定下一步工作規(guī)劃提供依據(jù)。

1.2 檔案管理的現(xiàn)狀

各個機(jī)關(guān)的檔案資料是國家檔案資源中不可或缺的組成部分，因而國家頒布了關(guān)于檔案管理的法律《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》以規(guī)范檔案管理工作。自從這兩項(xiàng)法律頒布實(shí)施以來，各機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作水平與過去相比有了很大的提升。有的機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作水平甚至達(dá)到了省級檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，這說明我國機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作正向著規(guī)范化的方向邁進(jìn)。

2 機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 管理人員的整體素質(zhì)有待提高

高素質(zhì)的管理人員是檔案管理規(guī)范化不可缺少的重要因素。想要做好檔案管理工作檔案管理人員除了要具備精深的專業(yè)技能以外，還要具備勇于開拓的精神以及先進(jìn)的管理理念。目前一些機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員的不僅不具備精深的專業(yè)技能，而且管理思想也極為落后，對于檔案管理的重要性沒有足夠的認(rèn)識，缺乏對檔案管理方面的法律知識的了解與掌握?；蚴窃诠ぷ髦胁荒軌驀?yán)格要求自己，不能按照歸檔管理范圍以及檔案保管時限的規(guī)定進(jìn)行檔案管理，致使檔案管理工作呈現(xiàn)混亂狀態(tài)。

2.2 檔案管理的科學(xué)水平有待進(jìn)一步提高

信息技術(shù)的發(fā)展推動了機(jī)關(guān)單位的信息化管理的深入發(fā)展，機(jī)關(guān)單位人們利用信息技術(shù)容量大、管理方便的特點(diǎn)建立了集文檔一體化與辦公信息化于一體的電子檔案。通過電腦就可完成檔案的復(fù)制、修改、保存與傳輸。這對傳統(tǒng)的檔案的管理模式與技術(shù)提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。雖然電子檔案作為一項(xiàng)新技術(shù)來說具有很多優(yōu)勢，但是由于其儲存載體的原因，很容易受到損壞而導(dǎo)致部分或全部檔案丟失，因而如何儲存電子檔案使其更加安全與穩(wěn)定是當(dāng)前檔案管理工作急需解決的問題之一。

2.3 硬件設(shè)備有待完善

在檔案管理方面有些機(jī)關(guān)單位還存在硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)的情況，這主要表現(xiàn)在三個方面：一是存儲空間狹小，一些機(jī)關(guān)單位的檔案室存儲面積比較小，因而造成檔案管理的不規(guī)范。二是設(shè)備不完善，一些機(jī)關(guān)單位由于沒有對檔案管理工作給予足夠的重視，因而檔案柜的樣式并不統(tǒng)一，為實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理帶來困難。

三是一些機(jī)關(guān)單位對于檔案室的安全工作重視不夠，導(dǎo)致檔案室的安全管理出現(xiàn)漏洞，缺少應(yīng)對火災(zāi)或其他災(zāi)害的設(shè)施，一旦發(fā)生安全問題，很難得到快速有效地控制。

3 促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有效策略

3.1 利用信息技術(shù)提高檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度

過去檔案管理工作主要以人為主體進(jìn)行檔案管理，信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理工作帶來了新的變化。計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用有效地提升了檔案資源的開發(fā)運(yùn)用效率，在信息技術(shù)的帶動下，實(shí)現(xiàn)了對各級各類檔案信息的收集、加工與整理，然后將這些信息儲存起來，打破檔案管理的部門限制，強(qiáng)調(diào)了不同部門之間檔案管理的橫向合作，為實(shí)現(xiàn)不同部門之間的信息資源共享提供了一條便捷的道路。滿足了人們獲取大量信息的需求，使檔案管理真正做到與時俱進(jìn)。

3.2 加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)

檔案管理不規(guī)范的原因之一就是機(jī)關(guān)單位檔案管理的硬件設(shè)施不完備。因而要加大檔案管理的投入力度，配備足夠的檔案柜，給檔案管理提供充足的空間。除此以外在條件允許的情況下機(jī)關(guān)單位還可給檔案室配備防盜門窗、溫濕計、滅火器以及吸塵器等安全設(shè)施。加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化不緊要注重硬件設(shè)施的投入。同時也要關(guān)注軟件方面的建設(shè)，利用掃描儀等對歷年形成的紙質(zhì)材料進(jìn)行掃描，使之轉(zhuǎn)化為電子文檔，并存儲起來以符合檔案管理信息化的需求。為了便于檔案的管理與使用，可以由國家檔案局或者檔案局出面研制出一套科學(xué)完備的檔案管理軟件，并在檔案管理中統(tǒng)一使用該軟件，以促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，提高檔案的利用效率。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)建設(shè)

首先通過舉辦各種形式的培訓(xùn)班對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識技能培訓(xùn)，除此以外還可以采取專業(yè)人員現(xiàn)場指導(dǎo)的方式或派人到其它單位學(xué)習(xí)的方式讓檔案管理人員從實(shí)踐中學(xué)習(xí)掌握科學(xué)的檔案管理方法。檔案管理理人員除了要具備相應(yīng)的專業(yè)知識以外，還要具備計算機(jī)方面的知識，可以采用自學(xué)或者是培訓(xùn)的方法使其掌握這項(xiàng)技能，以便適應(yīng)工作需要。另外為了將優(yōu)秀的檔案管理人員引入到檔案管理工作中，還要嚴(yán)把錄用與選拔關(guān)，優(yōu)先錄用具有高水平檔案管理知識的年輕畢業(yè)生，將它們充實(shí)到檔案管理工作崗位上，關(guān)鍵的檔案管理工作崗位應(yīng)選拔業(yè)務(wù)水平高、責(zé)任心強(qiáng)、思想素質(zhì)好的人員擔(dān)任，且對于工作表現(xiàn)良好的人員采取以底層的物質(zhì)獎勵以激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。

4 結(jié)束語

檔案管理是機(jī)關(guān)單位工作中重要的組成部分，也是機(jī)關(guān)單位開展工作的依據(jù)，在新形勢下我們應(yīng)緊跟時代的需要不斷更新檔案管理思想，根據(jù)工作的需要采用新方法對檔案實(shí)施科學(xué)化、規(guī)范化管理使其滿足機(jī)關(guān)單位工作的需要。

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