用友U8采購管理系統的“業務及權限控制”參數設置

李江霞++李竹梅++王達

[摘 要] 采購管理系統是供應鏈管理系統中的重要子系統，其初始化設置工作的正確性，不僅對采購管理系統本身，而且對其他與之相關聯的系統也有影響，本文對采購管理系統初始化工作中容易出現錯誤的“業務及權限控制”參數設置進行了詳細闡述，企業可以對照使用，從而避免出現問題。

[關鍵詞] 業務及權限控制；采購管理；用友U8

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 028

[中圖分類號] F235.19；F275.2 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）13- 0067- 04

0 引 言

用友U8采購管理系統從供應鏈管理的角度，為企業的采購活動提供了一個良好的管理平臺，因其與生產制造系統、庫存管理系統、應付款管理系統、存貨核算系統等多個系統都存在接口關系，所以采購管理系統在供應鏈中的作用非常重要。但筆者在項目調研中發現，有的企業應用采購管理系統總是出現這樣那樣的問題，究其緣由，竟然是采購管理系統在初始化時的某個參數設置錯誤，并導致后續一系列錯誤的發生。

如圖1所示，“采購選項設置”共分“業務及權限控制”“公共及參照控制”“采購預警和報警”三個頁簽，本文對其中容易出現錯誤的“業務及權限控制”參數設置進行了詳細闡述。

1 “業務選項”區域

1.1 普通業務必有訂單

為解決企業以訂單為核心的采購管理模式，采購的業務必須有采購訂單，可以通過采購訂單跟蹤采購的整個業務流程。勾選選中時，采購到貨、入庫、發票、退貨，都需要有訂單作為依據。到貨單、采購入庫單、采購發票、紅字采購入庫單，都不能手工新增，必須參照來源單據生成。

1.2 直運業務必有訂單

一些企業有直運的業務，即產品不進行入庫，企業在接到客戶訂單后向供應商訂貨，并且由供應商直接將商品發給企業的客戶；結算時，企業分別與供應商和客戶進行結算。此選項在采購管理系統中只作為顯示，如果要修改，只能在銷售管理系統中進行修改。當選擇直運業務必有訂單時，直運業務的起點為銷售訂單，在采購系統中，直運采購訂單必須參照直運銷售訂單生成，直運采購發票只能參照直運采購訂單生成，二者都不能手工新增。

1.3 啟用受托代銷

只有在建賬時企業類型選擇為商業或醫藥流通時才可以選擇此參數。此參數與庫存系統中的“有無受托代銷業務”屬于一個參數，可以在采購系統或庫存系統中進行設置，在其中一個系統設置，同時改變在另一個系統的選項。

1.4 受托代銷業務必有訂單

此選項用于選擇受托代銷業務是否必有訂單。只有啟用受托代銷后，才能編輯此選項。同樣，如果選中了受托代銷業務必有訂單，則受托代銷相關的到貨單、發票只能參照采購訂單生成，而不能手工新增。

1.5 允許超訂單到貨及入庫

用于支持企業在實際業務過程中存在到貨和入庫時，存貨的數量超過訂單中對應存貨的數量的業務。不選中，說明不允許超訂單到貨及入庫，參照訂單生成到貨單、入庫單時，不可超訂單數量。選中說明允許超訂單到貨及入庫，但超出量有一個控制，即在存貨檔案的“控制”頁簽中的“入庫超額上限”中進行設置，并保證“到貨單/入庫單的數量≤訂單數量*（1+入庫超額上限）”。具體使用方法如下：

（1）如果企業的所有采購都必須根據訂單入庫，則此選項最好與“必有訂單”選項聯合使用。即選中“必有訂單（根據不同的業務類型選擇）”，不選“允許超訂單到貨/入庫”，這樣，所有的采購業務必須通過采購訂單執行，而且到貨/入庫的數量要小于或等于訂單數量。

（2）如果企業只是對一些重要存貨進行到貨/入庫數量的控制，其他存貨不進行控制，但不允許接收沒有訂單的存貨，可以選中“必有訂單”，并且選中“允許超訂單到貨/入庫”。同時，對于允許超訂單到貨/入庫的存貨，在存貨檔案中設置可以超的上限值；對于不允許超訂單到貨/入庫的存貨，在存貨檔案中將“入庫超額上限”值設置為0或不設置（默認為空）。

如果企業對于存貨的到貨/入庫數量不進行控制，則做業務時也可以直接手工增加到貨單，不走訂單環節。

1.6 允許超計劃訂貨

用于對參照MRP/MPS計劃和ROP計劃中的計劃量生成訂貨時的訂單量能否超計劃量的控制。選中說明允許超計劃訂貨，但超出量有一個控制，即在存貨檔案的“控制”頁簽中的“訂貨超額上限”中進行設置，并保證參照MRP/MPS計劃生成的請購單或采購訂單時“累計訂貨數量≤對應MRP/MPS計劃的計劃數量*（1+訂貨超額上限）”。若參照ROP計劃則不控制數量。1.7 允許超請購訂貨

選中說明允許超請購訂貨，但超出量有一個控制，即在存貨檔案的“控制”頁簽中的“請購超額上限”中進行設置，并保證在允許超請購訂貨時“累計訂貨數量≤請購單數量*（1+請購超額上限）”。

1.8 供應商供貨控制

下拉框有“不檢查”“檢查提示”“嚴格控制”三個選擇，具體說明如下：

（1）不檢查。在錄入單據和保存單據時不檢查供應商與存貨的對應關系；采購單據選擇供應商后，可以參照到所有外購屬性的存貨。

（2）檢查提示。在錄入單據和保存單據時檢查供應商與存貨的對應關系，給出提示，讓用戶來決定“是否繼續”，系統不嚴格控制；采購單據選擇供應商后，只能參照到供應商存貨對照表中該供應商對應的存貨。

（3）嚴格控制。在錄入單據和保存單據時檢查供應商與存貨的對應關系，如果不在供應商存貨對照表范圍內，則單據嚴格控制不允許保存；采購單據選擇供應商后，只能參照到供應商存貨對照表中該供應商對應的存貨。

2 “入庫單是否自動帶入單價”區域

勾選則表示由系統自動帶入單價，用戶可自選手工錄入、參考成本、最新成本幾種取價方式。

3 “訂單/到貨單/發票單價錄入方式”區域

3.1 手工錄入

若選擇，則在錄入訂單、到貨單、發票時，價格需手工錄入。

3.2 取自供應商存貨價格表價格

若選擇，則在錄入訂單、到貨單、發票時，根據當前增加的單據的供應商與存貨，到供應商存貨價格表查詢是否有相應的記錄，如果有相應的記錄，則帶入相應供應商存貨的無稅單價、含稅單價、稅率，可修改；如果供應商存貨價格表中沒有相應的記錄，則讓用戶錄入。

3.3 最新價格

系統自動取最新的訂單、到貨單、發票上的價格，包括無稅單價、含稅單價、稅率，可修改。取價規則參見以下“歷史交易價參照設置”。

4 “歷史交易價參照設置”區域

在單據中錄入存貨價格時，系統提供了參考以前的一些采購交易價格的功能。此選項用來設置價格參照時，要參照哪類單據，顯示多少次的交易價，并可以選擇是否要根據供應商進行取價。

4.1 來源

用戶可選擇在業務中作為價格基準的單據，在參照歷史交易價和最新價格時取該單據的價格。選擇內容有訂單、到貨單和發票。

4.2 按供應商取價

選中則按照當前單據的供應商帶入歷史交易價。

4.3 顯示最近歷史交易價記錄次數

在此錄入參照時所顯示的記錄數，默認為10。

5 “權限控制”區域

此區域設置對采購管理是否進行存貨、部門、操作員、供應商、業務員和金額審核的權限控制。

以“檢查金額審核權限”為例。此選項解決一些企業對采購訂單的金額進行審核控制，而且要求不同的級別有不同的審判權。如果“訂單金額≤操作員可審核金額”，采購訂單審核成功；如果“訂單金額>操作員可審核金額”，則系統提示“對不起，您的訂單審核上限為××××元，您不能審核××號單據”，采購訂單審核不成功。具體使用時，除勾選“檢查金額審核權限”外，還需在企業應用平臺左側工作列表的“系統服務—權限—金額權限分配”中選擇操作員與級別，并設置每個級別的金額。需要注意的是，此選項并不控制賬套主管的權限。

6 “最高進價控制口令”區域

系統默認為“system”（小寫），可修改，可為空。設置口令表示在填制采購單據時，若貨物本幣無稅單價高于最高進價，則系統會提示并要求輸入控制口令，口令不正確不能保存采購單據。

系統按規則取最高進價（先從供應商存貨對照表中取值，后從存貨檔案中取值）；對于參照來源單據生成的采購單據，如果對來源單據也進行最高進價控制（比如根據采購訂單生成采購到貨單），則最高進價來自來源單據中的最高進價（不再從供應商存貨對照表或存貨檔案中取值）。

7 “修改稅額時是否改變稅率”區域

在單據中，稅額一般不用修改，即根據金額和稅率計算得到。但在有些情況下，比如發票，系統計算出的稅額和用戶手工開票的稅額相差幾分錢，為保證手工票據與系統中的票據的一致性，用戶可以調整稅額尾差。選項說明如下。

（1）“修改稅額時是否改變稅率”與“容差控制”（單行容差、合計容差）是互斥的，即當用戶選擇修改稅額時改變稅率，則在單據中修改稅額時，系統會反算稅率。此時容差控制不允許修改，即不進行容差控制。

（2）如果不選中“修改稅額時是否改變稅率”，此時用戶可以錄入容差（單行容差、合計容差），在單據中修改稅額時，系統不反算稅率，而是根據選項中錄入的容差，檢查當前稅額的變化是否超過了容差。單行容差用于檢查每一行的稅額的變化是否超過容差，合計容差用于檢查本單合計的稅額的變化是否超過容差。

（3）單行容差默認為0.06，合計容差默認為0.36。用戶可以修改。設置了容差后，在單據中用戶修改稅額后，稅額的變化超過容差時，對于單行容差系統提示，取消修改，恢復原稅額。對于合計容差，保存單據超過合計容差時，系統提示，返回單據，讓用戶重新修改。

另外需要注意的是，若單據表體存在多種稅率，則系統不進行合計容差控制；若啟用應付管理，則應付管理選項中的容差會讀取采購選項中的容差的值，且在應付系統中不可修改。

8 “結算選項”區域

（1）在商業企業中，有些用戶希望把采購時發生的運費、郵費等費用分攤到采購存貨的成本中?！吧虡I版費用是否分攤到入庫成本”選項就是讓用戶選擇是否要將費用分攤到采購的存貨的成本中。如果選中，則對于采購發生的費用，可以在采購系統的手工結算和費用折扣結算中，將填制的費用發票分攤到對應的入庫單上。

（2）如果選中“選單只含已審核的發票記錄”，則自動結算和手工結算時只包含已審核的發票記錄。

9 結 語

需要注意的是，企業在進行參數設置之前，一定要詳細了解各個選項開關對業務處理流程的影響，并結合本企業實際業務的需要進行設置。由于有些選項在期初記賬或開始日常業務后不能隨意更改，企業最好在業務開始前進行全盤考慮，尤其是一些對其他系統有影響的選項設置更要考慮清楚。建議企業在開始日常的采購業務處理前將賬套做個備份，以免意外情況發生造成數據的丟失。

主要參考文獻

[1]毛華揚，鄒淑.會計業務一體化實驗教程（用友ERP-U8 V10.1版）[M].北京：清華大學出版社，2014.

[2]李吉梅，杜美杰，盤梁娟，等.場景式企業財務業務綜合實踐教程（用友ERP-U8 V10.1）[M].北京：清華大學出版社，2016 .

[3]王成.財務與供應鏈綜合實踐教程（用友ERP-U8v10.1）[M].北京：機械工業出版社，2014.