檔案管理計算機化的前處理工作探析

潘英武

摘要：隨著我國科技的進步，我國的很多行業都應用了計算機技術，這項技術確實具有不可替代的優勢。在檔案管理中，存在很多的問題，而且檔案管理中的前處理工作也是很重要的。本文就檔案管理計算機化的前處理工作探析。

關鍵詞：檔案管理；計算機化；前處理工作；探析

前言：

隨著計算機技術的普及，現在很多的工作都已經實現了計算機管理。而檔案管理工作是一項比較繁瑣、需要記錄的數據等信息更多的工作，在其中應用計算機技術實現檔案管理的計算機化，有助于檔案管理工作的進行。

一、檔案管理計算機化的前處理工作概述

檔案管理要實現計算機化工作中有重要的三部分：硬件、軟件和數據。硬件和軟件的準備工作都比較容易進行，而且準備的時間也不需要太長。對硬件和軟件的挑選要以數據工作為主，要選擇能承受巨大的數據量的軟件和硬件。檔案管理的信息化就要對檔案管理中的數據進行準備，其在這三部分的準備工作是占據時間最長的一項。在這項工作的準備中需要對數據信息進行明確，不能出現錯誤，而且數據信息很多，數據信息的不規范和不標準都會影響檔案管理工作的進行。而且在數據準備的過程中，需要良好的計算機數據環境，其對就計算機和程序都沒有太高的要求，但是數據環境一定要良好，這樣才能保證檔案管理工作的進行。

檔案管理計算機化的前處理工作的質量大部分取決于數據信息的質量。只要數據信息處理的比較準確，那么前處理工作也就合格了。所以檔案管理工作的質量的提高，還需要對檔案的前處理工作高度的重視，保證前處理工作的有效的完成。數據信息處理完成后，前期的準備工作也就完成了。但是數據信息處理的過程是比較復雜和繁瑣的，其中也存在很多問題，需要執行一定的策略才能有效的完成[1]。

二、檔案管理計算機化的前處理工作

（一）標準規范，使檔案前處理工作更加的標準化、規范化、科學化、合理化

對檔案管理的前處理中需要的硬件和軟件，也要進行細心的挑選，一定要滿足數據信息的存儲要求，保證前處理工作的有效進行。檔案管理中的前處理階段就要就是對數據的處理，而數據的處理工作需要我們遵循一定的標準。數據信息的準備中需要注意：

一是檔案著錄，這是檔案數據信息的重要的工作，也是運行中必須使用的數據。對著錄標引一定要根據《檔案著錄規則》進行編制，這樣才能保證數據輸入的準確性，也可以保證人員在使用時的更加快捷的獲取數據。在數據的錄入中，一定要注意對著錄的規則的遵循，否則后期的檔案管理工作就可能出現問題，而且這項問題也不容易解決，影響檔案管理工作的進度。

二是對檔案著錄的標引。對檔案著錄的標引一定要引導文件級，要規范的進行輸入，不能根據自己的想法進行改變，對數據著錄項目、著錄順序等都要按照要求進行，不能隨意的添加和刪減，這樣會影響檔案的管理工作。而且在輸入中一定要保證符號的準確，卡片的大小和尺寸也要協調，不是盡量，而是一定要還原檔案的原貌，降低在使用中出現問題的概率[2]。

三是檔案制度的建立。檔案管理工作中，檔案數量很龐大，所以就要對檔案管理中的工作和人員進行管理，并設立監督機制，促進人員規范的進行檔案管理工作。一定要對數據的處理進行監督和管理，對著錄人員、標引人員和審校人員都要進行考核，保證其各自職責的實現，保證數據錄入工作的質量。

（二）檔案管理隊伍的建設，提高相關人員的素質

一是對檔案管理的工作人員進行培訓，檔案管理工作需要相關人員具有一定的計算機使用能力，所以對其使用計算機的能力進行培養。而且這些人員還要對相關檔案的著錄有一定的了解，這樣才能更好的進行數據處理工作，也能避免數據問題的產生。二是綜合型人才的培養。在對人員的培訓上，要使其建立合理的知識結構，掌握更多的檔案管理方面的知識，不能只是了解一方面的知識，這樣的人員不能滿足現在檔案管理工作的需求?，F在的檔案管理工作需要更多的綜合型人才，需要人才具有多方面的能力，因為現在的工作也具有綜合性的特點。三是重視對在校檔案專業學生的理論與實踐結合的教育。檔案管理的計算機化，需要學生對計算機知識和外語知識都要有一定的了解，這樣才能更好的開展工作。同時對學生的培養也要重視人員的時間能力，學校也應該為學生設置更多的時間課程[3]。

（三）檔案前處理工作的管理和監督

一是領導對檔案管理工作的重視。檔案管理計算機化的前處理工作的進行與領導的重視程度是直接聯系的。領導對檔案管理工作重視才能在這項工作中投入更多、更專業的人才、設備等。二是檔案管理工作的統一管理機制。在全國范圍內建立對檔案管理工作的研究組織，對檔案管理計算機化的前處理工作進行統一的管理。三是檔案管理工作的標準化建設。檔案計算機化的前處理工作中要對各個環節的進行細致、可行的規劃[4]。

結論：

綜上所述，我們可以知道檔案管理中，其主要的準備工作就是硬件、軟件和數據。其中數據管理工作是較為重要的，也是進行的時間比較長的一項工作。硬件和軟件的選擇也是為了完成數據信息工作。為了保證檔案管理計算機化的前處理工作的進行，我們需要采取以下措施：標準規范，使檔案前處理工作更加的標準化、規范化、科學化、合理化；檔案管理隊伍的建設，提高相關人員的素質；檔案前處理工作的管理和監督。檔案管理工作中一定要遵循相關的制度，不能進行主觀更改，要更客觀的看待這項工作，才能更好的完成這項工作，促進檔案管理計算機化的前處理工作質量的提高。

參考文獻：

[1]梁程琳.檔案管理系統構建研究[J].湖南城市學院學報（自然科學版），2016，07（02）：131-132.

[2]龐艷.如何做好檔案數字化前處理工作[J].黑龍江檔案，2014，03（02）：91.

[3]陳華，代春娜.企業檔案信息化管理前處理工作小議[J].黑龍江檔案，2010，08（03）：71.

[4]任杰.我國檔案工作現代化管理研究分析[J].價值工程，2010，02（12）：149-150.endprint