學(xué)校檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理探討

張欣

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)的教育事業(yè)也隨之在穩(wěn)定發(fā)展中。在這樣高速發(fā)展的教育背景下，我國(guó)大部分學(xué)校也在飛速發(fā)展。由此可見，相關(guān)工作人員對(duì)學(xué)校的檔案工作進(jìn)行管理時(shí)運(yùn)用傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)跟不上學(xué)校的發(fā)展了，并且傳統(tǒng)管理模式嚴(yán)重阻礙了學(xué)校檔案工作管理現(xiàn)代化的發(fā)展，所以這些學(xué)校應(yīng)該創(chuàng)新對(duì)檔案工作管理的方式，從而使這種新型模式做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

關(guān)鍵字：學(xué)校檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化；管理探討

眾所周知，我國(guó)的教育事業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，各所學(xué)校也在穩(wěn)步發(fā)展中。在這樣的社會(huì)背景下，學(xué)校檔案管理工作要做到與時(shí)俱進(jìn)就必須要使其管理做到規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化。因?yàn)閷W(xué)校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是促進(jìn)學(xué)校檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、符合社會(huì)發(fā)展的必要前提和核心環(huán)節(jié)，并且我們都應(yīng)該要明白，相關(guān)工作人員在進(jìn)行管理學(xué)校檔案資料工作時(shí)不僅要注重外在的裝備設(shè)施的建設(shè)工作，更要重視檔案資料內(nèi)在文本內(nèi)容的處理工作。今天，我們就以為什么應(yīng)該促進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理以及如何促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化做一個(gè)簡(jiǎn)單的探討。

1 學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的現(xiàn)實(shí)意義

在教育事業(yè)不斷發(fā)展的背景下，各所學(xué)校的檔案工作的進(jìn)展情況是這個(gè)學(xué)校的管理模式向外界呈現(xiàn)出來的一面鏡子，這面鏡子反映的就是這所學(xué)校整體教學(xué)水平處于一個(gè)什么階段。學(xué)校檔案資料管理工作的最終目標(biāo)就是打破傳統(tǒng)檔案管理模式實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，而我們要完成這個(gè)理想目標(biāo)的重要環(huán)節(jié)就是做好學(xué)校檔案工作規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理。根據(jù)教育部門對(duì)部分學(xué)校管理情況的調(diào)查報(bào)告顯示，目前我國(guó)部分學(xué)校管理人員并沒有重視起來對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，從而導(dǎo)致學(xué)校整體教學(xué)水平較低、教學(xué)效率也不高的情況，由此可見，學(xué)校負(fù)責(zé)人應(yīng)該明白學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理對(duì)促進(jìn)學(xué)校自身發(fā)展具備重要的現(xiàn)實(shí)意義[1]。

2 學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的幾大特點(diǎn)

2.1 新型模式下的檔案管理儲(chǔ)藏量大并且查找方便

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，我國(guó)的信息技術(shù)也在飛速發(fā)展。所以，在多媒體計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)達(dá)的社會(huì)背景下，新型模式（電子文檔方面）下的檔案管理比起以往傳統(tǒng)檔案管理模式（紙質(zhì)文本方面）顯得更加方便快捷。當(dāng)今社會(huì)下，學(xué)校各層工作人員都會(huì)選擇運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，比如運(yùn)用WPS表格、Word文檔、Excel表格等一些電子軟件對(duì)學(xué)校檔案資料進(jìn)行錄入和儲(chǔ)藏。這樣做的根本目的是使學(xué)校檔案資料管理儲(chǔ)藏方便，并且我們都知道電子文檔的儲(chǔ)藏量是極其大的，平時(shí)教育管理人員在外出參與研討會(huì)時(shí)可以使用U盤對(duì)要使用的檔案資料進(jìn)行拷貝，這樣做不僅攜帶起來特別方便，工作人員在進(jìn)行檔案資料的查詢時(shí)也是特別容易的。這與傳統(tǒng)檔案管理模式使用紙質(zhì)文檔手寫的方式相比而言明顯更加現(xiàn)代化，這樣對(duì)提高學(xué)校整體教學(xué)水平的發(fā)展也有至關(guān)重要的推動(dòng)作用[2]。

2.2 新型模式下的檔案管理的成本較低

傳統(tǒng)管理模式下對(duì)檔案管理時(shí)不僅出現(xiàn)資料數(shù)據(jù)容易出錯(cuò)的情況，而且特別耗費(fèi)人力和學(xué)校財(cái)力。而新型管理模式下的檔案管理的成本則大大降低了，這主要是由于運(yùn)用電子文檔對(duì)學(xué)校所有資料進(jìn)行錄入以及保存或者是以后查找都是特別準(zhǔn)確并且方便的，傳統(tǒng)檔案管理模式下需要幾個(gè)人進(jìn)行對(duì)檔案資料的整理、核對(duì)以及收藏，新型檔案管理模式下一個(gè)人就可以做完這所有的部分并且做起來還顯得更輕松，這樣做不僅可以使學(xué)校成本降低，還可以讓檔案資料數(shù)據(jù)更具準(zhǔn)確性。而且在傳統(tǒng)檔案管理模式下大量使用人力的情況下，不可避免地會(huì)出現(xiàn)部分人員偷懶或者粗心大意的現(xiàn)象，這樣的情況不僅浪費(fèi)了學(xué)校的金錢還讓檔案資料數(shù)據(jù)沒有準(zhǔn)確性，這就等同于竹籃打水一場(chǎng)空，所有的努力都白費(fèi)了。而新型管理模式下的檔案管理明顯更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而也能有效避免這一類問題的出現(xiàn)[3]。

2.3 新型模式下的檔案管理歸檔更科學(xué)

一所學(xué)校的檔案資料不論是從種類上還是保存時(shí)間上都是千變?nèi)f化的，由此可見，運(yùn)用新型管理模式使檔案管理進(jìn)行歸檔時(shí)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化是至關(guān)重要的。眾所周知，一所學(xué)校的檔案資料都是繁瑣無規(guī)律的并且還特別多，所以為了方便后期工作人員進(jìn)行查找閱讀，前期相關(guān)工作人員在進(jìn)行檔案資料歸檔時(shí)就應(yīng)該科學(xué)并整齊地歸檔，新型管理模式下的檔案管理恰好可以滿足這點(diǎn)，這明顯是傳統(tǒng)檔案管理模式做不到的。

3 促進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的措施

3.1 夯實(shí)檔案管理的基礎(chǔ)工作

雖然目前我國(guó)應(yīng)該實(shí)行運(yùn)用電子文檔對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行管理工作，可是在檔案管理的最基礎(chǔ)工作時(shí)仍然需要使用紙質(zhì)文檔進(jìn)行分類。這就需要相關(guān)工作人員在進(jìn)行基礎(chǔ)工作的時(shí)候仔細(xì)檢查，避免出現(xiàn)此項(xiàng)資料已經(jīng)過期或者檔案文件不符合存儲(chǔ)規(guī)定的情況。眾所周知，任何事物的基礎(chǔ)部分是必須要做好的，基礎(chǔ)沒做好，后期一系列的工作都等于竹籃打水一場(chǎng)空。由此可見，為了促進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，首先就要求相關(guān)工作人員應(yīng)該夯實(shí)檔案資料管理的基礎(chǔ)分類工作[4]。

3.2 對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查

為了更好地促進(jìn)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，相關(guān)工作人員對(duì)檔案資料進(jìn)行定期的檢查也是一個(gè)至關(guān)重要的中間環(huán)節(jié)。這主要是因?yàn)橥ㄟ^教育部門調(diào)查人員的總結(jié)報(bào)告來看，現(xiàn)在學(xué)校的檔案管理資料在前期準(zhǔn)備工作做得都還不錯(cuò)，可是中期后期經(jīng)常出現(xiàn)一些已經(jīng)失去價(jià)值意義或者明顯不符合儲(chǔ)藏規(guī)定的文件，這種情況的出現(xiàn)顯然是有問題的。所以在學(xué)校管理人員展開檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)該要重視起來對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查的工作，從現(xiàn)有的檔案資料中檢查出來的已經(jīng)過期的或者是失去價(jià)值意義的文件就應(yīng)該單獨(dú)分類出來，最終把這些文件集合起來進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。這樣做的最終目的是對(duì)學(xué)校檔案資料進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾恚蛊涓右?guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化[5]。

3.3 提高工作人員的綜合素質(zhì)

眾所周知，學(xué)校中負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員是管理工作中的主體部分，所以相關(guān)工作人員自身的綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力對(duì)檔案管理現(xiàn)代化也是起到至關(guān)重要的影響作用的。一所學(xué)校的資料都是其自身的價(jià)值意義所在，由此可見，這些資料中有一部分資料是需要嚴(yán)格保密地，這些絕密資料一旦泄露，對(duì)學(xué)校會(huì)造成一系列嚴(yán)重后果。可是，通過現(xiàn)在社會(huì)上的某些新聞報(bào)道可以看出，有些學(xué)校的工作人員在進(jìn)行檔案資料的管理時(shí)，因?yàn)樽陨砭C合素質(zhì)較低，隨意把學(xué)校的絕密資料泄露出去，更有甚者沒有經(jīng)受住不發(fā)法子的利益誘惑，從而濫用職權(quán)用學(xué)校檔案資料進(jìn)行非法售賣。這類問題對(duì)促進(jìn)學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是起到了特別大的阻礙作用的，所以學(xué)校高層人員為了避免這類問題的出現(xiàn)，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理檔案資料的工作人員人員進(jìn)行嚴(yán)格地審核考察從而提高管理工作人員自身的綜合素質(zhì)。這樣做的根本目的是為了保障學(xué)校檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展不受外力影響。

4 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)在目前我國(guó)大部分學(xué)校對(duì)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化都沒有重視起來，所以這些學(xué)校的整體教學(xué)水平普遍偏低，并且教學(xué)效率也不高。所以，在教育事業(yè)高速發(fā)展的社會(huì)背景下，各所學(xué)校應(yīng)該重視起檔案管理這件事。學(xué)校負(fù)責(zé)人應(yīng)該打破傳統(tǒng)檔案管理模式，創(chuàng)新檔案管理模式，使其規(guī)范化并且標(biāo)準(zhǔn)化，從而推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展并且可以有效提高學(xué)校的整體教學(xué)水平。

參考文獻(xiàn)

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