檔案管理計算機化的前處理工作探析

潘英武

摘要：隨著我國科技的進步，我國的很多行業(yè)都應用了計算機技術(shù)，這項技術(shù)確實具有不可替代的優(yōu)勢。在檔案管理中，存在很多的問題，而且檔案管理中的前處理工作也是很重要的。本文就檔案管理計算機化的前處理工作探析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；計算機化；前處理工作；探析

前言：

隨著計算機技術(shù)的普及，現(xiàn)在很多的工作都已經(jīng)實現(xiàn)了計算機管理。而檔案管理工作是一項比較繁瑣、需要記錄的數(shù)據(jù)等信息更多的工作，在其中應用計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的計算機化，有助于檔案管理工作的進行。

一、檔案管理計算機化的前處理工作概述

檔案管理要實現(xiàn)計算機化工作中有重要的三部分：硬件、軟件和數(shù)據(jù)。硬件和軟件的準備工作都比較容易進行，而且準備的時間也不需要太長。對硬件和軟件的挑選要以數(shù)據(jù)工作為主，要選擇能承受巨大的數(shù)據(jù)量的軟件和硬件。檔案管理的信息化就要對檔案管理中的數(shù)據(jù)進行準備，其在這三部分的準備工作是占據(jù)時間最長的一項。在這項工作的準備中需要對數(shù)據(jù)信息進行明確，不能出現(xiàn)錯誤，而且數(shù)據(jù)信息很多，數(shù)據(jù)信息的不規(guī)范和不標準都會影響檔案管理工作的進行。而且在數(shù)據(jù)準備的過程中，需要良好的計算機數(shù)據(jù)環(huán)境，其對就計算機和程序都沒有太高的要求，但是數(shù)據(jù)環(huán)境一定要良好，這樣才能保證檔案管理工作的進行。

檔案管理計算機化的前處理工作的質(zhì)量大部分取決于數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量。只要數(shù)據(jù)信息處理的比較準確，那么前處理工作也就合格了。所以檔案管理工作的質(zhì)量的提高，還需要對檔案的前處理工作高度的重視，保證前處理工作的有效的完成。數(shù)據(jù)信息處理完成后，前期的準備工作也就完成了。但是數(shù)據(jù)信息處理的過程是比較復雜和繁瑣的，其中也存在很多問題，需要執(zhí)行一定的策略才能有效的完成[1]。

二、檔案管理計算機化的前處理工作

（一）標準規(guī)范，使檔案前處理工作更加的標準化、規(guī)范化、科學化、合理化

對檔案管理的前處理中需要的硬件和軟件，也要進行細心的挑選，一定要滿足數(shù)據(jù)信息的存儲要求，保證前處理工作的有效進行。檔案管理中的前處理階段就要就是對數(shù)據(jù)的處理，而數(shù)據(jù)的處理工作需要我們遵循一定的標準。數(shù)據(jù)信息的準備中需要注意：

一是檔案著錄，這是檔案數(shù)據(jù)信息的重要的工作，也是運行中必須使用的數(shù)據(jù)。對著錄標引一定要根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》進行編制，這樣才能保證數(shù)據(jù)輸入的準確性，也可以保證人員在使用時的更加快捷的獲取數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)的錄入中，一定要注意對著錄的規(guī)則的遵循，否則后期的檔案管理工作就可能出現(xiàn)問題，而且這項問題也不容易解決，影響檔案管理工作的進度。

二是對檔案著錄的標引。對檔案著錄的標引一定要引導文件級，要規(guī)范的進行輸入，不能根據(jù)自己的想法進行改變，對數(shù)據(jù)著錄項目、著錄順序等都要按照要求進行，不能隨意的添加和刪減，這樣會影響檔案的管理工作。而且在輸入中一定要保證符號的準確，卡片的大小和尺寸也要協(xié)調(diào)，不是盡量，而是一定要還原檔案的原貌，降低在使用中出現(xiàn)問題的概率[2]。

三是檔案制度的建立。檔案管理工作中，檔案數(shù)量很龐大，所以就要對檔案管理中的工作和人員進行管理，并設立監(jiān)督機制，促進人員規(guī)范的進行檔案管理工作。一定要對數(shù)據(jù)的處理進行監(jiān)督和管理，對著錄人員、標引人員和審校人員都要進行考核，保證其各自職責的實現(xiàn)，保證數(shù)據(jù)錄入工作的質(zhì)量。

（二）檔案管理隊伍的建設，提高相關(guān)人員的素質(zhì)

一是對檔案管理的工作人員進行培訓，檔案管理工作需要相關(guān)人員具有一定的計算機使用能力，所以對其使用計算機的能力進行培養(yǎng)。而且這些人員還要對相關(guān)檔案的著錄有一定的了解，這樣才能更好的進行數(shù)據(jù)處理工作，也能避免數(shù)據(jù)問題的產(chǎn)生。二是綜合型人才的培養(yǎng)。在對人員的培訓上，要使其建立合理的知識結(jié)構(gòu)，掌握更多的檔案管理方面的知識，不能只是了解一方面的知識，這樣的人員不能滿足現(xiàn)在檔案管理工作的需求。現(xiàn)在的檔案管理工作需要更多的綜合型人才，需要人才具有多方面的能力，因為現(xiàn)在的工作也具有綜合性的特點。三是重視對在校檔案專業(yè)學生的理論與實踐結(jié)合的教育。檔案管理的計算機化，需要學生對計算機知識和外語知識都要有一定的了解，這樣才能更好的開展工作。同時對學生的培養(yǎng)也要重視人員的時間能力，學校也應該為學生設置更多的時間課程[3]。

（三）檔案前處理工作的管理和監(jiān)督

一是領(lǐng)導對檔案管理工作的重視。檔案管理計算機化的前處理工作的進行與領(lǐng)導的重視程度是直接聯(lián)系的。領(lǐng)導對檔案管理工作重視才能在這項工作中投入更多、更專業(yè)的人才、設備等。二是檔案管理工作的統(tǒng)一管理機制。在全國范圍內(nèi)建立對檔案管理工作的研究組織，對檔案管理計算機化的前處理工作進行統(tǒng)一的管理。三是檔案管理工作的標準化建設。檔案計算機化的前處理工作中要對各個環(huán)節(jié)的進行細致、可行的規(guī)劃[4]。

結(jié)論：

綜上所述，我們可以知道檔案管理中，其主要的準備工作就是硬件、軟件和數(shù)據(jù)。其中數(shù)據(jù)管理工作是較為重要的，也是進行的時間比較長的一項工作。硬件和軟件的選擇也是為了完成數(shù)據(jù)信息工作。為了保證檔案管理計算機化的前處理工作的進行，我們需要采取以下措施：標準規(guī)范，使檔案前處理工作更加的標準化、規(guī)范化、科學化、合理化；檔案管理隊伍的建設，提高相關(guān)人員的素質(zhì)；檔案前處理工作的管理和監(jiān)督。檔案管理工作中一定要遵循相關(guān)的制度，不能進行主觀更改，要更客觀的看待這項工作，才能更好的完成這項工作，促進檔案管理計算機化的前處理工作質(zhì)量的提高。

參考文獻：

[1]梁程琳.檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建研究[J].湖南城市學院學報（自然科學版），2016，07（02）：131-132.

[2]龐艷.如何做好檔案數(shù)字化前處理工作[J].黑龍江檔案，2014，03（02）：91.

[3]陳華，代春娜.企業(yè)檔案信息化管理前處理工作小議[J].黑龍江檔案，2010，08（03）：71.

[4]任杰.我國檔案工作現(xiàn)代化管理研究分析[J].價值工程，2010，02（12）：149-150.endprint