當前推進檔案信息化建設的三個著力點

王宏亮

以信息資源建設為核心，以檔案網絡建設為平臺，擴大檔案信息資源開發利用是我國檔案信息化建設的必然趨勢。檔案信息化要求信息公開透明，便于公眾參與檔案資源管理；要求提供各類高效優質服務，以提高公眾、組織獲取信息和服務的便利性；要求提高行政效能，以提升檔案館的競爭力。筆者認為必須抓好四個著力點，才能有效地推進檔案信息化建設。

著力點之一：從單一注重技術轉變為注重做好新技術條件下檔案管理業務的改革

計算機網絡技術、信息技術應用于檔案管理業務之初，不少檔案部門領導在考慮檔案信息化問題時，把檔案信息化看成單一的技術問題，認為把以手工操作為主的傳統檔案管理方式原封不動的搬到網絡上、電腦上，讓檔案信息系統去適應和模仿傳統檔案管理模式，就可以解決諸如利用率低下、服務質量差、回應力不足、透明度差等問題。事實證明這種完全以傳統方式來利用現代技術，使新技術去適應舊模式，是一種外延式的技術應用，在這種觀念的引導下只注重計算機軟硬件基礎設施和檔案網站建設，必然會出現檔案網站和各種業務應用系統的設計與利用者的實際需求相脫節；內容過于陳舊，更新慢；方便公眾和組織辦事的信息少，辦事流程缺乏優化整合等一系列問題。

信息化技術的應用給檔案歸檔、館藏建設、目錄編制、統計、編研、檔案信息開發利用等諸多環節帶來改變，信息化催生了新的檔案業務工作模式，文檔一體化、館室一體化、電子文件前端控制管理都是信息化在檔案集中管理層面的具體體現。從根本上維護公眾的知情權，提高檔案信息服務的質量和便捷性，樹立以公眾需求為導向和以公眾為中心的理念，縮短檔案信息服務提供者與接收者之間的距離，真正實現信息公開透明。

單一注重技術轉變為做好新技術條件下檔案管理業務的改革，就是要把技術與檔案管理業務的分離轉變為二者有機融合，把新技術與拓展檔案館職能、檔案工作模式調整、業務流程再造及轉變檔案館工作作風有機結合，在具體觀念上就是要檔案館從單一追求現代化技術的提高轉變到提高為公眾和組織服務的效率上來；由只注重解決檔案館內部的需求轉向加強檔案館際之間、檔案部門與其他部門的協調合作上來。

著力點之二：由只強調系統建設轉變為注重系統的整合和利用

目前，檔案館往往從自身業務需求出發，從解決本部門存在問題出發，考慮自己的業務系統和技術的使用。這在一定程度提高了檔案館自身的信息化技術，在一定的范圍內也方便了公眾辦事，但由于檔案館各自為政，館室之間、館際之間使用的技術標準、技術規范不一致，導致檔案館業務系統之間不能相通、信息不能共享，形成一個一個的技術孤島和信息孤島，基本上不能提供“一站式”無縫服務；過度強調系統建設帶來的另一方面問題在于檔案信息系統缺乏簡便，由于各類應用系統都有自己獨特的業務操作規程，利用者難于短時間掌握、熟悉他們的操作規程，復雜的操作過程給利用者帶來了較大的心理負擔。衡量檔案信息化建設的唯一合適標準就是使用者的滿意度，當信息化不能將檔案信息資源的整體面貌展現在利用者的面前，這是新技術進一步固化檔案信息與利用者之間的“數字鴻溝”和檔案館各自為政的明顯表現。

推動檔案信息化進一步發展，利用現有網絡基礎設施和檔案資源進行業務、資源與服務的整合與集成，這種整合包括統一技術規范標準，進行檔案信息管理的整合和優化。

（1）統一技術規范標準。檔案信息化建設和應用涉及計算機軟硬件設備、計算機網絡技術、數據庫技術和各種開發工具。因此規范標準必須統一，這包括總體標準、應用業務標準、應用支撐標準、網絡基礎設施標準、信息安全標準和管理標準。標準和規范是支撐檔案信息化的重要手段，是系統之間相互操作、兼容和資源共享利用的保證。

（2）檔案信息管理的整合和優化。一是要對檔案業務各個環節利用信息化技術進行優化和組合，縮短檔案資源收集、整理、鑒定和利用的時間；二是打破部門之間界限和鴻溝，把涉及信息資源利用的多個部門的業務流程優化整合到一個流程上，營造跨部門的網絡化協同服務環境；三是通過整合優化，實現“一站式”網絡虛擬化辦公，實現利用窗口（前臺）受理和檔案館（后臺）處理之間的互聯互動，解決資源共享問題，真正做到無縫式服務。

著力點之三：由追求檔案信息化效率轉變為注重對社會服務和兼顧管理。

我國目前正處在社會轉型期，現代市場經濟與民主政治所要求的服務行政（Service Administration）和法治行政（Administration of the Rule of Law）的理念尚未形成。傳統公共行政強調行政相對人對行政權力的服從，忽視了公共行政在提供公共服務方面的服務性作用；公共行政主體與公眾不對等的關系必然導致檔案信息分配的不對稱，而這種分配的不對稱直接決定了信息的不對稱。

從根本上改善公共服務是檔案信息化的核心價值。從追求檔案信息化效率的提高轉向注重對社會、公眾的服務，就要轉變行政觀念，樹立服務理念。計算機技術、網絡信息技術的應用主要不是為了提高檔案館自身辦公自動化水平、提高檔案館內部效率及降低成本。而是要把提高的效率和降低的成本的結余“轉嫁”到社會上去，讓公眾從中獲益，降低公眾的辦事成本，讓公眾方便、快捷的獲取信息服務。這才能真正體現新技術應用的意義，價值和功能。

西方發達國家在檔案信息化方面的經驗和做法值得我們認真借鑒，一是促始檔案信息資源全面上網，提高服務質量。積極運用互聯網為公眾提供在線服務，建設“公共信息站”及自動柜員機等自動化服務設施，為公眾獲取信息提供多元化渠道；二是信息管理要從官僚控制的視角轉變為公眾和服務使用者的視角。信息技術的發展使得公眾對檔案信息的期望值不斷提高，應用信息技術整合資源和整合傳統公共服務，實現業務協同及建設低成本、優質、專業化的檔案服務機構，使公眾在任何地方、任何時候都能以多渠道方便的獲得信息服務。

當然，從我國國情出發，由于作為信息化基礎的檔案館自身的內部管理問題還沒有根本解決，因此在相當長的一段時間內，我國檔案信息化建設還需要強調檔案館管理效率的提高與對社會、公眾服務質量的提高并重。但社會越是向前發展也就越強調檔案信息的服務，這是社會發展的必然趨勢，由追求檔案信息化效率轉變到注重對社會的服務和兼顧管理的方向發展，是符合檔案信息化規律的，也是符合我國社會發展的方向。

參考文獻：

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