關于檔案是否必須是非現行性的思考

摘 要：文件生命周期理論在傳入我國之后，對我國已有的的檔案與文件的概念產生了一定程度的沖擊，中外檔案界對于檔案概念理解的關鍵不同點在于檔案是否具有現行性，文章通過探析中外檔案概念的不同，引出現行檔案的存在，并闡釋了現行檔案概念存在的合理性

關鍵詞：文件生命周期理論；現行檔案；文件

1 引言

從西方國家傳來的文件生命周期理論認為，文件從產生到因為喪失作用而銷毀的過程一共可分為三個階段，分別是現行階段、暫時保存階段和永久保存階段，正好與文件的保管場所——辦公室、文件中心和檔案館三個地方相對應，歐美檔案學者普遍認為，只有退出現行領域的文件才被稱之為檔案，也就是說文件只有運行到了第三個階段——永久保存階段，文件才能被稱之為檔案，因此，在西方檔案學界中，檔案都是非現行性的，沒有現行性檔案的存在，那么在我國也是這樣嗎？真的沒有現行性檔案的存在嗎？筆者針對這個問題進行了思考。

2 對現行檔案的理解

2.1 從內涵角度理解

現行檔案，往往與歷史檔案相對，構成矛盾雙方，歷史檔案是指已經完全失去現實效用，而只對歷史研究、編史修志有作用的檔案。那么，現行檔案與之相對應該表達具有現實效用的檔案之意。揭示現行檔案概念內涵的關鍵在于闡釋“現行效用性”。

在我國，現行檔案的概念不僅客觀存在，而且還被廣泛的接受，其原因就在于我國與西方所用的“檔案”“文件”的概念不同，在我國，文件改稱為檔案是從立卷歸檔開始的，與歐美國家的文件必須已經失去現行性才能歸檔的關口不同，我國的文件只要經過文書處理程序完畢之后就可以立卷歸檔稱之為檔案了，很多文件具有的現行性在其歸檔之后仍然存在并沒有完全消失，例如設備檔案，設備安裝完畢之后即可歸檔，但是在后期，在進行設備維修、護理和防護等工作時仍然需要對這些設備檔案進行調用，因此設備檔案雖稱之為檔案但仍然具有現行性。又比如一部法規文件在出臺生效之后即可歸檔，但法規的現實效用則會持續到它的廢除和修訂為止。因此，這些檔案雖然由于立卷歸檔的客觀實際由文件轉化為檔案，但實際上還不是真正意義上的檔案，只是名稱上的變化而已，其屬性中的現行效用性依然存在。對于這部分已經歸檔之后卻仍具有現行性作用的檔案我們稱之為現行檔案，因此，盡管是否具有現行效用是區分文件與檔案的根本標準，但是由于我國特殊國情下的歸檔制度，這個區分標準顯然并不適合我國的實際國情，現行檔案確實存在著且帶有很濃郁的中國色彩。只有把這個概念置于我國特殊的檔案工作環境之下我們才可以真正的理解現行檔案產生的緣由。

2.2 從外延角度理解

厘清了現行檔案概念的內涵就很容易劃出它的外延，現行檔案概念的外延即是那些已經立卷歸檔但仍然具有某些現行效用的檔案實體。

首先，現行檔案并不等于檔案室中的所有檔案。“文件辦完存檔之后，按其行政和法律效力來說，則劃分為兩部分，一部分失去現行的效力，但是有其他方面的保存價值；另一部分仍具有時效，如辦完簽署或公正手續的有效期未滿的合同和協議書，但不失去其性質和法律效用”，之前有學者認為“機關檔案室保存的檔案都是現行檔案”并不完全正確，有些檔案因為仍處于現行期需要經常使用所以保存在檔案室，但也有些檔案仍具有法律效力，保存在檔案館中的也是現行檔案。所以絕對不能籠統的說機關檔案室保存的都是現行檔案，畢竟我國的機關檔案室并不等同于國外的文件中心。

其次，現行檔案并不能代表現行機關的檔案，現行機關的檔案究竟是指在現行機關產生的所有檔案，還是保存于現行機關的檔案，在眾多的檔案學著作中也沒有給出很確切的解釋。但無論是將它理解為哪一種，它都是一個相當泛化的概念，或是現行機關產生的所有檔案或是保存在現行機關的所有檔案。通過上述分析，我們認為“現行檔案”概念的外延范疇并非是保存在現行機關的所有檔案，也并非是現行機關產生的所有檔案。

綜上所述，筆者認為，“現行檔案”的概念可以表述為：現行檔案是立卷歸檔之后仍然具有一定現行效用性，保存在一定檔案機構的檔案，這里的檔案機構既包括檔案館也包括檔案室。

3 現行檔案的存在之我見

3.1 不能一概而論的說檔案都不具備現行性

現行一詞的一般含義是指“現在施行的；現在有效的；如現行法令、現行制度等?！边@是一個時效限定詞，將其冠以“檔案”之前，表明具有該屬性的檔案具有現行效用。由于檔案的現行效用和檔案的形成時間呈反比，也就是說，檔案在形成初期的現行作用比較大，隨著時間的推移，其現行作用會越來越弱直至消失成為歷史檔案，歷史檔案是指形成時間較晚且主要起收藏保存作用的檔案；現行檔案是指形成時間較早且主要起現行作用的檔案。這種分法對于人們認識檔案的作用及其變化具有很重要的意義。由此可見，現行檔案是檔案的下位類，其實質在于顯示該類檔案具有現行效用。為此，我們不能籠統地說“檔案不可能具備現行性”，確切地講，有的檔案具備現行性，而有的檔案不具備現行性。如果從檔案運動規律與作用性質特點來看，大部分檔案一般都將經歷由發揮現行作用逐漸過渡到發揮歷史作用的過程，每個檔案的現行期時間長短也不同，因此很難準確的界定這些檔案是否具有現行性。

3.2 不能將“檔案”完全與“現行文件”對立起來

我國有些學者認為“檔案是不可能具備現行性的，現行檔案從根本上說是不應該存在的?！薄艾F行文件超前歸檔是不科學的，即使歸檔了也不能算作傳統意義上的檔案?！边@些觀點緣于我國傳統的檔案學理論：作為檔案必須首先是特定社會實踐活動真實的歷史記錄，但還未完成現行使命的現行文件超前歸檔后絕不可能因此成為真正的歷史記錄，它們依然是現行文件，根本不具有作為檔案必須具備的基本屬性?！边@顯然是把檔案完全排除于現行文件之外，既然只有完成了現行使命的非現行文件才能歸檔，那么檔案不可能具備現行性，現行檔案概念也就根本不應該存在。這種觀點過度偏激且沒有具體考察我國的實際檔案工作情況。筆者從以下三個方面闡述下自己的想法：

首先，“現行文件”與“非現行文件”之分，不等同于“文件”與“檔案”之別，現行文件與非現行文件是國外文件生命運動周期理論中，用以描述文件先后表現出不同作用和價值的兩個概念，歐美檔案學者認為，檔案與文件的根本區別就是一個是非現行性的一個是現行性的。這里引用何嘉蓀先生對于現行文件與非現行文件的揭示：“所謂現行文件就是文件內容規定的任務尚在執行之中，或者文件內容要求達到的目標尚未達到、正在達到過程中的文件?！薄胺乾F行文件是指文件內容針對的社會活動已經結束，文件現行期也隨之結束，現行價值消失的文件?！闭\然，文件發揮作用的現行與否是劃分文件運動階段的主要依據，但文件生命運動周期理論根本沒有對檔案概念做過什么規定，并沒有指出文件在哪一個運動階段，什么時間向檔案轉化的。因為“各國認為把文件認定為檔案的時間是不同的，很大程度上是一種主體行為?！北M管中外學者都認為檔案是文件運動到一定階段的產物，但對文件運動到哪一階段才視為檔案卻意見分歧。以美國為代表的日耳曼語系國家將檔案定位在文件進入最后階段（歷史階段），僅僅把退出現行領域永久保存在檔案館的非現行文件稱為檔案；以法國、西班牙為代表的拉丁語系國家將檔案定位在文件運行的起始階段（現行階段），認為文件一經形成就可以稱為檔案；而我國則將檔案定位在文件運行的中間階段（暫存階段），認為文件辦理完畢或告一段落經鑒定整理即可歸檔保存，并且這些歸檔保存的檔案有一部分檔案并未喪失現行性，仍屬于現行性文件。這樣一來，我國的檔案范疇既包括現行文件，也包括非現行文件，因此，我們不能以文件內容的現行與否為標準來劃清文件與檔案的本質區別。

其次，由于每份具體文件的現行期長短不一，致使無法統一的在一個明確的時間點上對這些文件進行歸檔保存，無法明確的判斷一份文件的現行期是否消失，文件的現行期開始階段大致相同，但結束階段則有很多種情況，有的是在文件內容規定的期限結束之后，有的是在文件的內容被修改之后，有的是在被使用之后就立刻消失，正由于文件的現行期如此的復雜，各種文件發揮效用的時間、條件、過程等都是難以統一規范的，而文件歸檔又是一項以特定時限要求為特征的常規性工作制度，故大多數情況下智能采用近似值的方法來確定文件向檔案轉化的開端。歐美國家是借助利用率來決定何時處置文件，認為“利用率越高，文件的現行性越大，利用率越低，一般是5%～10%就標志著文件由現行保管而轉變為其他場所的非現行保管了。我國從具體檔案管理的國情出發，將歸檔環節設置在文件承辦完畢之際，實踐證明，這是符合中國特色的歸檔制度的。如果一味的強調文件的現行效用結束了才能歸檔，就會使大量的有效期長短不一或并無明確期限的文件無法正常有序的歸檔，還可能造成一些具有動態管理性的檔案如人事檔案、設備檔案、基建檔案等遲遲不能建檔，比如設備檔案，當設備檔案針對的設備已經報廢之后再進行存檔已經沒有任何價值了。純粹以文件效用現行與否來設置歸檔關口，或許在理論上可以自圓其說，但是在實踐中卻很難落實。

最后，要全面理解檔案基本屬性中的歷史記錄性。的確，我國檔案學理論認為“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的基本屬性。”這一命題中的原始性與歷史性都是相對而言的，從歷史性來看，我們認為應該從廣義的角度來理解“歷史”，一方面，歷史是指一切事物的發展過程，包括自然史和社會史，既然事物的發展過程也可以成為歷史，我們不能強求文件非要等到內容針對的活動結束之后才能稱為歷史文件。比如人事檔案，人事檔案針對的人的主體，一個人20歲的時候形成的檔案在他30歲的時候對于他來說就是歷史，仍然具有考察意義，并非是一定要等到這份檔案針對的活動已經完全結束了其才能稱為歷史，那時候再歸檔又有何意義呢？對此，吳寶康先生主編的《檔案學概論》一書中指出：“現時使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案。”檔案“一般是指完成了傳達與記述等現行使命，留查備考的歷史文件。所以人們才稱檔案為歷史記錄。”但需要注意的是，這里所說的歷史文件并不等同于文件生命周期理論中的“非現行文件?！薄八^現時使用完畢或辦理完畢是相對而言的，主要是指為了履行當時的職責而直接使用的材料告一段落，或完成了文書處理程序；并不是說以后不再利用，或文件內容針對的具體事務全部辦完，該文件才算是辦理完畢。”承辦完畢的文件，并非完全都是失效的材料。承辦處理完畢作為檔案保存的文件按其行政和法律效力的不同而分化為兩種類型：有些文件，隨著某種活動過程和文件辦理的完畢，文件則失去行政上和法律上的效力，而只具有查考研究和歷史反證的功能；另一種類型的文件，雖然業已存檔但仍然有效，尚未生效的文件轉化為檔案后，同時將文件繼續存在的各種效用順延于檔案之中，由檔案去完成，這是檔案現行作用的由來。例如，現行的法律、規章，有效期未滿的合同、協議書，以及大量的科技文件材料等，雖已歸入檔案，但并不失其現行效力。另一方面，從檔案的運動規律及終極目標來看，檔案終究是人類社會發展的歷史記錄。檔案由文件直接轉化而來，在產生時首先是作為文件使用的，當文件在現時工作中處理完畢，其中有查考作用的被整理歸檔，進入現行檔案階段，現行檔案隨著時間的推移其現行查考作用愈來愈弱甚至消失，其中有歷史文化價值的檔案將轉化為歷史檔案，被永久的保存下去，成為人類社會發展的歷史記錄。在人類歷史長河中，不斷有新的實踐活動，不斷有新的文件產生并轉化為檔案，不斷有現行檔案過度為歷史檔案，如果我們不用辯證的、發展的觀點去認識檔案的歷史記錄性，就會抹殺檔案的現實作用，不利于各種檔案的有效管理和利用。

4 使用現行檔案概念的意義

人們總是更多的關注那些現在有用的事物，保管檔案的目的主要在于檔案的利用價值，更確切地說是它的現實與未來的利用價值，離開了這個基礎檔案工作就無從談起，因此，作為人類社會實踐活動真實歷史記錄的檔案就成為連接過去，現在與未來的橋梁，只有以現實為基礎，才能更好的追溯過去，開拓未來，過去，在以檔案為非現行性為基礎的理論指導下，檔案工作較多地強調檔案的歷史作用，忽視檔案的現行作用，忽略檔案事業與國家各項事業現實廣泛而密切的聯系，在一定程度上制約了檔案事業的發展。

5 小結

盡管世界各國對檔案的定義并不相同，但都不能完全排除一部分仍具有現行效用的檔案，只是程度不同而已，現行檔案的存在是檔案工作領域中的普遍現象，不管在哪個國家都是，美國等國家把最終存放在檔案館里的永久保存的文件稱為檔案，這些檔案都是非現行性的，但是也不排除個別有效期特別長的檔案；法國西班牙等國家認為文件一經形成就可以稱為檔案，由于此時文件正處于現行使用階段，因此這些國家中的檔案有相當多的現行檔案成分；我國認為文件辦理完畢經鑒定整理的文件即可轉化為檔案，先由形成單位的檔案室保存，其中對國家和社會有長久利用價值的，待10～20年后移交給有關檔案館保存，如此一來，我國的檔案范疇就涵蓋了不少的現行檔案。

世界是多元化的，每個國家的國情都是不同的，也就造成了檔案在世界各國的定義并不完全相同，沒有必要強求世界上所有國家的檔案概念必須一致。檔案的定義只是為了讓檔案工作者在知曉其含義的基礎上更好的開展檔案工作，筆者認為，我國現有的檔案定義，歸檔制度，以及管理體制還是比較符合實際需要的，如果從進一步確保檔案質量提高工作效率著眼，應當積極的探索文檔一體化的管理模式，這將擴大檔案概念的外延，使現行檔案成分增加，同時也會使得檔案工作領域及服務功能得到進一步的擴展，因此，從實際情況出發，我們不應該否認業已存在的現行檔案，不宜硬說“它們還不是真正意義上的檔案，而且目前還根本就不是檔案?！边@種嚴重脫離實際的說法不利于我國檔案工作的有效開展。

參考文獻

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作者簡介

臧茜玉（1993-），女，漢族，安徽省蚌埠人，上海大學圖書情報檔案系，15級在讀研究生碩士學位，專業：圖書情報，研究方向：檔案學基礎理論研究。