做好高校制發人事檔案證明工作的思考

丁玥

摘 要：制發檔案證明，是檔案部門開展檔案提供利用服務的方式之一。做好我國高校制發人事檔案證明工作，需要明確檔案證明內部需求和外部需求的范圍；需要合理選擇檔案原件復印、檔案原文摘錄和檔案內容綜合敘述三種方式；需要統一包括編號、標題、正文、證明人及聯系方式、證明機關署名及印章五個部分在內的人事檔案證明的格式標準；需要規范由接受申請、查證檔案、制定證明、審核批準、出具證明、備份歸檔六個步驟組成的制發人事檔案證明的工作流程。做好高校制發人事檔案證明工作還需要估好相關的思想保障、制度保障與人員保障。

關鍵詞：人事檔案；制發檔案證明；選擇證明方式；規范格式與流程

檔案證明是檔案館（室）根據有關檔案用戶的詢問和申請，為核查某種事實在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而編制的一種書面證明材料。[1]制發檔案證明，是檔案部門開展檔案提供利用服務的方式之一。高校人事檔案能準確真實展現高校教師的德、才、能、績，能反映出其個人經歷、工作表現、學習培訓、獎懲、工資收入、出國出境、政治歷史等各方面的情況。教育部網站2013年9月4日公布，我國現有普通高等學校2442所，教職員工225萬多人。[2]如此龐大數量的檔案個體，對高校人事檔案管理工作提出了新要求，再加上近年來人事檔案社會化進程的不斷推進，高校的人才流動、職稱評審、職務聘任等越來越受到關注，人們對人事檔案利用服務工作的要求越來越高，制發檔案證明作為檔案利用服務的一種方式，需要進一步加強管理，提高制發檔案證明工作的規范性，從而更好地滿足利用者的需求。

1 做好高校制發人事檔案證明工作的思考

（一）明確制發人事檔案證明的范圍

制發人事檔案證明要求檔案部門既要堅持檔案利用服務的原則和政策，又要堅持以人為本，充分發揮檔案的參考和憑證價值，滿足利用者的合理需求。高校人事檔案利用服務需實行內外有別，內部利用主要包括本單位組織人事部門、紀檢監察部門等職能部門利用，人事檔案本人及親屬利用兩種情況，外部利用主要指外單位的特殊需求。在制發人事檔案證明時需綜合考慮利用者的需求、服務范圍和保密要求等因素。所以，人事檔案利用方式之一的制發檔案證明，需要明確范圍，在一定條件下有區別的進行提供。

制發人事檔案證明，內部利用需求是主體。在不違反保密規定的前提下應盡量滿足內部利用者的合理需求。內部利用需求主要有以下幾種情況：本單位組織人事部門因干部晉升、考核等對檔案人進行考察和審批時需提供檔案證明；本單位紀檢監察部門對檔案人進行了解和調查時需提供檔案證明；人事檔案本人因職稱評審、學歷晉升等事宜需從檔案中提取證明；人事檔案本人因辦理社會保險、醫療保險、申請貸款、辦理公證時需從檔案中提供年齡、收入等方面的相關證明等；人事檔案本人因入黨、出國等政審時需要提供相關證明等等。

（二）合理選擇人事檔案證明的方式

人事檔案證明根據檔案內容、保密程度和利用者需求，可以分為檔案原件復印、檔案原文摘錄，檔案內容綜合敘述三種方式。

一般在檔案內容比較單一，無需保密或保密程度不高，按需要又必須出具原始檔案材料的情況下，人事檔案部門可以選擇檔案原件復印的方式來制發證明。如人事檔案本人考學、求職時需要成績單，可以提供學習成績單的復印件；職稱評審材料中需明確申請人的原職稱，可以提供人事檔案本人原職稱評定材料的復印件等。檔案原件復印真實、準確，能更好的體現檔案的原始憑證價值。檔案原件復印應保證檔案原件復印材料的真實性與規范性，超過一頁時需加蓋騎縫章；應嚴格控制復印數量，除利用機構舉證要求提供多份以外，原則上只提供一份作為證明；應加強對檔案保密性的審查，確實需要將涉密檔案作為證明進行復印時，必須要履行嚴格的審批手續等。

針對內容比較多，條理性比較強的檔案材料，人事檔案部門一般可以選擇引用或摘錄檔案原文中能說明問題的一段文字，作為制發檔案證明的方式，這稱為檔案原文摘錄。如為組織人事部門審核人事檔案本人的年齡、工齡、學習和工作經歷情況等證明；為公安、司法、紀檢等部門辦案提供相關證據等。檔案原文摘錄應做到引用或摘錄的內容與原文相符，要保證原文意思的完整性，不能隨意增加或刪減能說明問題的字句，更不能斷章取義。

2 統一人事檔案證明的格式標準

目前，各高校人事檔案部門制發的檔案證明缺少統一的格式標準，隨意性較大，有的只是在普通白紙上寫上一段證明文字，這在一定程度上影響了檔案證明的權威性。因此，制發人事檔案證明應遵循統一的格式標準，最起碼一個單位所制發的檔案證明要執行統一的格式標準。

人事檔案證明可以如介紹信一樣由單位統一印制，帶有“檔案證明”抬頭。也可以統一使用現成的印有單位名稱的信箋紙。不管采取哪種形式，都需要包括編號、標題、正文、證明人及聯系方式、證明機關署名及印章五個部分。

3 規范制發人事檔案證明的工作流程

人事檔案部門制發檔案證明應制定嚴格規范的工作流程，一般包括接受申請、查證檔案、制定證明、審核批準、出具證明、備份歸檔六個步驟，每個步驟均有明確的任務和要求。

接受申請。審查利用者提出的口頭申請、在線申請、書面申請等，對利用者的資格、要求檔案證明的目的、范圍和內容進行審查，從而確定是否接受申請，對不予受理的申請應說明原因。

查證檔案。根據利用者的申請，分析并查證所涉及到的人事檔案，查找檔案中的相關內容和證據，研究是否能滿足利用者的利用需求。

制定證明。根據檔案內容分析結果，結合利用者需求，從檔案原件復印、檔案原文摘錄，檔案內容綜合敘述三種方式中選擇適合的方式并形成證明材料。檔案證明的格式要規范統一，由編號、標題、正文、證明人及聯系方式、證明機關署名及印章五個部分組成。

審核批準。人事檔案部門負責人對檔案證明進行審核，涉及到關鍵問題和重要內容的檔案證明還需要請單位負責人進行審核。證明的撰寫人和審核人需要簽字。

出具證明。對制發的人事檔案證明進行登記、加蓋公章后發出，領取證明的人也需要簽字。

備份歸檔。人事檔案部門對出具的檔案證明應保存備份，定期歸檔，以備核查。

四、做好高校制發人事檔案證明工作的相關保障

做好制發人事檔案證明工作，除了要明確范圍、選擇恰當方式、使用統一格式、規范制發流程以外，還需要做好相關的思想保障、制度保障和人員保障。

思想保障。高校需進一步提高對人事檔案利用工作的重視，改變“人事檔案重在保管”的思想，尤其要充分認識制發檔案證明在檔案利用工作中的地位和作用。加強宣傳、規范管理，提高領導、人事檔案管理者、利用者和人事檔案本人等所有人的認識和重視程度。

制度保障。高校的人事檔案部門應結合本單位檔案工作的實際情況，制定適合本單位檔案機構的相關規章制度，如《人事檔案證明管理規定》、《人事檔案利用服務工作規定》等，從制度上規范制發人事檔案證明的工作流程、制發范圍、制發方式、格式標準等。

人員保障。制發人事檔案證明工作應由專人負責，可以參加檔案利用方面的專門培訓，在保證檔案證明內容準確的基礎上，進一步提高檔案原文摘錄和檔案內容綜合敘述的質量，從而更好地滿足利用者的需求。

參考文獻

[1]張梅芝.檔案館（室）如何制發檔案證明[J].檔案管理，2001（2）：28.

[2]趙金波.加強人事檔案證明服務的規范化管理[J].蘭臺世界，2012（4）：51.