加強地震科技檔案工作的思考

平彩鵬

河北省地震事業(yè)長足發(fā)展歷程表明，地震科技檔案工作在其中發(fā)揮著重要的助力作用，地震科技檔案不僅是記錄了歷次地震科學(xué)研究的始末原委，更是地震科技人員借鑒已有的科研成果思路、啟迪新思維、找準(zhǔn)創(chuàng)新發(fā)力點、不斷進(jìn)取求索的資料源泉，因此，做好地震科技檔案的管理工作，對于降低科研成本、提高科研效率、促進(jìn)我省防震減災(zāi)事業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、地震科技工作及其檔案管理現(xiàn)狀

目前河北省地震局科技人員為309人，占全局職工總?cè)藬?shù)的58%，其中正高級技術(shù)人員3人、副高級技術(shù)人員69人、中級技術(shù)人員102人。承擔(dān)的研究課題主要來自國家自然科學(xué)基金、國家科技攻關(guān)、國家科技支撐計劃、中國地震局地震科技星火計劃、中國地震局震情跟蹤合同制定向工作、河北省科技支撐計劃、河北省地震科技星火計劃等基金資助，課題研究內(nèi)容遍及震源物理、地震地質(zhì)、地震預(yù)測、地震工程、地震觀測技術(shù)、地震救援等學(xué)科。面對每年幾十項科研成果，我局檔案室按照《中國地震局科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》和《地震科技檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，予以整理組卷和歸檔保存。從歸檔成效來看，總體情況良好，但在歸檔質(zhì)量及其管理等方面尚存在一些不足之處。

1、主動歸檔意識不強

有的科技人員歸檔意識淡薄，對科研成果歸檔的價值、作用缺乏足夠認(rèn)識，只重視課題申報和完成，忽視或輕視課題成果歸檔，甚至存在擔(dān)心把成果歸檔到檔案室勞神費力、不如把課題成果資料保留在自己身邊使用方便等錯誤想法。因此，在課題結(jié)題后，往往不及時履行移交檔案的法定義務(wù)，即使檔案室管理人員追檔、催繳，也表現(xiàn)的不積極、不情愿、不主動予以配合。

2、歸檔資料不夠完整

地震科技檔案具有專業(yè)性強、科技含量高的特點，其使用價值、共享價值遠(yuǎn)高于其他文獻(xiàn)檔案，故地震科技檔案的可靠、真實和完整就顯得尤為重要。然而在實際歸檔工作中，部分科技人員在提交歸檔資料時，“缺斤短兩”和“偷工減料”現(xiàn)象時常發(fā)生，如有的軟件研制成果，只有結(jié)題報告，忽視了提交源程序；有的遺漏了最能反映科研進(jìn)展過程的一些研究構(gòu)思草案、手稿；有的用復(fù)印件代替原始資料。由此導(dǎo)致歸檔質(zhì)量不高，無法反映成果檔案的技術(shù)全貌。

3、大型成套歸檔工作仍需歷練提升

隨著我局科技工作穩(wěn)步向前不斷推進(jìn)發(fā)展，科技工作力度也隨之發(fā)生了潛移默化地改變，伴隨著多學(xué)科、多單位規(guī)模化聯(lián)合協(xié)作的綜合研究課題和系統(tǒng)工程項目逐漸增多，我局成套歸檔任務(wù)也在俱進(jìn)加大。例如我局承擔(dān)完成的首都圈防震減災(zāi)示范區(qū)系統(tǒng)工程河北省分項目工程（簡稱“河北省首都圈工程”），旨在河北省省級及中北部地區(qū)的石家莊等8個市建設(shè)地震監(jiān)測預(yù)報、地震應(yīng)急響應(yīng)和防震減災(zāi)宣傳教育三大技術(shù)系統(tǒng)，又分為河北省數(shù)字遙測地震臺網(wǎng)、數(shù)字遙測強震臺網(wǎng)、數(shù)字化前兆臺網(wǎng)、地震分析預(yù)報技術(shù)系統(tǒng)、地震通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)系統(tǒng)、地震應(yīng)急快速響應(yīng)技術(shù)系統(tǒng)和防震減災(zāi)宣傳教育技術(shù)系統(tǒng)7個子工程項目組織實施。面對面積廣、系統(tǒng)多、技術(shù)新、時間緊、要求高的這一龐大系統(tǒng)技術(shù)工程，雖然出臺了河北省首都圈工程項目檔案管理辦法，強調(diào)項目檔案工作與工程進(jìn)度同步進(jìn)行，按時保質(zhì)完成了該大型系統(tǒng)工程的成套歸檔任務(wù)，但也暴露出了一些不足之處，表現(xiàn)為成套歸檔工作歷練不夠，經(jīng)驗不足，特別是項目啟動初期，沒有及時成立自上而下的檔案管理組織體系，項目實施的各基層單位檔案人員專職的少，兼職的多，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高，導(dǎo)致歸檔工作做的不能完全到位，退檔、補檔現(xiàn)象的發(fā)生，影響了局部階段建檔的正常工作進(jìn)度。

4、檔案管理方式有待轉(zhuǎn)變提高

目前我局地震科技檔案仍局限于生成、整理、分類、匯集、歸檔、保存和借閱等一般化管理方式，仍未擺脫看攤守庫、坐等上門、按圖索驥、重藏輕用的陳舊思維方式和工作習(xí)慣。缺乏對地震科技檔案資源進(jìn)行整合編研和開發(fā)利用，缺少對地震科技檔案信息進(jìn)行多角度、深層次挖掘。對地震科技檔案信息化管理的重要性、必要性和緊迫性重視不夠，盡管2014年我局初步建立起了地震信息檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺，但目前該網(wǎng)絡(luò)平臺普及使用率還不高，信息化管理的程度還較低，網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)工作還遠(yuǎn)未滿足使用要求。

二、加強地震科技檔案工作的舉措思考

針對上述我局地震科技檔案工作存在的一些短板、弱項和不足之處，擬采取以下幾項措施予以改進(jìn)和完善。

1、宣傳與管理機制并舉做好歸檔工作

資料歸檔是開展地震科技檔案工作的先決條件，沒有了資料的歸檔， 地震科技檔案工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學(xué)化管理就成為空談。針對科技人員歸檔意識淡薄等問題，一方面通過培訓(xùn)、講座、沙龍交流等形式，加大科技檔案法律、法規(guī)的宣教力度，強化科技人員歸檔工作的法定義務(wù)責(zé)任意識，提高科技人員對科技檔案工作重要性的認(rèn)識，培養(yǎng)科技人員歸檔的自覺性和主動性；另一方面要與局科研成果職能管理部門科技處密切溝通協(xié)作，將歸檔與科研成果管理工作相結(jié)合，建立地震科技檔案工作長效管理制度，強調(diào)科研資料不入檔，其科研成果不得驗收、鑒定和請獎，從管理機制上確保所有地震科技項目、課題等資料全部有序歸檔。

2、過程參與嚴(yán)把歸檔資料質(zhì)量關(guān)

歸檔資料的完整性是做好地震科技檔案工作的基礎(chǔ)，是衡量歸檔質(zhì)量的一個重要指標(biāo)。為此，檔案室工作人員要主動作為，工作前移，提前介入到科研過程中去。首先每年初就要熟悉局地震科研項目的立項、在研情況，了解每一項目（課題）的技術(shù)思路、實施方案、預(yù)期成果、預(yù)期產(chǎn)生的歸檔資料種類和數(shù)量，做到心中有數(shù)；其次注意跟蹤每一項目（課題）科研過程的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，做到隨時收集、積累歸檔資料。當(dāng)項目（課題）結(jié)束時，歸檔資料的收集工作也隨之自然結(jié)束，從而使歸檔資料不流失、不遺漏，確保歸檔資料真實、完整和優(yōu)質(zhì)。

3、汲取經(jīng)驗夯實成套歸檔工作基礎(chǔ)

從河北省地震局承擔(dān)完成的《河北省首都圈工程》《地震預(yù)測理論和方法研究》等大型系統(tǒng)工程項目和重大研究課題來看，大型系統(tǒng)工程項目通常是，按照統(tǒng)一的工作思路、性質(zhì)及目標(biāo)，由多個單位承擔(dān)各自的屬地工作任務(wù)，然后分工協(xié)作完成；重大研究課題則一般是，將課題分解為若干個子課題，每個子課題有其自身的研究內(nèi)容及目標(biāo)，最后整合各子課題的研究結(jié)果，完成課題研究總報告。無論是大型系統(tǒng)工程項目還是重大研究課題，其形成的科技成果資料均符合成套歸檔特征，必須依照成套歸檔方法予以接受、組卷和保存。通過多次實踐，特別是通過承擔(dān)完成大型系統(tǒng)工程項目龐大、繁重的成套歸檔工作，得到的主要體會和經(jīng)驗是：（1）大型系統(tǒng)工程項目啟動伊始，在成立項目實施管理組織機構(gòu)時，應(yīng)成立專門的檔案管理組，明確檔案管理的職責(zé)和任務(wù)，從組織架構(gòu)上確保千頭萬緒的檔案工作能夠協(xié)調(diào)有序地開展；（2）項目實施的各基層單位，要配備專門檔案工作人員，并進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，合格上崗，杜絕隨意指定、臨時調(diào)配，保證檔案管理的連續(xù)性和統(tǒng)一性；（3）根據(jù)工作進(jìn)度和遇到的問題，及時開展檔案工作業(yè)務(wù)交流、研討。這些經(jīng)驗為進(jìn)一步做好我局大型科技項目（課題）的成套歸檔工作奠定了堅實基礎(chǔ)。

4、開展檔案鑒定優(yōu)化庫藏資源

河北省地震局是科研型公益事業(yè)單位，是全國建立地震工作專門機構(gòu)較早的省份之一，迄今局檔案室已積累、保存了大量的科技檔案。根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定， 長期檔案的保管期限為16 年至50年， 短期檔案的保管期限為15年以下。由此可知，我局庫藏中有一定數(shù)量的科技檔案已超過了規(guī)定的保管期限，有必要對庫藏科技檔案進(jìn)行鑒定。通過科學(xué)論證和鑒定，把那些陳舊、過期、重復(fù)的且已失去利用價值的檔案予以清理、剔除，不僅可去冗存精、優(yōu)化科技檔案庫藏資源，而且將給地震科技檔案的檢索、查詢、借閱和科學(xué)管理帶來方便，更有助于有效開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)、推動地震檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、開發(fā)檔案信息資源。

5、加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)提高檔案管理工作水平

近年來河北省地震局科技工作發(fā)展勢頭強勁，為適應(yīng)新形勢、新要求，現(xiàn)階段要著力做好以下幾方面工作：（1）局檔案室工作人員要補短板、提能力、強服務(wù)，通過積極參加中國地震局和河北省檔案局等上級業(yè)務(wù)部門舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、參加各類地震專業(yè)知識講座學(xué)習(xí)、參加計算機網(wǎng)絡(luò)知識進(jìn)修、與兄弟省份地震局同行積極開展檔案工作交流等，全面提升局檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能，切實提高地震科技檔案管理工作水平；（2）對庫藏檔案信息進(jìn)行編研、加工和提煉，定期出版地震科技檔案文摘與目錄索引匯編，提供給科技人員參閱，變靜態(tài)檔案為活信息，實現(xiàn)檔案資源信息的二次開發(fā)增值，達(dá)到有效利用的目的；（3）為盡快發(fā)揮地震信息檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺的作用和效能，首先要完善網(wǎng)絡(luò)平臺客戶端的使用功能，使其不僅能檢索、查閱科技檔案基本信息，還可瀏覽、下載科技檔案完整文本，還可進(jìn)行歸檔預(yù)錄入等操作，進(jìn)而擴大客戶端覆蓋面，提升網(wǎng)絡(luò)平臺普及使用率。其次是著手建立數(shù)字化地震科技檔案數(shù)據(jù)庫，并將該數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)平臺相銜接，使網(wǎng)絡(luò)平臺正常運轉(zhuǎn)起來，實現(xiàn)科技檔案資源高效共享。

（作者單位：河北省地震局）