新形勢下城建電子檔案的管理

李冰

隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速普及和發(fā)展，城建檔案信息資源的存儲和利用方式也在悄然發(fā)生變化。在這種新的形勢下，如何管理城建電子檔案并使之成為一筆永久的財富，是擺在我們各級城建檔案管理部門及檔案工作者面前的又一重大課題。

城建電子檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)管理中形成的具有保存價值的電子檔案。它有別于一般形式下的電子檔案，包括圖像文件（由圖紙掃描等方式生成的二維點陣圖文件）、數(shù)據(jù)文件（各種管理數(shù)據(jù)、文本文件即用字處理形成的文字、表格等）、計算機程序（各種計算機系統(tǒng)軟件、支撐軟件、應(yīng)用軟件）、配套紙質(zhì)文件（相關(guān)說明、鑒定書、測試報告、簽署更改等），以及與其相關(guān)的支持軟件產(chǎn)品和軟硬件說明書等。

一、城建電子檔案管理工作存在的問題

1.城建電子檔案的原始性受到質(zhì)疑。原始性是檔案的基本屬性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與其所依附的紙質(zhì)載體是不可分離的，所以在紙質(zhì)檔案歸檔時我們特別強調(diào)原件。“原件”的基本要素應(yīng)包括特定的文字、圖表等信息內(nèi)容及有法定效用的印章等，若上述中的任何一項發(fā)生變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。對于電子檔案而言，由于信息與載體的相分離性，信息的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)之間存在著差異性、可變性、相對獨立性及易刪改性，并且可隨意復(fù)制，而信息形態(tài)無任何變化，這決定了電子文件不再存在“原件”的概念，從而也決定了電子文件不再有信息形式的原始性。可見，對城建電子檔案信息內(nèi)容的原始性進(jìn)行維護(hù)和確認(rèn)，給城建檔案管理人員帶來了極大的困難。

2.對城建電子檔案的歸檔缺少統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。在我國，紙質(zhì)等載體檔案有近千年的歷史，對其有一套較為完整的管理標(biāo)準(zhǔn)，這些標(biāo)準(zhǔn)在電子文件歸檔管理的過程中不可能完全適用。電子檔案的管理是一項極其復(fù)雜的技術(shù)工程，它的出現(xiàn)才幾十年，并沒有這方面長期的實踐經(jīng)驗，人們對它的特殊性、發(fā)展趨勢及內(nèi)在規(guī)律，還沒有做到真正了解，認(rèn)識也不統(tǒng)一，雖然各省、市城建檔案管理機構(gòu)都先后制定出臺了一系列實施規(guī)定與操作辦法。但是，由于發(fā)展水平與研究進(jìn)程的差異，加之缺乏溝通，各地的標(biāo)準(zhǔn)往往不一致，難以彼此通用，造成了大量重復(fù)性勞動。即便在國家標(biāo)準(zhǔn)與地方法規(guī)之間，也有不盡統(tǒng)一的地方。所以，要制定城建電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)難度很大。

3.城建電子檔案的保管形式受到?jīng)_擊。電子檔案的保管要比紙質(zhì)檔案的保管復(fù)雜得多。不能只簡單地以接收磁盤或光盤保管，這些特殊載體要依附于一定的軟硬件平臺系統(tǒng)環(huán)境，才能發(fā)揮其實際意義的。由于數(shù)字信息時代發(fā)展迅速，計算機型號以及相應(yīng)的操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件更新?lián)Q代非常快。隨著版本的不斷升級，前后代產(chǎn)品的兼容性方面就要出現(xiàn)一些差異，這與城建電子檔案不允許有絲毫的損傷和改動形成了矛盾。

4.現(xiàn)有人員結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)不合理，適應(yīng)不了新時期城建電子檔案管理工作。目前，城建檔案工作者絕大多數(shù)是新時期的“信息盲”，并不具備信息的形成、存儲、保管、傳輸?shù)燃夹g(shù)方面的知識和技能，造成城建電子檔案管理滯后于技術(shù)的發(fā)展，難以適應(yīng)其崗位職責(zé)的需要。

二、城建電子檔案管理工作的解決途徑

1.運用新技術(shù)，確保城建電子檔案內(nèi)容的原始性。一是用加密、簽署技術(shù)保證歸檔前電子文件信息的原始性；二是運用消息認(rèn)證技術(shù)驗證從網(wǎng)上接收的電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可行性。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，城建電子文件在網(wǎng)上歸檔和提供利用成為可能，而電子文件在存儲和傳輸過程是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過？消息認(rèn)證技術(shù)可以消除這個疑慮；三是采用防寫技術(shù)，確保城建電子檔案的原始性、真實性。由于電子文件的特性，其沒有正副本、原件的說法，則可以采用CD-R加背書方式制作歸檔原件。歸檔人可將歸檔的電子文件刻錄成光盤，交接雙方可在光盤背面簽字，簽字后檔案內(nèi)容不可更改，這就是CD-R+背書，光盤一式兩份保存。

2.城建電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)長期并存，進(jìn)行綜合管理。應(yīng)充分認(rèn)清電子檔案與紙質(zhì)檔案各自的特點，既要堅持檔案管理的基本原則，又不能將紙質(zhì)的管理理論、方法原封不動地套搬于電子檔案。面對大量已經(jīng)歸檔的城建檔案，不能盲目地將紙質(zhì)檔案全部制成電子副本，造成不必要的浪費，應(yīng)該加快對庫存檔案的鑒定，篩選出其中有永久保存價值，經(jīng)常利用的檔案數(shù)字化，制成電子檔案。紙質(zhì)檔案便于長期永久保存，而利用較不方便；電子檔案便于利用，又難于永久保存。鑒于這種局面，兩種載體檔案會長期并存。在有條件的部門，可采用計算機輔助設(shè)計與縮微組合系統(tǒng)，將電子文件同時輸出在縮微膠片和終端上；或?qū)⒂嬎銠C輸出的圖紙與設(shè)計文件縮微品存檔保管。這樣做既可以方便利用，又保證了檔案的長期保存。兩種載體檔案并存，多種技術(shù)互相取長補短，形成新形勢下檔案管理工作新特點。

3.將城建電子檔案存放在專用庫房中保管。由于城建電子檔案保存的特殊性，所以要對庫房內(nèi)的溫度進(jìn)行嚴(yán)格控制，并且要配置除塵、防火、防高強磁場和電場的設(shè)施。對館藏電子檔案定期轉(zhuǎn)存到新型的存儲介質(zhì)上，以防止由于計算機驅(qū)動器的更新而使原始的電子檔案無法讀取。另外，要對電子檔案備份雙份、統(tǒng)一編號、分處保管，以防止因管理不善人為造成損失。

4.培養(yǎng)專業(yè)人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)。人、技術(shù)、組織管理是信息化生產(chǎn)力的三大要素，其中人是最活躍、最關(guān)鍵的因素。城建電子檔案管理的好壞，最終要落實到城建檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)和綜合素質(zhì)上。因此，城建電子檔案管理人員既要有檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)學(xué)、建設(shè)工程等方面的知識，又要加強自然科學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科、微電子技術(shù)、電子計算機技術(shù)、計算機軟件技術(shù)、現(xiàn)代通訊及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動化及CAD等信息技術(shù)和法律知識的學(xué)習(xí)，不斷提高對城建聲像檔案的管理水平，以適應(yīng)城建工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]呂筱芬.電子檔案原始性、完整性、真實性的保障體系.中國檔案，2002.4

[2]何玲.電子檔案原始性的認(rèn)定.四川大學(xué)信息與管理系，2004.1