紙質檔案數字化技術規范與歸檔要求探討

郭碧芬

摘 要：隨著社會的不斷發展，檔案管理模式發生了空前改變，目前我國各個行業為了提高檔案管理的可靠性，經常采取紙質檔案數字化技術。而且，保證紙質檔案數字化技術順利實施的關鍵在于全面落實技術規范和歸檔要求，減少紙質檔案數字化管理過程中出現的問題。本文主要分析紙質檔案數字化技術規范和檔案歸檔過程中出現的問題，并據此提出相應規范要求，借以保證紙質檔案數字化得到更好的發展。

關鍵詞：紙質檔案；數字化技術；規范要求

為了保證紙質檔案數字化技術全面實施，我國在2005年時頒布《紙質檔案數字化技術規范》，該項規范要求紙質檔案數字化技術在實施過程中遵循相關行業整體性質，并對數字化技術制定規范性指導，確保數字化技術在紙質檔案管理中心有更加廣泛的應用。

1 確定紙質檔案數字化對象的價值原則

一般來說，各個行業內部的檔案在進行歸檔處理的過程中，都要遵循檔案永久保管原則，并對社會利用價值高的檔案實施數字化技術。另外，不同行業的檔案保管制度也存在差異，因此，保證紙質檔案保管合理性的關鍵在于檔案管理人員對本單位行業性質有所了解。在這個過程中，應對檔案數字化工程量、人力物力財力和檔案保管周期等方面進行深入分析，按照紙質檔案的利用率、原始狀況好壞制定數字化加工順序。

2 紙質檔案數字化技術規范及歸檔現狀

數字化技術能夠有效提升紙質檔案管理力度，但是紙質檔案數字化技術本身就是一項周期長、操作復雜的任務，因此，在實施紙質檔案數字化技術時，需要分步實施這項技術，保證數字化技術在紙質檔案管理過程中發揮自身最大的作用。目前我國制定的相應管理規范能夠從一定角度上實現紙質檔案數字化技術的安全性和穩定性。對于紙質檔案材料可以采取掃描等方式進行字符識別，與此同時將掃描的字符轉換成圖形文件，并將圖形文件儲存在計算機中。但是我國目前實施的紙質檔案數字化技術還有些不足，主要表現在三個方面：

（一）數字化標準缺失

盡管在實施紙質檔案數字化技術時有相應技術指導的參與，但是由于紙質檔案管理的規范程度較低，導致紙質檔案數字化技術不能有效落實。加上一些企業制定的紙質檔案數字化技術準則與檔案管理流程不能全面銜接，不同紙質檔案的儲存條件也存在差異，種種因素影響紙質檔案管理和數字化技術全面性，嚴重時，還會出現紙質檔案轉換問題，影響紙質檔案整體質量。在實施紙質檔案掃描時，應考慮掃描設備的圖形控制能力，只有這樣才能確保紙質檔案數字化技術全面落實。

（二）相關部門之間協調困難

在紙質檔案數字化進程中，一方面由于檔案數字化工作涉及部門較多，所以在檔案部門分工明確的實際現狀中會出現協調難的現象。另一方面，由于技術標準自身的局限性，在對檔案進行數字化處理的過程中，檔案經常需要與大學或專業技術單位合作，也需要與相關部門進行彼此的協調。同時，在檔案管理系統中，還可能面臨諸多問題，比如數據格式不兼容，無法讀取文件數據。為了解決長期訪問和網絡使用等數字檔案共享的問題，以確保及時的軟件升級，也需要涉及不同部門之間的合作和協調，所以為了促進數字檔案實施有效的轉換，需要加強相關部門之間的合作和協調。

（三）數字化工藝存在安全隱患

在檔案數字化過程中，針對檔案原始文件的信息安全會產生一定的影響。為了保護文件的安全性，需要優化工作流程，根據檔案實際情況制定相應的文件接收和存儲系統。但由于紙質檔案數量龐大，參與數字檔案工作的人員較多，無法找到相關檔案的情況時有發生。同時針對文件的數據安全，由于數據編程人員，計算機硬件和軟件等具有很大的不確定性，這就對數字檔案的安全造成了很大的安全隱患，甚至在一定程度上影響了數字檔案的進展。

3 提高紙質檔案數字化水平的建議措施

（一）加強紙質檔案數字化的過程管理

《紙質檔案數字化技術規范》提出了包括檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據質檢和驗收、數據備份、成果管理等9個基本環節。對紙質檔案數字化的安全管理，應貫穿9個環節的過程之中，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。制定檔案的交接制度，確保交接手續清楚，清點檔案數目準確，記錄翔實，責任到人；檔案的臨時保管制度，正在數字化加工的檔案應有專人管理；通過人員的安全保密管理制度，對工作人員加強管理，未經批準不得自行進出數字化加工場地。在數字化工作的同時建立起完整、規范的加工記錄，各個環節均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊。

（二）優化紙質檔案數字化流程

結合我國紙質檔案數字化技術規范及歸檔工作的具體現狀，合理對該工作進行準確定位，優化檔案數字化流程。從合理使用檔案，加強檔案保護的角度考慮，充分考慮檔案建設成本效益等因素，充分體現檔案材料的經濟，文化，科學和技術價值，當然這也是數字檔案信息發展的需求，不斷優化紙質檔案數字化流程，按照相關檔案管理理念和過程管理方法，對檔案數字化管理各環節的全過程進行合理的優化設計，建立科學合理的流程管理概念，運行科學的數字化轉化技術和方法，有效地控制檔案數字化過程的每一個環節，提高檔案數字化的質量和效率。另外，要正確把握紙質檔案數字化的掃描范圍和深度，應詳細了解檔案分類和使用狀況，從本單位的實際需求，科學制定分類依據，確保紙質檔案數字化流程科學合理。

（三）完善檔案數字化相關標準和制度

在宏觀層面上，國家應加強現有檔案數字化標準和數字檔案館標準建設，建立完善的數字化管理體系。從微觀層面上而言，在數字檔案化工作進程中，需要基于統一的國家標準，結合自身情況，共同制定統一的法規，使檔案數字化技術規范及歸檔工作符合具體的工作規則。同時，在紙質檔案數字化過程中，還需要加強相關標準制度的宣傳，并嚴格執行，確保檔案數字化處理，保證具體工作的質量和規格。在檔案文件管理過程中，合理加強標準化建設，才能確保對文件檔案進行合理的數字化處理，同時也應建立嚴格的檔案數字化管理制度和質量規范，以確保處理的標準化和數字化檔案質量。加強檔案技術標準管理體系的建設，確保數字檔案的順利發展，不斷加強數字檔案的質量標準建設和完善。

（四）加強紙質檔案數字化的技術保障

紙質檔案數字化可以發揮數字產品的作用，提高紙質檔案數字化信息技術的水平，當然這需要相應的技術保障來推動這一進程的開展，要盡可能消除由于技術上的局限性帶來的數字檔案發展進程的障礙。技術檔案應遵循國家標準和規范，以確保運行規則和數字結果共享，合理加強數字信息系統的選擇，使用合理的存儲介質和設備，運用成熟的技術和存儲設備確保檔案數字化的質量可靠，確保數字檔案共享的有效性，同時要做好跟蹤和存儲設備的定期檢查更新，并要做好相應的技術升級，防止載體老化現象的發生，并及時進行數據遷移和向量更新，避免數據的丟失。另外，要著重重視數字化檔案的質量。根據相關法律法規的要求，認真做好數字處理檔案，確保檔案數字化質量。不僅要保證數字檔案掃描內容完整和畫面清晰，而且要確保它具有法律效力。

4 結束語

數字檔案管理是一項涉及內容廣泛的工作，需要不斷加強紙質檔案數字化技術規范及歸檔工作，相關的研究人員和管理人員提高認識，本著認真負責的工作態度，采取多種方法來提高數字檔案管理質量和水平，同時，也需要提高數字文件掃描質量，以提高數字檔案的質量，才能使我國的紙質檔案數字化工作實現進一步發展。

參考文獻

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