企業檔案管理的措施與效果分析

[摘要]企業的發展離不開企業的基礎工作，只有做好了基礎工作才能促進企業的更好發展；隨著企業的發展和進步，企業中的檔案管理工作也應該隨之進步，讓檔案管理得到提升；企業的檔案管理是一項復雜系統的工作，特別是一些大型的企業，檔案管理工作會更加煩瑣和復雜，所以企業的檔案管理工作是非常困難的。目前，企業檔案管理工作中存在很多問題，這些問題的存在影響著企業的正常發展，因此結合企業檔案管理的實際情況，要對企業檔案管理的工作方法和工作模式進行改善，最大限度提升企業檔案管理的水平，為企業的長期發展提供必要的基礎保證。文章主要對目前企業檔案管理中存在的問題進行了分析和探討，并提出了相應的管理措施，促進企業的全面發展。

[關鍵詞]企業；檔案管理；效果分析

[DOI]1013939/jcnkizgsc201720220

對于一個企業的發展來說，企業的檔案管理是基礎的工作，是整個企業發展的必要保障；企業的檔案管理是企業在發展過程中對各種資料的收集、企業經營策略的制定、企業員工的檔案記錄等，它涉及的方面非常廣，所以說企業的檔案管理是一件復雜系統的工作，對整個企業的發展有積極的推動作用；在激烈的市場競爭中，企業要想得到立足和發展，就必須提升自己的核心競爭力，不斷地完善和壯大自己，適應整個市場的變化；所以在企業的檔案管理中，必須結合時代的發展背景，在管理理念和模式上創新和完善，提升企業檔案管理工作的效率，讓企業的發展具有一定的支持和保障。

1企業檔案管理的特征和目的

一個企業的發展和進步離不開檔案管理，檔案的存在為企業提供了必要的保障；在企業的發展過程中，企業會單獨設立管理檔案的部門以及雇用專門的人員，讓企業中的檔案工作得到統一，維護整個檔案的完整和清晰；相關人員對企業的檔案進行收集和整理，保證整個管理工作的正常有序；企業檔案管理中具有它自己的特征，企業和管理人員要掌握其中的特征，通過制定相應的規范和制度來對檔案進行管理，讓整個企業檔案管理的質量得到提升；企業檔案管理的主要特征和目的主要有以下三個方面。

第一，檔案的集中存放和統一管理，所以檔案管理人員應該在接受一定的培訓之后再上崗，對企業的檔案有一個清晰的了解和分類，促進檔案管理工作效率的提升。

第二，企業在發展過程中，形成一些有價值和有意義的資料，這些資料是企業進步和發展的特寫，是企業整體發展過程中的清晰記錄；另外有關企業經營、生產方面的資料和檔案還為企業的生產提供了重要的依據；正因為這些檔案的重要性和價值，在檔案的管理過程中應該注重它們的完整性，防止企業檔案的損害為企業發展帶來的阻礙。

第三，企業檔案管理的保密性和嚴肅性也是主要的特征之一，企業的檔案不是每個人都可以翻閱的，對于一些重要的檔案要設置相應的權限，只有經過領導的同意之后才能翻閱；另外在企業檔案的管理過程中，還要注重維護檔案的真實性，不能隨意對檔案進行更換和改變，保證企業檔案的真實有效。

企業檔案工作的開展為企業提供了重要的保障，所以提升企業檔案管理工作的效率是非常有必要的，促進企業經濟效益的提升，保證企業得到更長遠的發展。

2當前企業檔案管理中存在的問題

21企業檔案管理工作制度不完善、不規范

在激烈的市場競爭中，很多企業把發展的重點放到了經濟利益上，忽視了企業檔案管理工作，認為只有做好了經濟發展才能在社會中站穩腳跟；正是由于大多數企業持有這種心態，對檔案管理工作的意識非常淡薄，把所有的精力都放到了企業的運營和生產上面，沒有完善的檔案管理工作制度，讓企業的檔案管理工作處于非常被動的狀態，給企業的健康發展帶來了嚴重的影響；另外企業的檔案管理制度不規范，很多管理人員把制度當成擺設，沒有真正地落實，給企業檔案管理的規范化帶來了阻礙。

22企業檔案的收集與整理不規范

在檔案管理過程中，企業資料和檔案的收集與整理是最基礎的工作，但是很多企業都沒有重視這種基礎性的工作，正是由于這個現狀，企業在查詢相關技術性和有價值的檔案時會遇到問題，要么就是找不到相應的檔案，要么就是檔案已經丟失；另外大型企業中，檔案管理的工作人員數量有限，在面對各個部門的檔案時，收集和整理工作量會變大，很多管理人員在沒有經驗的情況下會出現混亂的狀態，造成檔案的丟失；另外在檔案的管理方面沒有特定的制度，管理人員隨意存放，在翻閱檔案的過程中會造成很大的困難，不便于對檔案的管理。

23企業檔案管理人員的素質不高

企業的檔案管理工作是一項細致、系統和嚴謹的工作，需要管理人員正確對待，只有擁有高素質和專業技能的管理人員才能做好企業的檔案管理工作；但是目前很多企業檔案管理人員素質普遍都不高，在新時期的發展背景下還存在著很多不足，滿足不了企業檔案管理工作的需要，很多臨時的檔案管理人員沒有強烈的責任心，在檔案的管理過程中出現過各種問題，比如：泄露企業檔案機密、檔案管理混亂等，給企業的正常發展帶來了嚴重的阻礙，不利于企業在市場中核心競爭力的提升，更不利于企業的長期穩定發展，由此可見企業檔案管理人員的素質與企業的發展是緊密聯系在一起的。

24企業檔案管理部門缺乏先進的軟件設備

企業的檔案管理需要借助先進的技術，運用先進的管理設備和軟件輔助人工進行管理，只有這樣才能把企業檔案管理工作做得更加細致；可是在目前的企業檔案管理工作中，很多企業都是采用一般的管理軟件，受到很多局限，與現代的網絡化管理還存在著一定的差距，造成這種現象的主要原因是企業沒有對檔案管理給予更多的重視和投入，導致檔案管理還處于基礎的階段，滿足不了時代的變化；另外很多企業的檔案管理人員在面對先進軟件和設備管理的時候會出現嚴重的失誤，無法適應網絡化的檔案管理，導致企業檔案管理工作一直得不到更新。

25企業檔案管理缺乏后續的更新

企業檔案的管理是一個系統的過程，在建立完相應的檔案后，后期的工作才是最為重要的；在建立檔案的初期，企業對各版塊檔案的管理會比較順利，不會遇到什么困難，可是隨著企業的發展和進步，檔案會逐漸增多，管理人員在收集和整理檔案的時候會出現失誤的現象，企業各版塊的變動也比較大，如果企業在檔案管理中不及時更新，會讓檔案管理工作失去意義，這是目前企業檔案管理中存在最多的問題，企業發展過程中的檔案沒有得到及時更新，讓企業處于一個被動的狀態。

3企業檔案管理的有效措施及效果分析

31建立健全的企業檔案管理機制

企業的檔案管理不是一朝一夕就能完成的，它是一個長期的過程，所以在檔案的管理過程中必須有一個規范的管理制度，確保檔案工作的正常開展；檔案管理的制度完善可以給管理工作帶來保障，在嚴格規范的制度下，管理人員對工作會更加細致，檔案的管理及借閱也會更加嚴格，避免出現檔案丟失和損壞的現象。另外，企業還應該建立專門的檔案保管部門和小組，對企業的檔案做好保管、借用和更新等方面的工作，讓企業得到更健康的發展。

效果分析：通過對企業檔案管理制度的完善和健全，能夠讓企業的檔案管理得到條理化和規范化，對企業中借用檔案的人員有一定的約束作用，保證企業檔案的正常開展，讓企業的發展和進步有可靠的檔案支持，促進企業檔案管理的良好發展。

32加強檔案的收集與整理規范化工作

檔案管理的收集與整理規范化是保證檔案工作正常開展的基礎，對整個企業的檔案管理工作都有積極的影響；要想做好企業檔案管理工作，檔案管理人員必須積極投入企業的各個部門，了解檔案的來歷和存放目的，根據檔案的部門進行檔案的分類管理，讓檔案的管理更加系統化和條理化，為企業的發展提供必要的檔案基礎。

效果分析：加強企業檔案管理的收集與整理工作，讓企業的檔案更加完善，為企業的發展和進步提供必要的依據，在需要翻閱檔案的時候，能夠清楚地找出相關的檔案，這個是加強企業檔案管理收集和整理工作的結果，對促進企業的發展有積極的作用。

33提高檔案管理人員的素質

企業的檔案離不開檔案管理人員的工作，在企業的檔案管理中，很多企業會聘請專業的檔案管理人員，確保檔案工作的正常開展；但是有的企業為了節省資金，會選擇兼職的檔案管理人員，不管檔案管理人員的性質是什么，只要做了檔案管理工作，加強對他們的培養，提升檔案管理人員的素質就是非常有必要的，除了培訓他們檔案管理的基本知識外，還要求他們掌握先進的網絡技術知識，對檔案管理軟件的使用以及相關的法律法規知識，促進檔案管理人員的全面提升，確保他們在檔案管理中工作的順利開展。

效果分析：提升企業檔案管理人員的素質是非常必要的工作，讓檔案管理人員在培訓中獲取更多的先進理念和方案，提升他們在檔案管理過程中的水平，這對企業的發展有重要的意義。

34加大檔案管理的資金投入

企業檔案管理工作應該得到企業的重視，在資金方面有更多的投入，保證檔案管理工作的正常開展；隨著企業的不斷擴大和壯大，企業的各方面都發生了變化，其中檔案的變化是最直接的，檔案的收集和整理工作變得更加復雜，管理人員的工作量也得到了提升，在這樣的狀況下，企業的現有檔案管理設備及軟件已經適應不了管理工作的強度，不能滿足企業的發展實際需求；針對這個狀況，企業必須加大資金的投入，完善和更新相應的管理設備，降低檔案管理人員的工作強度，提升他們管理工作的效率和水平，這對企業的發展來說非常重要；所以加大對檔案管理工作的資金投入，應該得到更多領導的重視，促進企業的長期穩定發展。

效果分析：企業加大對檔案管理工作的投入是目前做好企業檔案管理工作的必要途徑，不僅為企業的檔案管理提供了必要的技術支持，還降低了管理人員的工作強度，提升了企業檔案管理工作的水平，發揮出檔案管理工作的作用，讓一個企業的發展面貌得到更好的展現。

35做好檔案的信息化建設

在信息化的時代中，企業的檔案管理要不斷更新和發展，不斷提升檔案管理的技術；做好企業檔案管理信息化建設，可以實現檔案管理的更新；在網絡發展的背景下，企業檔案管理應該借助網絡技術，實現檔案管理的網絡化，借助先進的電子設施設備來提高檔案管理的工作效率；另外企業檔案管理必須實現網絡化，讓檔案的建立工作與企業的發展相結合，讓檔案管理不受時間和空間的限制，隨時對檔案進行更新和檔案資源的共享。

效果分析：通過對檔案管理信息化的建設，讓企業的檔案得到了更新和發展，保證了檔案的真實性，讓檔案管理實現系統化，這是企業檔案管理發展的必然結果。

4結論

企業的檔案管理工作是一個企業的基礎和核心，如果不注重企業的檔案管理工作，整個企業不會得到長遠的發展，在人才、企業技術和企業能力上與其他企業存在一定的差距，不利于企業在市場中的核心競爭力提升。所以在企業的檔案管理中，我們應該給予更多的關注和重視，真正意識到企業檔案管理給企業發展帶來的積極作用，結合目前企業檔案管理中出現的問題，不斷地創新檔案管理方法，提升企業檔案管理工作的水平；在當前的社會發展形勢下，企業應該不斷加強檔案管理規章制度的建設、提升檔案管理人員的素質和水平，完善各項設施設備等，讓企業的檔案管理工作與社會的發展相適應，發揮出檔案管理工作的優勢，為企業的長期發展奠定基礎，促進企業更長遠地發展。

參考文獻：

[1]李兆明關于企業檔案管理體制改革的探討[J].檔案學研究，2016（1）

[2]廉曉強新時期對檔案管理人員的素質要求[J].社科縱橫，2012（7）

[3]張麗淺議企業檔案管理[J].檔案學研究，2013（S1）

[作者簡介]吉才妮（1985—），女，漢族，檔案主管，檔案助理館員，現將要評檔案館員。研究方向：企業檔案管理。